Struktury organizacyjne hoteli

Dobry schemat organizacyjny to połowa sukcesu Organizacja usług hotelarskich oznacza, że: wyznaczono cel, dla którego świadczone są usługi hotelarskie, ludzie są podstawą, tzn. wyznaczają cele i wykonują określone zadania, aby je zrealizować, aby zrealizować cele należy ludzi odpowiednio zorganizować, tzn. każdy pracownik musi wiedzieć czego się od niego oczekuje – struktura organizacyjna. A więc w celu zbudowania struktury organizacyjnej należy ustalić:

Stanowiska pracy i komórki organizacyjne (najczęściej każda komórka obejmuje kilka stanowisk pracy) potrzebne do funkcjonowania hotelu – recepcja (recepcjoniści, kierownik recepcji), służba pięter (pokojowe, kierownik służby pięter), księgowość (księgowe, kierownik księgowości – główny księgowy), gastronomia – kuchnia (kucharze, pomoce kucharzy, kierownik kucharzy – szef kuchni), sala restauracyjna (kelnerzy, barmani, kierownik –kierownik sali). Najprościej byłoby stworzyć schemat organizacyjny z podziałem na osoby mające bezpośredni kontakt z klientem oraz na te, które tego kontaktu bezpośredniego nie potrzebują. Jednakże tradycyjny sposób, jakim jest podział komórek organizacyjnych ze względu na funkcję, którą wykonują jest najbardziej prostą, skuteczną i użyteczną metodą.

Ogólnie komórki organizacyjne dzielimy na: komórki podstawowe – realizują główne zadania (są to działy eksploatacyjne recepcja, służba pięter, dział gastronomii), komórki pomocnicze – świadczą usługi na rzecz komórek podstawowych, np. dział transportu, naprawczy, hotelowy pion techniczny, itp., komórki funkcjonalne i administracyjne – pomagają w kierowaniu hotelem, np. działy: finansowy, planowania, kadr, marketingu, zaopatrzenia, itp., komórki socjalne – świadczą usługi na rzecz pracowników.

Przyjęcie określonego typu struktury organizacyjnej przez hotel uzależnione jest od wielu czynników Podstawowe trzy to : wielkość obiektu (ilość pokoi) charakter jego działalności rodzaj usług jakie świadczy

Przyjęcie określonego typu struktury organizacyjnej przez hotel uzależnione jest od wielu czynników wielkości przedsiębiorstwa - mały rodzinny obiekt, mający kilkanaście pokoi i małą salkę restauracyjną - nie musi mieć rozbudowanej struktury organizacyjnej. Najczęściej pracuje w nim kilka osób (np. jest to biznes rodzinny), wykonujących różne funkcje w zależności od potrzeb; drugi koniec skali w tym kryterium to duże hotele kongresowe mające blisko 1000 pokoi i olbrzymie centra kongresowe. Tu schemat organizacyjny jest wielopoziomowy i bardzo rozbudowany. Pojawiają się komórki kontrolne zlokalizowane na różnych poziomach schematu. Główne piony na schemacie pozostają takie same, jak w przypadku hoteli małych, są one jednak znacznie bardziej rozbudowane;

Przyjęcie określonego typu struktury organizacyjnej przez hotel uzależnione jest od wielu czynników charakteru i zakresu jej działalności - jeżeli właściciel hotelu nie prowadzi żadnej innej działalności poza hotelową - schemat hotelu musi zawierać wszystkie komórki niezbędne do prawidłowego funkcjonowania; Jeżeli hotel to tylko jeden z kilku (wielu) profili działalności firmy - niektóre komórki nie występujące w schemacie hotelu mogą być zlokalizowane np. w centrali firmy (chodzi m.in. o księgowość czy zaopatrzenie);

Przyjęcie określonego typu struktury organizacyjnej przez hotel uzależnione jest od wielu czynników standardu i zakresu świadczonych usług przez poszczególne części struktury organizacyjnej - wysoka jakość usług wymaga od hotelarza bezustannego wyprzedzania oczekiwań usługobiorców (np. w hotelu siedmiogwiazdkowym Burj al Arab – słynna 321 metrowa budowla w kształcie żagla nad Zatoką Arabską - każdy gość apartamentu ma do dyspozycji indywidualną obsługę 24 godziny na dobę, w hotelu nawet 4* możliwości obiektu są zdecydowanie bardziej ograniczone, hotel 7* Burj al-Arab posiada 202 pokoje, które w 2006r. obsługiwał 1200-osobowy personel, dla tego hotelu wskaźnik zatrudnienia/ na pokój (przy tych założeniach) wynosił około 6 osób, gdzie w hotelu Mercure 4* przy 300 pokojach pracowało 135 osób, czyli wskaźnik wynosi 0,45 osoby).

