Kontrola finansowa cz. II Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1.

Prezentacja na temat: "Kontrola finansowa cz. II Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1."— Zapis prezentacji:

1 Kontrola finansowa cz. II Na podstawie Winiarska K. Kontrola finansowo-księgowa w praktyce 1

2 2

3 KONTROLA ZAPASÓW 3

4 Właściwa gospodarka magazynowa Rzeczowe składniki majątku obrotowego zwykle pozostają przez pewien czas w magazynie. Są to materiały, półfabrykaty własne i obce, towary i wyroby gotowe. Istotnym zagadnieniem jest zapewnienie właściwej gospodarki magazynowej. Pod pojęciem gospodarki magazynowej rozumie się zorganizowany sposób gromadzenia i przechowywania zapasów w okresie od momentu przyjęcia do momentu pobrania. O istnieniu gospodarki magazynowej można mówić gdy: zapasy są przechowywane w magazynie tj. w specjalnym pomieszczeniu, wydzielonym w postaci placu, budynku lub jego części, zapasy są oddane pod nadzór osoby materialnie odpowiedzialnej (magazyniera), przyjęcie i wydanie zapasów z magazynu jest dokumentowane specjalnymi dowodami. Jednostki nie prowadzące gospodarki magazynowej spisują materiały, towary i wyroby bezpośrednio w ciężar kosztów i nie prowadzą ewidencji zapasów. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, nie później niż na dzień bilansowy, muszą one sporządzić remanent zapasów i dokonać korekty kosztów. 4

5 Ewidencja magazynowa Szczególnie ważna jest organizacja magazynów, ustalenie zasad ewidencji zapasów, zasad wyceny przychodu i rozchodu składników oraz dokumentacji operacji. Gospodarka magazynowa może być zorganizowana klasycznie, jako metoda trójszczeblowa to znaczy: kartoteka ilościowa (magazynowa), kartoteka ilościowo-wartościowa (finansowa), konta syntetyczne. Kartoteka ilościowa prowadzona jest dla poszczególnych zapasów tylko w ujęciu ilościowym, dla potrzeb samego magazyniera i komórek zaopatrzenia, a więc dla celów operatywnych. Kartoteka ilościowo-wartościowa, w ujęciu rodzajów zapasów, jest prowadzona w księgowości na podstawie wycenionych dowodów przychodu i rozchodu. Zadaniem tej ewidencji jest kontrola obrotów i zapasów magazynowych, w tym również pracy magazyniera. 5

6 Ewidencja magazynowa Ewidencja zapasów na kontach syntetycznych prowadzona jest tylko w ujęciu wartościowym, księguje się wartość przychodu i rozchodu zapasów. Salda kont zapasów wskazują na ogólną wartość składników w magazynie. Są to jednocześnie sumy kontrolne, z którymi powinna być zgodna ogólna wartość zapasów wynikająca z podsumowania sald wartościowych kartoteki ilościowo-wartościowej. Księgowanie przychodów powinno się odbywać: na kartach magazynowych - na podstawie magazynowych dowodów przychodowych, na kartach ilościowo-wartościowych - na podstawie magazynowych dowodów przyjęcia zawierających wycenę według cen ewidencyjnych, na kontach syntetycznych - na podstawie dowodów zakupu (faktur) i dołączonych kopii magazynowych dowodów przyjęcia (Pz). Księgowanie rozchodów powinno odbywać się; na kartach magazynowych - na podstawie magazynowych dowodów przychodowych, na kartach ilościowo-wartościowych - na podstawie magazynowych dowodów rozchodowych wycenionych według cen ewidencyjnych, na kontach syntetycznych - na podstawie zestawienia (rozdzielnika) zapasów wydanych z magazynu. Przejawem nieprawidłowości obrotu lub wyceny zapasów są ujemne salda na kontach ilościowych i ilościowo-wartościowych. 6

7 Saldowa metoda gospodarki magazynowej Dla ograniczenia pracochłonności ewidencji ilościowo-wartościowej w niektórych przedsiębiorstwach stosuje się saldową metodę gospodarki magazynowej. W tej metodzie mają zastosowanie następujące urządzenia ewidencyjne: kartoteka ilościowa (magazynowa), księga remanentów, konta syntetyczne. Kartoteka ilościowa prowadzona jest tak jak w metodzie klasycznej. Księga remanentów zawiera wykaz wszystkich zapasów w magazynie, z podaniem podstawowych cech (symbolu, indeksu materiałowego, nazwy, gatunku, jednostki miary i ceny ewidencyjnej). W księdze nie ewidencjonuje się wszystkich przychodów i rozchodów, ale tylko stany zapasów na koniec każdego miesiąca, ustalone na podstawie kartoteki magazynowej. Wykorzystanie metody saldowej jest możliwe tylko przy stosowaniu stałych cen ewidencyjnych. Wpisane do księgi remanentów, na podstawie kartoteki magazynowej, stany zapasów wycenia się według stałych cen ewidencyjnych i porównuje z kontami syntetycznymi. Brak zgodności może być wynikiem nieprawidłowości w ewidencji magazynowej, błędów w zestawieniach przychodów i rozchodów bądź nieprawidłowej wyceny. 7

8 8 Kartoteka magazynowa ILOŚCIOWA (prowadzi magazynier, karta magazynowa, KTM)

9 9 Kartoteka ilościowo-wartościowa (prowadzi księgowość, w powiązaniu z kontami analitycznymi)

10 Dowód PZ – przyjęcie materiałów zewnętrznych 10

11 11

12 Dowód Rw – pobranie materiałów (rozchód wewnętrzny) 12

13 Dowód WZ – wydanie materiałów na zewnątrz 13

14 14

15 15

16 16

17 Dowód MP – magazyn przyjmie, ilościowo- wartościowy 17

18 Magazyn przyjmie - ilościowy 18

19 Dowód MW – magazyn wyda, ilościowo-wartościowy 19

20 Magazyn wyda - ilościowy 20

21 21

22 Zw - Zwrot materiału 22

23 Pw - Przyjęcie wyrobu 23

24 Zp - zapotrzebowanie 24

25 Upoważnienie do odbioru towaru 25

26 Specyfikacja wysłano-wydano 26

27 Spis z natury 27

28 Księga remanentów 28

29 Protokół likwidacji Tu wpisz nazwę swojej firmy LT Protokół likwidacji Nr dokumentu Data Rodzaj likwidacji LpIndeksNazwa kartoteki magazynowejIlośćJmCena 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Powód likwidacji: Komisja Likwidacyjna w składzie: 1........................................................... 2 3 4 5 (c) PWSK www.pwsk.pl Programy dla firm 29

30 Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych 30....................................................... Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 90/2005 Rektora AM z dnia 14.12.2005 r. Pieczęć jednostki ZESTAWIENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH na dzień..................................r. Lp. Symbol Cecha, Nr inwent. Nazwa (określenie) przedmiotu Jednostka miary Cena Stan faktyczny w dniu spisu Stan księgowy w dniu spisu Różnice inwentaryzacyjne Rok zakupu NadwyżkiNiedobory IlośćWartośćIlośćWartość IlośćWartośćIlośćWartość 1234567891011121314 dnia..........................................Sporządził.................................

31 Protokół różnic inwentaryzacyjnych 31

32 Kontrola gospodarki magazynowej W trakcie kontroli gospodarki magazynowej należy zwrócić uwagę na następujące zagadnienia, tj. czy: jednostka posiada indeks materiałowy, ustalający jednolitą nomenklaturę zapasów, jednostki miary i ceny ewidencyjne, komórka księgowości sprawdza wszystkie zapisy na kartach magazynowych z dowodami magazynowymi, a także prawidłowość sumowań, przeniesień i ustaleń stanów końcowych, karty magazynowe nie zawierają śladów wskazujących na korygowanie pierwotnych zapisów, wszystkie dowody przychodów i rozchodów zostały ujęte w kartotekach ilościowych i objęte zestawieniem stanowiącym podstawę księgowania na kontach syntetycznych, nie zmieniano stałych cen ewidencyjnych w ciągu roku, na kartotekach odnotowane są inwentaryzacje zapasów, pomieszczenia magazynowe oraz urządzenia do składowania, np. regały, palety są dostosowane do właściwości przechowywanych zapasów, magazyny zostały wyposażone w urządzenia przeciwpożarowe, alarmowe oraz napisy ostrzegawcze, w pomieszczeniach jest właściwa temperatura powietrza, wilgotność, oświetlenie i wentylacja, magazyny są wyposażone w odpowiednie przyrządy pomiarowe oraz środki transportu wewnętrznego, jest zapewnione utrzymanie porządku oraz warunków bhp, sposób ułożenia zapasów zapewnia łatwy dostęp do nich. 32

