PROCES OBIEGU UMÓW

PROCES OBIEGU UMÓW DBFO Dział Organizacyjno – Informatyczny Dział Księgowości Dział Planowania i Analiz Dział Płac i Ubezpieczeń Społecznych Główny Księgowy Radca Prawny PLACÓWKA KONTRAHENT

RODZAJE OBIEGU UMOWY KOSZTOWE UMOWY PŁACOWE UMOWY DOCHODOWE Umowy handlowe Umowy na media Porozumienia Ryczałty samochodowe UMOWY PŁACOWE Umowy zlecenia Umowy o dzieło UMOWY DOCHODOWE Umowa najmu Umowy dzierżawy

UMOWY KOSZTOWE

UMOWY ZLECENIA I UMOWY O DZIEŁO

UMOWY DOCHODOWE

PROJEKT UMOWA PROJEKT - UMOWA Brak wszystkich podpisów na umowie i wpływ do DBFO przed okresem obowiązywania umowy Opinia mecenasa Kontrasygnata Głównego Księgowego na umowie i zabezpieczenie środków na realizację umowy UMOWA Podpisana przez wszystkie strony lub Umowa dostarczona w okresie obowiązywania Brak opinii mecenasa Brak podpisu Głównego Księgowego na umowie -Zabezpieczenie środków na realizację umowy

PRZYGOTOWANIE I DOSTARCZENIE UMOWY Przygotowanie umowy zgodnie z wytycznymi miasta. Dostarczenie umowy wraz z wszystkimi niezbędnymi załącznikami oraz regulaminami. Sprawdzenie poprawności i kompletności danych Dane adresowe, kontaktowe. Uzupełnienie wzorów umów o niezbędne informacje.

WYTYCZNE MIASTA DOTYCZĄCE ZAWIERANYCH UMÓW Data zawarcia i numer umowy Numer umowy powinien być wpisany przez placówkę lub kontrahenta. Strony umowy – określenie stron Pełna nazwa, adres siedziby, NIP, REGON, imiona i nazwiska osób upoważnionych do zawarcia umowy, nr pełnomocnictwa. Podstawa zawarcia umowy Wskazanie właściwego przepisu ustawy Prawo zamówień publicznych np. „Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) ze względu na wartość umowa nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych.”

WYTYCZNE MIASTA DOTYCZĄCE ZAWIERANYCH UMÓW Przedmiot umowy Wzajemne obowiązki stron Termin wykonania zadania określonego umową Wskazanie konkretnej daty wykonania oraz czasu trwania umowy. Wynagrodzenie W dniu dokonania transakcji, wartość przedmiotu umowy musi być określona w kwocie brutto należnej do zapłaty.

WYTYCZNE MIASTA DOTYCZĄCE ZAWIERANYCH UMÓW Wskazanie terminu i sposobu dokonania płatności Zapłata należności następuje przelewem na wskazane konto wykonawcy w terminie 21 dni od daty złożenia faktury/rachunku (nie dotyczy umów zlecenia i o dzieło). Pod koniec roku dopuszcza się krótsze terminy. Ponadto dopuszcza się: Możliwość krótszego terminu płatności faktur w przypadku umów na dostawę mediów (np. energia elektryczna, cieplna, woda) czy tez usług standardowych (np. telekomunikacyjne, pocztowe) Możliwość zapłaty w formie gotówkowej wyłącznie w zakresie umów zlecenia i o dzieło, gdzie zleceniobiorca jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej Przy zamówieniach realizowanych w dłuższym okresie, dokonywanie częściowej zapłaty w zależności od wykonania określonego etapu prac potwierdzonych właściwym dokumentem przez zamawiającego Płatności w zakresie realizacji zadań inwestycyjnych lub zadań wykonywanych etapowo, dokonywane zgodnie z harmonogramem wykonywanych prac stanowiącym załącznik do umowy. Formy rozwiązania umowy Zmiany w umowie Tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

