Zasady rozwiązania umów ramowych wrzesień 2013 r. Wydział Leader DROW Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi

Podstawa natychmiastowego rozwiązania umowy (§ 11 ust. 1 umowy ramowej) Wniosek LGD Odstąpienie od realizacji LSR Nieosiągnięcie celów ogólnych Uniemożliwienia przeprowadzenia kontroli Złożenia podrobionych, przerobionych, nierzetelnych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub oświadczeń, mających wpływ na realizację LSR

Umowa może ulec rozwiązaniu w przypadku niewykonania przez LGD, pomimo wezwania dokonanego przez SW, następujących zobowiązań: Rozpowszechnianie informacji o założeniach LSR zgodnie z opisem lub LSR. Rozpowszechnianie informacji o zasadach przyznawania pomocy finansowej w ramach działania 413 Bezpłatnego świadczenia przez pracowników biura LGD doradztwa w zakresie przygotowania wniosków o przyznanie pomocy Terminowego przeprowadzania postępowania w sprawie wyboru operacji

c.d. Umowa może ulec rozwiązaniu w przypadku niewykonania przez LGD, pomimo wezwania dokonanego przez SW, następujących zobowiązań: Terminowego składania do SW wniosku o podanie do publicznej wiadomości informacji o możliwości składania wniosków o przyznanie pomocy z działania 413 Informowanie o możliwość składania wniosków o przyznanie pomocy w szczególności na stronie internetowej Sprawdzanie zgodności operacji w ramach działania 413 z LSR oraz wybierania operacji

c.d. Umowa może ulec rozwiązaniu w przypadku niewykonania przez LGD, pomimo wezwania dokonanego przez SW, następujących zobowiązań: Przechowywanie dokumentów dotyczących wyboru LGD i realizacji LSR a także dokumentów potwierdzających świadczenie doradztwa Posiadania i utrzymywanie biura spełniającego warunki określone w umowie ramowej Zatrudnianie pracowników o wymaganiach zgodnych z procedurą określoną w umowie ramowej Niepowoływanie na członków (reprezentantów członków) organu decyzyjnego LGD osób o kwalifikacjach i doświadczeniu niższym niż posiadane w dniu dokonania wyboru LGD do realizacji LSR (ocenie podlega każdorazowo pełen skład organu decyzyjnego)

c.d. Umowa może ulec rozwiązaniu w przypadku niewykonania przez LGD, pomimo wezwania dokonanego przez SW, następujących zobowiązań: Niezatrudnianie członków organu decyzyjnego w biurze LGD Wyłączenie członka organu decyzyjnego z wyboru w przypadku wątpliwości co do jego bezstronności Zachowania warunków realizacji LSR dotyczących statutu, 50% udziału partnerów społecznych i gospodarczych, spełniania wymogu trójsektorowości partnerstwa, spójności przestrzennej, rozdzielania funkcji zarządczej od decyzyjnej Złożenie sprawozdania z realizacji LSR do 31 grudnia 2015 Informowania SW o okolicznościach mających wpływ na wykonanie umowy ramowej Podawanie na stronie internetowej zestawień rzeczowo- finansowych z realizacji operacji w działaniach 421 i 431

c.d. Umowa może ulec rozwiązaniu w przypadku niewykonania przez LGD, pomimo wezwania dokonanego przez SW, następujących zobowiązań: Współpraca z KSOW Monitorowanie LSR i opracowania i udostępnianie ankiety monitorującej Składania rocznych sprawozdań z realizacji LSR Określanie wskaźników realizacji LSR Powiadamiania SW o zmianie danych zawartych w umowie.

Sankcja za niezrealizowanie programu naprawczego § 11 ust. 2 pkt 2 umowy ramowej Umowa może ulec rozwiązaniu w przypadku nieopracowania programu naprawczego albo niezrealizowania tego programu w terminie, pomimo wezwania dokonanego przez Samorząd Województwa. WAŻNE: brak wskazania efektu oraz terminu na uzyskanie tego efektu w ramach programu naprawczego implikuje trudności w zastosowaniu sankcji określonej w § 11 ust. 2 pkt 2 umowy ramowej, dotyczącej możliwości rozwiązania tej umowy w przypadku nieopracowania programu naprawczego albo niezrealizowania tego programu w terminie, pomimo wezwania dokonanego przez SW.