33 33 Fragment indeksu materiałowego

34 Magazynier Istotnym elementem gospodarki magazynowej jest magazynier. Przyjmując pracownika na magazyniera należy przestrzegać następujących zasad: 1) nie wolno zatrudniać pracowników, którzy nie dokonali rozliczenia z powierzonych im składników majątkowych w poprzednim miejscu pracy lub nie złożyli stosownego oświadczenia, 2) nie powinno się przyjmować pracowników, którzy w poprzednim miejscu pracy dopuścili się ubytków zawinionych ponad normę, 3) nie wolno zatrudniać osób, które były karane sądownie za przestępstwa gospodarcze lub przywłaszczenie mienia. Pracownik przyjęty na stanowisko magazyniera może przejąć magazyn wyłącznie protokolarnie wg spisu z natury, składając przed jego przejęciem deklarację o odpowiedzialności materialnej według podanego wzoru. Ponadto nowo przyjętemu pracownikowi przed przekazaniem magazynu wręcza się szczegółowy zakres uprawnień i obowiązków służbowych. 34

35 Oświadczenie magazyniera....................................... imię inazwisko................................. adres DEKLARACJA W związku z powierzeniem mi funkcji magazyniera składam deklarację następującej treści: przyjmuję materialną odpowiedzialność za powierzone mi zapasy i wyposażenie magazynów, zobowiązuję się właściwie gospodarować powierzonym mi majątkiem, prowadzić ewidencję magazynową na właściwych urządzeniach księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, raz na kwartał uzgadniać zapisy z działem księgowości, zobowiązuję się do przestrzegania przepisów dotyczących prowadzenia właściwej gospodarki magazynowej zgodnie z otrzymaną Instrukcją maga­zynową oraz przepisów bhp i ppoż................................................................... własnoręczny podpis pracownika 35

36 Wycena zapasów Dla kontroli zapasów szczególne znaczenie mają zasady wyceny. Zapasy można wyceniać w cenach rzeczywistych lub w cenach ewidencyjnych. Ceny ewidencyjne są ustalane na cały rok dla danego asortymentu, niezależnie od źródeł zakupu. Są to ceny wewnętrzne, po których wycenia się zarówno przychody, jak i rozchody zapasów. Różnice między ceną ewidencyjną a rzeczywistą objęte są odrębną ewidencją. Ceny rzeczywiste mogą być ustalone na poziomie: ceny nabycia 2, ceny zakupu, kosztu wytworzenia 3. Cena nabycia obejmuje kwotę należną sprzedającemu (bez podlegającego odliczeniu podatku VAT). W przypadku importu kwota ta jest powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym. Cena nabycia zawiera również koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika majątku do stanu zdatnego do używania łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku i wysyłki. Cena zakupu jest kwotą płaconą sprzedającemu, bez kosztów związanych z zakupem. Przy imporcie do ceny zakupu wlicza się obciążenia publicznoprawne, np. cło. Koszt wytworzenia dotyczy majątku wyprodukowanego we własnym zakresie. Obejmuje on koszty bezpośrednie produkcji oraz uzasadnioną część kosztów pośrednich. Zasadą podstawową jest wycena zapasów po cenach nabycia lub kosztach wytworzenia. Cenę zakupu można stosować, jeżeli nie powoduje to zniekształcenia kosztów i wyniku finansowego. Jeżeli zapasy będą wycenione w cenach rzeczywistych, to należy zadecydować o sposobie ustalania zużycia lub wydania do sprzedaży. Do wyboru są cztery metody: Metoda cen przeciętnych, to jest ustalonych w wysokości średniej ważonej cen (kosztów) danego składnika, FIFO, przyjmując że rozchód składnika majątku wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników, które jednostka najwcześniej nabyła (wytworzyła), LIFO, przyjmując że rozchód składników majątku wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników, które jednostka najpóźniej nabyła (wytworzyła), w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów) wydawanych składników zapasów. 36

37 Ewidencja komputerowa Gospodarka magazynowa może być skomputeryzowana i zorganizowana jako moduł zintegrowanego systemu. Zamiast prowadzonych ręcznie kartotek ilościowych, w magazynie są prowadzone komputerowe kartoteki ilościowo-wartościowe. Magazynier nie wypisuje dokumentów przychodu i rozchodu zapasów, lecz wprowadza zapisy na monitor komputera. Jednocześnie nie muszą być drukowane dokumenty magazynowe. Ustawa o rachunkowości wymaga żeby podczas rejestracji operacji gospodarczej zapisy uzyskiwały trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe było stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. W systemach zintegrowanych zapisy z magazynu są przenoszone automatycznie do zbiorów finansowo-księgowych. Odpowiedni program powinien zapewnić sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów. Ewidencja komputerowa zapasów wymaga opracowania bazy handlowej, na którą składają się: kody magazynów, kartoteka indeksowa, kody kontrahentów. W kodach magazynów dokonuje się zdefiniowania magazynów i ich kodów, np. magazyn surowców (01), magazyn wyrobów gotowych (02). W kartotece indeksowej dokonuje się definiowania nazw materiałów, przyporządkowania im kodów i ich jednostek miary. Można dopisywać dodatkowe informacje do asortymentu materiału oraz wykazywać stany końcowe. Przed przystąpieniem do wystawiania dokumentów magazynowych należy opracować kody kontrahentów. Można ich podzielić na kontrahentów stałych i jednorazowych, ewentualnie w układzie terytorialnym. Można wyszukiwać kontrahentów według dowolnej części nazwy lub adresu. W przypadku, gdy system jest połączony z systemem FK, (finansowo-księgowym) możliwe jest sprawdzenie stanu konta kontrahenta. Kody kontrahentów pozwalają wydrukować rodzaj operacji z nimi zawartych, numery dokumentów magazynowych dla danej operacji oraz kod magazynu, w którym została ona przeprowadzona. Zapis w rejestrze kontrahentów odbywa się automatycznie po wystawieniu dokumentu magazynowego. 37

38 Ewidencja komputerowa Operacje magazynowe rozpoczynają się od rejestracji obrotów i wystawienia dowodów Pz, Wz, Mm, Zw, Rw oraz innych, np. wydanie przed otrzymaniem faktury. Przy wystawianiu dokumentów przychodowych kolejność działania jest następująca: podanie kodu magazynu, podanie numeru faktury, podanie daty wystawienia faktury, wprowadzenie daty wystawienia dokumentów, podanie numeru kontrahenta lub jego „ściągnięcie" z planu kont, wyprowadzenie pozycji z kartoteki indeksowej, wprowadzenie ilości i ceny zapasów. W przypadku dokumentów rozchodowych istnieją dwa sposoby wydania zapasu z magazynu: wydanie ilościowe, wydanie wartościowe. Operacje magazynowe wprowadzane są do zbioru danych. Pozwala to wyświetlić obroty wybranego magazynu lub wybranego materiału za dowolny okres. Można wydrukować daty poszczególnych obrotów towarów, numery dokumentów magazynowych, rodzaje przeprowadzonych operacji. W systemie występuje również opcja „Inwentaryzacja", która umożliwia wydrukowanie zestawienia kontrolnego do przeprowadzanej inwentaryzacji. 38

39 Przyjęcie i wydanie zapasów Przyjęcie zapasów do magazynu jest czynnością bardzo ważną, ponieważ magazynier przejmuje odpowiedzialność materialną. Odbiór powinien być wykonany z należytą uwagą i starannością w celu ujawnienia wad i braków oraz niedoborów i szkód. Odbioru jakościowego dokonuje, w zależności od rodzaju dostawy, magazynier lub specjalna komisja, ewentualnie z udziałem rzeczoznawców. Sprawdza się, czy przedmiot dostawy odpowiada obowiązującym normom technicznym lub warunkom umowy pod względem wymiarów, kształtu, jakości, gatunku, składu chemicznego, twardości, rozszerzalności, wytrzymałości itp. W przypadku braku odbioru jakościowego wady mogą się ujawnić w czasie późniejszym, gdy jest już za późno na zgłoszenie reklamacji u dostawców. Ujawnienie wad jakościowych powinno spowodować wystąpienie z reklamacją, wstrzymanie zapłaty za dostawę lub żądanie obniżenia ceny. Dział księgowości nie powinien przyjmować do księgowania faktur bez akceptacji działu zaopatrzenia lub magazyniera, że dostawa odpowiada zamówieniu. Do faktury powinien być dołączony dowód Pz (Przyjęcie materiałów). Przy przyjęciu do magazynu materiałów i towarów należy stwierdzić, czy odpowiadają one warunkom dostawy określonym w umowie z dostawcą, danymi specyfikacji wysyłkowej, listu przewozowego, faktury dostawy. W przypadku odbioru na stacji kolejowej, otwarcia wagonu należy dokonać w obecności przedstawiciela kolei a przy stwierdzeniu uszkodzeń lub braków należy protokolarnie określić rozmiary szkody. Jeżeli przyjęcie dotyczy materiałów szczególnie cennych, wrażliwych pod względem jakości, szybko psujących się, wskazane jest dokonanie próbek jakościowych. Przestrzeganie powyższych reguł ułatwi postępowanie reklamacyjne. Wydanie zapasów z magazynu wymaga również kontroli. Aby kontrola była skuteczna, muszą być zachowane następujące warunki: wydawanie zapasów, podobnie jak przyjmowanie, musi odbywać się wyłącznie na podstawie dokumentu, należy wyznaczyć osoby uprawnione do dysponowania zapasami, np.: szefa produkcji, pracownika działu handlowego, w magazynie powinny znajdować się wzory podpisów osób dysponujących zapasami, magazyny muszą mieć dostateczne zabezpieczenie przed kradzieżą, magazynier powinien każdą dyspozycję wnikliwie sprawdzić, wydawane za­pasy przeliczyć i na bieżąco wprowadzić rozchód do kartoteki ilościowej, osoba odbierająca musi sprawdzić ilość i jakość zapasu i czytelnym podpisem potwierdzić odbiór. 39

