Płatności – sposób dokumentowania i rozliczania Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Izabela Puczyłowska Departament Ochrony Klimatu Rafał Kaniszewski Departament Księgowości i Rozliczeń Warszawa, 12 października 2015 r.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wniosek o płatność (WoP) służy do:  rozliczenia jednorazowej/odnawialnej zaliczki lub transz/części zaliczek;  wnioskowania o refundację wydatków poniesionych przez Beneficjenta z jego środków własnych;  przekazania informacji o realizacji projektu;  realizacji jednocześnie kilku funkcji wymienionych powyżej. WoP stanowi również okresowe sprawozdanie z realizacji projektu pod względem rzeczowym, finansowym oraz ekologicznym. W związku z tym należy przedkładać WoP do NFOŚiGW również w przypadku, gdy nie wystąpiły żadne płatności związane z realizowanym projektem. Wniosek o płatność

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Podstawowe informacje:  Elektroniczny formularz WoP jest przesyłany przez koordynatora NFOŚiGW do osoby wskazanej do kontaktu roboczego u beneficjenta oraz jest możliwy do pobrania ze strony NFOŚiGW pod adresem:  WoP powinien być podpisany w cz. I WoP oraz parafowany na każdej stronie przez Beneficjenta zgodnie z reprezentacją.  Beneficjent na poziomie każdego WoP jest zobowiązany do zapewnienia wkładu własnego w wysokości określonej w Umowie/porozumieniu w sprawie Projektu.  Iloraz dofinansowania musi być zachowany na poziomie WoP, a nie w poszczególnych dokumentach wykazywanych w tym wniosku.  W przypadku stwierdzenia omyłki pisarskiej w WoP, dopuszcza się sprawdzenie skanu poprawionego i parafowanego WoP. Jednakże przed ostateczną akceptacją i wypłatą/zatwierdzeniem Beneficjent przysyła do Narodowego Funduszu oryginał parafowanego wniosku. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wniosek o płatność

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wniosek o płatność Terminy rozliczenia WoP:  WoP jest składany w jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej w terminie:  10 dni po upływie okresu sprawozdawczego, określonego w części V Planu Wdrażania Projektu (styczeń - kwiecień; maj - sierpień oraz wrzesień - grudzień), przy czym dopuszcza się składanie wniosku przez Beneficjenta w innym, krótszym niż okres sprawozdawczy terminie.  w przypadku WoP rozliczającego zaliczkę, wniosek należy złożyć w terminie określonym w Umowie w sprawie Projektu.  Wersja elektroniczna wniosku obejmuje formularz wniosku o płatność oraz Zestawienie dokumentów finansowych w formacie pliku Excel. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Sposób prawidłowego wypełniania wniosku o płatność – nowy wzór formularza WoP Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Zestawienie dokumentów finansowych  Zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesione wydatki objęte WoP, należy składać przy każdym WoP przedstawiającym wydatki w ramach projektu. Zestawienie dokumentów należy podzielić na:  koszty/wydatki rozliczające zaliczkę oraz koszty/wydatki stanowiące podstawę refundacji;  koszty poniesione przez Beneficjenta oraz koszty poniesione przez każdego z partnerów. Do rozliczenia kosztów kwalifikowalnych w ramach współpracy bilateralnej (jeśli występuje) należy dostarczyć oddzielne zestawienie. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Dowody księgowe Na rewersie dokumentu należy wpisać:  pełny numer nr umowy/ porozumienia w sprawie Projektu;  wskazanie z jakiego źródła finansowany jest wydatek (tj. Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Norweski Mechanizm Finansowy ),  kwotę wydatków kwalifikowanych - bez podziału na kwoty dofinansowania i współfinansowania;  wskazanie numeru oraz nazwy działania zgodnie z PWP, którego wydatek kwalifikowany dotyczy; Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Dowody księgowe  informację dotyczącą zastosowania ustawy PZP i/lub Wytycznych MIR w zakresie udzielania zamówień publicznych w ramach MF EOG oraz NMF , do których nie ma zastosowania ustawa z dn. 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień Publicznych;  przedłożone dokumenty powinny także posiadać wszystkie cechy dowodu księgowego zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości.  Beneficjent może w okresie sprawozdawczym, za jaki składany jest WoP wykazać i rozliczyć wydatek opłacony przed okresem, za jaki składany jest wniosek.  Dokumenty, będące załącznikami do wniosku, powinny być załączone w sposób uporządkowany. Zaleca się, aby bezpośrednio przy każdej fakturze umieścić pozostałe dokumenty dotyczące tej pozycji (wyciągi bankowe, protokoły odbiorów, potwierdzenia poniesienia wydatku).

