Struktura Podziału Pracy - SPP Dr inż. Seweryn Tchórzewski Wydział Organizacji i Zarządzania Politechniki Śląskiej Mail: stchorzewski@polsl.pl

Struktura Podziału Pracy SPP Work Breakdown Structure WBS Metoda dekompozycji projektu na zadania celem ich wygodnego: oszacowania, realizacji, monitorowania.

Zalety SPP SPP to podstawowe narzędzie graficzne w procesie planowania projektu. Zapewnia łatwy do odczytania graficzny obraz pracy, co pozwala interesariuszom projektu na szybki wgląd w zakres projektu. Organizuje całą pracę nad projektem przez logiczne pogrupowanie elementów. Umożliwia „łagodne” przejście do etapu planowania czasu realizacji zadań oraz kosztów ich wykonania. Wysiłek wkładany w przygotowanie i realizację projektu jest często niedoceniany. SPP pokazuje, że projekt to ogromna praca. SPP jest wygodą i logiczną strukturą ułatwiającą oszacowanie czasu trwania działania, jego kosztu, jak i podziału obowiązków oraz zasobów.

SPP – Zależności pomiędzy procesami planowania Na podstawie: PMBOK

Co daje SPP - Zakres Cel projektu Określenie podstawowych elementów, jakie mają zostać osiągnięte w trakcie realizacji projektu. Dopracowywanie zakresu Podział głównych produktów projektu na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu składniki. Identyfikacja działań Określenie poszczególnych działań, które trzeba wykonać w celu uzyskania produktów cząstkowych projektu.

Co daje SPP - Czas Określenie kolejności działań Ustalenie i opisanie logicznych zależności pomiędzy działaniami. Szacowanie (estymacja) czasu trwania działań Określenie czasu trwania działań, wyrażonego w ustalonych jednostkach. Opracowanie harmonogramu projektu Analiza kolejności działań, ich czasu trwania oraz wymagań dotyczących zasobów potrzebnych do ich realizacji w celu utworzenia harmonogramu projektu.

Co daje SPP - Koszt Planowanie zasobów Określenie, jakie zasoby (ludzie, sprzęt, materiały) i w jakiej ilości są potrzebne do realizacji działań w projekcie. Szacowanie kosztów Określenie przybliżonej wartości (szacunku) kosztów zasobów niezbędnych do realizacji działań w projekcie. Budżet projektu Przydzielenie szacunkowego kosztu całkowitego do poszczególnych pakietów roboczych projektu.

Co daje SPP - Ryzyko Planowanie ryzyka projektu Podejmowanie decyzji o tym jak podchodzić do zagadnień związanych z zarządzaniem ryzykiem w projekcie oraz jak planować działania w tym zakresie.

Co daje SPP - Integracja Opracowanie planu realizacji projektu Integracja i koordynacja wszystkich cząstkowych planów projektu w celu stworzenia jednego spójnego dokumentu.

SPP – Struktura procesów planowania

Formy Struktury Podziału Pracy Tablica – przypominająca spis treści w książce, Wykres – przypominający formą schemat organizacyjny.

SPP - Forma tablicy Projekt w postaci spisu Faza 1 zadanie 1 podzadanie 1 podzadanie 2 • podzadanie n zadanie 2 Faza 2

SPP - Forma tablicy ORGANIZACJA OGÓLNOPOLSKIEGO TURNIEJU TENISOWEGO 1. Przygotowanie turnieju 1.1. Uzyskanie zgody PZT 1.1.1. Określenie parametrów turnieju (data, ranga, miejsce, ilość startujących) 1.1.2. Sporządzenie zapytania o zgodę na organizację 1.1.3. Wysłanie zapytania o zgodę 1.1.4. Oczekiwanie na otrzymanie zgody 1.1.5. Otrzymanie zgody 1.2. Stworzenie regulaminu turnieju 1.2.1. Zebranie regulaminów turniejowych 1.2.2. Skompletowanie zasad PZT 1.2.3. Ułożenie regulaminu turniejowego 2. Organizacja turnieju 2.1. Powiadomienie o turnieju 2.1.1. Sporządzenie powiadomień 2.1.2. Rozesłanie powiadomień (kluby, zawodnicy, ew. goście) 2.2. Zamówienie sędziego głównego 2.1.1. Sporządzenie powiadomienia 2.2.2. Wysłanie informacji do związku sędziów 2.2.3. Wyznaczenie sędziego 2.3. Wyznaczenie kierownika turnieju 2.4. Przygotowanie obiektu 2.4.1. Rezerwacja kortów na czas turnieju 2.4.2. Postawienie do dyspozycji kortowego 2.4.3. Renowacja kortów i przygotowanie obiektu do zawodów 2.5. Przygotowanie sprzętu 2.5.1. Zakup mączki 2.5.2. Sprawdzenie stanu narzędzi i akcesoriów potrzebnych do utrzymania kortów w odpowiednim stanie 2.5.3. Ewentualna naprawa lub zakup nowego sprzętu 2.5.4. Zakup piłek

SPP - Forma wykresu

SPP - Forma wykresu

SPP - Forma wykresu

Zakres SPP przy tworzeniu struktury zadań projektu Rzeczowa struktura projektowanego systemu Funkcyjna struktura projektowanego systemu. Forma mieszana.

