Budżet projektu i kwalifikowalność wydatków w ramach wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na wsparcie mikroprojektów realizowanych z Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska-Republika Słowacka 2007-2013 Bielsko - Biała, 17 stycznia 2013 r. Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 oraz z budżetu państwa

Pytania i wątpliwości powstałe przy wypełnianiu wniosku prosimy na bieżąco kierować do pracowników biura Stowarzyszenia „Region Beskidy” Obowiązują: Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 z dnia 30 listopada 2012 r. Instrukcja wypełniania wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - Program Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 Wytyczne dla wnioskodawców mikroprojektów. Euroregiony: Beskidy, Karpacki, Tatry, Wyższe Jednostki Terytorialne : Prešov, Žilina Dokumenty dostępne są m.in. na stronach internetowych: http://www.euroregion-beskidy.pl (zakładka Fundusze unijne, pakiet aplikacyjny dla III naboru) http://www.ewt.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx

Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków; jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego (w szczególności z prawem podatkowym, przepisami w zakresie rachunkowości, finansów publicznych, zamówień publicznych) oraz z postanowieniami Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska-Republika Słowacka 2007-2013; jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu (ujęty w budżecie); jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu; został dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy zachowaniu racjonalnych wydatków; jest należycie udokumentowany (w tym, odpowiednio zaksięgowany u beneficjenta – prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa, np. dla celów projektu należy prowadzić wyodrębnioną ewidencję analityczną opisaną w polityce rachunkowości jednostki), możliwy do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz potwierdzony oryginałami dokumentów księgowych; nie podlega wyłączeniom.

Okres kwalifikowalności wydatków Okres kwalifikowalności wydatków jest równoznaczny z datą rozpoczęcia projektu określoną przez miesiąc i rok wskazany we wniosku o dofinansowanie (przyjmuje się zwykle pierwszy dzień wskazanego miesiąca). Co do zasady okres kwalifikowalności kosztów i wydatków rozpoczyna się najwcześniej w dniu rejestracji wniosku o dofinansowanie mikroprojektu w biurze właściwego Euroregionu/WJT. Nie kwalifikują się koszty poniesione przed oficjalną datą rozpoczęcia projektu (za wyjątkiem kosztów przygotowawczych).

Nie kwalifikują się wydatki poniesione na działania zrealizowane z naruszeniem wymogów dotyczących promocji i informacji

Do dofinansowania w przypadku wszystkich programów współpracy transgranicznej kwalifikują się tylko wydatki bezpośrednio związane z realizacją projektu wykazującego wyraźny efekt transgraniczny. Wnioskodawca powinien zaplanować realne i faktyczne wydatki, które są zgodne z postanowieniami programu, Wytycznymi kwalifikowania, niezbędne do osiągnięcia zaplanowanego celu projektu, i odpowiadają średnim cenom w miejscu i czasie, w którym zostaną poniesione.

Szczególną uwagę przy konstruowaniu budżetu należy zwrócić na: Stosowanie Ustawy Prawo zamówień publicznych Środki trwałe planowane do zakupu w ramach projektu Kwalifikowalność podatku VAT

=> ryzyko kursowe ponosi wnioskodawca Budżet projektu sporządza się w walucie EUR według przyjętego przez wnioskodawcę kursu. (przy rozliczaniu wydatków w ramach Raportu z postępu realizacji mikroprojektu Beneficjent zastosuje przelicznik walutowy obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji Europejskiej: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro ) => ryzyko kursowe ponosi wnioskodawca Wszystkie pozycje budżetowe umieszczone w poszczególnych kategoriach muszą być zgodne z działaniami opisanymi w formularzu wniosku oraz stanowić precyzyjnie zaplanowane kwalifikujące się koszty dla całego projektu. Powinny też mieć swoje odzwierciedlenie we wskaźnikach (pkt. 3.8 Wniosku) Niedopuszczalne jest wypełnienie tabeli budżetu bez szczegółowego podania na jakie cele będą przeznaczone środki. Tylko wydatki faktycznie poniesione w trakcie trwania realizacji projektu i udokumentowane mogą zostać uznane za kwalifikujące się do refundacji.

NALEŻY SPRAWDZIĆ SUMOWANIE !!! Wszystkie kwoty uwzględnione w budżecie należy: 1. Podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; 2. Podsumować wydatki w ramach głównych podkategorii i kategorii budżetowych; 3. Nie należy pozostawiać pustych miejsc, lecz zastąpić je zerem. NALEŻY SPRAWDZIĆ SUMOWANIE !!!

