Instrukcja USOS Płatności wersja 20.12.2013 by Marek Opacki

Wczytywanie wpłat z banku Z serwisu bankowego pobieramy plik z wpłatami z danego dnia. Plik ten zapisujemy lokalnie na dysku. Następnie otwieramy formularz USOS Płatności -> Import plików -> Bank Pekao SA. Wciskamy przycisk Importuj nowy plik i wskazujemy wcześniej zapisany plik. Po zaimportowaniu danych wyświetli się okno z wczytanymi wpłatami. Wpłaty, które nie zostały automatycznie rozliczone powinny zostać sprawdzone i rozliczone ręcznie.

Przeglądanie transakcji studenta W formularzu Płatności -> Wpłaty i rozliczenia, dostępne są wszystkie informacje o transakcjach każdego studenta. Konkretną osobę wyszukujemy umieszczając kursor w polu Nazwisko i wciskając klawisz F7, wprowadzamy w puste pola znane dane, a następnie wciskamy klawisz F8. W podobny sposób można wyszukać odpowiednią jednostkę, dla której mają być wyświetlane dane. W tabeli poniżej wypisane są transakcje wybranej osoby w wybranej jednostce. Domyślne widoczne są tylko Nierozliczone, ale filtr pozwala wypisać również Po terminie i Wszystkie. Transakcje z kwotą na czerwono to nierozliczone Należności, zielone to nierozliczone Wpłaty, białe to rozliczone wpłaty i należności, zaś przekreślone to transakcje anulowane. Tabelka na samym dole zawiera ewentualne transakcje z innych jednostek, dokładny wgląd do nich umożliwia zmiana jednostki opisana wcześniej.

Modyfikacja i anulowanie transakcji W formularzu Wpłaty i rozliczenia dostępny jest przycisk Szczeg. transakcji. Po jego wciśnięciu możliwe je dokonanie zmiany daty, kwoty oraz jednostki transakcji. Każda zmiana wymaga podania stosownego komentarza. Przycisk Zmień osobę pozwala przypisać transakcję innej osobie wybranej w nowym oknie. Przycisk Anuluj transakcję pozwala unieważnić transakcję, co również wymaga skomentowania. Transakcja taka przestaje być brana pod uwagę choć wciąż jest widoczna. Z uwagi na bezpieczeństwo danych opcja usuwania transakcji jest wyłączona. Dodatkowo transakcje będące wpłatami z banku nie mogą być w żaden sposób modyfikowane.

Rozliczanie transakcji Transakcje muszą być rozliczone by nie były interpretowane jako zaległości lub nadpłaty. Rozliczanie transakcji odbywa się automatycznie podczas wczytywania wpłat z banku. W przypadku, gdy konieczne jest ręczne rozliczenie transakcji parujemy (zaznaczamy pole Wybrane) jedną lub więcej nierozliczonych wpłat z jedną lub więcej nierozliczoną należnością, a następnie wciskamy przycisk Rozlicz wybrane. Aby cofnąć rozliczenie, wskazujemy odpowiednią transakcję, a następnie wciskamy przycisk Szczeg. rozlcizenia. W nowym oknie widać dokładnie jak i kiedy dokonane zostało rozliczenie. Aby je cofnąć wciskamy przycisk Anuluj rozliczenie w prawym dolnym rogu okna.

Ręczne dodawanie wpłat Czasami konieczne jest ręczne dodanie wpłat. W takiej sytuacji wciskamy przycisk Wprowadź wpłatę i w nowym oknie podajemy datę oraz kwotę wpłaty. Jako symbol wpłaty podajemy kod XR. Tak dodana wpłata powinna być następnie rozliczona.

Ręczne dodawanie należności W podobny sposób dodajemy należności. Wciskamy przycisk Dodaj należność i wypełniamy wszystkie niezbędne dane w nowo otwartym oknie (pomijamy dane dotyczące numeru konta). Dane w tym oknie będą się różnić w zależności od wybranego Rodzaju opłaty.

Indywidualny numer rachunku Każda transakcja skojarzona jest z indywidualnym numerem rachunku studenta, który będzie się różnił w zależności od jednostki, a także od formy studiów (stacjonarne lub niestacjonarne) w przypadku należności dziekanatowych. Taki numer rachunku na 15 pozycji będzie posiadał cyfrę 1 (studia stacjonarne) lub 2 (studia niestacjonarne), w pozostałych przypadkach pozycja ta zawierać będzie cyfrę 0. Ostatnie 11 cyfr to numer PESEL studenta lub w przypadku braku takiego numer specjalnie wygenerowany kod. Informacja o numerze rachunku skojarzonym z daną transakcją otrzymujemy po wskazaniu transakcji i wciśnięciu przycisku Nr rachunku.