Dotacja statutowa Procedury

Platforma e-kul Profil pracownik umożliwia korzystanie z funkcjonalności: Zamówienia, Zadania badawcze oraz dostępu do Bazy Wiedzy DBN Uzyskanie profilu pracownik możliwe poprzez zawarcie umowy o dostęp do platformy e-kul jako status pracownik

Gdzie można znaleźć kluczowe informacje? Baza Wiedzy DBN. Ścieżka dostępu: e-kul/ Menu / Baza Wiedzy/ DBN Strona Sekcji Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych . Ścieżka dostępu: www.kul.pl /Uniwersytet/ Administracja/ Obszar Kancelaryjny/ Dział Obsługi Badań i Rozwoju Uniwersytetu/ Sekcja Obsługi Badań i Krajowych Projektów Naukowych Strony pozostałych kluczowych Działów: Dział Gospodarki Mieniem, Dział Współpracy z Zagranicą, Dział Teleinformatyczny BIP KUL-u

Najważniejsze regulacje wewnętrzne Zarządzenie Rektora z dnia 12 lutego 2014 w sprawie organizacji udzielania zamówień publicznych i dokonywania zakupów na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II (publikacja: strona Dział Gospodarki Mieniem oraz Baza Wiedzy DBN) Zarządzenie Rektora z dnia 21 września 2012 w sprawie wprowadzenia opisu zewnętrznych dokumentów finansowo-księgowych poświadczających zakup towarów wydatków usług (ROP-010-180/12) (Baza Wiedzy DBN) Zarządzenie Prorektora ds. nauki i rozwoju z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie określenia zasad prowadzenia i ewidencjonowania księgozbiorów poza zasobami Biblioteki Uniwersyteckiej KUL (publikacja: bip oraz Baza Wiedzy DBN) Zarządzenie Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi KUL z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju i poza jego granicami Zarządzenie Prorektora ds. administracji i finansów z dnia 21 listopada 2014 r. w sprawie składania zapotrzebowani na dostawy, usługi i roboty budowlane na rok budżetowy 2015 (publikacja e-kul: 24 listopada 2014)

Najważniejsze regulacje wewnętrzne cd Zarządzenie Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 22 maja 2012 r. w sprawie ustalenia zasad finansowania publikacji naukowych oraz trybu zlecania usług wydawniczych przez jednostki organizacyjne KUL (publikacja: bip, Baza Wiedzy DBN) Wyjazdy osób nie będących pracownikami reguluje Zarządzenie Prorektora ds. Administracji i Finansów z dnia 24 stycznia 2011 r. ROP-010-21/10 (dostębna na stronie SOBiKPN) Tryb wypłacania i wysokości świadczeń dla cudzoziemców przebywających na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim w celach naukowo-badawczych reguluje Zarządzenie Rektora KUL z dnia 5 listopada 2004 r Zarządzenie Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 3 października 2008r w sprawie wprowadzenia obowiązku dokumentowania wyników działalności badawczej przez jednostki naukowo-dydaktyczne i naukowo-badawcze (dostępne na stronie SOBiKPN)

Zestawienie wydatków możliwych do sfinansowania z dotacji statutowej Wynagrodzenia za prace wspomagające proces naukowy – np. tłumaczenia publikowane w wydawnictwie, adiustacja i korekta, Realizacja odbywa się na podstawie faktur lub zawartych umów cywilno-prawnych Nie wypłacane są honoraria

Procedura zawarcia umowy cywilno-prawnej 1. przed zawarciem umowy należy wypełnić Załącznik nr 1 i nr 2 (dostępne na stronie Działu Gospodarki Mieniem) dotyczące stosowania procedury PZP   2. Po uzyskaniu wszystkich podpisów na w/w Załącznikach i złożeniu ich u odpowiedniego realizatora- wykonawca umowy (lub osoba posrednicząca) dostarcza do pracownika sekretariatu (Wydział/Instytut) następujące wypełnione formularze:

- Dane Identyfikacyjne do umowy cywilno-prawnej - Określenie Zakresu Przedmiotu umowy cywilno-prawnej Wzory formularzy dostępne są na stronie internetowej SOBIKPN oraz w sekretariatach Instytutów/Wydziałów. UWAGA: Umowa powinna być zarejestrowana przed podjęciem zadania. Rachunek powinien być wystawiony najwcześniej z dniem zakończenia pracy określonym w umowie Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych podpisów umowa wraz z rachunkiem jest dostarczana do SOBiKPN

Publikacje książek Możliwe jest sfinansowanie kosztów publikacji książek w Wydawnictwie KUL. W przypadku wydawania książek poza KUL należy zastosować procedurę opisaną w Zarządzeniu Rektora Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II z dnia 22 maja 2012 r. w sprawie ustalenia zasad finansowania publikacji naukowych oraz trybu zlecania usług wydawniczych przez jednostki organizacyjne KUL Finansowane są wyłącznie publikacje o charakterze naukowym Możliwe jest sfinansowanie druku artykułu w czasopiśmie naukowym

Wyjazdy naukowe - delegacje Cel wyjazdu musi być wyłącznie naukowy (np. konferencja, kwerenda naukowa) Rozliczamy: bilet I lub II klasa, diety wg. stawek, noclegi - wg. stawek lub faktur/rachunków . Przy wyjeździe samochodem rozlicza się ryczałtem za kilometr (80% stawki ustalonej przez Ministerstwo) Wymóg potwierdzeń - każda delegacja musi być potwierdzona przez Instytucję do której udaje się delegowany oraz po powrocie przez Promotora , Kierownika Katedry lub Dziekana Możliwe jest pobranie zaliczki w związku z wyjazdem

Delegacje – wnioski i rozliczanie Ścieżka dla pracownika naukowego zatrudnionego na KUL: przed wyjazdem pracownik wypełnia wniosek na platformie e-kul. Wnioski dostępne w Zakładce : Moje Web S4A/ Wnioski. Istnieje możliwość uzyskania zaliczki przed wyjazdem po przyjeździe dostarcza wypełnioną i podpisaną delegację wraz z kartą przebiegu pojazdu lub biletami i kwalifikowalnymi fakturami do SOBiKNP Ścieżka dla osoby nie będącej pracownikiem naukowym (Zarządzenie Prorektora ds. Administracji i Finansów z dnia 24 stycznia 2011 r. ROP-010-21/10), Przed wyjazdem kierownik zadania badawczego wypełnia : UMOWĘ ZLECENIE FORMULARZ ROZLICZENIA – WYJAZD KRAJOWY LUB ZAGRANICZNY

Delegacja cd W przypadku wyjazdu prywatnym samochodem – wymagana jest dodatkowa zgoda Prorektora ds. Nauki (pismo z akceptacją pracownika SOBIKPN składane do Sekretariatu Prorektora) PO PRZYJEŹDZIE Należy dostarczyć wypełniony i podpisany przez wszystkie upoważnione osoby druk rozliczenia wraz z kwalifikowalnymi fakturami, biletami lub ewidencją przejazdu samochodem. Oprócz niezbędnych podpisów (osoby delegowanej i Promotora) istotne jest podanie numeru konta bankowego na które powinna być przelana kwota

Wyjazdy zagraniczne - bilety lotnicze Możliwe jest sfinansowanie faktury za bilet lotniczy PROCEDURA Realizacja zakupu biletów lotniczych dla pracowników i studentów KUL, rozliczanych ze środków KUL odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Działu Współpracy z Zagranicą KUL. Wszelkie szczegółowe informacje na stronie Działu Współpracy z Zagranicą.