WYTYCZNE MIASTA DOTYCZĄCE ZAWIERANYCH UMÓW (ewentualne) Kary umowne Zapisy o ewentualnych karach umownych za niewłaściwe wykonanie umowy, odstąpienie czy opóźnienie. Zapis o zgodzie na potrącenie kary umownej z kwoty należnego wynagrodzenia. W przypadku kar z tytułu zwłoki kary powinny być liczone „za każdy rozpoczęty dzień zwłoki”. Stosowanie obowiązujących procedur Zapisy bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych Określenie sposobu zlecania prac podwykonawcom W sytuacji angażowania do realizacji umowy podwykonawców należy określić sposób zawierania z nimi umów i ich rozliczania. Prawa autorskie W przypadku zawierania umowy w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, należy uwzględnić zapisy dotyczące przeniesienia własności egzemplarzy utworu i autorskich praw majątkowych. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy Ustalone zgodnie z art. 147 ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku zawierania umów z zagranicznymi osobami prawnymi i fizycznymi: powinny być umieszczane zapisy zabezpieczające prawidłowe rozliczanie podatku dochodowego od osób prawnych i osób fizycznych oraz podatku od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wystawione faktury UMOWY DOCHODOWE Odbiorca będzie płacił wynagrodzenie na rzecz sprzedawcy na podstawie otrzymanej faktury/rachunku wystawionej/wystawionego na (nazwa placówki zgodne z uchwałą powołującą jednostkę organizacyjną -statut)

PRZYJĘCIE UMOWY Umowy powinny być składane w pokoju nr 23 (zastępstwa pokój nr 13) Ewentualnie projekty umów mogą być przesyłane pocztą email na adres umowy@dbfotargowek.pl Wstępna weryfikacja Sprawdzenie kompletności umowy. Sprawdzenie w projektach czy jest klauzula jawności (brak = zwrot). W przypadku umowy prośba o sporządzenie aneksu do umowy z klauzulą jawności. Nadanie sygnatury umowy – wprowadzenie do rejestru obiegu umów (kompleksowa informacja o statusie obiegu umowy) Np. P99\UW\4\105\2013 Pierwsza sekcja: oznacza skrót placówki; Druga sekcja: rodzaj rejestru (UW- umowy wydatkowe, UZ – umowy zlecenia i o dzieło, UD – umowy dochodowe); Trzecia sekcja: miesiąc; Czwarta sekcja: liczbę porządkowa wszystkich umów w rejestrach; Piąta sekcja: rok

RADCA PRAWNY Opiniowanie jedynie projektów umów Mecenas dokonując opinii może: Zaakceptować umowę Parafuje każdą kartkę umowy Stawia pieczątkę imienną oraz „Zaopiniowano pod względem formalno – prawnym” wraz z datą Zwrócić umowę do poprawki W celu przyspieszenia pracy mecenasów i uzyskania szybszej ponownej opinii - poprawiona umowa powinna zostać dostarczona do DBFO wraz z egzemplarzem na którym poprawki były nanoszone. Odrzucić umowę. Wycofano formę „Zaakceptowano z poprawkami”

CZAS REALIZACJI KANCELARIA – 1 DZIEŃ RADCA PRAWNY – 1 – 2 DNI Wstępna weryfikacja Nadanie sygnatury Przekazanie umowy KANCELARIA – 1 DZIEŃ Opinie prawna w dniach przyjmowania mecenasa RADCA PRAWNY – 1 – 2 DNI Wyliczenie pochodnych DZIAŁ PŁAC I UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH – 1 DZIEŃ 2 dni pracownik – wyliczenie i wypełnienie formatki zaangażowania, zaksięgowanie zaangażowania 1 dzień kierownik – weryfikacja formatki zaangażowania DZIAŁ PLANOWANIA I ANALIZ – 3 DNI Weryfikacja formatki zaangażowania Kontrasygnata umowy GŁÓWNY KSIĘGOWY – 3 DNI Umowy zlecenia i o dzieło: 8 - 10 dni roboczych Umowy kosztowe: 7 – 9 dni roboczych Umowy dochodowe: 3 dni RAZEM (jeśli umowa nie wymaga poprawek)

KLAUZULE JAWNOŚCI STOSOWANIE KLAUZUL JAWNOŚĆI W KAŻDEJ UMOWIE CYWILNOPRAWNEJ OD MARCA 2012 R. (UMOWY WYDATKOWE, UMOWY DOCHODOWE ,UMOWY ZLECENIA) Z WYŁACZENIEM UMÓW ZAWARTYCH W JEDNYM Z TRYBÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH DOKONANIE WERYFIKACJI UMÓW ZAWARTYCH OD 1 MARCA 2012 R. DO CHWILI OBECNEJ POD KĄTEM STOSOWANIA KLAUZULI JAWNOŚCI ROZRÓŻNIENIE WERSJI KLAUZULI JAKĄ NALEŻY ZASTOSOWAĆ