40 Kontrola przychodów i rozchodów Kontrolując rozchody należy wyrywkowo sprawdzić rzetelność wydania. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w dowodach nasuwa się podejrzenie o możliwościach nadużyć. Należy sprawdzić, czy na dowodach nie ma śladów przerabiania ilości wydanych zapasów, czy nie dopisano dodatkowych pozycji, czy spisanie zapasów zniszczonych potwierdzone jest protokołem zniszczenia. Szczególną uwagę należy poświęcić zapasom nieprawidłowym tj. nadmiernym i zbędnym. Zapasy nadmierne przekraczają wielkości zapasów ekonomicznie uzasadnionych. Zapasy zbędne przestały być zużywane, bądź na skutek zakończenia zadań, do których je nabyto, bądź na skutek zmiany profilu lub zakresu działalności. Jednostka powinna podjąć kroki mające na celu upłynnienie zapasów nadmiernych i zbędnych, gdyż zajmują pomieszczenie magazynowe, angażują pracę magazyniera i księgowych, blokują środki pieniężne. W razie trudności ze zbyciem można je przekazać szkołom, placówkom oświatowo-wychowawczym lub na cele społeczne. W trakcie kontroli zapasów należy zwrócić uwagę, czy nie popełniono nadużyć fikcyjnie złomując lub niszcząc składniki majątkowe. Rzeczowe składniki majątku obrotowego powinny być okresowo inwentaryzowane. Częstotliwość i terminy inwentaryzacji reguluje ustawa o rachunkowości oraz zakładowy plan kont. Różnice inwentaryzacyjne powinny być rozliczane w księgach roku, w których była sporządzana inwentaryzacja. 40

41 Rady w zakresie gospodarki magazynowej Rady dla księgowych: właściwie zorganizować gospodarkę magazynową, powierzyć funkcję magazyniera kompetentnej osobie, poinstruować magazyniera i pracowników księgowości o dokumentacji obrotu magazynowego (instrukcje!), okresowo sprawdzać pracę pracowników i uzgodnienia magazynów, określić zasady wyceny zapasów. Rady dla właścicieli: zakupić komputerowy system gospodarki magazynowej, kontrolować stan zapasów i podejmować bieżące decyzje w sprawie uzupełnienia lub upłynnienia zapasów, kontrolować źródła zakupu i rynki zbytu w celu wyboru ofert najbardziej korzystnych (niskie ceny, duży rabat). Wytyczne dla pracowników urzędów skarbowych: Sprawdzić czy: w zakładowym planie kont określono zasady wyceny zapasów, częstotliwość inwentaryzacji, stosowana jest właściwa, dokumentacja magazynowa, przy uproszczonej ewidencji sporządza się na dzień bilansowy inwentaryzację niewykorzystanych zapasów i koryguje koszty, prawidłowo rozlicza się odchylenia od cen ewidencyjnych i koszty zakupu, zastosowanie cen zakupu do wyceny materiałów i towarów nie zniekształca kosztów i wyników, nie zastosowano uproszczonej ewidencji do zapasów cennych lub towarów w hurtowni, 41

42 Przykłady Przykład I W firmie odzieżowej materiały były ewidencjonowane w cenach rzeczywistych zakupu. W związku z ciągłą zmianą cen na każdy asortyment otwarto kilka kartotek. Nowa dostawa zawierała nową cenę co powodowało otwarcie nowej kartoteki ilościowo-wartościowej. Jeżeli uwzględnimy różnorodność asortymentu materiałów w firmie możemy wyobrazić sobie wielkość tej kartoteki oraz trudności z ustaleniem stanu zapasów. Ewidencja materiałów odbywała się ręcznie. Dla ułatwienia prowadzenia gospodarki materiałowej opracowano indeks materiałowy, w którym niektóre asortymenty pokrewne połączono w grupach np.: guziki plastikowe, metalowe (bez rozróżniania wielkości), zamki o długości do 10 cm, 10-20 cm, 20-30 cm, dłuższe niż 40 cm (bez rozróżnienia tworzywa). Niektóre materiały spisywano bezpośrednio w koszty np. igły maszynowe. Następnie dla grup asortymentów ustalono stałe ceny ewidencyjne, wyraźnie określając jednostkę miary, np. ocieplina była kupowana w metrach bieżących lub metrach kwadratowych. Przykład II W małym przedsiębiorstwie prywatnym zarządzono inwentaryzację i powołano zespół spisowy. Do zespołu weszły osoby, które w tym czasie miały mniej pracy (osoby przypadkowe). W trakcie sporządzenia spisów z natury nie zachowały one obowiązujących jednostek miary, np. nie ustaliły długości tkaniny w metrach bieżących, lecz zważyły materiał. Inwentaryzację trzeba było powtórzyć z innym zespołem spisowym. Przykład III O doborze pracowników decydował dyrektor przedsiębiorstwa. Obowiązki magazyniera powierzono osobie niekompetentnej i niestarannej. Uzgodnienie stanu magazynowego było wprost niemożliwe bez czynnego zaangażowania pracowników księgowości w uzupełnianie kartotek. Średnio co 2-3 miesiące odbywała się zmiana magazyniera i inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza, co było kolejnym utrudnieniem. 42

43 Przykłady Przykład IV W firmie produkcyjnej w zakładowym planie kont określono, że materiały będą wyceniane w cenach rzeczywistych, a ich wydanie do zużycia będzie ustalane według metody LIFO. Decydując się na tę zasadę, brano pod uwagę, że w kosztach firmy księgować się będzie zużycie materiałów po ostatnich (wyższych) cenach. Wyroby gotowe wycenia się po cenach ewidencyjnych, ustalonych na poziomie planowanego kosztu wytworzenia. Odchylenia od cen ewidencyjnych są rozliczane raz na miesiąc. Przykład V Zwykle glazura jest pakowana w paczki wystarczające na 1 m 2 powierzchni. Przez nieuwagę magazyniera wydawano paczki 1,5 m 2 zamiast 1 m 2. Magazynier nie sprawdził jednostki miary. Przykład VI Żeby zachęcić klientów do zakupów, firma handlująca sprzętem elektronicznym dodawała do zakupionego sprzętu telefon. W systemie komputerowym w magazynie możliwa była opcja, która pozwalała kompletować rozchody z magazynu i przy sprzedaży np. telewizora, możliwy był rozchód telefonów. W wyniku przeprowadzonej kontroli okazało się, że do jednego telewizora wydawano ok. 30 telefonów. Magazyniera aresztowano, ale firma poniosła znaczne szkody finansowe. 43