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wszystkie załączniki do wniosku będące kopiami dokumentów, powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem (na każdej stronie) oraz opatrzone datą potwierdzenia przez głównego księgowego lub inną osobę upoważnioną. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis lub parafka z imienną pieczątką na każdej stronie dokumentu z zapisem „za zgodność z oryginałem” lub podpis/parafka z imienną pieczątką na pierwszej stronie z zapisem „za zgodność z oryginałem od strony... do strony....” – wówczas dokument powinien mieć ponumerowane strony i być trwale spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem. Dodatkowo powyższą adnotację należy uzupełnić o datę jej umieszczenia. Do dokonania powyższych zapisów zaleca się stosowanie tuszu innego niż czarny. Treść powyższych zapisów nie powinna również przysłaniać istotnych elementów dokumentu.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej UWAGA:  W celu uproszczenia realizacji umowy/porozumienia w sprawie Operator Projektu przygotował zmianę sposobu rozliczenia przedmiotowej umowy. Procedura wyboru dokumentacji finansowej do weryfikacji wniosków o płatność złożonych w ramach projektów dofinansowanych ze środków MF EOG i NMF na lata w ramach Programu Operacyjnego PL02 oraz PL03  Beneficjent obligatoryjnie wraz z WoP oprócz zestawienia dokumentów finansowych przedkłada wszystkie dokumenty finansowe w przypadku gdy liczba tych dokumentów wynosi do 30 szt. (włącznie). W przypadku, gdy liczba dokumentów finansowych przy danym WoP przekracza liczbę 30 szt. beneficjent przedkłada wraz z zestawieniem dokumentów finansowych 30 szt. dokumentów finansowych o najwyższej wartości kosztów kwalifikowanych.  Jeśli do wniosku dołączone jest do 30 szt. dokumentów finansowych, weryfikacja odbywa się w odniesieniu do wszystkich dokumentów.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej  W przypadku WoP obejmujących powyżej 30 szt. dokumentacji finansowej, Koordynator w DAN obligatoryjnie weryfikuje 30 szt. dokumentów finansowych o najwyższej wartości kosztów kwalifikowalnych. Z pozostałych dotychczas niewybranych do weryfikacji, niezakwestionowanych pod względem kwalifikowalności dokumentów finansowych wykazanych w zestawieniu, koordynator dokonuje losowego wyboru próby 15% liczby faktur.  Jeśli część wydatków zostanie uznanych przez NFOŚiGW za niekwalifikowane beneficjent będzie miał prawo do odniesienia się do stanowiska NFOŚiGW.  W przypadku, gdy beneficjent właściwie uargumentuje, że wydatek pierwotnie odrzucony przez NFOŚiGW jest kwalifikowany oraz w sytuacji, gdy wydatek ten mieści się w puli najwyższych kwotowo dokumentów finansowych wówczas Koordynator rozszerza listę dokumentów do weryfikacji o wcześniej zakwestionowane dokumenty finansowe. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

 W uzasadnionych przypadkach NFOŚiGW wzywa Beneficjenta do przesłania wszystkich dokumentów finansowych wskazanych w zestawieniu. Za uzasadniony przypadek może być uznana sytuacja, gdy dotychczas Beneficjent przedkładał kopie dokumentów finansowych, do których zgłaszane były uwagi i wymagały wielokrotnych poprawek przez Beneficjenta pomimo przekazywania szczegółowych uwag przez Narodowy Fundusz.  Schemat postępowania: weryfikacja kwalifikowalności wszystkich wydatków, weryfikacja 30 szt. dokumentów księgowych o najwyższych wartościach oraz (jeśli dotyczy) wybór próby, prośba o przekazanie przez Beneficjenta wytypowanych do kontroli dokumentów finansowych (jeśli dotyczy), weryfikacja wybranej próby dokumentów księgowych. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

 Powyższe uproszczenie nie zwalnia beneficjenta od przedkładania wszystkich załączników merytorycznych dokumentujących realizację rozliczanych prac w ramach wniosku (np. kopia umowy z wykonawcą, listy obecności, protokoły odbioru, potwierdzenie dokonania płatności).  Podczas przeprowadzania kontroli „na miejscu” weryfikacji mogą zostać poddane wszystkie dokumenty finansowe, które nie zostały wybrane do próby podczas weryfikacji wniosku. Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

