SYRIUSZ – KONFERENCJA PSZ 2011 Dr inż. Jan Gąsienica-Samek Kierownik projektu 1.12 Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich

DETERMINANTY POWODZENIA PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH NA RZECZ ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Determinanty powodzenia projektów informatycznych na rzecz administracji publicznej Przykład praktyczny – Syriusz Std projekt informatyczny dotyczący wykonania i wdrożenia systemu informacyjnego dla powiatowych urzędów pracy; PUP – podstawowy element administracji publicznej dla obszaru rynku pracy; powodzenie – system działa od lipca 2011 we wszystkich 341 PUP w całym kraju. Czynniki powodzenia (z literatury i doświadczenia): potrzeba biznesowa; zapewnione finasowanie; zespół; właściwe zarządzanie; produkty spełniające oczekiwanie.

Rys historyczny realizacja działań na rzecz wprowadzenia systemu informacyjnego dla urzędów pracy w Polsce. Oprogramowania PULS realizowane jest przez CSBI oraz Andersen Consulting w ramach programu Automatyzacji Systemu Urzędów Pracy i Organizacji Społecznej; wdrożenie SI PULS w 90% PUP, ale działa także system RUBIKON+ i BEZROBOTNI; rozpoczęto realizację programu Syriusz, którego celem miało być wdrożenie zintegrowanego systemu informacyjnego dla obszaru usług społecznych i rynku pracy; 2004 – pozyskanie funduszy unijnych, współpraca z firmę Sygnity S.A. (wcześniej ComputerLand S.A.); Oprogramowanie Syriusz Std zostało wykonane poprzez migrację sprawdzonych rozwiązań SI PULS, przy uwzględnieniu nowych wymagań opracowanych przy udziale specjalistów Departamentu Informatyki MPiPS; zakończono prace programistyczne dotyczące Oprogramowania Syriusz Std oraz sformułowano założenia do prac wdrożeniowych; rozpoczęto wdrożenia Oprogramowania Syriusz Std ; początkowo pilotażowo w trzech wybranych Powiatowych Urzędach Pracy; – wdrożenie systemu w całym kraju.

Wyzwania w ramach projektu „Implementacja i rozwój systemu informacyjnego publicznych służb zatrudnienia” 2008 – powołanie struktury projektowej i podpisanie umowy na realizację projektu „Implementacja i rozwój systemu informacyjnego publicznych służb zatrudnienia”. W projekcie wyodrębnione grupy powiązanych ze sobą działań celowych: wdrożenie i rozwój Oprogramowania Syriusz Std, rozbudowa i wdrożenie aplikacji WUP-Viator, modernizacja systemów komunikacji pomiędzy systemami (Broker systemu informacyjnego publicznych służb zatrudnienia, modernizacja hurtowni danych (poprzez utworzenie centralnego systemu analityczno-raportowego, tzw. systemu CeSAR), wdrożenia scentralizowanej infrastruktury teleinformatycznej, rozwoju narzędzi nowoczesnej komunikacji (przede wszystkim wortalu publicznych służb zatrudnienia oraz systemu szkoleń e-learning); zaangażowanie: CRZL (zarządzanie realizacją), Departament Informatyki MPiPS (główny użytkownik), użytkownicy 341 PUP - ok 20 tys. pracowników, wykonawca firma Sygnity wraz z podwykonawcami zaangażowanymi we wdrożenie na obszarze kraju; dodatkowe wyzwanie: włączenie do procesu implementacji Oprogramowania Syriusz Std wdrożenie standardów usług rynku pracy, wprowadzające znaczącą standaryzację obsługi klientów niezależnie od miejsca (urzędu) ich świadczenia; 2009 –rozpoczęcie wdrożenia oprogramowania Syriusz Std.

Metoda wdrożenia I etap pilotaż I faza pilotażu 3 ośrodki: powiatowe urzędy pracy w Krotoszynie, Garwolinie i Siemianowicach Śląskich. Opinie pracowników ww. urzędów, zebrane podczas testów oraz realizacji poszczególnych zadań wdrożeniowych, były podstawą usunięcia usterek oraz prac dostosowawczych i ergonomii. II faza pilotażu - 13 jednostek. Pilotaż wdrożeń pozwolił dokładnie zbadać, czy nowe oprogramowanie w pełni odpowiada oczekiwaniom urzędów. Obserwacje z tego etapu stały się także podstawą do rozpoczęcia dalszych prac rozwojowych (np. dodania komponentów dotyczących wsparcia działów kadr i księgowości urzędów pracy) oraz formułujących ostateczny zakres zadań związanych z wdrożeniem, np. odnośnie instruktaży związanych z realizacją wdrożeń. II etap wdrożenie masowe realizacja w transzach, na początek urzędy z działającym SI PULS. W następnych etapach, poziom trudności wdrożeń był stopniowo zwiększany poprzez rozpoczęcie prac w największych jednostkach oraz w urzędach, które dotychczas korzystały z innego oprogramowania niż SI PULS; prace wdrożeniowe w praktyce zostały zakończone 31 grudnia 2010 r., jednak ze względu na przyjęty sposób wsparcia użytkowników i procedury zachowania jakości i odbioru, formalne zakończenie wdrożeń nastąpiło w lutym 2011 r. Do dnia 30 czerwca 2011 r. realizowane były jeszcze prace rozwojowe i dostosowawcze oprogramowania SyriuszStd w ramach projektu PO KL zgodnie z rekomendacjami zebranymi podczas ostatnich transz Obecnie oprogramowanie SyriuszStd jest utrzymywane i rozwijane bezpośrednio przez Departament Informatyki MPiPS.

Miara sukcesu oczekiwania wobec nowobudowanego systemu Syriusz Std były formułowane w 2003 r. na początku realizacji prac. W dokumentacji zostały zapisane główne cele: dostępność i przyjazność oprogramowania dla jego użytkowników, funkcjonalność i faktyczny, pozytywny wpływ na obsługę klientów, nowoczesność; osiągnięcie celów nie byłoby możliwe bez zaangażowania Pracowników urzędów pracy. Nie mniej ważne jest podkreślenie wysokiego profesjonalizmu i jakości prac zrealizowanych przez autora oprogramowania i wykonawcę wdrożeń – firmę Sygnity. Z perspektywy czasu, jako najważniejszych czynników powodzenia wdrożeń w założonych reżimach czasowych – należy wymienić wystąpienie równocześnie tych dwóch warunków; wraz z wdrożeniem oprogramowania Syriusz Std został osiągnięty dodatkowy pozytywny efekt wprowadzenia jednakowych standardów usług rynku pracy. Dzięki wykonanym pracom wdrożeniowym, osoba fizyczna lub przedsiębiorca – klient urzędu pracy - otrzymuje taką samą jakość usług, które są świadczone przez urzędy pracy niezależnie od ich lokalizacji.

Determinanty powodzenia projektów informatycznych na rzecz administracji publicznej Czynniki powodzenia wdrożenia Syriusz Std : dobre uzasadnienie biznesowe; unijne dofinasowanie (projekt w PO KL); zespół – zaangażowanie, determinacja (po wszystkich stronach); właściwe zarządzanie – decyzje projektowe; produkt – działający system.

Determinanty powodzenia projektów informatycznych na rzecz administracji publicznej Dziękuję za uwagę i przekazuję głos przedstwicielowi Wykonawcy, który był odpowiedzialny bezpośrednio za realizację wdrożeń Oprogramowania Syriusz Std w projekcie.