Obsługa gości z Guest-control Schemat przygotowania IMPREZY Obsługa gości z Guest-control

Tabela excel Zwrot (Pan/Pani) Imiona Nazwisko Firma Oddział Ulica Kod Miejscowość Kraj Telefon Fax eMail Kategoria Os. Towarz. Pan Bogdan Piaskowski Guest-Control Łódź Sienkiewicza 90-114 Polska 042 632 71 38 guest@control.pl Gość xxxx Pani Marlena Jaworska VIP xxxxx   Poprawność informacji zawartych w tabeli jest kluczem do sprawnego i efektywnego działania, ponieważ dane z tabeli są importowane do systemu automatycznie. Tabela musi być przysłana terminowo. Nie wolno usuwać ani przestawiać żadnych kolumn. Dane potrzebne do systemu (np. adres email, telefon komórkowy) muszą być dokładnie wypełnione i sprawdzone.

uTWORZENIE STRONY WWW Guest-control wykupuje domenę pod daną imprezę i zabezpiecza ją systemem SSL. Projektant graficzny kreuje wygląd strony internetowej na podstawie przesłanych nam plików źródłowych. Na tej stronie przebiega rejestracja on-line wszystkich zaproszonych gości.

Wysyłka ZAPROSZEŃ Zaproszenia papierowe powinny być wysłane wraz z hasłem i kodem dostępu gościa – plik pdf z tymi danymi dostarcza guest-control do drukarni. W zaproszeniu powinna znaleźć się informacja, że dla pewności będzie również przesłane zaproszenie drogą mailową ( tu można podać datę) , w których kody te będą już zapisane.

WYSYŁKA ZAPROSZEŃ e-mail Opracowanie formularzy zaproszeń. Teksty dostarcza nam klient i w takiej formie system je importuje. Odpowiedź na zaproszenie odbywa się poprzez kliknięcie na wybrana opcję: TAK, NIE, NIE WIEM System automatycznie wpisuje kody dostępu dla danej osoby.

REJESTRACJA ON-LINE Po wybraniu opcji „TAK” automatycznie ukazuje się formularz zgłoszeniowy. Gość odpowiada na wybrane pytania a system automatycznie zapisuje odpowiedzi. Liczba pytań to ilość zaprogramowanych aplikacji internetowych.

Mailing przypominający I Treść e-mail dostarcza klient, np.: „Przypominamy, że do 10 grudnia czekamy na Państwa potwierdzenie przybycia na Galę i Bal Mistrzów Sportu.” „Będzie nam niezmiernie miło gościć Pana na tym corocznym święcie polskiego sportu.”

MAILING PRZYPOMINAJACY II Wysyłamy do osób, które nie zareagowały w żaden sposób na zaproszenie: „Szanowny Panie, W piątek, 12 grudnia zakończone zostało logowanie na Galę i Bal Mistrzów Sportu organizowane przez Przegląd Sportowy i Telewizję Polską. W związku z tym, że organizator do tej pory nie otrzymał od Pana informacji na temat uczestnictwa w uroczystościach, nie zostaną do Pana wysłane bilety i karty wstępu do Teatru Polskiego i Hotelu Marriott. Mamy nadzieję, że uda nam się spotkać za rok na kolejną Galę i Bal Mistrzów Sportu. Zapraszamy do oglądania transmisji z Gali w TVP oraz do lektury Przeglądu Sportowego.”

Koniec Rejestracji on-line POTWIERDZAJĄCEJ Po zakończeniu rejestracji ukazuje się tekst z podziękowaniem dostarczony przez klienta. Określenie terminu zakończenia rejestracji jest ważnym punktem do procesu personalizowania kart oraz ich wysyłki na podkładkach w design imprezy. ODMAWIAJĄCEJ Tekst kończący rejestrację jest podziękowaniem za zareagowanie na zaproszenie. Po określonym terminie rejestracji wysyłane są maile informujące o jej zakończeniu.

Personalizacja kart Wysyłka kart na podkładce adresowej. Nie ma konieczności powtórnej wysyłki zaproszeń. Tekst zaproszenia może być umieszczony na podkładce papierowej. Podkładka może być z dobrej jakości papieru – spełnia funkcję potwierdzonego zaproszenia.

Przygotowanie systemu ukŁadu siedzeń Ważne: Plan sali dostarczony w terminie. Guest-Control projektuje układ graficzny i programuje sposób usadzania gości. Obie strony pracują tylko w tym systemie. Guest-Control projektuje i drukuje karteczki do wpisywania numerów stołów podczas check-in.

Check - in Ważne ustawienie podestów, goście muszą przechodzić „strumieniami”. Najlepszym miejscem ustawienia stacji jest takie, gdzie goście nie muszą przechodzić po raz drugi przez bramki. Można też zaprogramować moduł check-in i check-out w celu lepszej kontroli. Karty plastikowe z kodami powinni mieć WSZYSCY uczestnicy – także obsługa, prasa itp.

podsumowanie Całość przygotowań do imprezy z większym wyprzedzeniem, w szczególności lista osób zaproszonych. Imienne karty również dla sponsorów. DOKŁADNA weryfikacja adresów mailowych i innych ważnych danych dla systemu . Synchronizacja pracy klient - guest-control w JEDNYM systemie Gal i Bal – check-in w obydwu miejscach. Wraz z zaproszeniami mailowymi – sms na numer komórkowy gościa informujący o zaproszeniu. Możliwość powiadomienia organizatora o przybyciu oczekiwanego gościa – informacja wraz z check-in danego gościa na telefon komórkowy organizatora.