Zaliczka Rozliczenie zaliczki polega na:  wykazaniu przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych we wnioskach o płatność złożonych w terminie i na warunkach określonych w Umowie w sprawie Projektu.  zwrocie niewykorzystanej kwoty zaliczki na rachunek, z którego została wypłacona.  Beneficjent oświadcza, że kwota wykazana w formularzu wniosku o płatność w polu „zaliczka wydatkowana i rozliczana” oznacza kwotę wydatkowanej i rozliczanej we wniosku zaliczki.  w przypadku jednorazowej zaliczki wypłaconej w częściach/transzach refundacja jest możliwa w momencie gdy Beneficjent rozliczył wszystkie części/ transze wypłaconej zaliczki zgodnie z zapisem art. 10 ust. 9 umowy w sprawie Projektu.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Środki na rachunku zaliczkowym mogą być wykorzystywane tylko na pokrycie wydatków kwalifikowanych. W przypadku opłacenia z rachunku zaliczkowego wydatków niekwalifikowanych gdy:  upłynął termin określony w Umowie w sprawie Projektu na rozliczenie zaliczki, Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu kwoty zaliczki oraz zapłaty odsetek, na zasadach określonych w art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240),  nie upłynął termin określony w Umowie w sprawie Projektu na rozliczenie zaliczki Beneficjent może dokonać zwrotu ze środków własnych na rachunek zaliczkowy i kwoty pobranej na opłacenie wydatków niekwalifikowanych i wykorzystać ją na opłacenie wydatków kwalifikowanych. Zwroty dokonywane ze środków własnych na rachunek zaliczkowy, muszą być identyfikowalne tj. tytuł zwrotu musi wskazywać nr dokumentu którego dotyczy. W przypadku, gdy dokument dotyczy wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych, zalecane jest dokonanie płatności części kwalifikowanej z rachunku zaliczkowego, a części niekwalifikowanej z innego rachunku bankowego ze środków własnych.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Sposoby wydatkowania zaliczki W uzasadnionych przypadkach możliwe jest, ale niezalecane, aby Beneficjent przekazał równowartość kwoty do zapłaty wkładu własnego lub części niekwalifikowanej na rachunek zaliczkowy, a następnie w tym samym dniu (ze względu na konieczność rozliczania z odsetek od środków zaliczki) dokonał płatności na rzecz wykonawcy jednym przelewem z rachunku zaliczkowego.  środki zaliczki powinny być wykorzystywane na opłacanie przyszłych wydatków, a nie na refundowanie wydatków, które Beneficjent poniósł ze środków własnych przed datą otrzymania zaliczki,  za zgodą NFOŚiGW, w uzasadnionych przypadkach możliwa jest sytuacja, w której Beneficjent dokonał na swoim poziomie refundacji ze środków zaliczki wydatków poniesionych ze środków własnych przed datą otrzymania zaliczki, wówczas wydatki te powinny zostać wykazane w zestawieniu dokumentów i w WoP, jako rozliczenie zaliczki,  przelewy dokonywane z rachunku zaliczkowego, a także ze środków własnych muszą być identyfikowalne tj. tytuł zapłaty musi wskazywać nr dokumentu (zgodny z numerem wykazanym w zestawieniu dokumentów), za który dokonywany jest przelew.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Rozliczenie zaliczki w projektach partnerskich  Partnerstwo w projekcie polega na realizowaniu Projektu przy współpracy innych podmiotów, z którymi Beneficjent ma podpisaną umowę o partnerstwie.  W praktyce oznacza to, że wydatki mogą być ponoszone przez Partnera, a następnie taki wydatek jest rozliczany w WoP, który Beneficjent składa do NFOŚiGW. Za prawidłowe rozliczenie udzielonej zaliczki odpowiada Beneficjent, z którym NFOŚiGW podpisał umowę w sprawie Projektu. Zaleca się, aby wydatki z zaliczki ponosił tylko Beneficjent, a wydatki ponoszone przez Partnera/ów stanowiły jedynie podstawę do refundacji.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Rozliczenie zaliczki w projektach partnerskich W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się następujące sposoby rozliczenia zaliczki w projektach partnerskich:  partner zgłasza Beneficjentowi zapotrzebowanie na środki, a Beneficjent przekazuje z rachunku zaliczkowego określoną kwotę na rachunek bankowy Partnera z umowy partnerskiej. Partner ponosi wydatek niezwłocznie (ze względu na konieczność rozliczania z odsetek od środków zaliczki, najlepiej w tym samym dniu, kiedy wpływają środki z zaliczki). Wydatki te powinny zostać wykazane przez Beneficjenta w zestawieniu dokumentów, jako rozliczenie zaliczki.  gdy Beneficjent dokonał refundacji ze środków zaliczki wydatków poniesionych ze środków własnych Partnera, wydatki te powinny zostać wykazane przez Beneficjenta w zestawieniu dokumentów, jako rozliczenie zaliczki.  przelewy dokonywane z rachunku zaliczkowego, a także ze środków własnych muszą być łatwo identyfikowalne tj. tytuł zapłaty musi wskazywać nr dokumentu (zgodny z numerem wykazanym w zestawieniu dokumentów), za który dokonywany jest przelew. 