44 Przykład VII Mieszkańcy zostali zaalarmowani przez prasę i telewizję, że w kopalni ropy naftowej i gazu ziemnego stwierdzono brak 1140 litrów metanolu, bardzo groźnej trucizny. W wyniku dochodzenia ustalono, że płynowskazy od 11 do 16 stycznia nie wskazywały na ubytek metanolu ze zbiornika, mimo, że w ciągu doby w procesie technologicznym zużywa się go około 180 litrów. Brak właściwej kontroli płynowskazów uniemożliwił szybką reakcję w celu ich naprawy i naraził Państwo na duże koszty, ponieważ w stan pogotowia postawiono policję i straż. Przykład VIII W fabryce mebli zapasy surowców stanowią jeden z zasadniczych składników majątku. Wielkość zakładu i specyfika jego produkcji powoduje, że na jego terenie znajduje się wiele magazynów spełniających różnorodne funkcje. Zakład posiada własną bocznicę kolejową, w pobliżu której jest plac, na którym znajdują się materiały świeżo zakupione i niewprowadzone jeszcze do procesów produkcyjnych. Są to np. złożone w specjalnie do tego przeznaczonym magazynie płyty wiórowe. Tarcica może znajdować się na otwartym placu, gdyż prosto z niego trafia do suszarni, po czym podlega pierwszemu procesowi segregacji. Drzewo nie nadające się do dalszych procesów produkcyjnych zostaje odsprzedane do kooperującego zakładu produkcji płyt wiórowych. Przesuszona tarcica trafia do kolejnego magazynu, po czym wydawana jest do produkcji. Obieg materiałów jest kontrolowany przez magazyniera. Wszelkie ubytki wynikłe z samej specyfiki produkcji są odnotowywane na odpowiednich dokumentach. Gospodarka magazynowa jest prowadzona w klasyczny, trójszczeblowy sposób. Kartoteką ilościową posługują się przede wszystkim magazynierzy, dział zaopatrzenia i majstrowie nadzorujący pracę pracowników. Kartotekę ilościowo-wartościową tworzy, i w głównej mierze wykorzystuje, komórka rachunkowości. Służy ona w przedsiębiorstwie nie tylko do kontroli obrotów i zapasów magazynowych, ale pomaga oszacować ogólne koszty przedsiębiorstwa i ocenić jego rentowność. Dzięki doskonalonym z roku na rok dokumentom magazynowym i kontrolowaniu koniunktury na rynku meblarskim firma wykształciła system zarządzania zapasami, aby utrzymywać taki ich poziom, który zapewni nieprzerwany przebieg procesów produkcyjnych, a jednocześnie obniży koszt ich utrzymania w okresach dekoniunktury. Do takich okresów należą miesiące poprzedzające ważniejsze święta a także okres wakacyjny. Przedsiębiorstwo unika gromadzenia w tym czasie większej ilości zapasów materiałów, aby nie zamrażać niepotrzebnie środków pieniężnych. Zwiększa się za to ilość znajdujących się w magazynach i oczekujących na wzrost sprzedaży produktów gotowych. Ponadto, w okresie wakacyjnym zakład na miesiąc przerywa zwykłą działalność produkcyjną, żeby dodatkowo nie zapełniać magazynów. W tym czasie dokonywane są remonty maszyn i urządzeń, których nie można przeprowadzić podczas trwania produkcji. Księgowanie przychodu materiałów przeznaczonych do produkcji odbywa się na trzech rodzajach kart. Na kartach magazynowych nanoszone są ilości zgodne z dowodami przychodowymi. Na kartach ilościowo-wartościowych wielkości są księgowane na podstawie magazynowych dowodów przyjęcia zawierających wycenę według cen ewidencyjnych, które są uśredniane co miesiąc. Na kontach syntetycznych księguje się zakup materiałów na podstawie dowodów zakupu i dołączonych kopii dowodów magazynowych. Rozchód materiałów wydanych na potrzeby produkcji odbywa się na kartach magazynowych na podstawie dowodów rozchodowych przekazania na cele produkcji. Na kartach ilościowo-wartościowych ujmowane są wartości rozchodów wycenione według cen ewidencyjnych, które jednocześnie są ujmowane na kontach syntetycznych. Jednostka posiada indeks materiałowy ustalający jednostki miary i ceny ewidencyjne. Wszystkie zapisy na kartach magazynowych są sprawdzane z dowodami magazynowymi. Na kartotekach są odnotowywane inwentaryzacje zapasów. 44

45 Zgłoszenie reklamacji dostawy 45

46 Przykłady Przykład IX W zakładzie produkcyjnym wytwarzającym kable, ze względu na duże ilości przetwarzanych surowców, prowadzi się bardzo szczegółową kontrolę zapasów. Otrzymane (zakupione) surowce i materiały przed przyjęciem do odpowiednich magazynów (miedzi, aluminium, polwinitów, lakierów, opakowań) kontrolowane są przez magazynierów w zakresie ilościowym oraz kontrolerów jakości w zakresie jakościowym. W przypadku rozbieżności sporządzane są odpowiednie protokoły i towar jest reklamowany. Po przyjęciu surowce i materiały są ewidencjonowane w kartotekach ilościowych przez magazyny i przez księgowość w układzie ilościowo- wartościowym. Surowce i materiały są wydawane do produkcji kwitami Rw na podstawie miesięcznych kart limitowych. Są to niezbędne ilości materiałów i surowców potrzebne do wyprodukowania zaplanowanej produkcji. Dla każdego wyrobu gotowego opracowana jest norma zużycia surowców. Cząstkowy limit danego surowca, potrzebnego do wyprodukowania konkretnego wyrobu, oblicza się poprzez pomnożenie jednostkowej normy zużycia (kg/km) przez zaplanowaną wielkość produkcji. Z sumowania tych cząstkowych limitów powstaje limit miesięcznego zużycia danego surowca. Działy produkcyjne mogą w ciągu miesiąca pobrać materiały i surowce w ilościach nieprzekraczających limitu. W przypadku potrzeb przewyższających limit, kierownik danego działu musi wystąpić z wnioskiem o dolimitowanie. Wniosek ten musi określać przyczynę przekroczenia norm zużycia. Jest to I etap kontroli racjonalnego zużycia materiałów i surowców. Po zakończonym miesiącu przeprowadza się analizę zużycia surowców i materiałów na podstawie następujących elementów: pobrania materiałów i surowców do produkcji, zdania wyrobów gotowych do magazynu sprzedaży, spisów remanentu produkcji w toku początkowego (1-go dnia miesiąca) i końcowego (1-go dnia następnego miesiąca), zdania odpadów i braków nienaprawialnych do magazynu odpadów. Produkcję wyrobów gotowych przelicza się wg norm zużycia materiałów i surowców na materiały i surowce zużyte. Dokonuje się porównania, z jednej strony przyjętych wyrobów gotowych, czyli zużycia normatywnego, z pobraniem faktycznym skorygowanym o różnicę zapasów produkcji w toku. Jeśli zużycie faktyczne jest wyższe od normatywnego, czyli jest przekroczeniem zużycia materiałów to kierownik działu, w którym to przekroczenie wystąpiło jest zobligowany do przeprowadzenia analizy przyczyn tego przekroczenia i podjęcia stosownych działań korygujących i zapobiegawczych, aby te przekroczenia nie występowały w przyszłości. Jest to drugi etap kontroli. Co pół roku system komputerowy generuje listę materiałów i surowców zbędnych. Pracownicy Działu Zaopatrzenia zobowiązani są do ich zbycia. Również przeprowadzana jest kontrola zapasów wyrobów gotowych niechodliwych. Wyroby gotowe, dla których perspektywy sprzedaży są nikłe złomuje się. Raz do roku dokonywana jest inwentaryzacja w magazynach surowców i materiałów oraz wyrobów gotowych. Celem tych inwentaryzacji jest porównanie stanu faktycznego z ewidencją księgową. 46

47 47 KARTA LIMITOWA

48 KONTROLA ŚRODKÓW TRWAŁYCH 48

49 Klasyfikacja środków trwałych Środki trwałe stanowią złożoną zbiorowość dóbr technicznych, różniących się między sobą nie tylko kształtem, budową, składnikami materialnymi, poziomem technicznym, lecz także sposobem użytkowania i stopniem intensywności oddziaływania na przebieg procesu produkcyjnego. Stąd szczególnego znaczenia nabiera grupowanie środków trwałych oraz ich podział według ściśle określonych zasad i cech na odpowiednie zbiory i grupy. Prawidłowa, jednolita klasyfikacja majątku trwałego jest niezbędnym warunkiem właściwej ich ewidencji, statystyki, kontroli oraz właściwego doboru stawki amortyzacyjnej. Dla środków trwałych szczególnie ważne jest określenie jednostki ewidencyj­nej, którą stanowi tzw. obiekt inwentarzowy. Zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (KŚT) 1 występuje podział obiektów inwentarzowych na 10 grup, oznaczonych jednocyfrowo od „0" do „9". Są to: Grunty. Budynki i lokale. Obiekty inżynierii lądowej i wodnej. Kotły i maszyny energetyczne. Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania. Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty. Urządzenia techniczne. Środki transportu. Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie. Inwentarz żywy. 49

50 Rzeczowe aktywa trwałe Generalną zasadą jest, iż środkami trwałymi są składniki majątku stanowiące własność lub współwłasność podatnika. Składniki te podatnik może nabyć lub wytworzyć we własnym zakresie. Koniecznym warunkiem zaliczenia do środków trwałych jest także: kompletność i zdatność do użytku w dniu przyjęcia do używania, przewidywany okres ekonomicznej użyteczności powinien być dłuższy niż rok, wykorzystanie przez podatnika danego składnika majątku na potrzeby własne związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddanie ich do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze. Do środków trwałych podatnika mogą zostać zaliczone także, niezależnie od przewidywanego okresu używania, takie składniki majątku, które nie stanowią jego własności lub współwłasności, np.: - przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych. Są to wydatki poniesione przez podatnika na ulepszenie tzn. przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację środków trwałych, które stanowią własność lub współwłasność innych osób i nie są zaliczone do składników majątku podatnika. Ponoszenie wydatków wiąże się z przystosowaniem danego obiektu do celów działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika. Możliwość dokonania ulepszeń w środkach trwałych i czas ich używania przez podatnika wynikają z umowy zawartej między podatnikiem i właścicielem danego środka trwałego, - budynki i budowle wybudowane na obcym gruncie. Z punktu widzenia unormowań zawartych w Kodeksie cywilnym obiekty wzniesione na cudzym gruncie stanowią własność właściciela gruntu. Jednak zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych, obiekty te będą zaliczane do środków trwałych podatnika, który je wybudował, - środki trwałe wykorzystywane przez podatnika do prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie zawartej umowy o podobnym charakterze do umowy najmu lub dzierżawy np. leasing, jeśli środki te zostały zaliczone do składników majątku podatnika. 50

