ZEBRANIE JAKO FORMA WYMIANY INFORMACJI

OGÓLNE WIADOMOŚCI Zebranie jest formą wymiany informacji między większą liczbą osób. Jest najskuteczniejszą formą komunikowania się gdy poszukuje się wspólnie nowych rozwiązań. Ułatwia podejmowanie decyzji, bo umożliwia poznanie poglądów w danej sprawie wszystkich uczestników zebrania. Podejmowanie decyzji w niektórych sprawach wymaga (zgodnie z obowiązującymi przepisami) - aby były podejmowane kolegialnie (głosowanie!).

Ze względu na charakter uczestnictwa organizuje się: zebrania zewnętrzne - z udziałem fachowców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców, zebrania wewnętrzne: otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników, przy zamkniętych drzwiach  - uczestnikami mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu

Celem zebrania może być m.in.: przekazywanie informacji, kontrola bieżących prac, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji i uchwał, wymiana poglądów i doświadczeń.

Typowe zebrania to: Odprawa - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, roboczym, mające cel instruktażowy. W niektórych przedsiębiorstwach zwoływana jest systematycznie co tydzień, np. w każdy poniedziałek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień. Narada - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada dotycząca nowego produktu.

Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowane spotkanie, wymaga wcześniejszego ustalenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarządu, rady nadzorczej. Może trwać nawet kilka godzin. Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod stosowanych w pracy biurowej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzona przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa literatura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.

Konferencja - spotkanie przedstawicieli różnych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub różnych branż (lub jednej), dotyczące określonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechnologii w produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymagają wcześniejszego bardzo szczegółowego planowania zarówno programu wystąpień, jak i zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgowego planowania, jak konferencja. Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.

Właściwe przygotowanie zebrania wymaga następujących czynności: ustalenie celu obrad ustalenie tematu obrad ustalenie osoby, która będzie prowadziła zebranie ustalenie liczby uczestników ustalenie terminu obrad ustalenie porządku obrad przygotowanie materiałów zarezerwowanie sali przesłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami przygotowanie listy obecności wyznaczenie osoby sporządzającej protokół ewentualne przygotowanie dodatkowych materiałów przygotowanie sali obrad

DZIĘKUJE ZA UWAGĘ  PAULINA BORYNA KLASA III a