Elektronizacja współpracy pomiędzy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych a Pocztą Polską S.A. Warszawa, 2013

Zakład Ubezpieczeń Społecznych średnio rocznie nadaje Korespondencja ZUS we współpracy z Pocztą Polską S.A. Zakład Ubezpieczeń Społecznych średnio rocznie nadaje ok 60 mln przesyłek do klientów indywidualnych i instytucjonalnych 16 mln przesyłek w sprawach świadczeń (w tym dwie akcje informacyjne w zakresie waloryzacji – ok. 8 mln) 8 mln – formularze PIT 19 mln - informacje dla ubezpieczonych o stanie konta 25 mln - pozostała korespondencja niezbędna do bieżącej działalności Zakładu

Korzyści elektronizacji BYŁO: JEST: Papierowy rejestr korespondencji Elektroniczny rejestr korespondencji Papierowa Pocztowa Książka Nadawcza EKN – Elektroniczna Książka Nadawcza Zbiorcze zestawienie przesyłek EZP – Elektroniczne Zestawienie Przesyłek Wymiana danych pomiędzy systemem ZUS a systemem Poczty Polskiej S.A. odbywa się w oparciu o standardy Web Services, przy wykorzystaniu aplikacji dedykowanych oraz w oparciu o certyfikat bezpiecznych połączeń SSL.

Oszczędność papieru wynosi około 2000 ryz rocznie. Korzyści elektronizacji Do placówek pocztowych w formie papierowej przekazywane są jedynie nadawane przesyłki Potwierdzenie nadania przesyłek – wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymywane jest tego samego dnia Przechodząc na elektroniczną wymianę danych ZUS nie generuje już papierowej książki nadawczej, która wynosiła średnio około 15 stron. W przeliczeniu na wszystkie terenowe jednostki ZUS zużywane było około 7 ryz papieru dziennie. Oszczędność papieru wynosi około 2000 ryz rocznie.

EPO – elektroniczne potwierdzenie odbioru W 2012 r. - przetestowano produkcyjnie Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru - we wszystkich terenowych jednostkach Zakładu gdzie przekazywana była elektronicznie informacja o: odbiorze przesyłki przez adresata dacie odbioru dacie awiza dacie zwrotu ZUS oraz Poczta Polska S.A. są gotowe przejść na EPO od 1 kwietnia 2013r. Obecnie ZUS nie może odejść od stosowania papierowych potwierdzeń ze względu na braki odpowiednich zapisów w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz ustawie Kodeks postępowania cywilnego.

Wymiana dotyczy między innymi: Elektronizacja usług - obsługa świadczeń Od 2010 r. funkcjonuje elektroniczne przekazywanie danych o przekazach w zakresie świadczeń Wymiana dotyczy między innymi: przekazywania pliku przekazów pocztowych do realizacji przez Pocztę Polską S.A., kontroli przekazów, parowania kwot pliku przekazów z otrzymanymi z ZUS środkami pieniężnymi na wypłaty i opłaty za przekazy, raportowania o stanie realizacji przekazów, wycofywania pojedynczych przekazów.

Elektronizacja usług - obsługa przekazów pocztowych 2009 2010 2011 2012 Liczba przekazów (mln szt./rok) 47,2 45,7 41,8 40,1 Oszczędności ZUS z tytułu zamiany przekazów pocztowych z formy papierowej na elektroniczną w mln zł/rok 6,8 6,3 6,0

Korzystna umowa – oszczędności ZUS 4 października 2012 r. ZUS ogłosił przetarg nieograniczony. Wybrano najkorzystniejszą ofertę którą zaproponowała Poczta Polska S.A Cena zaproponowana przez Pocztę Polską S.A. była 53% niższa od kwoty określającej wartość przedmiotu Umowy. Oznacza to, że ZUS zaoszczędzi rocznie około: 69 mln zł 31 grudnia 2012 r. podpisano Umowę pomiędzy ZUS a Pocztą Polską S.A. na świadczenie usług pocztowych dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w latach 2013 – 2014.

Perspektywy współpracy ZUS z Pocztą Polską S.A. Po obu stronach trwają prace związane z rozwojem usług elektronicznych w zakresie : procesu reklamacji przesyłek rozliczania faktur Spodziewane korzyści: pełna kontrola kosztów związanych z nadaniem przesyłek skrócenie czasu procesu reklamowania przesyłek przyśpieszenie otrzymywania istotnych informacji w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego z klientami ZUS

Perspektywy współpracy ZUS z Pocztą Polską S.A. Perspektywy współpracy ZUS i Poczty Polskiej S.A.: elektronizacja korespondencji kierowanej do klientów ZUS za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. unowocześnienie kanału wymiany danych dotyczących przekazów pocztowych z Pocztą Polską S.A. integracja płatności elektronicznych ZUS w zakresie obsługi płatności składek na ubezpieczenia społeczne udostępnianie elektronicznych usług ZUS za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A.

Dziękujemy za uwagę Dariusz Śpiewak www.zus.pl