Zagadnienia podlegające kontroli inspekcji pracy w agencjach zatrudnienia pod kątem ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, jak również innych ustaw

Kontrole agencji zatrudnienia prowadzone w 2013 r. Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy prowadzone są w agencjach zatrudnienia celem ustalenia skali zjawiska naruszania przez te podmioty przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz usuwania występujących nieprawidłowości.

Agencje przeznaczone do kontroli Z reguły kontrolami są objęte agencje zatrudnienia zarejestrowane w danym województwie, nie kontrolowane w latach ubiegłych (około 10% ogółu planowanych kontroli w danym roku kalendarzowym). Ponadto kontrole w 2013 r. prowadzone są w tych agencjach zatrudnienia, w których podczas kontroli w latach 2007 – 2012 stwierdzono naruszenia przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

W 2013 r. kontrola w zakresie niniejszego tematu prowadzone są obligatoryjnie w ramach kontroli, podczas których inspektor pracy rozpatruje zasadność skarg (pracowników lub osób korzystających z usług agencji), związanych z funkcjonowaniem agencji zatrudnienia oraz w podmiotach, w stosunku do których istnieje uzasadnione podejrzenie występowania nieprawidłowości (np. wnioski i powiadomienia z innych organów, informacje publikowane w mediach oraz informacje własne).

MONITORING OGŁOSZEŃ Ponadto jest prowadzony wzmożony monitoring ogłoszeń ukazujących się w mediach pod kątem wykrywania agencji działających bez wymaganych certyfikatów, zamieszczających kryteria dyskryminacyjne w ogłoszeniach lub naruszających inne zasady zawarte w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dotyczące w szczególności: oznaczania ofert, pobierania opłat, zawierania pisemnych umów w przypadku kierowania osób do pracy za granicą itd.).

AGENCJE OBEJMOWANE KONTROLĄ Niezależnie od powyższego, do kontroli typowane są przede wszystkim agencje nowo zarejestrowane, a także agencje, które prowadzą działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług: pośrednictwa do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, w tym kierowania osób do pracy na statkach u zagranicznych armatorów, pośrednictwa pracy wykonywanego na rzecz cudzoziemców (rekrutacja obcokrajowców do pracy w Polsce),

pracy tymczasowej, a w szczególności: - agencje powierzające wykonywanie pracy cudzoziemcom w ramach pracy tymczasowej – zarówno na podstawie umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych, - agencje, które kierują osoby zatrudnione w ramach pracy tymczasowej do pracy za granicą.

Kontrole zatrudnienia tymczasowego W przypadku kontroli w agencji świadczącej usługi w zakresie pracy tymczasowej, która powierza wykonywanie pracy cudzoziemcom, w podmiocie tym, oprócz niniejszego tematu, jest realizowany również temat: „Kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców”. Ponadto kontrole w ramach ww. tematu są przeprowadzone u wszystkich pracodawców użytkowników, na rzecz których bezpośrednio świadczą pracę cudzoziemcy zatrudnieni przez agencję. Jeżeli podmiot będący pracodawcą użytkownikiem jest zlokalizowany na obszarze właściwości innego okręgowego inspektoratu pracy, kontrolę w tym podmiocie prowadzi właściwy miejscowo OIP.

DZIAŁANIA INSTYTUCJI ŁĄCZNIKOWEJ W sytuacji, gdy agencja deleguje osoby zatrudnione w ramach pracy tymczasowej do pracy w innym państwie UE/EOG, istnieje możliwość nawiązania współpracy z urzędem kontrolnym państwa delegowania w ramach tzw. instytucji łącznikowej. Jeśli podjęcie takiej współpracy jest niezbędne dla oceny przestrzegania praw osób wykonujących pracę tymczasową oraz eliminowania nieprawidłowości dotyczących ich zatrudniania, wnioski w tej sprawie są kierowane do Departamentu Legalności Zatrudnienia GIP.

KONTROLA PRZEDSIĘBIORCÓW Kontrolami objęci są również przedsiębiorcy zagraniczni świadczący usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie określonym w art. 18 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

LISTY AGENCJI ZATRUDNIENIA, KTÓRE WYMAGAJĄ OBJĘCIA SZCZEGÓLNYM NADZOREM Ze względu na cykliczne ujawnianie przez Państwową Inspekcję Pracy podobnych nieprawidłowości, dotyczących np. niezawierania pisemnych umów pomiędzy agencją zatrudnienia a osobami kierowanymi do pracy za granicą, nieprawidłowej treści takich umów czy pobierania niedozwolonych opłat od osób korzystających z usług agencji oraz powtarzalność przyczyn występowania powyższych uchybień, zwracamy szczególną uwagę na wyselekcjonowanie tych agencji, które w sposób uporczywy naruszają obowiązujące przepisy prawa. Informacje o takich agencjach są przekazywane do Departamentu Legalności Zatrudnienia GIP. Posłużą one opracowaniu listy agencji zatrudnienia, które wymagają objęcia szczególnym nadzorem.