Hotel, który świadczy podstawowe usługi, zatrudnia w związku z tym niewielu pracowników, może zbudować strukturę organizacyjną pokazaną schematem na rysunk Legenda: zaznaczone na żółto komórki to zadania oddane w outsourcing

Natomiast hotel, który posiadałby szeroki wachlarz usług i wiele w związku z tym komórek organizacyjnych będzie posiadał strukturę organizacyjną pokazaną schematem na rysunku

Czynniki, które mają wpływ na strukturę organizacyjną to: wykorzystywane technologie „rozmieszczenie przestrzenne” (lokalizacja) otoczenie hotelu (mikro -, makro – i mezo -) kultura organizacyjna przedsiębiorstwa hotelowego  (czyli od przyjętych standardów, norm postępowania czy wartości) strategiczne cele

W celu sprawnego funkcjonowania hotelu w rzeczywistości rynkowej potrzebne są struktury produkcyjne i administracyjne, które dzielą się na : smukłe lub płaskie (w zależności od liczby szczebli w przedsiębiorstwie hotelarskim; w strukturze smukłej występuje relatywnie wiele szczebli, a komórki organizacyjne mają niewielkie rozmiary; w strukturze płaskiej jest niewiele szczebli zarządzania i duża jest rozpiętość kierowania na poszczególnych poziomach);

W celu sprawnego funkcjonowania hotelu w rzeczywistości rynkowej potrzebne są struktury produkcyjne i administracyjne, które dzielą się na : proste lub złożone (w zależności od stopnia zróżnicowania przedsiębiorstwa hotelowego; struktura prosta charakteryzuje się centralizacją i wykorzystaniem bezpośredniego nadzoru kierowniczego w małych komórkach organizacyjnych; struktura złożona charakteryzuje się występowaniem licznych komórek i jednostek organizacyjnych, realizujących różnorodne zadania, mające odmienne cele i funkcjonujących w rożnych horyzontach czasowych);

W celu sprawnego funkcjonowania hotelu w rzeczywistości rynkowej potrzebne są struktury produkcyjne i administracyjne, które dzielą się na : liniowe, sztabowo-liniowe, funkcjonalne (w zależności od tego czy uprawnienia decyzyjne skupione są na szczycie hierarchii, czy też rozłożone na kierowników niższych szczebli zarządzania, a czasami nawet na pracowników pierwszego kontaktu), macierzowe – równoczesne i równoprawne stosowanie zasady podziału funkcji zarządzania według rodzaju czynności i według specjalizacji, dywizjonalna – oparta jest na założeniu grupowania zadań różnego rodzaju, komórki organizacyjne związane ze świadczeniem określonej usługi lub usług, obsługi określonej grupy klientów, obszaru rynku są scalane w człony organizacyjne, np. zespół obsługi firm do spraw produktu konferencyjnego w dużych hotelach sieciowych;

Nie ma uniwersalnej struktury organizacyjnej, każde przedsiębiorstwo hotelowe musi indywidualnie podejść do tych zagadnień, zwłaszcza jeśli jest to przedsiębiorstwo usługowe a główną wygraną jest lojalny klient, regularnie powracający do ulubionego hotelu. Naprawienie błędu wynikającego z nieprawidłowych założeń może spowodować straty trudne do odrobienia nawet w dłuższym okresie działalności hotelu, dlatego też warto przed wdrożeniem konkretnego schematu dokładnie go przeanalizować pod kątem organizacji pracy obiektu i potrzeb gości.

Bibliografia : 1. 1http://www. hotelarze. pl/hot/schemat-org 2 Bibliografia : 1.1http://www.hotelarze.pl/hot/schemat-org 2. http://www.agrowschod.pl/jakie-drobne- czynniki-maja-wplyw-na-strukture-hotelu 3. http://dobry-hotel.limanowa.pl

Dziękuję za Uwagę Oleksandr Kharchenko w45505 Marta Czechowicz w44667 Vasyl Kyryczuk w45501 Volodymyr Novosad w45472 Shalva Zaridze w45500