Zakup biletu lotniczego - procedura Kroki rezerwacji i realizacji zakupu biletu Należy złożyć w DWZ, w godz. 11–14, druk ZAPOTRZEBOWANIA zawierający wszystkie niezbędne podpisy. Na tej podstawie DWZ dokonuje rezerwacji. Almatur przesyła na adres e-mailowy osoby zainteresowanej propozycje połączenia lotniczego do wyboru. Po dokonaniu wyboru pasażer przesyła na adres e-mailowy bilety@kul.pl potwierdzenie zgodności rezerwacji z zapotrzebowaniem, co jest jednocześnie ostateczną akceptacją wszelkich danych w niej zamieszczonych i dopiero wówczas, DWZ ma prawo zlecić zakup biletu, który pasażer otrzyma drogą e-mailową. DWZ poinformuje zainteresowanego o nadejściu faktury za bilet, którą dysponent centrum budżetowego zobligowany jest podpisać w celu dalszej jej rejestracji przez DWZ oraz rozliczenia przez właściwą agendę KUL.

Opłata konferencyjna Dwie możliwości sfinansowania opłat za konferencję: Pracownik/doktorant płaci samodzielnie i dostarcza do SOBiKPN fakturę wystawioną na Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, opisaną zgodnie z Zarządzeniem oraz wydruk przelewu ze swojego konta bankowego Pracownik /doktorant dostarcza do SOBiKPN druk przedpłaty krajowej lub zagranicznej (dostępne na stronie Sekcji) W przypadku osób nie zatrudnionych na KUL przedpłata musi być podpisana przez Promotora.

Konferencje organizowane na KUL Nie są refundowane koszty noclegu czy wyżywienia prelegentów konferencji organizowanych na KUL Możliwe jest jedynie sfinansowane pobytu prelegenta zagranicznego Z działalności statutowej finansuje się opłaty konferencyjne pracowników naszej Uczelni (druk przedpłaty wewnętrzne na stronie SOBiKPN)

Zapotrzebowania , zamówienia a zakup materiałów biurowych i sprzętu komputerowego W związku z Zarządzeniem Prorektora ds. administracji i finansów z dnia 21 listopada 2014 r. określającym ogólne zasady i terminy składania zapotrzebowań na dostawy, usługi i roboty budowlane na rok 2015, na e-KUL dostępny jest formularz przygotowania wniosku zapotrzebowania na rok 2015. Zapotrzebowania mogą być składane w sposób ciągły , po otrzymaniu każdej transzy finansowej z działalności statutowej a także po otrzymaniu dofinansowania działalności badawczej z każdego innego źródła np. z usług naukowo-badawczych, nowych grantów itp., jednak nie później niż do 15 czerwca 2015

Zapotrzebowania , zamówienia a zakup materiałów biurowych i sprzętu komputerowego W zapotrzebowaniach należy uwzględnić aktualne saldo zadania badawczego. Dostęp do sald badawczych znajduje się na e-KUL w zakładce: Moje Web S4A/Informator Aktualności opisujące sposób składania zapotrzebowani i zamawianie towarów z magazynu ukazały się na e-kulu w dniach 6 marca (2 aktualności: Robert Toruj i Ewa Kieliszek), 9 marca (Sekcja Zaopatrzenia – Ewa Kieliszek)

Sprzęt komputerowy Sprzęt komputerowy może być finansowany z działalności statutowej bazowej i dla młodych. Odpowiedzialność materialna za sprzęt musi zostać powierzona osobie zatrudnionej na KUL-u Procedura wnioskowania o zakup: wniosek na platformie e-kul w zakładce Zamówienia. Pozostałe formalności poprzez DTI Wydatki na aparaturę naukowo-badawczą niezbędną do realizacji zadania badawczego nie mogą obejmować zakupu sprzętu wyposażenia biurowego, kserokopiarek, sprzętu audiowizualnego (faksów, rzutników) oraz budowy lokalnych sieci informatycznych i ich wyposażenia oraz napraw sprzętu i urządzeń.