51 Rzeczowe aktywa trwałe Środkami trwałymi są nie tylko całe budynki i budowle, jako obiekty inwentarzowe, ale również ich części składowe. Może to być np. lokal zakupiony w obcym budynku lub część wartości budynku w wysokości kosztów inwestycji wspólnej, zgodnie z zawartą wcześniej taką umową 2. Grunty zalicza się do środków trwałych, jeżeli stanowią własność jednostki i mają założoną księgę wieczystą oraz są przeznaczone do własnych celów inwestycyjnych. Natomiast grunty przeznaczone dla celów handlowych są zaliczane do aktywów obrotowych. Jak wynika z ustawy o rachunkowości, do środków trwałych zaliczany jest również inwentarz żywy (do roku 1995 zaliczany był on do wyposażenia lub do środków obrotowych). Jest on ujmowany w księgach rachunkowych tylko do celów bilansowych. Jednak spośród rodzajów inwentarza żywego, do środków trwałych należałoby zaliczyć głównie inwentarz produkcyjny, tj.: zwierzęta pociągowe, zwierzęta w cyrku a nie takie, które przeznaczone są do uboju lub należą do inwentarza drobnego, np.: psy, koty. Środkiem trwałym nie jest przedmiot, który nie spełnia co najmniej jednego z przewidzianych dla tego środka warunków. Może to być, np.: przewidywany okres użytkowania lub jego kompletność i zdatność do użytku. Środkami trwałymi nie są jednak: maszyny, urządzenia przeznaczone do sprzedaży u ich producentów, budowle nie przyjęte jeszcze do użytkowania, grunty zakupione dla celów handlowych, grunty otrzymane od Skarbu Państwa lub gmin w użytkowanie wieczyste. Podlegają one ewidencji pozabilansowej na koncie 094 - „Grunty otrzymane w wieczyste użytkowanie." 51

52 Rzeczowe aktywa trwałe W ustawie o rachunkowości nie określono dolnej granicy wartości obiektów zaliczanych do środków trwałych. Zgodnie z ustawą z dnia 20 listopada 1999 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jeżeli wartość początkowa środków trwałych nabytych lub wytworzonych we własnym zakresie nie przekracza 3500 zł, to jednostka może nie zaliczać tych składników do środków trwałych. Podatnik może w tym przypadku odstąpić od amortyzacji i wydatki poniesione na ich nabycie zaliczyć w całości, jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów. 52

53 Wartości niematerialne i prawne Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte prawa majątkowe, w stosunku do których obowiązuje przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok i przeznaczone do wykorzystania na własne potrzeby jednostki. Podobnie jak środki trwałe, wartości niematerialne i prawne muszą spełniać warunki: zostały nabyte, Muszą nadawać się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, być użytkowane przez jednostkę na potrzeby związane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą albo zostać oddane przez nią do używania na podstawie umowy licencyjnej, umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze. W odniesieniu do środków trwałych występują tu pewne różnice, które wynikają z odmiennego charakteru wymienionych składników majątku. Są one bowiem prawami a nie rzeczami, dlatego też nie mówi się o kompletności i zdatności do używania, ale ogólnie o przydatności do gospodarczego wykorzystania. 53 WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE NABYTE PRAWA MAJĄTKOWEPONIESIONE KOSZTY => autorskie lub pokrewne prawa majątkowe =^> koszty wartości firmy => prawo do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych, wzorów zdobniczych => licencje, koncesje => wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)

54 Odpisy amortyzacyjne Przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych nakazują przyjąć, że dokonywanie odpisów amortyzacyjnych jest obowiązkiem, a nie prawem podatnika. Przepisy powyższe dopuszczają jednak sytuacje, gdy amortyzacja jest dobrowolna. Podatnik ma więc prawo dokonywać odpisów amortyzacyjnych: jeżeli wartość środka trwałego lub wartości niematerialnej, bądź prawnej jest równa lub niższa niż 3500 zł, od budynków mieszkalnych, wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lub od lokali mieszkalnych, jeżeli podatnik wykorzystuje je do prowadzenia działalności gospodarczej, wydzierżawia lub wynajmuje na podstawie umowy, od środków trwałych oraz wartości niematerialnych lub prawnych nabytych w drodze spadku lub darowizny a obdarowany bądź spadkobierca jest osobą fizyczną. Z przepisów o amortyzacji powinni korzystać zarówno podatnicy, którzy są osobami prawnymi, jak i osoby fizyczne, które osiągają przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, działów specjalnych produkcji rolnej, nieruchomości lub ich części, najmu, dzierżawy oraz innych umów o podobnym charakterze. 54

55 Amortyzacja Wartość początkowa to jeden z podstawowych parametrów amortyzacji. Najczęściej odpowiada ona sumie nakładów poniesionych na nabycie, wytworzenie lub ulepszenie środka trwałego lub na nabycie wartości niematerialnej i prawnej. Nakłady te, nie zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich ponie­sienia, zalicza się do tej kategorii na przestrzeni okresu amortyzacji w odpisach amortyzacyjnych. Wartość początkowa składników majątku trwałego jest podstawą do obliczania odpisów amortyzacyjnych. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od zaktualizowanej wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Aktualizacja wyceny środków trwałych następuje albo wg rozporządzenia MF albo przy oszacowaniu ich wartości przez specjalistę upoważnionego do wyceny. Stawki amortyzacyjne ustala kierownik jednostki, nie mogą być jednak sprzeczne z maksymalnymi stawkami określonymi w ustawie o CIT. W przypadku amortyzacji liniowej (popularnej) podstawą jej naliczania jest wartość początkowa składników majątku. Za wartość początkową składników majątku firmy uważa się cenę nabycia, koszt wytworzenia lub wartość rynkową. Przyjęcie jednej z tych metod do ustalenia wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych jest uzależnione od sposobu ich nabycia. W razie nabycia w drodze kupna za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uważa się cenę ich nabycia. Głównym składnikiem wyznaczającym cenę nabycia jest kwota należna zbywającemu. W praktyce kwotą tą będzie kwota zobowiązania wynikająca z treści dokumentów związanych z transakcjami kupna-sprzedaży, tj.: faktura VAT czy akt notarialny. Kwotę należną zbywającemu w celu ustalenia ceny nabycia: - powiększa się o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej czy prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek i prowizji, - pomniejsza się o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem, gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek nali­czony lub zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług - W przypadku sprowadzenia środka z zagranicy dodaje się cło i podatek akcyzowy i różnice kursowe od ewentualnych zobowiązań związanych z zakupem. 55

56 Amortyzacja – ustalanie wartości początkowej W przypadku wytworzenia we własnym zakresie za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uważa się koszt ich wytworzenia. Kosztem wytworzenia jest wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za pracę (brutto) wraz z pochodnymi, innych kosztów dających się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Do kosztów wytworzenia nie zalicza się: kosztów zarządu, kosztów sprzedaży, pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od kredytów lub pożyczek, prowizji z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczanych do dnia przekazania środka trwałego do używania, wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci. Tak ustalony koszt wytworzenia koryguje się o różnice kursowe wg zasady jak przy cenie nabycia. W razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uznaje się ich wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że wartość nabywanego prawa czy środka trwałego zostanie określona w umowie w niższej wysokości niż jego wartość rynkowa, wówczas podatnik może przyjąć za wartość początkową tę właśnie niższą wartość. Wartość rynkową określa się na podstawie przeciętnych cen stosowanych w danej miejscowości w obrocie składnikami majątku tego samego rodzaju i gatunku, uwzględniając ich stan i stopień zużycia. W razie udziału w formie wkładu niepieniężnego (aportu) wniesionego do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej, a także udziału w spółdzielni - za wartość początkową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uważa się wartość poszczególnych środków i wartości, ustaloną przez podatnika na dzień wniesienia wkładu, nie wyższą jednak od ich wartości rynkowej. Jednocześnie suma wartości wszystkich składników stanowiących wkład łącznic nie może być wyższa od nominalnej wartości objętych akcji lub udziałów. Powyższa zasada ma zastosowanie również w przypadku, gdy przedmiotem wkładu jest przedsiębiorstwo lub jego zorganizowana część. Przy aportach zagranicznych suma wartości początkowej wszystkich środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które stanowią ten wkład, nie może być wyższa niż nominalna wartość udziałów lub akcji, objętych w zamian za ten wkład przez udziałowca lub wspólnika zagranicznego. Należy przy tym pamiętać, aby suma wartości początkowych wszystkich środków i wartości stanowiących wkład niepieniężny, nie była wyższa niż wartość rynkowa, jaką miały te składniki w dniu objęcia udziałów lub akcji przez udziałowca lub wspólnika. Jeżeli podatnik nabył w formie aportu całe przedsiębiorstwo lub jego zorganizowaną część, wówczas sam ustala łączną wartość początkową nabytych w ten sposób środków trwałych, wartości niematerialnych czy prawnych. Robi to na jeden z dwóch sposobów w zależności, czy nabył przedsiębiorstwo lub jego część za cenę niższą, czy wyższą od wartości rynkowej nabytych aktywów trwałych po­większonych o wartość pozostałych nabytych składników mienia, które nie są środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi. Jeżeli podatnik nabył przedsiębiorstwo za cenę niższą niż wartość rynkowa zakupionych aktywów trwałych, powiększoną o wartość pozostałych składników mienia, wówczas za łączną wartość początkową nabytych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przyjmuje się różnicę między ceną nabycia przedsiębiorstwa a łączną wartością nabytych składników mienia, które nie są środkami ani wartościami niematerialnymi czy prawnymi. 56