Analiza dokumentacji pokontrolnej LGD pokazuje, iż w raportach z czynności kontrolnych stwierdzane są uchybienia, które powinny skutkować rozwiązaniem umów ramowych. Często są to uchybienia powtarzalne. Np.: brak weryfikacji przez LGD poziomu realizacji wskaźników, nieskładanie sprawozdań rocznych niestosowanie kryteriów oceny (błędna ocena także w ramach oczywistych kryteriów takich jak wnioskowana kwota pomocy, wielkość wkładu własnego, wnioskodawca jest członkiem LGD, niestosowanie procedur opracowanych przez LGD, Ocena operacji w składzie organu decyzyjnego nie zaakceptowanym przez SW (kwestia terminów na zaakceptowanie składu przez SW), Niepoddanie się kontroli SW Wnioski z raportów pokontrolnych przesłanką do rozwiązania umów ramowych

Program naprawczy – czego nie robić? Nie należy wskazywać w programach lakonicznych informacji nt. działań, jakie LGD powinna podjąć aby poprawić swoją sytuację/wyniki, bez precyzyjnego wskazania propozycji rozwiązań i określenia terminu na ich realizację oraz spodziewanego efektu (mierzalnie), co pozwoli na respektowanie wykonania programu naprawczego.

Statystyka kontroli LGD 100 zweryfikowanych przez WL dokumentów pokontrolnych, z czego: 55 pełnych kontroli 45 niepełnych kontroli, np. w danej LGD skontrolowano do tej pory małe projekty i odnowę wsi, oczekujemy na wynik kontroli różnicowania i mikroprzedsiębiorstw)

Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD W raporcie pokontrolnym wskazano na niezgodne z przepisami rozporządzeń postępowanie LGD, a tymczasem niezgodność postępowania dotyczyła procedur opracowanych przez LGD. Nieprecyzyjne formułowanie ustaleń: w raporcie pokontrolnym zawarto informację, że decyzje w sprawie wyboru operacji do finansowania zapadały bez wymaganego parytetu, o którym mowa w art. 37 ust. 5 Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 679/2011 z dnia 14 lipca 2011 r. Z wyjaśnień wynika jednak, że zespół kontrolny miał na myśli to, że decyzje organu decyzyjnego zapadały bez parytetu, ponieważ w terminie, w którym podejmowane były uchwały organu decyzyjnego o wyborze operacji do finansowania nie obowiązywał przepis dotyczący parytetu, tj. art. 37 ust. 5 Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 679/2011 z dnia 14 lipca 2011 r. W raporcie nie doprecyzowano, że przepis nie obowiązywał dla kontrolowanego naboru (uchwały w sprawie wyboru operacji podjęto w czerwcu 2011).

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD W raporcie pokontrolnym stwierdzono, że LGD błędnie przyznała punktację w ramach oczywistych kryteriów (wnioskowana kwota pomocy, wielkość wkładu własnego oraz wnioskodawca jest członkiem LGD). Poprawna ocena spowodowałaby, iż wniosek znalazłby się poza limitem środków na liście wybranych do finansowania. Tym samym jeden z wniosków znajdujący się na liście wybranych, ale nie mieszczący się w limicie środków, mógłby uzyskać dofinansowanie. Na tym kończy się ustalenie zawarte w raporcie. Jednak z informacji przekazanych ustnie przez zespół kontrolny wynika, że operacja, która została błędnie oceniona została odrzucona na etapie oceny SW, zaś wszystkie operacje wybrane spoza limitu weszły do oceny z listy rezerwowej, lecz także na wszystkie te operacje nie została przyznana pomoc w SW. W tym przykładzie brakuje wskazania istotnych następstw (lub ich braku) stwierdzenia uchybienia.

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD W raporcie pokontrolnym wskazano, że uległby zmianie status operacji z wybranej na niewybraną, gdyby poprawnie przeprowadzono ocenę operacji. Jednakże ze szczegółowych informacji ustnie przekazanych przez zespół kontrolny wynika, że liczba punktów operacji uznanej przez kontrolerów za niewybraną oraz limit środków w naborze pozwoliłyby na wybór operacji. Informacja ta nie została doprecyzowana w raporcie pokontrolnym.

