Zasady organizacji wydarzeń promocyjnych Kamila Myszczyszyn

Specyfika wydarzeń promocyjnych Anglojęzyczne zwroty event marketing czy special event są odpowiednikami polskich wydarzeń promocyjnych, choć zdarza się, że używana jest również nazwa marketing sponsorski Marketing sponsorski definiowany jest jako promocja przeprowadzona w związku z pewnym wydarzeniem, np. z koncertem. Potocznie do nazwania wydarzeń masowych np. koncertów o charakterze handlowym lub promocyjnym używa się określenia „event”. Do wydarzeń promocyjnych zalicza się targi, wystawy, konferencje, różnego rodzaju imprezy artystyczne lub sportowe i dni otwarte. Cechy wydarzeń: wyjątkowość, ukierunkowane działanie, bezpośredni kontakt z odbiorcą, emocjonalne zaangażowanie uczestników, szerokie odziaływanie.

Wydarzenie jako projekt Projekt - sekwencja podjętych zadań, których zamiarem jest realizacja unikalnych celów w określonym przedziale czasowym. Instytut Zarządzania Projektem, ujednolicając definicję projektu, nazwał go „tymczasowym wysiłkiem podjętym po to, aby stworzyć unikalny produkt lub usługę”.

Cykl życia projektu Szczegółowe fazy projektu: 1) działalność koncepcyjna 2) planowanie i organizowanie 3) wykonanie i koordynacja 4) sprawozdanie

Klasyfikacja wydarzeń kryterium miejsca kryterium czasu i powtarzalności kryterium dostępności kryterium zasięgu i obszaru działania kryterium interakcji z uczestnikami kryterium branż / typów / form

Klasyfikacja wydarzeń-wyniki badań imprezy aktywne (64%) imprezy organizowane w pomieszczeniach (31%) zamknięte imienne (36%) imprezy jednorazowe (50%) charakter rozrywkowy (38%)

Planowanie organizacji wydarzeń -wyniki badań Większość pomysłów powstaje wewnątrz firmy (w sumie 48%) Znacząca większość imprez jest realizowana przy budżecie powyżej 30 tys. zł (18%) W większości (64%) ankietowani rozpoczynają planowanie imprezy wcześniej niż 3 miesiące przed jej rozpoczęciem W 85% przypadków ustalany jest harmonogram realizacji poszczególnych czynności (z terminem rozpoczęcia i zakończenia czynności). W niewielkim stopniu wykorzystuje się dokumenty do planowania eventów: kosztorys (26%), scenariusz (22%), brief (12%) i raider techniczny (10%).

Realizacja wydarzeń - wyniki badań W 42% przypadków produkcja imprezy jest powierzana agencjom zewnętrznym. Monitorowanie poszczególnych prac prowadzono rzadko, za pomocą miękkich metod: nadzór i obserwacja (33%), uczestnictwo (24%), ustne oświadczenie (19%) i pisemne sprawozdania. Stosowanie procedury awaryjnej dla newralgicznych czynności (53%). Większość podejmowanych decyzji (63%) wynikała z planu organizacji wydarzenia

Etap oceny – wyniki badań stopień osiągnięcia celu eventu oceniano w 92% przypadków stopień osiągnięcia calu mierzono: analizą wypowiedzi uczestników (45%), obserwacją mediów (37%), monitorowaniem otoczenia (32%), wynikami sprzedaży (27%). Podsumowanie przebiegu eventu przeprowadzono w 88%. Podsumowanie przebiegu eventu przeprowadzono w postaci raportu (46%), podczas spotkania/konferencji (24%), ustnie (21%).

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