Pomoc publiczna oraz zarządzanie ryzykiem podatkowym w Centrach Usług

Zakres usług prowadzonych przez Centra Usługi „Call Centre” Centra Usług Administracyjnych Centra informatyczne oraz R&D wsparcie i doradztwo techniczne obsługa klienta serwis posprzedażny biura informacyjne biura wsparcia sprzedaży marketing finanse księgowość zasoby ludzkie badania i rozwój zaplecze biurowo-administracyjne dla działalności bankowej i ubezpieczeniowej tworzenie oprogramowania testowanie aplikacji opracowanie i wdrażanie aplikacji

Pomoc publiczna

Mapa pomocy regionalnej – plan na lata 2007 - 2013 Maksymalne wsparcie Lokalizacja 30% mazowieckie 40% pomorskie zachodniopomorskie dolnośląskie wielkopolskie śląskie 50% reszta

Specjalne strefy ekonomiczne W związku z możliwością lokowania centrów usługowych w dwunastu specjalnych strefach ekonomicznych (SSE), w perspektywie pięciu lat w tym segmencie rynku może powstać nawet 200 tys. miejsc pracy.

Specjalne Strefy Ekonomiczne (SSE) Możliwe korzyści Zwolnienie z podatku CIT: nowe inwestycje – nawet do 50% nakładów inwestycyjnych (zakup gruntów, budynków i środków trwałych), lub tworzenie miejsc pracy – nawet do 50% dwuletnich kosztów zatrudnienia pod uwagę brane są wyższe z tych dwóch grup kosztów Warunki finansowania zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej na terenie SSE zezwolenie jest wydawane po przeprowadzeniu negocjacji z władzami SSE i oparte jest na procedurze przetargowej

Rodzaje działalności usługowych na terenie SSE Usługi rachunkowości i kontroli ksiąg (PKWiU 74.12.1) Usługi w zakresie księgowości (PKWiU 74.12.2) Usługi centrów telefonicznych (PKWiU 74.86) Usługi informatyczne (PKWiU 72) Usługi w zakresie badań i analiz technicznych (PKWiU 74.3) Usługi badawczo – rozwojowe w dziedzinie nauk przyrodniczych i technicznych (PKWiU 73.1) UWAGA! Nie obejmuje usług doradztwa podatkowego i sporządzania deklaracji podatkowych Nie obejmuje sprzedaży detalicznej pakietów oprogramowania Nie obejmuje działań doświadczalno – rozwojowych związanych z obronnością

Finansowe wspieranie inwestycji * Zakres dostępnych projektów Inwestycje są rozumiane jako tworzenie nowych lub poszerzanie działalności istniejących przedsiębiorstw rozpoczęcie działań polegających, w dużej mierze, na zmianach wydajności produkcji, procesu wytwarzania, zmianie produkowanych towarów lub usług Maksymalne wsparcie - % kosztów kwalifikowanych 25% (połowa wielkości pomocy regionalnej) 4 000 EUR na każde nowe miejsce pracy Terminy i warunki wniosek: Ministerstwo Gospodarki kolejne terminy: w nowym okresie budżetowym 2007-2013 przewidywany czas trwania postępowania: 4 miesiące *na podstawie dotychczasowych przepisów

Zarządzanie ryzykiem podatkowym w centrach usług księgowych

Funkcje standardowo włączane w centrum usług rozliczenia z kontrahentami rozliczenia z pracownikami sprawozdawczość i raportowanie podatki rozliczenia środków trwałych rozliczenia gotówkowe i zarządzanie płynnością budżetowanie obsługa zakupów FINANSE HR IT Inne

Podatki w centrach usług księgowych - główne wyzwania Niejasny podział zadań pomiędzy centrum i klienta Nieefektywna komunikacja pomiędzy centrum i klientem Brak jasnych i skutecznych procedur podatkowych Niewykorzystane możliwości systemów informatycznych Brak doświadczonej kadry i jej rotacja Określenie i rozliczanie kryteriów sukcesu

Podatki w centrach usług – identyfikacja głównych funkcji i procesów 0% 20% 40% 60% 80% 100% Dążenie do maksymalizacji efektywności przetwarzania danych kreuje ryzyko podatkowe W pierwszej kolejności powinny zostać zidentyfikowane funkcje i procesy, które będą obsługiwane przez centrum Większość z takich procesów wpływa na rozliczenia podatkowe klienta AP Księgowość Rozliczenia w grupie AR Rozliczanie delegacji Środki trwałe Zarządzanie gotówką Ściąganie należności Zapasy Kredyty Sprawozdawczość podatkowa Fakturowanie Payroll Wysyłki towarów Księgowanie zamówień Krytyczne dla podatków funkcje CUK 2005 2004 Źródło: The Hackett Group – European Finance SSO Study, 2005

