Organizacja spotkań i przyjmowanie delegacji Katarzyna Smykla Katarzyna Rydel

Przyjmowanie delegacji i organizacja spotkań stało się obecnie jednym z podstawowych zadań życia gospodarczego. Odwiedzające jednostkę organizacyjną delegacje krajowe, a również - coraz częściej – zagraniczne, mają na celu m.in. prowadzenie negocjacji, zawarcie porozumień, zorientowanie się w możliwościach nawiązanych stosunków handlowych, kooperacyjnych itp. W zależności od celu, delegacje mogą mieć różny skład osobowy, a jej skład nadaje delegacji odpowiednią rangę.

Przyjmowanie delegacji wymaga od gospodarzy odpowiedniej oprawy, czyli: Przygotowania programu pobytu, Przygotowania i rozesłania zaproszeń lub zawiadomień, Przygotowania sali obrad, Rezerwacja miejsc w hotelu, Uzgodnienia terminów i miejsc wizyt, Przygotowania niezbędnych informacji, Przygotowania materiałów pomocniczych, Przygotowania projektu umowy lub porozumienia, Organizacja czasu wolnego

Podstawą rozpoczęcia prac nad organizacją przyjęcia gości jest w pierwszej kolejności opracowanie programu pobytu delegacji. Opracowując program bierzemy pod uwagę to, aby jak najwięcej czasu zarezerwować na merytoryczne załatwienie spraw wizyty. Również powinniśmy zapewnić czas na poznanie np.. Życia gospodarczego, kulturalnego i społecznego naszego regionu czy krajów w przypadku delegacji zagranicznych. Program wizyty opracowujemy w ujęciu ramowym i szczegółowym.

Program ramowy Program ramowy pobytu delegacji powinien zawierać; Czas pobytu delegacji, Skład delegacji i miejsce zakwaterowania, Przebieg spotkania, Czas przeznaczony na realizacje poszczególnych punktów przebiegu spotkania. Program ten jest przeznaczony zarówno dla gości jak i gospodarzy. Przykład takiego programu przedstawia rysunek obok.

Program szczegółowy Program szczegółowy pobytu delegacji jest poszerzony o informacje dla gospodarzy, tj. osoby odpowiedzialne za realizację odpowiednich punktów przebiegu spotkania. Powinien zawierać również działania podejmowane po zakończeniu wizyty przykład takiego programu przedstawia rysunek obok

Gości na organizowane uroczyste spotkanie zapraszamy poprzez na około jeden, dwa tygodnie przed planowanym spotkaniem zaproszeń lub zawiadomień. Zaproszenie sporządzamy na papierze (kartonie) formatu A6, w formie złożonej pocztówki. Treść zaproszenia powinna zawierać Tytuł, Informację, kto zaprasza, Imię i nazwisko oraz tytuł naukowy lub honorowy, zajmowane stanowisko osoby zapraszanej, Informacje o celu i rodzaju imprezy, na którą zapraszamy, Ewentualnie nazwiska i telefony osób, z którymi można się kontaktować w razie pytań czy wątpliwości, Miejsce (adres) oraz godzinę rozpoczęcia imprezy, Informacje dodatkowe, np. plan dojazdu, prośbę o potwierdzenie przybycia, rodzaj obowiązującego stroju.

Przykład zaproszenia

Zawiadomienie Zawiadomienie w odróżnieniu od zaproszenia piszemy na papierze maszynowym formatu A4, w którym podajemy te same informacje co w zaproszeniu oraz umieszczamy datę i podpis osoby zapraszającej. Przykład takiego zawiadomienia jest przedstawiony obok.

Istotnym elementem podjęcia gości jest odpowiednie ich rozsadzenie przy stole obrad. Powinny to być miejsca zaszczytne, w praktyce są to miejsca naprzeciw okien lub naprzeciw głównych drzwi, jeśli są one częścią centralną Sali. Kolejność zajmowania miejsc przy stole zależy od hierarchii służbowej członków delegacji. Miejsca środkowe zajmują przewodniczący delegacji, po ich prawej stronie siadają zastępcy a po lewej członkowie delegacji zajmujący drugie miejsce w hierarchii.

Wybierając upominek musimy pamiętać o tym, że: W przerwie obrad podawany jest poczęstunek, powinien być przygotowany przy innym stole, a najlepiej w innym pomieszczeniu. Na zakończenie, pomyślnie przeprowadzonych obrad i podpisaniu wiążących umów wznosi się toast. Toast wznosimy szampanem. Osoba wznosząca wygłasza go na stojąco, dopiero pod koniec toastu ujmuje kieliszek z szampanem w dłoni. Przyjętym zwyczajem stało się już obdarowanie gości drobnym upominkiem. Wybierając upominek musimy pamiętać o tym, że: Powinien być orginalny, Nie powinien się powtarzać, Wybieramy go z myślą o obdarowywanym, Nie powinien pociągać za sobą żadnych zobowiązań.