Opracowanie budżetu – 1. Płace Kategoria 1. Płace obejmuje koszty osobowe personelu realizującego projekt, odpowiadające aktualnym wynagrodzeniom wraz z obowiązkowymi składkami oraz innymi kosztami związanymi z wynagrodzeniem (zakres kosztów musi zostać szczegółowo zawarty w kol. 5 budżetu) Koszt utrzymania personelu jest kwalifikowalny pod warunkiem, że pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przy realizacji projektu i kiedy można wykazać, że ich udział w realizacji jest niezbędny i w sposób zasadniczy przyczynia się do osiągnięcia jego rezultatów. Koszty osobowe stanowią wydatek kwalifikowalny w przypadku nowych pracowników zatrudnionych przez beneficjenta na potrzeby realizacji projektu lub w przypadku pisemnego oddelegowania wcześniej zatrudnionych pracowników do realizacji nowych zadań związanych z projektem. Płace nie mogą przekraczać średniego wynagrodzenia za podobną pracę powszechnie obowiązującego na rynku pracy. Przygotowując budżet należy określić stawkę za miesiąc lub dzień pracy oraz liczbę miesięcy lub dni wykonywania pracy.

Opracowanie budżetu – 1.1 Personel Kategoria obejmuje koszty wynagrodzenia brutto personelu realizującego Projekt, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, odpowiadające aktualnym wynagrodzeniom brutto wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne. Przygotowując budżet należy określić stawkę za miesiąc lub dzień pracy oraz ilość miesięcy lub dni. Informacje te należy zawrzeć w Kol. 5. Uzasadnienie planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami. Stawki płacowe dla personelu realizującego projekt i koszty w relacji do projektu nie mogą przekraczać wartości wynagrodzenia zwykle wypłacanego przez beneficjenta pracownikowi na podobnym stanowisku, ani średniego wynagrodzenia za podobną pracę. wynagrodzenie zasadnicze brutto, premie przysługujące z mocy ustawy, dodatek za staż pracy, dodatki funkcyjne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, obciążenia z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych (w tym Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Opracowanie budżetu – 1.1 Personel Pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy W przypadku częściowego kwalifikowania kosztów pracowników zatrudnionych w danej instytucji przy realizacji projektu, wynagrodzenie należy rozliczać na podstawie proporcji godzin przepracowanych na rzecz projektu według karty czasu pracy lub w proporcji określonej umową o pracę. (sposób wyliczenia podaje „Instrukcja wypełnienia wniosku…”) Karta czasu pracy (sporządzona zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 2 Wytycznych kwalifikowania…) wymagana jest w następujących przypadkach : a) gdy opis stanowiska lub zakres obowiązków nie zawiera informacji na temat proporcji w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją zadań w projekcie, b) gdy wynagrodzenie pracownika zostało ujęte w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, c) w celu prawidłowego rozliczenia kosztów zatrudnienia pracownika oddelegowanego, chyba że pracownik został oddelegowany do pracy przy projekcie w pełnym wymiarze godzin. wynagrodzenie zasadnicze brutto, premie przysługujące z mocy ustawy, Nagrody i dodatki przewidziane w regulaminie danej instytucji, dodatek za staż pracy, dodatki funkcyjne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, obciążenia z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych (w tym Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Opracowanie budżetu – 1.2 Personel zewnętrzny Kwalifikowalny jest koszt personelu zewnętrznego, w tym: wynagrodzenia dla osób fizycznych, na podstawie umów o dzieło / zlecenia; wynagrodzenia dla podmiotów zewnętrznych prowadzących działalność gospodarczą. Dopuszcza się podpisywanie umów zlecenia lub o dzieło z własnymi pracownikami, jeśli zamówienia dokonano zgodnie z prawem krajowym i zakres wykonywanych prac objętych tą umową wykracza poza zakres obowiązków wynikających z umowy o pracę. UWAGA! Należy zwrócić uwagę na różnice pomiędzy umową zlecenia i o dzieło – umowa zlecenia jest umową starannego działania natomiast umowa o dzieło jest umową rezultatu. Szczególnie starannie należy przygotować umowy z obcokrajowcami. Niekwalifikowalne są koszty honorariów artystów, jeśli ich udział w działaniach projektu ma charakter artystyczny (dot. artystów profesjonalnych, tzn. jeśli działalność artystyczna stanowi główne źródło ich dochodów). Zlecenia te mogą obejmować wykonanie usług polegających na tłumaczeniach (na język partnera zagranicznego projektu, a w uzasadnionych przypadkach, niezbędnych dla osiągnięcia celów projektu również na inne języki urzędowe Unii Europejskiej), opracowaniu analiz, dokumentów planistycznych i strategicznych, przygotowaniu publikacjami, itp. Kwalifikowane do dofinansowania są również wydatki związane z honorariami dla wykładowców, szkoleniowców, ekspertów. Kosztem kwalifikowanym są wydatki dotyczące nabycia praw autorskich do niezbędnych opracowań, referatów, programów komputerowych, fotografii, materiałów publikowanych na CD przeznaczonych do publikacji. W przypadku projektów, do zrealizowania których wystarczające jest udostępnienie materiałów do jednokrotnego wykorzystania koszty nabycia praw autorskich stanowią wydatek niekwalifikowany.