Struktura zorientowana rzeczowo Struktura podziału projektu dokładnie odpowiada elementom składowym projektowanego systemu. Przykłady: budowa domów, urządzeń.

SPP – Przykład struktury zorientowanej rzeczowo

Struktura zorientowana funkcjonalnie Punktem wyjścia jest wyróżnienie funkcji które muszą być realizowane przez projektowany system. Opracowanie struktury typowo funkcjonalnej jest trudne z uwagi na prawie zawsze występujące w projektach kryteria rzeczowe.

SPP – Przykład struktury zorientowanej funkcjonalnie

Struktura mieszana Zawiera zarówno zadania wyróżnione rzeczowo, jak i funkcjonalnie. Ta forma występuje w praktyce najczęściej, ponieważ prawie zawsze w projekcie występują zadania związane z tworzeniem systemu i zadania organizacyjne.

SPP – Przykład mieszanej struktury podziału pracy

SPP – Przykład mieszanej struktury podziału pracy

Zasady tworzenia SPP Każdy projekt może być na początku podzielony na wyróżnione z czasowego punktu widzenia i następujące po sobie fazy. Jeżeli projekt jest szczególnie długi, to można wtedy dla każdej jego fazy sporządzić plan struktury zamiast budować taki plan dla całego projektu. Podział zadań powinien być zakończony wtedy, gdy zdefiniowane zostaną zadania cząstkowe, które mogą być przekazane do realizacji jednostkom organizacyjnym (grupy pracowników, wydziały, podwykonawcy z zewnątrz).

Zasady tworzenia SPP c.d. Zadania cząstkowe powinny być tak sformułowane, aby na zakończenie każdego z nich istniał jasno zdefiniowany rezultat. Ułatwia to znacznie późniejsze sterowanie projektem. Dla wcześniejszych faz realizacji projektu (np. badania wstępne, badania rynku, określenie koncepcji) nadaje się szczególnie forma podziału zadań zorientowana na funkcje, natomiast w późniejszych fazach (prace konstrukcyjne, budowa systemu) lepiej jest dokonywać podziału zadań na wyższym poziomie struktury w oparciu o strukturę obiektu, a dopiero później na niższych poziomach wykorzystywać funkcjonalne kryterium podziału.

Zasady tworzenia SPP c.d. Zakres czasu niezbędny do wykonania zadań cząstkowych powinien być na tyle mały, w porównaniu do czasu całego projektu, żeby kierownik projektu był w stanie skutecznie sterować całym przedsięwzięciem (np. inicjować działania korygujące w przypadku niepowodzenia w realizacji zadań cząstkowych). Zakres kosztów realizacji zadania cząstkowego powinien być mały w porównaniu z kosztem realizacji całego projektu, tak, aby zagwarantować skuteczne sterowanie kosztami przez kierownika projektu. Tym samym można także utrzymać w rozsądnych granicach błędy szacowania kosztów.

Ile poziomów struktury definiować ? Nie ma ograniczeń w tym zakresie. Przyjmuje się że powinny to być trzy lub cztery poziomy. Można spotkać się z poglądem, że przy liczbie poziomów większej niż pięć, sześć, struktura projektu staje się nieprzejrzysta. Jeśli zachodzi konieczność wyodrębnienia większej liczby poziomów, to powinno się rozważyć czy projekt nie powinien być podzielony na projekty cząstkowe i każdy z nich poddany osobnej strukturalizacji.

SPP a struktura organizacyjna Projekty są realizowane w istniejących organizacjach (przedsiębiorstwach). Należy zadbać o to, aby każdy element planu struktury projektu, który występuje na najniższym poziomie, mógł być przypisany do odpowiedniego stanowiska wykonawczego. W ten sposób otrzymujemy powiązanie między planem struktury projektu a planem organizacyjnym przedsiębiorstwa. Powiązania te mają znaczenie szczególnie wtedy, gdy osoby zaangażowane w realizację projektu pozostają w czasie jego realizacji w swoich macierzystych jednostkach organizacyjnych.

SPP a struktura organizacyjna

Przykład – budowa SPP Organizacja przyjęcia urodzinowego. Etapy tworzenia struktury od poziomu ogólności do szczegółów.

Ogólna SPP

Rozwinięta SPP

Szczegółowa SPP

Modyfikacja SPP

Ćwiczenie do wykonania Zaplanować rzeczową SPP ogrodu w oparciu o dostępne elementy. Wpisać je do wykresu. Uzupełnić o brakujące elementy.

Lista niektórych elementów z których ma się składać ogród przydomowy Piaskownica, choinka, taras, oświetlenie, agrest, huśtawka, maliny, oczko wodne, namiot, folia, ryby, drzewa, kasztan, drzewa owocowe, pergola, jabłoń.

Matryca SPP

Ćwiczenie do wykonania Dla opracowanej struktury projektu wskazać wykonawców lub dostawców (z załączonej listy lub uzupełnić tą listę). OBI, Practicar, PHU Zieleń, FHU Bruki i kostki, pan Janek, pan Piotrek, sklep zoologiczny

Ćwiczenie do wykonania Opracować Strukturę Podziału Pracy dla dowolnego prowadzonego w firmie przedsięwzięcia