OCZEKIWANIA WOBEC DYSTRYBUTORA Z ZAKRESU COMPLIANCE

Prezentacja na temat: "OCZEKIWANIA WOBEC DYSTRYBUTORA Z ZAKRESU COMPLIANCE"— Zapis prezentacji:

1 OCZEKIWANIA WOBEC DYSTRYBUTORA Z ZAKRESU COMPLIANCE
9 listopada 2015 r. WRZESIEŃ 2018 r. OCZEKIWANIA WOBEC DYSTRYBUTORA Z ZAKRESU COMPLIANCE IMIĘ I NAZWISKO DRO

2 1 1 2 3 Wiadomość od Toma Schumachera,
9 listopada 2015 r. PROGRAM 1 1 Wiadomość od Toma Schumachera, Vice President, Chief Ethics and Compliance Officer Medtronic, Plc. 2 Rozmowa na temat wymogów Medtronic z zakresu Compliance 3 Uwagi końcowe Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

3 WIADOMOŚĆ OD Vice President, Chief Ethics and Compliance Officer Medtronic, Plc.
„Medtronic ma opinię przedsiębiorstwa przestrzegającego zasad etyki i zgodności z przepisami, które promuje stosowanie uczciwych i etycznych praktyk na wszystkich rynkach, na których operujemy. Nasi partnerzy biznesowi, a wśród nich Ty, stanowią integralną część zrównoważonej strategii biznesowej, która przewiduje zgodność ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami międzynarodowymi, lokalnymi przepisami antykorupcyjnymi, branżowymi kodeksami etycznych praktyk biznesowych oraz naszym wewnętrznym kodeksem postępowania etycznego. Zależy nam na nieustannym wzmacnianiu naszej pozycji, jako firmy stawiającej na uczciwe i etyczne praktyki, wykorzystując do tego celu silne relacje biznesowe. Dziękujemy za Twoje wsparcie w tej jakże ważnej dla nas inicjatywie.” Tom Schumacher Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

4 WYMOGI MEDTRONIC Z ZAKRESU COMPLIANCE

5 WYMOGI Z ZAKRESU COMPLIANCE KRÓTKI OPIS
9 listopada 2015 r. WYMOGI Z ZAKRESU COMPLIANCE KRÓTKI OPIS SPECJALISTA DS. COMPLIANCE POLITYKA COMPLIANCE SZKOLENIE COMPLIANCE POD-DYSTRYBUTORZY KSIĘGI I REJESTRY SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ DOT. JAKOŚCI Dystrybutor zobowiązany jest wyznaczyć osobę, która będzie pełniła obowiązki osoby odpowiedzialnej za Compliance. Dystrybutor zobowiązany jest przyjąć i stosować Politykę Compliance, zasadniczo odpowiadającą Kodeksowi Postępowania. Dystrybutor powinien zapewnić, iż wszyscy jego pracownicy lub pod- dystrybutorzy, którzy mają bezpośredni kontakt lub wspierają w kontaktach z klientami, przechodzą szkolenia z zakresu Compliance. Dystrybutor musi poinformować Medtronic o korzystaniu lub zamiarze korzystania z usług pod- dystrybutorów, którzy sprzedają produkty Medtronic, przeprowadzić weryfikację ich rzetelności oraz przeszkolić ich pod kątem wymogów Medtronic z zakresu Compliance. Dystrybutor powinien prowadzić kompletne i rzetelne rejestry dotyczące wszystkich transakcji. Dystrybutor powinien dostarczać do Medtronic na piśmie lub w innej formie określonej przez Medtronic, raporty dotyczące inwentarza i sprzedaży wewnątrzrynkowej według grup produktowych. Dystrybutor musi spełniać wszelkie wymogi jakościowe i prawne ustanowione w świetle obowiązującego prawa. Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

6 SPECJALISTA DS. COMPLIANCE
Kluczowe elementy Do obowiązków osoby pełniącej tę rolę należą: Wdrażanie i nadzorowanie zobowiązań z zakresu Compliance Bycie osobą do kontaktu dla pracowników, jak również dla Medtronic Rola ta może być łączona z pełnieniem innych obowiązków (np. radcy prawnego, pracownika działu HR lub kierownika finansowego) Posiadanie odpowiedniego doświadczenia Kwestie do rozważenia Czy wyznaczyłeś osobę z odpowiednim doświadczeniem do pełnienia funkcji Specjalisty ds. Compliance? Czy ta osoba zapoznała się z obowiązkami z zakresu Compliance oraz jakości wynikającymi z umowy? Czy ta osoba jest na bieżąco w zakresie zmian w wymogach dotyczących Compliance? Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

