Zebranie jako forma wymiany informacji

Zebranie jest formą wymiany informacji między większą liczbą osób Zebranie jest formą wymiany informacji między większą liczbą osób. Jest najskuteczniejszą formą komunikowania się gdy poszukuje się wspólnie nowych rozwiązań. Ułatwia podejmowanie decyzji, bo umożliwia poznanie poglądów w danej sprawie wszystkich uczestników zebrania. Podejmowanie decyzji w niektórych sprawach wymaga (zgodnie z obowiązującymi przepisami) - aby były podejmowane kolegialnie (głosowanie!).

Ze względu na charakter uczestnictwa organizuje się: Zebranie należy dobrze przygotować, gdyż straty czasu zwielokrotniają się przez liczbę uczestników. Aby ocenić efektywność zebrania, trzeba sprawdzić, czy cele zebrania zostały osiągnięte.. Ze względu na charakter uczestnictwa organizuje się: zebrania zewnętrzne - z udziałem fachowców z zewnątrz, np. przedstawicieli banków, księgowych, zleceniodawców, zebrania wewnętrzne: otwarte - dostępne dla wszystkich pracowników, przy zamkniętych drzwiach  - uczestnikami mogą być tylko osoby zaproszone, np. posiedzenie zarządu

Celem zebrania może być m.in.: przekazywanie informacji, kontrola bieżących prac, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji i uchwał, wymiana poglądów i doświadczeń

Zebrania mogą mieć różny charakter i różną rangę Zebrania mogą mieć różny charakter i różną rangę. Inaczej będzie zorganizowane spotkanie dwóch kierowników, którzy ustalają termin przekazania sprawozdania, a inaczej spotkanie np. zarządu spółki z radą nadzorczą. Spotkania te różnią się stopniem sformalizowania, liczbą uczestników i formą ich planowania. Typowe zebrania to;

Konferencja - spotkanie przedstawicieli różnych (lub pokrewnych) dziedzin nauki lub różnych branż (lub jednej), dotyczące określonego tematu, np. konferencja na temat oceniania w szkole, zastosowania biotechnologii w produkcji leków. Konferencje mogą być jednodniowe lub kilkudniowe, wymagają wcześniejszego bardzo szczegółowego planowania zarówno programu wystąpień, jak i zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Kongres - spotkanie naukowców, polityków lub specjalistów określonej dziedziny (np. Kongres Lekarzy Kardiologów). Może trwać nawet kilka dni. Wymaga równie drobiazgowego planowania, jak konferencja. Zjazd - spotkanie przedstawicieli określonej grupy osób, które np. są ze sobą związane wspomnieniami - zjazd absolwentów szkoły; czas trwania nawet do kilku dni.

Odprawa - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) o charakterze wewnętrznym, roboczym, mające cel instruktażowy. W niektórych przedsiębiorstwach zwoływana jest systematycznie co tydzień, np. w każdy poniedziałek; wówczas szef przekazuje informacje i polecenia dotyczące zadań na cały tydzień. Narada - niezbyt długie spotkanie (do 60 minut) zebranie pracowników o charakterze wewnętrznym, roboczym, np. narada dotycząca nowego produktu. Posiedzenie - na ogół bardzo sformalizowane spotkanie, wymaga wcześniejszego ustalenia terminu, powinno być protokołowane, np. posiedzenie rady pedagogicznej, zarządu, rady nadzorczej. Może trwać nawet kilka godzin. Seminarium - forma szkolenia, której celem jest przedstawienie zebranym np. nowych technik i metod stosowanych w pracy biurowej. Najczęściej jest to dyskusja prowadzona przez prelegenta, której podstawą mogą być przeprowadzone badania i fachowa literatura. Może trwać kilka godzin lub kilka dni.