57 Amortyzacja W sytuacji odwrotnej, gdy nabył przedsiębiorstwo za cenę wyższą niż wartość rynkowa nabytych aktywów trwałych, powiększoną o wartość pozostałych składników mienia, wówczas łączną wartość początkową nabytych środków i wartości stanowi suma wartości rynkowej tych składników. W niektórych przypadkach wartość początkowa (brutto) środków trwałych może ulec zmianie. Dotyczy to sytuacji, gdy wartość początkowa ulega zwiększeniu o wydatki poniesione na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których cena nabycie przekracza 3500 zł. Do wydatków na ulepszenie środków trwałych zalicza się wydatki na ich: rozbudowę, a więc powiększenie składników majątku; dotyczy to głównie budynków i budowli, linii technologicznych itp., przebudowę, czyli zmianę istniejącego stanu środków na inny, rekonstrukcję, czyli odtworzenie zużytych całkowicie lub częściowo środków trwałych, adaptację, tj. przystosowanie środka trwałego do innych warunków niż jego pierwotne przeznaczenie, modernizację, a więc unowocześnienie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, jeżeli w wyniku przebudowy, rozbudowy, adaptacji czy modernizacji nastąpił wzrost ich wartości użytkowej w stosunku do tej wartości, z dnia przyjęcia do używania, mierzonej: - okresem używania, - zdolnością wytwórczą, -jakością produktów uzyskiwaną za pomocą ulepszonych środków trwałych, -obniżonymi kosztami ich eksploatacji. Przepisy o wydatkach na ulepszenie dotyczą wyłącznie ulepszenia środków trwałych. Nie przewidują ulepszenia wartości niematerialnych i prawnych, w wyniku którego następuje zwiększenie wartości początkowej. W związku z tym, wydatki poniesione na modyfikację użytkowanych programów komputerowych stanowią u podatnika bezpośrednio koszt uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia. Wśród wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają amortyzacji są m.in. prawa majątkowe, w tym licencje i autorskie prawa majątkowe. Wartością początkową tych praw jest cena ich nabycia. Jeżeli jednak w umowie licencyjnej albo umowie o przeniesienie innych praw majątkowych jest zastrzeżenie, że wynagrodzenie wynikające z tej umowy zależy od wysokości przychodów z licencji lub praw, jakie uzyska licencjobiorca albo nabywca, wówczas przy ustalaniu wartości początkowej należy tę część wynagrodzenia odjąć. Nie zawsze udaje się ustalić wartość początkową w wysokości dokładnie takiej, jaka być powinna. Występuje zatem potrzeba dokonania jej zmiany, a tym samym odpisów amortyzacyjnych za okres, od którego błędnie została ustalona. Korekty wartości początkowej podatnik powinien dokonać we własnym zakresie. Korekta powoduje obowiązek odpowiedniej zmiany wysokości dokonanych odpisów amortyzacyjnych oraz należnego podatku wraz z odsetkami za poszczególne okresy sprawozdawcze, poczynając od miesiąca następującego po miesiącu oddania do używania lub ulepszenia środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej. 57

58 Podstawowe dokumenty stosowane w ewidencji środków trwałych OT - Przyjęcie środka trwałego BO - Bilans otwarcia PT - Przyjęcia - protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego LT - Likwidacja środka trwałego CL - Częściowa likwidacja MT - Przeniesienie środka trwałego PK - Przeszacowanie wartości środka trwałego PG - Przeszacowanie wartości grupy środków trwałych PR - Przekazanie - protokół zdawczoodbiorczy środka trwałego ZW - Zwiększenie wartości środka trwałego 58

59 (piećzęć fitmy) DOWÓD PRZYJĘCIA ŚRODKA TRWAŁEGO DO UŻYWANIA NR OT DATA NAZWA ŚRODKA TRWAŁEGO SYMBOL WG KRŚTCHARAKTERYSTYKA TECHNICZNO - UŻYTKOWA NUMER INWENTARZOWY ROK PRODUKCJICZAS WCZEŚNIEJSZEGO UŻYTKOWANIA NR DOWODU NABYCIAŹRÓDŁO NABYCIA DATA NABYCIA DATA PRZYJĘCIA DO UŻYWANIAMIEJSCE UŻYWANIA ŚRODKA TRWAŁEGO WARTOŚĆ POCZĄTKOWA ŚRODKA TRWAŁEGOSPOSÓB WYCENY I JEJ SKŁADNIKI ZŁ GR IMIĘ I NAZWISKO OSOBY PRZYJMUJĄCEJ ŚRODEK TRWAŁY DO UŻYWANIA ADNOTACJE KSIĘGOWE 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 Karta inwentarzowa Przed wprowadzeniem środka trwałego do ewidencji należy odnaleźć właściwy numer z klasyfikacji, który zadecyduje o stawce amortyzacyjnej. Nie jest łatwo w wielu przypadkach odnaleźć taki numer np.: gdzie sklasyfikować reklamy świetlne wsparte na konstrukcjach stalowo-betonowych rozpiętych ponad drogami czy też stojących w centrum miejscowości. Problem może być również z klasyfikacją instalacji przeciwwłamaniowej, inwentarza żywego itp. Każdy obiekt inwentarzowy powinien być oznaczony w sposób trwały numerem inwentarzowym. Numery te są nadawane poszczególnym obiektom na podstawie wpisu do książki inwentarzowej, która stanowi wykaz wszystkich obiektów środków trwałych przedsiębiorstwa. Książka inwentarzowa może być prowadzona jako jedna książka łącznie dla wszystkich środków lub jako kilka oddzielnych książek dla poszczególnych grup rodzajowych obiektów. W przypadku prowadzenia kilku oddzielnych książek te same numery inwentarzowe nie mogą się powtarzać w poszczególnych książkach. Zapisów dokonuje się w porządku chronologicznym. Książka jest prowadzona przez wiele lat. Miejsce użytkowania środka oznacza się adnotacją przy poszczególnych pozycjach. Kontrola środków trwałych, przez prowadzenie książki inwentarzowej, jest wystarczająca dla jednostek, które mają niewiele środków, a materialna odpowiedzialność za wszystkie środki trwałe obciąża tylko jedną osobę np. pracownika gospodarczego, kierownika jednostki. Nie jest natomiast wystarczająca dla jednostek większych o rozbudowanej organizacji wewnętrznej. W takich jednostkach kontrola środków trwałych powinna być zorganizowana według komórek organizacyjnych lub nawet osób użytkujących, które wówczas obciąża się odpowiedzialnością za użytkowanie urządzenia. W jednostkach tych prowadzi się w komórce finansowo-księgowej karty środków trwałych według poszczególnych obiektów inwentarzowych. 64

65 Księga inwentarzowa = ewidencja środków trwałych (wersja krótka) 65

66 (pieczęć firmy) KARTA ŚRODKA TRWAŁEGO NUMER INWENTARZOWY NAZWA ŚRODKA TRWAŁEGO SYMBOL WG KRŚTROK PRODUKCJI/BUDOWYDOSTAWCA/WYKONAWCA/PRODUCENT DATA NABYCIA/WYKONANIA - NAZWA I NR DOWODUDATA PRZYJĘCIA DO UŻYWANIA I NR DOWODU STAN TECHNICZNY MIEJSCE UŻYTKOWANIAZMIANY MIEJSC UŻYTKOWANIA CHARAKTERYSTYKA TECHNICZNO-UŻYTKOWA (NOWY, UŻYWANY, NR FABRYCZNY,ATEST,CERTFIKAT) CZĘŚCI SKŁADOWE, URZĄDZENIA DODATKOWE FORMA NABYCIA I ŹRÓDŁO FINANSOWANIA ZMIANY WARTOŚCI POCZĄTKOWEJ stanowiącej podstawę amortyzacji UMORZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO I JEGO ZMIANY GOTÓWKA / ŚRODKI WŁASNEData zmianyPrzyczyna Wartość początkowa po zmianie Rok lub data zmiany Umorzenie lub zmiana w roku Umorzenie natastająco od początku WARTOŚĆ POCZĄTKOWA SKŁADNIKI WYCENY WARTOŚCI POCZĄTKOWEJ 1 2 3 4 RAZEM METODA AMORTYZACJI NORMA STAWKI AMORTYZACJI PODSTAWOWA ROCZNA STAWKA AMORTYZACJI WSPÓŁCZYNNIK PODWYŻSZENIA STAWKI ROCZNA STAWKA AMORT.AMORTYZACJA MIESIĘCZNA ROK WARTOŚĆ POCZĄT. PO ZMIANACH UMORZENIE PO ZMIANACH ROCZNA KWOTA AMORT.I w tym stanowiąca koszty uzyskania WARTOŚĆ BRUTTO wg stanu z dnia UMORZENIE wg stanu z dniaWARTOŚĆ NETTO wg stanu z dnia 01.I31.XII01.I31.XII01.I31.XII INFORMACJE DOTYCZĄCE OKRESU UŻYWANIA (remonty, naprawy, ulepszenia, przekazanie w najem lub dzierżawę, zastaw bankowy lub skarbowy, szkody) INFORMACJE KOŃCOWE (sprzedaż, darowizna, kasacja, likwidacja, data całkowitego zamortyzowania, czas eksploatacji po zamortyzowaniu) 66 KARTA INWENTARZOWA – WERSJA DŁUGA