7 POLITYKA COMPLIANCE Kluczowe elementy
Polityka sporządzona w formie pisemnej oraz podana do wiadomości pracowników Polityka powinna obejmować następujące kwestie: Posiłki i gościnność Darowizny Umowy o świadczenie usług Szkolenia pracowników ochrony zdrowia Przetargi Próbki i darmowe produkty Upominki/prezenty Konflikt interesów Korzystanie z usług pod-dystrybutorów W zgodzie z międzynarodowymi oraz lokalnymi kodeksami branżowymi Kwestie do rozważenia Czy wdrożyłeś Kodeks Postępowania lub wzór kodeksu dostarczony wraz z umową, ewentualnie inny - równoważny pod względem treści dokument? Czy Kodeks, jak również wynikające z niego ograniczenia i zasady, zostały przedstawione pracownikom oraz agentom zajmującym się sprzedażą produktów Medtronic? MATERIAŁY REFERENCYJNE Przykładowy Kodeks Postępowania Dopuszczalne - Niedopuszczalne Formularz uczestnictwa pracowników w szkoleniu Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

8 SZKOLENIE COMPLIANCE Kluczowe elementy
Szkolenie przeprowadzone przez Medtronic lub wyznaczone przez Medtronic stowarzyszenie, albo szkolenie zorganizowane przez dystrybutora Medtronic może ułatwić dostęp do zasobów szkoleniowych z zakresu Compliance Treść dostarczona przez Medtronic lub wyznaczone przez Medtronic według własnego uznania stowarzyszenie, albo treść równoważna Prowadzenie rejestrów oraz kopii materiałów szkoleniowych Kwestie do rozważenia Czy wyznaczony przez Państwa Specialista ds. Compliance przeszedł jakiekolwiek szkolenie z zakresu Compliance przeprowadzone przez Medtronic? Czy zapewniłeś szkolenie z zakresu Compliance swoim pracownikom oraz pod-dystrybutorom? Czy treść szkolenia została dostarczona przez Medtronic, lub czy jest do niej zbliżona? Czy prowadzisz pisemne rejestry potwierdzajęce, którzy pracownicy lub pod-dystrybutorzy zostali przeszkoleni oraz kiedy to szkolenie miało miejsce? MATERIAŁY REFERENCYJNE Dopuszczalne - Niedopuszczalne Formularz uczestnictwa pracowników w szkoleniu Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

9 POD-DYSTRYBUTORZY Kluczowe elementy
W stosownych przypadkach, dostarczenie Medtronic wypełnionego formularza „Powiadomienie o korzystaniu z usług pod-dystrybutorów” Monitorowanie partnerów biznesowych Posiadanie pisemnych umów zawierających klauzule dotyczące zgodności (Compliance) oraz audytu, ujęte w ten sam sposób i według wzoru umowy z Medtronic. Udostępnienie Kodeksu Postępowania Dystrybutorów Medtronic Kwestie do rozważenia Czy korzystasz z usług pod-dystrybutorów w celu sprzedaży produktów Medtronic? Czy powiadomiłeś o tym Medtronic? Czy przeprowadzasz weryfikację rzetelności pod-dystrybutorów, aby upewnić się, że nie istnieje z ich strony ryzyko korupcji? Czy wymagasz pisemnej umowy? Czy gwarantujesz, że pod-dystrybutorzy spełniają wszystkie nasze wymogi z zakresu Compliance oraz jakości? MATERIAŁY REFERENCYJNE Powiadomienie o korzystaniu z usług pod-dystrybutorów Szybka weryfikacja rzetelności Dopuszczalne - Niedopuszczalne Przykładowy Kodeks Postępowania Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

10 KSIĘGI I REJESTRY Kluczowe elementy
Przechowywanie rejestrów przez okres przewidziany w umowie/zgodnie z lokalnymi przepisami w przypadku szkoleń oraz innej działalności realizowanej w ramach programu Compliance Zapewnienie Medtronic (lub wyznaczonemu przez Medtronic przedstawicielowi) pełnego i nieograniczonego dostępu Na prośbę Medtronic, dostarczanie raportów dotyczących inwentarza i sprzedaży wewnątrzrynkowej, według grup produktowych Kwestie do rozważenia Czy korzystasz z wykwalifikowanych pracowników z zakresu księgowości, do prowadzenia rejestrów finansowych? Czy jesteś świadomy wymogu zapewnienia na żądanie Medtronic, pełnego dostępu do rejestrów związanych z Medtronic? Czy zażądano kiedykolwiek od Ciebie wysłania raportów dotyczących inwentarza i sprzedaży wewnątrzrynkowej według grup produktowych, a jeżeli tak, czy terminowo dostarczyłeś żądane informacje? Czy masz jakiś sposób na segregowanie rejestrów dotyczących transakcji dot. Medtronic? MATERIAŁY REFERENCYJNE Formularz zwrotu kosztów Formularz wniosku o próbki Umowa sponsoringu Umowa o świadczenie usług Formularz powiadomienia pracodawcy pracownika ochrony zdrowia Dopuszczalne - Niedopuszczalne Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

