Zebranie jako forma wymiany informacji

Zebrania: są ważnym elementem komunikowania się w jednostkach organizacyjnych. W trakcie zebrania przekazywane są informacje, podejmowane decyzje, „radzi się” nad określoną sprawą itp.

Przez zebranie należy rozumieć: - zgromadzenie składające się z określonej gr. osób, - grupa ta posiada określoną strukturę organizacyjną, np. przedsiębiorstwo, instytucja, komórka organizacyjna itp., - zgromadzenie to posiada mniej lub bardziej określony charakter (obowiązuje określony porządek zebrania, zaproszenia), - przebieg zebrania odbywa się zgodnie z ustalonym regulaminem w np. akcie założycielskim, statucie, itp., - celem zgromadzenia jest omówienie spraw założonych w porządku obrad, - przebieg zgromadzenia jest protokołowany.

Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań - zebrania przy drzwiach zamkniętych: uczestnikami zebrania mogą być tylko i wyłącznie osoby zaproszone. Są to najczęściej: konferencje, narady, zarządu, obrady określonych komisji. - zebrania o charakterze otwartym: w zebraniach tych mogą uczestniczyć wszystkie chętne osoby, często w charakterze uczestników czynnych (możliwość zadawania pytań), np. sesje. - zebrania o charakterze wewnętrznym: do zebrań tych zaliczamy najczęściej narady, odprawy, posiedzenia zarządów, personelu, określonych sekcji. - zebrania o charakterze zewnętrznym: w zebraniach tych uczestniczą np. zleceniodawcy, księgowi, przedstawiciele banków itp. Do innego typu zebrań możemy również zaliczyć kongresy, sympozja, seminaria, szkolenia, zjazdy, zgromadzenia, wykłady, konferencje prasowe.

Sprawne zorganizowanie i przeprowadzenie zebrania, wymaga przeanalizowania następujących jego etapów - przed zebraniem: opracowanie założeń zebrania, prace przygotowawcze, - w trakcie zebrania: realizacja przebiegu zebrania, - po zebraniu: prace zakończeniowe.

Jedną z najważniejszych ról, we wszystkich pracach związanych z realizacją przebiegu zebrania ma przewodniczący. Przewodniczącym zebrania jest najczęściej kierownik jednostki organizacyjnej, instytucji lub osoba zwołująca zebranie. W wielu przypadkach przewodniczący zebrania jest również wybierany w drodze głosowania.

Do działań przewodniczącego należy - przed zebraniem: ustalenie punktów porządku zebrania i kolejności ich omawiania, nadzór nad organizacją zebrania, zwołanie uczestników zebrania, - w trakcie zebrania: zapoznanie uczestników zebrania z porządkiem obrad oraz wprowadzenie, pobudzenie uczestników do dyskusji, reasumowanie przebiegu dyskusji, wnioski, prowadzenie głosowania, utrzymanie porządku, zapobieganie konfliktom oraz rozwiązywanie ewentualnych sytuacji konfliktowych, utrzymanie dobrej atmosfery zebrania, - po zebraniu: ocena przebiegu zebrania, kontrola przebiegu wykonania działań podjętych w czasie zebrania.

Rola uczestników zebrania - przed zebraniem: przygotowanie się do zebrania poprzez zapoznanie się z nadesłanymi materiałami, omówienie określonych kwestii z grupą, która reprezentować będzie danego uczestnika w zebraniu, - w trakcie zebrania: pozytywne podejście do omawianych kwestii, przestrzeganie przepisów i norm regulujących przebieg zebrania, udział w dyskusji, przedstawienie własnego lub grupy stanowiska, odnotowanie działań, które należy podjąć zgodnie z postanowieniami zebrania, - po zebraniu: wykonanie ustalonych w trakcie zebrania zadań (bez czekania na protokół czy sprawozdanie).

Szczególne znaczenia dla efektywności przebiegu zebrania ma odpowiednio przygotowany scenariusz przebiegu zebrania tzw. porządek zebrania. Wyróżniamy 3 funkcje porządku zebrania - funkcja przygotowawcza: informuje on uczestników zebrania o sprawach będących przedmiotem obrad. W ten sposób daje im możliwość odpowiedniego przygotowania się, wypracowania stanowiska, zastanowienia się nad tym, co powiedzieć do każdego z punktów porządku, - funkcja przewodnia: w trakcie zebrania stanowi linię przewodnią wytyczającą przebieg zebrania, - funkcja zakończeniowa: po zakończeniu obrad, porządek zebrania spełnia rolę planu wg, którego sporządzany jest protokół.

Na porządek zebrania składają się - punkty stałe (standardowe): a) rozpoczynające zebranie: otwarcie zebrania przez przewodniczącego, powitanie zebranych, ustalenie porządku zebrania, omówienie protokołu z poprzedniego zebrania oraz jego ostateczne zatwierdzenie, informacje o pismach, które wpłynęły np. do zarządu, sekcji, itp., informacje do przekazania, tj. Zmiany wcześniej ustalonych termonów zebrań, planowane uroczystości, ustalenia dotyczące przeprowadzenia bieżącego zebrania, b) kończące zebranie: omówienia spraw które wpłynęły w czasie trwania zebrania, zapytania uczestników, dyskusja, wnioski i uchwały, ustalenie terminu i miejsca następnego zebrania, zakończenie zebrania.

- Punkty zmienne: stanowią właściwy powód zwołania zebrania - Punkty zmienne: stanowią właściwy powód zwołania zebrania. Należy je omówić i w odniesieniu do nich powinno zostać zajęte określone stanowisko. W przypadku gdy, takie ostateczne stanowisko nie zostało określone, wówczas pkt. te powinny znaleźć sie jako pkt. kolejnych zebrań.

Co najmniej na tydzień przed planowanym terminem zebrania, należy rozesłać zawiadomienia, w którym powinny znaleźć się: - zwięzłe określenie celu zebrania, - data i czas rozpoczęcia zebrania, - miejsce zebrania, porządek zebrania, załączniki, informacje dodatkowe itp.

Obecnie oprócz typowych zebrań, coraz częściej w jednostkach org Obecnie oprócz typowych zebrań, coraz częściej w jednostkach org. dysponujących nowoczesnymi środkami łączności organizowane są tele – czy wideo konferencje. Na rynku dostępne są zestawy multimedialne (minikamera, słuchawki z mikrofonem, oprogramowanie komputerów) umożliwiające komunikację video pomiędzy użytkownikami komputerów. Wymiana informacji odbywa się bez potrzeby zwoływania w jednym miejscu, wszystkich uczestników zebrania.

Złotecka Agata kl. III TŻ a Wykonała: Złotecka Agata kl. III TŻ a