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wkład własny  Beneficjent na poziomie każdego WoP musi zapewnić w budżecie projektu finansowy wkład własny w wysokości zgodnej z umową w sprawie Projektu. Wyjątkiem od powyższej zasady są projekty wdrażane przez organizacje pozarządowe, gdzie do 50% współfinansowania wymaganego dla projektu może stanowić wkład rzeczowy, w formie nieodpłatnej dobrowolnej pracy wolontariatu.  Procentowy podział wkładu własnego na rzeczowy i finansowy należy zachować na poziomie projektu, a nie poszczególnych WoP.  Potwierdzeniem wniesienia wkładu własnego w postaci wolontariatu są: kopia umowy wolontariackiej wraz z podaniem standardowej stawki godzinowej/dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy oraz karty czasu pracy potwierdzające ilości czasu przepracowanego dobrowolnie i nieodpłatnie na rzecz projektu. Na rewersie karty czasu pracy należy umieścić informacje jak dla dowodu księgowego.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Koszty pośrednie  Kwota kosztów pośrednich wyliczana jest ryczałtem od kosztów bezpośrednich poniesionych w danym okresie sprawozdawczym przedstawionych w WoP. Koszty pośrednie, co do zasady, powinny być płacone ze środków własnych i przedstawiane do refundacji.  W przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę, koszty pośrednie powinny w pierwszej kolejności służyć rozliczeniu zaliczki, ale jako wkład własny Beneficjenta, czyli powinny być opłacone ze środków własnych Beneficjenta bez użycia środków zaliczki.  W uzasadnionych przypadkach, gdy Beneficjent nie ma możliwości opłacania kosztów pośrednich ze środków własnych lub koszty pośrednie przewyższają finansowy wkład własny beneficjenta dopuszcza się na podstawie dowodu PK, jako wewnętrznego dowodu księgowania przelanie (jednym przelewem) kwoty kosztów pośrednich z konta zaliczkowego na konto środków własnych.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wynagrodzenia  Zalecane jest, aby całość wynagrodzeń osobowych (ponoszonych na podstawie listy płac) była opłacana przez Beneficjenta ze środków własnych i przedstawiana do refundacji.  W uzasadnionych przypadkach, gdy Beneficjent nie ma możliwości opłacania wynagrodzeń ze środków własnych, wówczas zaleca się, aby z rachunku zaliczkowego wydatkowane były środki na część netto wynagrodzenia (kwota wypłacana na rachunek bankowy pracownika).  Wydatki związane z wynagrodzeniami osobowymi i bezosobowymi mogą zostać rozliczone w WoP dopiero po zapłaceniu wszystkich składników wynagrodzenia (wynagrodzenia netto, składki ZUS, podatek dochodowy od osób fizycznych).  Podstawą do rozliczenia wynagrodzeń w ramach umowy o pracę jest wypełniona tabela „Rozliczenie środków finansowych związanych z zatrudnieniem. W zestawieniu dokumentów należy wpisać nr ww. tabeli.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zwrot odsetek Zgodnie z warunkami umowy w sprawie Projektu Beneficjent zobowiązany jest do:  zwrotu odsetek naliczonych od przekazanych Beneficjentowi środków na wyodrębniony do obsługi projektu rachunek zaliczkowy, (informacja o wysokości odsetek przedstawiana jest Narodowemu Funduszowi w składanych przez Beneficjenta WoP. Beneficjent najpóźniej w dniu złożenia WoP zwraca na rachunek Narodowego Funduszu kwotę tych odsetek wraz z potwierdzeniem ich zwrotu), ewentualnie kolejna płatność jest pomniejszana o wysokość narosłych odsetek; Ten punkt nie dotyczy beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego (jst) – w ich przypadku, zgodnie z przepisami ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, odsetki narosłe od środków na rachunkach bankowych stanowią dochód jst.  zwrotu odsetek od nieprawidłowości (jeśli zostaną wykryte);  zwrotu odsetek od nieterminowego rozliczenia zaliczki.