11 SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ DOT. JAKOŚCI
Kluczowe elementy Powiadomienie Medtronic o wszelkich reklamacjach dot. produktów nie później niż w ciągu 48 godzin, przy użyciu narzędzia do zgłaszania reklamacji mPXR Podejmowanie środków wymaganych przez Medtronic w celu wdrożenia działań naprawczych w danym konkretnym obszarze Zapewnienie identyfikowalności/wykrywalności produktu Niemodyfikowanie opakowania ani oznakowania produktu oraz przechowywanie produktów w specjalnie określonych warunkach Niepromowanie użycia oznakowań lub instrukcji innych niż producenta Kwestie do rozważenia Czy zapoznałeś się z narzędziami do zgłaszania reklamacji w zakresie produktów? Czy przeszkoliłeś pracowników z zakresu wymogów dotyczących jakości/wymogów prawnych? Czy promujesz użycie oznakowań lub instrukcji innych niż producenta? Czy Twoje obiekty magazynowe (do przechowywania) spełniają nasze wymogi? Czy używasz jakiegoś systemu do śledzenia produktów? Czy podjąłeś jakiekolwiek środki wymagane przez Medtronic w celu wdrożenia działań naprawczych w danym konkretnym obszarze? MATERIAŁY REFERENCYJNE Wytyczne dotyczące jakości dla dystrybutorów Narzędzie do zgłaszania reklamacji dot. produktów: Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

12 Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu zgodności | Wrzesień 2018 r
Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu zgodności | Wrzesień 2018 r. | Publiczne KONFLIKT INTERESÓW Kluczowe elementy Ujawnienie osobistych powiązań z klientami, urzędnikami państwowymi lub pracownikami Medtronic Ujawnienie relacji biznesowych (innych niż tych niezbędnych do spełnienia wymogów prawnych w Medtronic) z klientami, urzędnikami państwowymi lub pracownikami Medtronic Ujawnienie otrzymanych od klienta praw do własności, jakichkolwiek interesów inwestycyjnych lub innych otrzymanych korzyści majątkowych Ujawnienie jakichkolwiek innych informacji związanych z sytuacjami, które mogą stanowić rzeczywisty lub domniemany konflikt interesów Kwestie do rozważenia Czy wiesz, co to jest konflikt interesów? Czy wiesz o istnieniu jakiegokolwiek konfliktu interesów między Tobą a Twoimi klientami lub Medtronic? Czy udzielasz Twoim pracownikom i pod-dystrybutorom szkoleń z zakresu konfliktów interesów? Czy poinformowałeś Medtronic o jakimkolwiek rzeczywistym lub potencjalnym konflikcie interesów? Czy znasz infolinię Medtronic „Voice Your Concern Line"? MATERIAŁY REFERENCYJNE Dopuszczalne - Niedopuszczalne Oświadczenie o konflikcie interesów Formularz uczestnictwa pracownika w szkoleniu

13 UWAGI KOŃCOWE

14 ROZWAŻANIA KOŃCOWE CERTYFIKACJA NINIEJSZEJ ROZMOWY
Niniejsza rozmowa zostanie udokumentowana w specjalnym systemie elektronicznym. Otrzymasz wiadomość , w której zostaniesz poproszony o potwierdzenie, że w naszej rozmowie zostały omówione kwestie dotyczące Compliance. OSOBA DO KONTAKTU W MEDTRONIC W SPRAWACH DOT. COMPLIANCE Aneta Grąbczewska Sr Compliance Specialist Poland&Baltics ZGŁASZANIE PROBLEMU Pracownicy dystrybutora są zobowiązani poinformować Medtronic o wszelkich zachowaniach, które w ich uznaniu stanowią naruszenie polityki lub łamanie obowiązującego prawa, zgłaszając to do Zarządu, poprzez Infolinię Medtronic (VOICE YOUR CONCERN) oraz do Działu Prawnego lub Działu Compliance. Strona internetowa i infolinia „Voice Your Concern”: Bezpłatny numer na infolinię: NASZA RELACJA BIZNESOWA JEST DLA NAS WAŻNA Spółce Medtronic, będącej globalnym liderem w branży technologii medycznych, zależy na utrzymaniu najwyższych standardów uczciwości we wszystkich obszarach praktyk biznesowych. Ty, jako partner wspierający nas w misji zaspokajania potrzeb klientów z zakresu opieki zdrowotnej, ufamy, iż nasze cele związane ze zgodnością i uczciwością są także Twoimi celami. Twoje wsparcie dla tego programu oraz nieustanna współpraca są doceniane oraz mile widziane. Oczekiwania wobec dystrybutora z zakresu Compliance | wrzesień 2018 r. | Publiczne

15 DZIĘKUJEMY!