Zakres kontroli W ramach kontroli badane są wszystkie zagadnienia wyszczególnione w karcie „Przestrzeganie przez agencje zatrudnienia przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy”, chyba że dane zagadnienie nie dotyczy kontrolowanej agencji (karta jest tylko do użytku wewnętrznego PIP) . Zagadnienia objęte kontrolą: dopełnienie wymogów rejestracyjnych; przestrzeganie zakazu dyskryminacji; dopełnienie obowiązków informacyjnych; opłacanie składek na Fundusz Pracy.

Metodyka kontroli W trakcie kontroli przestrzegania przez agencje zatrudnienia przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy inspektor pracy dokonuje ustaleń głównie na podstawie: analizy dokumentów, w tym: certyfikatów potwierdzających wpis do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, dokumentów poświadczających kwalifikacje personelu, dokumentów dotyczących pobierania opłat od osób korzystających z usług agencji, umów zawieranych przez agencję pośrednictwa do pracy za granicą z pracodawcami zagranicznymi oraz z osobami kierowanymi do pracy za granicą,

Metodyka kontroli – inne środki dowodowe ogłoszeń i ofert, rocznych informacji o działalności agencji zatrudnienia, informacji o zmianie danych objętych wnioskiem o wpis do rejestru lub o zaprzestaniu działalności. Kontrolując zagadnienie pobierania opłat przez agencję zatrudnienia - w celu ustalenia, czy i jakie opłaty agencja pobiera - inspektor pracy może również wykorzystać takie środki dowodowe jak: oświadczenie osoby reprezentującej agencję, przesłuchanie tej osoby, a także oświadczenia (przesłuchania) osób korzystających z usług agencji.

Dopełnienie wymogów rejestracyjnych Prowadzenie agencji zatrudnienia wymaga uzyskania wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Obowiązek złożenia do marszałka województwa zawiadomienia określonego w art. 19 i ust. 1 ustawy przez przedsiębiorców zagranicznych posiadających uprawnienia i prowadzących zgodnie z prawem działalność w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pracy tymczasowej na terytorium państwa członkowskiego UE/EOG oraz państw, które mogą korzystać z swobody świadczenia usług na podstawie umów zawartych przez te państwa ze WE i jej państwami członkowskimi i zamierzających świadczyć te same usługi na terytorium RP

Spełnianie przez agencję zatrudnienia wymogów w zakresie warunków lokalowych i wyposażenia technicznego – zmiana od dnia 23.08.2013r. Kontroli spełniania przez agencję zatrudnienia wymogów w zakresie warunków lokalowych i wyposażenia technicznego dokonuje się przez oględziny obiektów, pomieszczeń oraz urządzeń. Ważne: Zmiana przepisów od dnia 23.08.2013r., nie powoduje, iż Inspektor Pracy nie kontroluje pomieszczeń pracy – ma do tego prawo na podstawie ustawy o PIP.

Przestrzeganie zasad prowadzenia agencji zatrudnienia – inne kontrolowane zagadnienia Przestrzeganie zakazu pobierania dodatkowych opłat, innych niż wymienione w art. 85 ust. 2 pkt 7 ustawy. Podawanie w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach numeru wpisu do rejestru agencji zatrudnienia Oznaczanie przez agencje zatrudnienia ofert pracy do wykonywania pracy tymczasowej jako „oferty pracy tymczasowej”

Szczegółowe wymagania dotyczące kierowania do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych za pośrednictwem agencji zatrudnienia Zawieranie przez agencję zatrudnienia pisemnej umowy z osobami kierowanymi do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych Zawieranie przez agencję zatrudnienia pisemnej umowy z pracodawcą zagranicznym, do którego zamierza kierować osoby do pracy za granicą Informowanie przez agencję zatrudnienia osób kierowanych do pracy za granicą o zaliczaniu udokumentowanych okresów zatrudnienia za granicą u pracodawców zagranicznych do okresów pracy w RP, w zakresie uprawnień pracowniczych

Ważne- Badając zagadnienie informowania przez agencję osób kierowanych do pracy za granicą o zaliczaniu udokumentowanych okresów zatrudnienia za granicą u pracodawców zagranicznych do okresów pracy w RP w zakresie uprawnień pracowniczych, inspektor pracy opiera się na dokumentach.