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zwrot odsetek Dokonując zwrotu odsetek w tytule przelewu należy wpisać nr umowy w sprawie Projektu (wystarczy XXX/rok), datę otrzymania zaliczki, której zwracane odsetki dotyczą lub datę wydania decyzji o zwrocie jeśli zwrot odsetek dotyczy nieprawidłowości oraz zaznaczanie rodzaju odsetek, których dotyczy zwrot:  (B) - odsetki bankowe naliczone od przekazanych w formie zaliczek środków EOG/norweskich;  (N) - odsetki od nieprawidłowości;  (T) - odsetki od nieterminowego rozliczenia zaliczki. Numer rachunku bankowego NFOŚiGW właściwy do wpłaty ww. odsetek prowadzony w BGK: W sytuacji braku zwrotu narosłych od zaliczki odsetek, wypłata dofinansowania zostanie pomniejszona o niezwrócone odsetki.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zwrot niewydatkowanej kwoty zaliczki W przypadku konieczności zwrotu niewydatkowanej kwoty zaliczki (bez odsetek) zwrot następuje na rachunek bankowy Ministerstwa Finansów prowadzony w BGK, , z którego zaliczka została wypłacona. Dokonując zwrotu niewydatkowanej kwoty zaliczki w tytule przelewu należy wpisać:  nr umowy w sprawie Projektu, kwotę otrzymanej z BGK płatności, której dotyczy zwrot, datę otrzymania z BGK płatności, której dotyczy zwrot, tytuł zwrotu (np. należność główna), a w przypadku zwrotu na podstawie decyzji, o której mowa w art. 207 ustawy o finansach publicznych - numer decyzji. W związku z ograniczoną ilością znaków w tytule przelewu, powyższe informacje mogą być zapisane skrótami umożliwiającymi ich identyfikację. Jeżeli informacje nie mieszczą się w tytule przelewu można w dniu dokonania zwrotu przesłać wyjaśnienia mailem na adres: z podaniem w tytule maila kwoty zwrotu i daty dokonania zwrotu.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Płatność końcowa W ostatnich WoP, których kwota do wypłaty jest równa lub większa kwocie płatności końcowej, NFOŚiGW zatrzyma kwotę płatności końcowej w wysokości wynikającej z umowy w sprawie Projektu, tzn. 10 % kwoty dofinansowania w przypadku PO PL02, PO PL03 oraz 5 % kwoty dofinansowania w przypadku PO PL04. W przypadku gdy nie ma możliwości zatrzymania całej kwoty płatności końcowej w ostatnim WoP, NFOŚiGW może podjąć decyzję o zatrzymaniu płatności końcowej w częściach.

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu wniosku o płatność  brak jednolitości kwot widniejących we wniosku i na załączonych do wniosku dokumentach – wszystkie kwoty należy wykazywać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;  wniosek należy podpisać i parafować na każdej stronie;  przesyłane z wnioskiem o płatność dokumenty powinny być poukładane w kolejności w jakiej zostały wykazane w zestawieniu dokumentów, powinny być pogrupowane i pospinane;  do wniosku należy załączyć kserokopie dokumentów (awers i rewers) potwierdzone za zgodność z oryginałem;  na rewersach dokumentów brak niezbędnych informacji (np. umowa w sprawie projektu, kwota wydatków kwalifikowanych, dekretacji – art.21 UoR);  tworzenie nowych załączników do dokumentów w sytuacji, gdy zostały zgłoszone uwagi do zapisów na nich widniejących – oryginał jest tylko jeden;

Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu wniosku o płatność c.d.  brak dokumentów dotyczących rozliczanego we wniosku wolontariatu;  brak potwierdzeń zapłaty za dany dokument (wyciąg bankowy, KW, Raport kasowy, potwierdzenie otrzymania zapłaty);  dopisywanie długopisem dodatkowych informacji na dokumentach, np. na wyciągach bankowych;  brak nr umowy w PWP.