67 Ewidencja amortyzacji 67

68 Księga inwentarzowa Szczegółowa karta obiektu inwentarzowego ma istotne znaczenie dla realizacji kontroli, ponieważ zawiera następujące dane: dokładną charakterystykę obiektu, datę przyjęcia do użytkowania, datę postawienia w stan likwidacji lub nieodpłatnego przekazania, wartość początkową obiektu i jego zmiany spowodowane inwestycjami modernizacyjnymi, wartość umorzenia, daty zakończenia i koszt poszczególnych remontów, wykazy podstawowego wyposażenia, podstawę ustalenia amortyzacji i stawkę procentową odpisów z tytułu amortyzacji, wskazanie osób odpowiedzialnych za stan obiektu oraz informacje o zmianach użytkownika. Szczegółowe karty obiektów inwentarzowych są wykorzystywane dla ułożenia ich według użytkowników oraz do sporządzenia planu amortyzacji. Plan amortyzacji określa stawki i kwoty rocznych, odpisów amortyzacyjnych poszczególnych środków trwałych. Przy ustalaniu stawek kwot odpisów powinno się uwzględniać: liczbę zmian, na których pracuje środek trwały, tempo postępu techniczno-ekonomicznego, wydajność środka trwałego wyrażoną liczbą jego godzin pracy lub liczbą wytworzonych produktów, prawne lub inne ograniczenia czasu użytkowania środka trwałego, przewidywaną przy likwidacji wartość sprzedaży netto środka, stawki wynikające z przepisów podatkowych lub opracowań branżowych. 68

69 Ulepszenie a remont Wiele kontrowersji szczególnie w kontaktach z urzędami skarbowymi, może wywoływać problem modernizacji środków trwałych. Środki trwałe uważa się za ulepszone, jeżeli wydatki poniesione na przebudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację powodują wzrost ich wartości użytkowej w stosunku do tej wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Koszty ulepszenia powinny zwiększać wartość początkową środków trwałych i powodować wyznaczenie nowych odpisów amortyzacyjnych. Pomijając uciążliwość ewidencyjną, wynikającą ze zmiany wartości początkowej i odpisów amortyzacyjnych, sam przepis jest niejasny. Nawet pomalowanie budynku może wydłużyć jego okres używania. 69

70 Kontrola środków trwałych Dla realizacji kontroli w zakresie stanu i ruchu środków trwałych, a jednocześnie w celu stworzenia podstaw dla zewnętrznej kontroli gospodarki tymi środkami wskazane jest zorganizowanie ich dokumentacji i ewidencji w sposób umożliwiający co najmniej ustalenie (według rodzajów środków): stanu ilościowego i wartości początkowej środków trwałych oraz ich zmian, stanu ilościowego i wartości przychodów środków trwałych oraz ich źródeł, stanu ilościowego i wartości rozchodów środków trwałych oraz ich kierunku. Oczywiście. wymaga to zorganizowania w wymienionych przekrojach dokumentacji i ewidencji księgowej. Pamiętajmy, że ruch w zakresie środków trwałych wiąże się z przeniesieniem odpowiedzialności materialnej. Podobnie jak w grupie rzeczowych składników majątku obrotowego, tak i w grupie rzeczowego majątku trwałego, obowiązuje pełna dokumentacja obrotu. Zwiększonej kontroli wymagać będzie w szczególności rozchód środków trwałych spowodowany likwidacją, sprzedażą i darowizną. Przy likwidacji powinien być sporządzony protokół likwidacji a odzyski materiałów z likwidacji przyjęte do magazynu. Mogą być one wykorzystane do remontu innych maszyn i urządzeń lub być sprzedane. Przy sprzedaży zbędnych środków trwałych należy zbadać legalność i celowość sprzedaży oraz prawidłowość ustalenia ceny sprzedaży netto. Celem kontroli nieodpłatnego przekazania jest stwierdzenie, czy przekazanie środka było uzasadnione jego nieprzydatnością i czy sam akt przekazania został prawidłowo udokumentowany. 70

71 Kontrola zmian stanu środków trwałych Kontrolując likwidację, sprzedaż, darowiznę należy ustalić, czy: wartość inwentarzowa została określona prawidłowo, wysokość umorzenia ustalono zgodnie z danymi ewidencji księgowej, koszty likwidacji są prawidłowo udokumentowane, otrzymane z likwidacji materiały są prawidłowo wycenione i przyjęte do ma­ gazynu na podstawie kwitu magazynowego, została prawidłowo przeksięgowana różnica z przeszacowania środków trwałych z konta „Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny". Kontrola majątku trwałego powinna dotyczyć również wykorzystania posia­ danych środków trwałych. Jeżeli jakieś obiekty nie są wykorzystywane, to należy znaleźć dla nich zlecenie lub sprzedać, czy też nieodpłatnie przekazać innym jednostkom. Kontrolę taką wykonuje się najczęściej podczas inwentaryzacji. 71

72 Zastosowanie komputerów do ewidencji środków trwałych Zastosowanie komputerów do ewidencji środków trwałych rozszerza moż­liwość kontroli umożliwia prowadzenie kartoteki wszystkich zdarzeń dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wykonywanie operacji przeszacowania i inwentaryzacji, tworzenie zestawień i dokumentów, a także eksport danych do systemu finansowo- księgowego. Przy przyjęciu obiektu do eksploatacji wpisuje się: datę przyjęcia, typ dokumentów np.: OT, PT, rodzaj przyjęcia np.: zakup, darowizna, sposób liczenia np.: amortyzować i umarzać, tylko umarzać, kwalifikację np.: środek trwały, wartości niematerialne i prawne, użytkownika. W systemie jest możliwe wprowadzenie zmiany: użytkownika, sposobu liczenia, danych podstawowych np.: daty przyjęcia, dokumentu przyjęcia, wartości inwentarzowej, innych parametrów. System oferuje możliwość porównania stanów z kartotek i arkuszy spisowych (inwentaryzacyjnych), dlatego po wykonaniu spisu z natury należy wprowadzić dane do systemu, aby umożliwić wyrównanie stanów. 72

73 Rady Rady dla księgowych: dokumentować każdą zmianę w stanie posiadania i miejscu użytkowania środka trwałego, bardzo skrupulatnie ustalać stawkę odpisów amortyzacyjnych, ustalić sposób księgowania kosztów modernizacji majątku, założyć książkę inwentarzową oraz karty analityczne środków trwałych, sporządzić roczny plan amortyzacji. Rady dla właścicieli: dokonać wyboru metod amortyzacji, okresowo rewidować wykorzystanie środków trwałych, dokonywać zakupów nowoczesnych, bardziej wydajnych maszyn i urządzeń, rozważyć możliwość przyjęcia samochodów w leasing. Wytyczne dla pracowników urzędów skarbowych: Należy: sprawdzić czy przedsiębiorstwa stosują właściwe stawki amortyzacyjne, wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów nadwyżkę amortyzacji księgowej ponad podatkową, odpisy amortyzacyjne i ubezpieczenia samochodów, sprawdzić wycenę aportów, darowizn, zrewidować prawidłowość ustaleń indywidualnych stawek amortyzacyjnych dla używanych i ulepszonych środków trwałych, skontrolować, czy są sporządzane plany amortyzacji. 73

74 Przykłady Przykład I Przedsiębiorstwo księgowało przyjęte środki trwałe na koncie syntetycznym, nie prowadząc żadnej ewidencji analitycznej. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje do prowadzenia ksiąg analitycznych m.in. dla środków trwałych. W wyniku kontroli sporządzono chronologiczną książkę inwentarzową i opracowano plan amortyzacji. Przykład II Spółka z o.o. przyjęła w aport maszyny używane, których wartość przekraczała cenę rynkową nowych maszyn. Kodeks spółek handlowy nie przewiduje weryfikacji wyceny aportów dla spółki z o.o. (wyłącznie dla spółek akcyjnych), ale ustawa o podatku dochodowym nakazuje wyceniać aporty w wartości nie wyższej od ich wartości rynkowej. W przypadku, gdy aport pochodzi z zagranicy, przy ustaleniu wartości uwzględnia się cło oraz podatek akcyzowy. Przykład III Firma zakupiła maszt, stację brzegową i radiotelefony ułatwiające porozumiewanie się z centralą przy pracy wykonywanej na rozległym terenie. Początkowo potraktowano każdy element pojedynczo i wprowadzono kilka obiektów inwentarzowych. Po dogłębnym przeanalizowaniu klasyfikacji rodzajowej środków trwałych i rozważeniu warunku, że środek trwały ma być kompletny i zdatny do użytku połączono elementy w jeden obiekt inwentarzowy. 74