Źródła i skutki ryzyk podatkowych Przyczyna Skutek niejasny podział obowiązków i zadań pomiędzy centrum usług i klientem nieterminowy przepływ informacji i dokumentów brak monitorowania zmian w przepisach i interpretacjach podatkowych braki w kompetencjach personelu oraz nieefektywna polityka szkoleniowa system oceny efektywności pracowników centrum podejmowanie decyzji co do traktowania podatkowego w oparciu o niekompletne informacje konieczność korekt deklaracji nieefektywność podatkowa braki w wiedzy podatkowej powodujące ryzyko popełniania błędu w zakresie rozliczeń transakcji automatyzm działania - brak „czujności” dla transakcji sporadycznych i nietypowych

Obszary zarządzania ryzykiem podatkowym Systemy informatyczne Procedury i kontrola wewnętrzna Czynnik ludzki

Obszary zarządzania ryzykiem podatkowym Systemy informatyczne Information & Technology Automatyzacja obsługi zdarzeń gospodarczych oraz możliwość generowania prawidłowych raportów podatkowych oraz dokumentów na podstawie odpowiednio zdefiniowanych danych wejściowych, kodów podatkowych i algorytmów podatkowych Minimalizacja zakresu ręcznego przetwarzania danych Dostosowanie funkcjonalności systemu informatycznego do funkcji podatkowych przekazanych centrum usług (polskich i międzynarodowych) Funkcjonalność podatkowa na bieżąco dostosowywana do zmian w przepisach i w organizacji Ludzie Procesy IT Notes: Aspirational – Have to recognise not a big 4 professional services firm – cost v benefit Examples: Tax reporting system – Vodafone Insufficient visibility to explain differing foreign tax rates – introduction of a new standard report to capture the necessary information

Obszary zarządzania ryzykiem podatkowym Procedury i kontrola wewnętrzna Process Sformalizowane procedury podatkowe dla obszarów nieobjętych zautomatyzowanymi funkcjami systemów informatycznych Efektywna współpraca oraz wymiana informacji pomiędzy centrum usług i usługodawcą Kontrola i dokumentowanie podejmowanych decyzji podatkowych Bieżący przegląd i kontrola rozliczeń podatkowych IT Ludzie Procedury i kontrola Examples: Using SOX process to assess process and controls – opportunity to improve in areas of weakness Lack of ability to measure exposure to risk - Introduced standard methodology for measuring risk exposure to provide consistency in measures Rigorous documentation of key controls

Obszary zarządzania ryzykiem podatkowym Czynnik ludzki People Opracowanie struktury funkcji podatkowych Obsługa bieżąca Wewnętrzne funkcje kontrolne Planowanie podatkowe (centrum vs. grupa) Wewnętrzne doradztwo podatkowe Określenie zakresu obowiązków osób zaangażowanych w rozliczenia podatkowe: Zdefiniowanie zakresu obowiązków i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach Przyznanie pracownikom kompetencji umożliwiających wykonywanie obowiązków (polityka szkoleniowa) Rozdzielenie funkcji wykonawczych i funkcji kontrolnych (dwustopniowa weryfikacja) Ludzie Procesy Notes: Key is to find the right people for the organisation – whether in the short term or the long run Examples: Bringing FAS 5 expertise from external advisors Flexing skills – bringing R&D expertise (in form of technical engineer) in-house to deal with R&D claims – linked back to their strategy Geographic – developing presence outside of main centres of UK and US – moving to emerging markets – Asia Pac hub – linked back to their strategy Rotation of staff around the various business units IT

Zarządzanie ryzykiem podatkowym w centrum usług - plan działań wdrożeniowych Faza analizy projektowania opracowania uruchomienia optymalizacji Opracowanie narzędzi zarządzania ryzykiem podatkowym - funkcjonalność podatkowa systemu IT procedury i instrukcje podatkowe zasady kontroli Szkolenia pracowników Bieżący monitoring, kontrola i usprawnienia funkcji podatkowych Analiza zakresu obsługiwanych transakcji i ich skutków podatkowych Zaprojektowanie procesu obiegu informacji i dokumentacji Podział obowiązków i odpowiedzialności

Korzyści z zarządzania ryzykiem podatkowym w centrach usług Faktyczna realizacja celów utworzenia centrum usług Zmniejszenie ryzyka błędu w zakresie sprawozdawczości dla celów podatkowych Zachowanie równowagi pomiędzy technicznymi oraz operacyjnymi aspektami dotyczącymi zagadnień podatkowych Wykrycie nowych możliwości obniżenia obciążeń podatkowych Zapewnienie efektywnej kontroli z punktu widzenia usługodawcy Zachowanie najwyższych standardów

Doradztwo Podatkowe Ernst & Young Grażyna Młynarczyk Menedżer Dział Zarządzania Ryzykiem Podatkowym e-mail: grazyna.mlynarczyk@pl.ey.com Tel. +22 557 78 99 Katarzyna Knapik e-mail: katarzyna.knapik@pl.ey.com Tel. +12 424 32 13