Co każdy członek Komitetu Lokalnego Toruń UMK powinien wiedzieć o obszarze FINANSÓW? Patrycja Zagrabska LC VP F/ER 2013/14 Stowarzyszenie AIESEC Polska Komitet Lokalny Toruń UMK

Spis treści 1.Czym są FINANSE w AIESEC? 2.(NIE)trudne słówka i skróty, które musisz znać, czyli Słowniczek Małego Finansisty 3.Zasady Finansowe Komitetu Lokalnego Toruń UMK 4.FAQ

Czym są FINANSE w AIESEC?

Obszar Finansów w AIESEC to: Zapewnienie stabilności i niezależności finansowej Komitetu Lokalnego Praca synergiczna na budżecie i planach finansowych całego Komitetu Lokalnego pomiędzy LCVP F a pozostałymi obszarami oraz ich wsparcie

(NIE)trudne słówka i skróty, które musisz znać, czyli Słowniczek Małego Finansisty

FINANSISTA – [LC VP F / VP F] Wiceprezydent Komitetu Lokalnego ds. Finansów PWS - Polecenie Wyjazdu Służbowego FV- Faktura VAT TRAY - miejsce składowania PWS, FV, dokumentów dla LC VP F, pudełko stojące na szafie w biurze podpisane „LCVP F/ER Patrycja’

UMOWA DAROWIZNY- umowa podpisywana z firmami i EP w celu przekazania na rzecz KL środków pieniężnych wykorzystywanych na rozwój i cele statutowe. AIESEC jako organizacja nie może przyjmować innych wpływów pieniężnych niż darowizny, dlatego tak ważny jest tytuł wpłat „Darowizna + numer umowy”. Podpisywany w 3 egzemplarzach, jeden przekazujemy podmiotowi podpisującemu z nami umowę, 2 kolejne przekazujemy LCVP F informując mailem lub telefonicznie.

UMOWA KIESZONKOWEGO - umowa podpisywana z praktykantem w celu przekazania mu środków pieniężnych, które umożliwią pokrycie podstawowych kosztów pobytu w naszym Komitecie np. dla praktykantów będących lektorami w UNI. Podpisywana w 3 egzemplarzach, jeden przekazujemy podmiotowi podpisującemu z nami umowę, 2 kolejne przekazujemy LCVP F informując o tym fakcie mailem lub telefonicznie.

BUDŻET - zaplanowane zestawienie przychodów i kosztów projektu/obszaru, które ten właśnie projekt/obszar koordynuje lub generuje. Update budżetu projektu następuje zawsze do 3 dnia bieżącego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zasady Finansowe Komitetu Lokalnego Toruń UMK

‘Regulamin Finansowy Komitetu Lokalnego Toruń UMK’ to dokument, który zawiera wszystkie prawa i obowiązki członków Komitetu związane z obszarem Finansów. Każdy opłacający w imieniu AIESEC zakupy projektowe, przekazujący do podpisu dokumenty finansowe, wyjeżdżający na spotkania i konferencje związane z naszą działalnością powinien znać je bardzo dobrze

Znajomość ‘Regulaminu Finansowego’ pomaga w codziennym działaniu na rzecz realizacji projektów i zadań w ramach działalności w AIESEC, a także jest podstawą np. do uzyskiwania zwrotów poniesionych kosztów (FV, PWS) oraz ubiegania się o dofinansowania na konferencje lokalne i narodowe.

FAQ

Kiedy członek KL może w imieniu AIESEC robić zakupy i ubiegać się za nie zwrotów kosztów? Może się to odbyć jedynie po konsultacji i uzyskaniu zgody VP F. Koszty należy konsultować: Do 100zł – na 3 dni wcześniej Powyżej 100zł – na 7 dni wcześniej

W jakim czasie i w jaki sposób należy przedstawić do rozliczenia FV? W czasie 7 dni od poniesienia kosztu. Do wtedy też powinna się ona znaleźć w trayu VP F odpowiednio opisana, tzn.: Podpisana OŁÓWKIEM imieniem i nazwiskiem Z uwzględnieniem nr konta i nazwy banku, gdzie ma nastąpić zwrot pieniędzy

Jakie dane KL Toruń UMK powinna zawierać prawidłowo wystawiona FV? Stowarzyszenie AIESEC Polska Komitet Lokalny Toruń UMK Ul. Gagarina 13a/54, Toruń NIP: Tylko faktura zawierająca pełne i prawidłowe dane jest podstawą zwrotu poniesionych kosztów.

Czy członek KL może podpisywać FV? Tak, ale tylko w przypadku, kiedy sam zapłacił za tę fakturę z własnych środków. Są to FV gotówkowe. Faktury, które będą opłacane z konta KL mogą być podpisane WYŁĄCZNIE przez LCP lub LC VP F. Są to FV przelewowe.

Co zrobić, jeśli FV została wystawiona błędnie? Należy wówczas w miejscu jej wystawienia poprosić o korektę błędnych danych. Tylko poprawna FV może być rozliczona przez VP F. Na poprawienie FV maksymalny termin to 3 dni robocze.

Za kupno jakich artykułów nie rozlicza się FV? Za kupno: Alkoholu Leków Paliwa

Co to jest PWS? PWS to Polecenie Wyjazdu Służbowego – dokument, na podstawie którego członek KL może się ubiegać o zwrot poniesionych kosztów z tytułu wyjazdu służbowego np. na spotkanie projektowe, funkcyjne itp. Wzór PWS dostępny jest w biurze. Do wypełnionego PWS należy załączyć bilety z podróży.

W jakim czasie od wyjazdu powinien zostać przedstawiony do rozliczenia PWS? Powinno to zostać zrobione w ciągu 7 dni od wyjazdu. Uzupełniony poprawnie PWS powinien się wówczas znaleźć w trayu VP F.

Co należy zrobić, jeśli PWS zostanie błędnie wypełniony? Należy jak najszybciej po otrzymaniu informacji od VP F o błędzie poprawić PWS. Błędny dokument nie może być podstawą zwrotu poniesionych kosztów.

W jaki sposób członkowie KL mają możliwość ubiegania się o dofinansowania na konferencje? W stosownym czasie przed daną konferencją VP F publikuje plik zawierający ‘Aplikację o dofinansowanie’. Zawiera ona pytania o aktywności członka na rzecz rozwoju KL, o cele na konferencję, pełnione dotychczas funkcje i wypełniane zadania itp. Należy przesłać ją wypełnioną do VP F w podanym terminie. Aplikacje przesłane po terminie nie będą brane pod uwagę.

Kto i kiedy wystawia i podpisuje umowę darowizny? Umowę wystawia VP F/Coo F po informacji od OCP projektu. Darowizna jest przekazywana na nasze konto od firmy/szkoły/NGO/EP, które biorą udział w jednym naszych projektów. Jedynymi osobami, jakie podpisują umowę w imieniu AIESEC są LCP i LC VP F.

UWAGA! Część FAQ tej prezentacji zawiera tylko najważniejsze informacje. W pozostałych kwestiach odsyłam do zapoznania się z ‘Regulaminem Finansowym’.

Mam nadzieję, że dzięki tej prezentacji oraz ‘Regulaminowi Finansowemu’ obszar FINANSÓW nie jest już dla żadnego z członków KL tajemnicą Pamiętaj! W razie niepewności lepiej sprawdzić w podanych źródłach lub zapytać Finansistę niż popełnić błąd! Życzę powodzenia w dalszych działaniach w AIESEC! Patrycja Zagrabska LC VP F