75 75

76 Przykłady Przykład IV Spółka podjęła decyzję o stosowaniu degresywnej metody amortyzacji. Księgowa zastosowała współczynnik 2 wyłącznie do pierwszego roku użytkowania środka trwałego. Już od drugiego roku stosowała metodę liniową. Błędem jest stosowanie współczynnika tylko w pierwszym roku. Niezgodna z ustawą o podatku dochodowym i ustawą o rachunkowości jest zmiana metody rozliczania odpisów amortyzacyjnych w okresie używalności środka trwałego. Przykład V Przy zakupie środka trwałego uwierzono sprzedającemu, że jest to środek używany i zastosowano indywidualne stawki amortyzacyjne. Urzędnicy kontroli skarbowej zażądali udokumentowania czasu użytkowania u poprzednich właścicieli. Z powodu braku takich dokumentów, nakazano wyliczyć stawki amortyzacyjne zgodnie z wykazem stawek. Przykład VI W przedsiębiorstwie nie prowadzono kart inwentarzowych środków trwałych, na których odnotowuje się wykonane modernizacje oraz ustala zmienione stawki amortyzacyjne. Nowa księgowa nie wiedziała o zmianie wartości początkowej środków trwałych i naliczyła odpisy amortyzacyjne od wartości przed modernizacją, co spowodowało zawyżenie wyniku finansowego. 76

77 77

78 (pieczęć firmy) KARTA ŚRODKA TRWAŁEGO NUMER INWENTARZOWY NAZWA ŚRODKA TRWAŁEGO SYMBOL WG KRŚTROK PRODUKCJI/BUDOWYDOSTAWCA/WYKONAWCA/PRODUCENT DATA NABYCIA/WYKONANIA - NAZWA I NR DOWODUDATA PRZYJĘCIA DO UŻYWANIA I NR DOWODU STAN TECHNICZNY MIEJSCE UŻYTKOWANIAZMIANY MIEJSC UŻYTKOWANIA CHARAKTERYSTYKA TECHNICZNO-UŻYTKOWA (NOWY, UŻYWANY, NR FABRYCZNY,ATEST,CERTFIKAT) CZĘŚCI SKŁADOWE, URZĄDZENIA DODATKOWE FORMA NABYCIA I ŹRÓDŁO FINANSOWANIA ZMIANY WARTOŚCI POCZĄTKOWEJ stanowiącej podstawę amortyzacji UMORZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO I JEGO ZMIANY GOTÓWKA / ŚRODKI WŁASNEData zmianyPrzyczyna Wartość początkowa po zmianie Rok lub data zmiany Umorzenie lub zmiana w roku Umorzenie natastająco od początku WARTOŚĆ POCZĄTKOWA SKŁADNIKI WYCENY WARTOŚCI POCZĄTKOWEJ 1 2 3 4 RAZEM METODA AMORTYZACJI NORMA STAWKI AMORTYZACJI PODSTAWOWA ROCZNA STAWKA AMORTYZACJI WSPÓŁCZYNNIK PODWYŻSZENIA STAWKI ROCZNA STAWKA AMORT.AMORTYZACJA MIESIĘCZNA ROK WARTOŚĆ POCZĄT. PO ZMIANACH UMORZENIE PO ZMIANACH ROCZNA KWOTA AMORT.I w tym stanowiąca koszty uzyskania WARTOŚĆ BRUTTO wg stanu z dnia UMORZENIE wg stanu z dniaWARTOŚĆ NETTO wg stanu z dnia 01.I31.XII01.I31.XII01.I31.XII INFORMACJE DOTYCZĄCE OKRESU UŻYWANIA (remonty, naprawy, ulepszenia, przekazanie w najem lub dzierżawę, zastaw bankowy lub skarbowy, szkody) INFORMACJE KOŃCOWE (sprzedaż, darowizna, kasacja, likwidacja, data całkowitego zamortyzowania, czas eksploatacji po zamortyzowaniu) 78 KARTA INWENTARZOWA – WERSJA DŁUGA

79 Przykłady Przykład VII W jednostce budżetowej (szkoła) zakupiono komputery, lecz nie wprowadzono do ewidencji numerów fabrycznych. W efekcie, w krótkim czasie większość podzespołów została podmieniona przez pracowników na stare lub zepsute (własne). Przykład VIII Główny księgowy nieprawidłowo (zbyt wcześnie) zadecydował o przejściu z degresywnej metody naliczania amortyzacji na metodę liniową. Mógł tego dokonać dopiero w roku, w którym stawki liczone metodą degresywną byłyby niższe od stawek liniowych. Urząd Kontroli Skarbowej, który kontrolował firmę, ukarał księgowego karą pieniężną. Przykład IX W pewnym zakładzie pracy po przeprowadzeniu kontroli okazało się, że środki trwałe nie są oznakowane właściwymi symbolami. Mimo, że były wpisane do książki inwentarzowej, że na każdy środek trwały prowadzono kartę inwentarzową i OT, to fakt nieoznakowania środków trwałych uznano za błąd, czy też niedociągnięcie ze strony osoby odpowiedzialnej. Przykład X Firma korzystała z usług biura rachunkowego i powinna przekazywać wszystkie dokumenty księgowe do ewidencji w biurze. Pracownicy nie przekazali do biura informacji (protokołu) w sprawie otrzymanego w darowiźnie komputera z drukarką. W toku inwentaryzacji rocznej ujawniono nadwyżkę komputera i wprowadzono do ewidencji, dokonując wyceny w wartości rynkowej. 79

80 Przykład XI W dużej firmie produkcyjnej osoba zainteresowana zakupem środka trwałego składa wniosek o zakup inwestycyjny. Potwierdzony wniosek jest przekazywany do Działu Zaopatrzenia w celu realizacji. Po dokonaniu zakupu środka trwałego sporządzany jest protokół odbioru technicznego dostawy, który wraz z fakturą stanowi podstawę do wystawienia dokumentu OT. W momencie zakupu środka trwałego klasyfikuje się go zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych do odpowiedniej grupy. W przypadku problemów z klasyfikacją, proszeni są o poradę inżynierowie, którzy objaśniają zasady działania i przeznaczenie konkretnego środka trwałego. Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych narzuca się stawkę amortyzacji z wykazu rocznych stawek amortyzacji. Następnie do tego środka trwałego jest wystawiany dokument OT (Przyjęcie środka trwałego), w którym należy podać przede wszystkim: numer inwentarzowy, datę przyjęcia do użytkowania, wartość inwentarzową w dniu nabycia, stawkę procentową amortyzacji, podpis osoby, której powierza się pieczę nad środkiem trwałym. Kierownik danej komórki wyznacza osobę odpowiedzialną (jedną lub dwie) w swoim dziale. Ta osoba wypełnia deklarację szczegółową dotyczącą odpowiedzialności za środki trwałe w użytkowaniu i ich stan, w której należy podać: szczegółowe stanowisko służbowe, miejsce pełnienia obowiązków służbowych, miejsce i datę sporządzenia deklaracji, podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, adres osoby materialnie odpowiedzialnej, podpis przewodniczącego Zespołu Spisowego. Po wypełnieniu deklaracji przez osobę materialnie odpowiedzialną, Dział Inwentaryzacji dostarcza ten dokument do Działu Inwestycji. Osoba materialnie odpowiedzialna podpisuje dokument OT. Po wypełnieniu dokumentu OT, środek trwały jest wprowadzany do książki inwentarzowej. Książki inwentarzowe są prowadzone w Dziale Nadzoru Inwestycji i Remontów Własnych przez kie­rownika Działu Inwestycji. Są one oddzielne dla każdej grupy rodzajowej środków trwałych - od I do VIII. Ogółem są 32 książki inwentarzowe. Książka inwentarzowa zawiera następujące dane: numer inwentarzowy, nazwę i charakterystykę identyfikującą środek trwały, datę i źródło nabycia, wprowadzenie do ewidencji (datę, symbol i numer dowodu; wartość początkową; zmiany wartości początkowej), skreślenie z ewidencji (datę, symbol i numer dowodu; symbol likwidacji). W każdej grupie rodzajowej środków trwałych numeruje się pozycje w ten sposób, że pierwszą część numeru inwentarzowego stanowi numer kolejny, a drugą numer klasyfikacji GUS wynikający z Klasyfikacji Środków Trwałych. Raz przyjęty numer inwentarzowy nie może ulec zmianie, nawet w przypadku zdjęcia z ewidencji środka trwałego. Po wystawieniu dokumentu OT i wpisaniu do książki inwentarzowej, wprowadza się środek trwały do systemu komputerowego pod nazwą „Kartoteka środków trwałych". 80