Niektóre zebrania mają bardzo sformalizowany charakter, określony przez przyjęty regulamin i stosowne przepisy. Na przykład posiedzenie zarządu i rady nadzorczej spółki musi być zwołane z odpowiednim wyprzedzeniem, uczestnicy powinni być zawiadomieni pisemnie, a porządek posiedzenia znany wcześniej. Przewodniczący zebrania - prezes zarządu - prowadzi posiedzenia, a sekretarz protokołuje obrady. przygotowanie takiego zebrania wymaga wcześniejszego dokładnego zapoznania się z jego procedurą

Organizuje się też zebrania, które nie wymagają takiej skomplikowanej procedury, jak posiedzenia zarządu. Np. odprawa może być zebraniem odbywającym się raz w tygodniu, na którym szef otrzymuje sprawozdanie z bieżących prac oraz wydaje polecenia odnośnie planowanych zadań w najbliższych dniach, omawiane są też  bieżące problemy i trudności. O takim zebraniu wszyscy pracownicy wiedzą, mają termin zebrania odnotowany w swych terminarzach, a zebraniu przewodniczy szef. Takie zebranie nie musi być protokołowane. Przygotowanie konferencji lub sympozjum wymaga opracowania założeń tego zebrania oraz wielu prac związanych z jego praktycznym przygotowaniem.

Właściwe przygotowanie zebrania wymaga wykonania czynności przygotowawczych, z których najważniejsze to: ustalenie celu obrad ustalenie tematu obrad ustalenie osoby, która będzie prowadziła zebranie ustalenie liczby uczestników ustalenie terminu obrad ustalenie porządku obrad przygotowanie materiałów zarezerwowanie sali przesłanie zaproszeń uczestnikom wraz z materiałami przygotowanie listy obecności wyznaczenie osoby sporządzającej protokół ewentualne przygotowanie dodatkowych materiałów przygotowanie sali obrad

Zebranie powinno być przygotowane według następujących zasad: Czas trwania zebrania powinien być z góry określony i wszyscy uczestnicy zebrania powinni znać moment jego zakończenia. Każdy z uczestników zebrania powinien otrzymać, łącznie z zaproszeniem, porządek zebrania oraz niezbędne materiały. Wręczenie materiałów uczestnikom dopiero w czasie zebrania, uniemożliwia im wcześniejsze zapoznanie się z nimi. Tym samym wyklucza lub ogranicza ich udział w dyskusji. Źle świadczy też o organizatorach. Zebranie powinno rozpoczynać się i kończyć punktualnie. Po powitaniu uczestników prowadzący zebranie powinien przedstawić poszczególnych uczestników, chyba że nie jest to pierwsze spotkanie w tym składzie. W czasie dłuższych zebrań należy wprowadzać przerwy. Uczestnicy mogą wówczas odpocząć i załatwić pilne sprawy (np. telefony). Czas wznowienia obrad po przerwie musi być przez przewodniczącego zebrania precyzyjnie określony w momencie ogłaszania przerwy. Prowadzący zebranie czuwa nad jego prawidłowym przebiegiem. Może on odebrać głos tym uczestnikom, którzy nie mówią na temat. Musi to zrobić w sposób taktowny i stanowczy. Jeżeli z przebiegu zebrania sporządzany jest protokół, wszyscy uczestnicy mają prawo do zapoznania się z nim. Protokół powinien być przekazany uczestnikom w ciągu kilku dni, nie później jednak niż na następnym zebraniu - zostaje on wtedy odczytany na początku zebrania, a potem przyjęty przez jego uczestników. Jeżeli między stanem faktycznym czyli przebiegiem zebrania a protokołem występują rozbieżności, zostają one zgłoszone i protokół zostaje poprawiony.

Zaproszenia na zebranie są rozsyłane wraz z materiałami dwa tygodnie przed terminem zebrania; jeżeli jest to kilkudniowa konferencja, to zawiadomienia należy wysłać wcześnie. Każde zaproszenie powinno zawierać następujące informacje: kto zaprasza - w czyim imieniu wysłane jest zaproszenie, np.: prezes dyrektor, zarząd, komitet organizacyjny, stowarzyszenie, firma, kogo się zaprasza - podajemy imię nazwisko i tytuł służbowy osoby zapraszanej lub nazwę firmy, do której się zwracamy z prośbą o wzięcie udziału (firma wtedy deleguje kompetentna osobę), rodzaj zebrania - np. konferencja, sympozjum, temat zebrania - np. sympozjum na temat..., Konferencja Nauczycieli Informatyki, temat: Komputery w kształceniu zawodowym, program - szczegółowo podana tematyka lub porządek, czas i miejsce - gdzie odbywa się spotkanie, o której godzinie się rozpoczyna, o której się kończy, w jaki sposób można dojechać do miejsca spotkania. Przed samym zebraniem należy sprawdzić stan techniczny pomieszczeń i urządzeń, przygotować szatnię itp.