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD Niezasadne nakładanie na LGD obowiązku opracowywania dodatkowej, nieprzewidzianej przepisami prawa procedury: W raporcie z czynności kontrolnych stwierdzono realizację naborów zgodnie z harmonogramem oraz prawidłowy sposób dokonywania zmian w tym zakresie w drodze aneksu umowy o warunkach i sposobie realizacji LSR. Sformułowano zalecenia nakładające na LGD obowiązek wprowadzenia uregulowań ustanawiających przejrzyste zasady związane z ogłaszaniem naborów, w tym umożliwiające dochowanie zgodności z harmonogramem.

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD W raporcie pokontrolnym wskazano iż skład organu decyzyjnego został uzupełniony o kandydatów o kwalifikacjach i doświadczeniu niższym niż w dniu wyboru LGD do realizacji LSR. Zobowiązanie do zachowania odpowiedniego poziomu kwalifikacji i doświadczenia organu decyzyjnego powinno być weryfikowane w skali całego składu, a nie 1:1. Ustalenie powinno dotyczyć tego, czy skład organu decyzyjnego OGÓŁEM posiada odpowiednie kwalifikacje.

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD W raporcie wskazano, że podejmowano uchwały dot. wyboru /niewybrania projektu przez członków organu decyzyjnego nieobecnych na posiedzeniu na którym dokonywano oceny operacji. Wydaje się, że nieobecni członkowie organu decyzyjnego nie mogli dokonywać wyboru operacji, w tym podejmować uchwał. Ustnie doprecyzowano, że członkowie rady, którzy głosowali nad zatwierdzeniem listy (drugie posiedzenie) nie byli obecni na pierwszym posiedzeniu, a więc nie dokonywali oceny i nie zapoznali się z wnioskami. Jednakże tak przyjęty sposób podejścia SW do uczestnictwa w posiedzeniach Rady LGD nie wynika z żadnych przepisów ani postanowień.

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD W raporcie pokontrolnym wskazano, iż dopuszcza się, aby w konkretnym głosowaniu w ramach 50% parytetu nie zapewniono przedstawiciela z każdego sektora niepublicznego. Jednakże, aby uniknąć sytuacji pomijania któregokolwiek z sektorów, SW każdorazowo wskazuje, że jest to nieprawidłowość i zaleca zachowanie trójsektorowości

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD Wskazywanie jako nieprawidłową praktykę niezastosowania rozwiązania, które nie wynika z przepisów prawa – może być wskazane np. jako dobra praktyka (np. każdorazowe składanie deklaracji bezstronności choć w protokole odnotowane są nazwiska i operacje, których dotyczy wyłączenie).

c.d. Błędne/nieprecyzyjne ustalenia w raportach pokontrolnych LGD Formułowanie ustaleń na podstawie interpretacji przepisów a nie ich treści (np. brak rozdzielenia funkcji zarządczej od decyzyjnej w przypadku gdy sekretarzem Rady jest pracownik biura) Formułowanie ogólnych zaleceń już w raporcie pokontrolnym: np. stworzenie systemu bieżącego monitoringu, terminowe i prawidłowe przedkładanie dokumentów do SW, tworzenie przejrzystych procedur.

Ogólne zalecenia do sporządzania raportów pokontrolnych Ustalenia powinny dotyczyć stanu faktycznego (niewłaściwe jest stosowanie określeń wydaje się, można wywnioskować) Precyzyjne formułowanie ustaleń, bez skrótów myślowych Opis stanu faktycznego i ustalenia a nie odsyłanie do dowodów Ustalenia powinny dotyczyć prawidłowości bieżącego funkcjonowania i ewentualnie kwestii systemowych. Należy to rozgraniczyć!!! Jeśli w wyniku kontroli stwierdza się braki w zatwierdzonych przez SW procedurach to ustalenie powinno brzmieć, że procedury są stosowane (bieżące funkcjonowanie) ale wymagają korekty (ustalenie systemowe) W LGD przeprowadza się kontrole a nie audyty systemowe! Np. stwierdzenie o rażąco niskich minimach punktowych to ustalenie systemowe, brak informacji czy LGD stosowała do wyboru w sposób prawidłowy przyjętą procedurę, procedura wyłączania – czy została zastosowana procedura a nie jaka powinna ona być)

Dziękuję za uwagę