KLAUZULE JAWNOŚCI UMOWY Z OSOBAMI FIZYCZNYMI UMOWY Z FIRMAMI, KTÓRE W NAZWIE MAJĄ IMIĘ I NAZWISKO WŁAŚCICIELA OSOBY FIZYCZNE NIEPROWADZĄCE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ I OSOBY FIZYCZNE PROWADZĄCE DZIAŁALNOŚC GOSPODARCZĄ SPÓŁKI HANDLOWE PRZEDSIĘBIORCA (firma) – inny niż osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

KLAUZULE JAWNOŚCI 1. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 112 poz. 1198 z późn. zm.), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy, z zastrzeżeniem ust. 2 (ew. i ust. 3). 2. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 1, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – również w zakresie firmy. 3. Ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy udostępnieniu, o którym mowa w ust. 1, nie będą podlegały informację zawarte w §…/, załącznika nr… do niniejszej umowy stanowiące informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą (wyłącznie w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą) „wersja dla os. fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz os. fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą”

KLAUZULE JAWNOŚCI 1. Zleceniobiorca/Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności dotyczące go dane identyfikujące, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o  dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 112 poz.  1198 z późn.  zm.), która podlega udostępnianiu w trybie przedmiotowej ustawy (ew. z zastrzeżeniem ust. 2). 2. Ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy udostępnieniu, o którym mowa w ust. 1, nie będą podlegały informację zawarte w §…/, załącznika nr… do niniejszej umowy stanowiące informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą (wyłącznie w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą) „wersja dla przedsiębiorcy” – innego niż osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

CENTRALNY REJESTR UMÓW OBOWIĄZEK WPISYWANIA UMÓW WYDATKOWYCH DO CRU DLA PLACÓWEK OŚWIATOWYCH OBOWIĄZEK TEN REALIZUJE DBFO (COMIESIECZNA WERYFIKACJA KLAUZUL) NIE MYLIĆ Z ANKIETĄ POD ADRESEM WWW.ANKIETY.EDUKACJA.WARSZAWA.PL DOTYCZĄCEJ UMÓW NAJMU ZAWARTYCH PRZEZ PLACÓWKI.

NOWOŚCI POWIADAMIANIE ZA POMOCĄ POCZTY ELEKTRONICZNEJ O ODBIORZE UMOWY ZWROT W CELU POPRAWY ZWROT W CELU UZUPEŁNIENIA PODPISÓW ZWROT UMOWY RAPORTY DOTYCZĄCE BRAKU KLAUZUL W UMOWACH WYDATKOWYCH RAPORTY DOTYCZĄCE BRAKU KLAUZUL W UMOWACH DOCHODOWYCH PO ZABEZPIECZENIU ŚRODKÓW i OPINI PRAWNEJ -ZWIĘKSZONY NACISK NA DOSTARCZENIE DO DBFO UMÓW PODPISANYCH PRZEZ WSZYSTKIE STRONY

KONIEC OBIEGU – DOSTARCZENIE PODPISANYCH UMÓW ZWIĘKSZONA UWAGA ZWRÓCONA NA DOSTARCZENIE DO DBFO UMÓW PODPISANYCH PRZEZ WSZYSTKIE STRONY UMOWY PO PRZEPROCESOWANIU UMOWY ORYGINAŁ UMOWY (który zostanie po zeskanowaniu zwrócony) Kopia poświadczona za zgodność z oryginałem NIEZBĘDNE DLA DZIAŁU KSIĘGOWOŚCI W CELU WERYFIKACJI ZGODNOŚCI UMOWY Z FAKTURĄ Ewentualnie można przesłać zeskanowaną umowę (w formacie PDF – jeden plik lub JPG)

POWIADAMIANIE EMAIL Możliwe statusy: DW: Kancelaria – do wydania DW: Zwrot do poprawienia DW: Zwrot do uzupełnienia podpisów

RAPORTY KLAUZUL Okresowe raporty klauzul dotyczące umów (wydatkowych) wprowadzanych do CRU Okresowe raporty klauzul dotyczące umów dochodowych

STRONA DBFO PO ZALOGOWANIU SIĘ NA STRONIE BĘDĄ DOSTĘPNE: SZABLONY UMÓW ZLECENIA I O DZIEŁO WZORCE PRZYKŁADOWYCH UMÓW WYDATKOWYCH WZORCE PRZYKŁADOWYCH UMÓW DOCHODOWYCH

OSOBY DO KONTAKTU umowy@dbfotargowek.pl Damian Grzelak – 22 5178747 Kądzielski Łukasz – 22 5178749 Damian Grzelak – 22 5178747

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