Zakup książek Możliwy jest zakup książek w ramach prowadzonego zadania badawczego. Książka do momentu prowadzenia zadania pozostaje w dyspozycji pracownika, po zakończeniu zadania badawczego książka zwracana jest do biblioteki. Sposób ewidencji książek reguluje Zarządzenie Prorektora ds. nauki i rozwoju z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie określenia zasad prowadzenia i ewidencjonowania księgozbiorów poza zasobami Biblioteki Uniwersyteckiej KUL

instytuty i ośrodki badań, które samodzielnie prowadzą księgozbiór pochodzący z zakupów dokonanych na potrzeby realizacji zadań badawczych lub projektów W swoich jednostkach, są zobowiązane do: 1) wskazania osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru księgozbioru; 2) prowadzenia rejestru w formie elektronicznej na platformie e-KUL, a do czasu udostępnienia aplikacji przez Dział Teleinformatyczny W formie arkusza kalkulacyjnego uwzględniającej następujące informacje: autor publikacji, tytuł publikacji, wystawca faktury za publikację, numer faktury i data wystawienia, wartość publikacji w PLN, nazwa zadania badawczego, kod SWIF zadania, numer akcesji, osoba odpowiedzialna, podpis osoby prowadzącej rejestr. 3) opisywania książek i faktur zakupu według następującego schematu opisu nadania numeru akcesji: Książki ~ zakupiono na cele naukowe i zaewidencjonowano w ................................................................................................................................ .. (nazwa jednostki) pod następującymi numerami akcesji ..................................... .. . (podpis osoby odpowiedzialnej) (wzór numeru akcesji: 1/DB/2013/KTM, czyli numer/Działalność Badawcza/rok/Katedra Teologii Moralnej)

Zakup innych usług – np. xero, skanowanie Każda usługa finansowana z działalności statutowej musi być celowa i dotyczyć realizacji zadania badawczego Usługi xero i skanowania dokonane na wyjeździe delegacyjnym lub w bibliotece, czy archiwum są zwolniona z procedury PZP W pozostałych przypadkach powinna być spełniona procedura PZP

Zakup innych usług - procedura Przed dokonaniem zakupu : załącznik nr 1 oraz załącznik nr 2, który po uzyskaniu wszystkim podpisów (w tym SOBiKPN) powinien być dostarczony do Działu Gospodarki Mieniem lub innego odpowiedniego realizatora Po uzyskaniu zgody – można dokonać zakupu. Fakturę/rachunek wystawiony przez uprawnioną instytucję z poprawnymi danymi nabywcy (Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II) dostarcza się opisaną według Zarządzenia z dnia 21 września 2012 (ROP-0101-180/12)

O czym trzeba pamiętać ? Dane do faktury/rachunku: Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II Al. Racławickie 14 20-950 Lublin NIP 712-016-10-05

O czym trzeba pamiętać ? Wszystkie faktury muszą być opisane słownikiem SWIF (Rozporządzenie Rektora) Wszystkie faktury zagraniczne muszą być przetłumaczone na polski (wymóg z Ustawy o rachunkowości) Dokument powinien posiadać wszystkie wymagane podpisy Zakup zawsze powinien być celowy i z zachowaniem gospodarności.

Do kiedy wydajemy? Środki na realizację badań winny być wykorzystane do dnia 30 listopada każdego roku, gdyż po tym terminie przestają być dostępne dla wykonawców zadań badawczych Środków wydatkowanych w formie przedpłat nie można uznać za wykorzystane. Kosztem pracy naukowo-badawczej jest wyłącznie faktura za już zrealizowaną dostawę. Nie jest kosztem przedpłata na wyjazdy krajowe i zagraniczne

Rozliczenie merytoryczne Każdy pracownik naukowo-dydaktyczny oraz student doktorant jest zobowiązany do dostarczania raportu z prowadzonych zadań badawczych (termin uzależniony od Wydziału – wniosek na statutową) oraz do przedstawienia raportu z zakończonego zadania badawczego do dnia 30 kwietnia każdego roku . Sprawozdania/raporty składane są na Wydziały

Dziękujemy za uwagę