Zakaz dyskryminacji w agencjach zatrudnienia: Agencja zatrudnienia nie może dyskryminować ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne i wyznanie, ani ze względu na przynależność związkową osób, dla których poszukuje zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej. (art. 19 lit. c ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy)

KONTROLA PRZESTRZEGANIA ZAKAZU DYSKRYMINACJI W trakcie kontroli przestrzegania zakazu dyskryminacji inspektor pracy bada treść ogłoszeń o pracę i innych dokumentów, pod kątem zamieszczania w nich kryteriów dyskryminujących. Przy kontroli tego problemu opiera się również na zeznaniach osoby, której agencja odmówiła poszukiwania zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej (o ile będzie można taką osobę ustalić), ewentualnie na zeznaniach osób obecnych w trakcie rekrutacji. Inspektor pracy może też przesłuchać osobę reprezentującą agencję. Dowodem w sprawie mogą być także dokumenty (np. informacja skierowana do osoby ubiegającej się o pracę, zawierająca przyczynę odmowy poszukiwania zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej).

Kara grzywny za naruszenie: Zgodnie z postanowieniami art. 121 ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy: „Tej samej karze (grzywny nie niższej niż 3 000 zł.) podlega, kto prowadząc agencję zatrudnienia, nie przestrzega zasady zakazu dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne i wyznanie lub ze względu na przynależność związkową.” 

Dopełnienie obowiązków informacyjnych Przestrzeganie obowiązku przedstawiania marszałkowi województwa corocznych informacji o działalności agencji zatrudnienia Przestrzeganie obowiązku informowania marszałka województwa o zmianie danych objętych wnioskiem o wpis do rejestru lub o zaprzestaniu działalności

Opłacanie składek na Fundusz Pracy Kontrolę obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy inspektor pracy rozpoczyna od wytypowania osób, w stosunku do których sprawdzana będzie realizacja tego obowiązku. Kontroli w tym zakresie podlega: zgłaszanie do ZUS wymaganych i prawdziwych danych mających wpływ na wymiar składek na Fundusz Pracy, opłacanie comiesięcznych składek na Fundusz Pracy, terminowość opłacania składek na Fundusz Pracy.

Kontrola polega na: sprawdzeniu dokumentów i informacji otrzymanych od podmiotu kontrolowanego (zawarte umowy, w tym umowy o pracę i umowy cywilnoprawne, listy obecności, listy płac, dokumenty zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, deklaracje rozliczeniowe ZUS, dowody wpłat składek na Fundusz Pracy), weryfikacji powyższych dokumentów i informacji z informacjami uzyskanymi przez inspektora pracy w wyniku: sprawdzenia tożsamości i charakteru pobytu osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego oraz analizy złożonych oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej i/lub protokołów przesłuchań świadków, informacji zawartych w skargach itp.

Powiadamianie Marszałka Województwa Okręgowy inspektor pracy powiadamia marszałka właściwego województwa o naruszeniu warunków prowadzenia agencji zatrudnienia określonych w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w szczególności o: naruszeniu przez agencję warunków prowadzenia agencji zatrudnienia, o których mowa w art. 19c ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (zakaz dyskryminacji), w art. 19d (zakaz pobierania opłat innych niż określone w art. 85 ust. 2 pkt 7) oraz w art. 85 ust. 2-5 (zasady świadczenia usług w zakresie kierowania do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych);

nieusunięciu przez podmiot, w wyznaczonym terminie, naruszeń warunków prowadzenia agencji zatrudnienia określonych w art. 19 e-f (obowiązki informacyjne wobec marszałka województwa) oraz w art. 19g (obowiązek podawania w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach numeru wpisu do rejestru agencji oraz oznaczania ofert pracy tymczasowej); przekazaniu marszałkowi województwa informacji, o których mowa w art. 19e pkt 1 i art. 19f, niezgodnych ze stanem faktycznym.

Inspektor pracy- po stwierdzeniu przypadków naruszenia warunków prowadzenia agencji zatrudnienia określonych w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, inspektor pracy stosuje odpowiednie środki prawne, w szczególności: wystąpienie do kontrolowanej agencji, wniosek o ukaranie do sądu za wykroczenia z art. 121 ust. 1 – 3 i 6 oraz art. 122 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Ważne- W trakcie kontroli prowadzonej przez inspektora pracy należy pamiętać, iż agencja zatrudnienia może być również przedsiębiorcą, który uzyskał status pracodawcy i wtedy zakres przedmiotowy może być rozszerzony o zagadnienia z zakresu prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy. W tym przypadku inspektor pracy może stosować środki prawne posiadane w ramach kompetencji oraz postępowanie w sprawach o wykroczenia na podstawie innych przepisów.

Starszy Inspektor Pracy Dziękuję za uwagę PIP OIP Gdańsk Starszy Inspektor Pracy Izabela Struczyńska Tel. 58-34-00-930