Wolontariat Jedyny wkład niepieniężny kwalifikowany w budżecie projektu - praca wolontariuszy. Wkład niepieniężny nie może przekraczać 5% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu. Wartość nieodpłatnej pracy określa się z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu na jej wykonanie oraz średniej stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy - koszt pracy wolontariuszy nie może być w żadnym wypadku zawyżony, powinien odpowiadać średnim stawkom krajowym za taką samą pracę, gdyby została wykonana przez pracownika. W kolumnie 5. Uzasadnienie planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami) należy określić planowaną liczbę wolontariuszy i czas ich pracy. Wykonywane na zasadach wolontariatu czynności muszą zostać jasno zdefiniowane. Zadania wykonywane i wskazane przez wolontariusza muszą być zgodne z tytułem jego pracy (stanowiska), np. związane z obsługą szkolenia – zbieranie podpisów na liście obecności, udzielanie informacji o szkoleniu. Z opisu pracy ma wynikać, iż wolontariusz brał udział w pracach związanych z wdrażaniem i realizacją projektu przez dany okres czasu. Do dofinansowania kwalifikują się wolontariusze występujący tylko i wyłącznie w takiej roli. Dowodem wydatku będzie dokument sporządzony przez beneficjenta, w którym przedstawia przedmiot wkładu rzeczowego, czyli pracę wolontariusza (zakres obowiązków, wraz z liczbą godzin) oraz kwotę wkładu, która ma stanowić koszt kwalifikowany, czyli „liczby przepracowanych przez wolontariusza godzin” (wg kart czasu pracy podpisanych przez wolontariusza oraz jego przełożonego wraz z pieczątką i datą) x „stawka określona w dokumencie opisującym wyliczenie stawki”. Dokument taki jest odpowiednikiem dowodu księgowego. Tak sporządzony dowód wniesienia wkładu rzeczowego jest dołączany do wniosku o płatność.

Opracowanie budżetu – 2. Podróże Kwalifikowalne są wydatki na podróże (zagraniczne i krajowe) dla osób uczestniczących w realizacji projektu, które są niezbędne do osiągnięcia celu projektu, są bezpośrednio związane z wdrażaniem projektu i nie przekraczają kosztów powszechnie obowiązujących na rynku, zwykle ponoszonych przez beneficjenta. Należy pamiętać, aby w kolumnie 5. Uzasadnienie planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami określić trasę podróży (miejsce wyjazdu i przyjazdu). Koszty związane z podróżą rozliczane są na podstawie polecenia wyjazdu służbowego oraz rachunku kosztów podróży. Diety – nie mogą być wyższe od diet standardowo obowiązujących w instytucjach publicznych kraju partnerskiego i muszą być zgodne z przepisami obowiązującymi w tym kraju. Podaną zasadę stosuje się niezależnie od statusu prawnego partnera projektu. Zakwaterowanie – obowiązują takie same zasady jak w przypadku diet, a koszt zakwaterowania nie powinien przekraczać krajowych limitów. Koszty podróży niezbędnych do osiągnięcia celu projektu, np. ryczałty za dojazdy lub wynajem środków transportu, przysługujące diety, opłaty za noclegi, zakup paliwa do samochodu służbowego, bilety. Należy pamiętać o zachowywaniu biletów (kolejowych, autobusowych, lotniczych, karty pokładowej), gdyż będą one niezbędne do rozliczania powyższych kosztów. Co do zasady do odbycia podróży służbowej należy wykorzystywać najbardziej ekonomiczne środki transportu. W uzasadnionych przypadkach, np. gdy odbycie podróży publicznym środkiem transportu znacznie wydłuży czas przejazdu, odbycie podróży samochodem prywatnym bądź służbowym stanowi wydatek kwalifikowany. Podobnie, w uzasadnionych przypadkach, tzn. tam, gdzie publiczne środki transportu były niedostępne bądź ze względów bezpieczeństwa, kwalifikowane są koszty wynajęcia taksówki.

Opracowanie budżetu – 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Przez wyposażenie projektu należy rozumieć narzędzie lub urządzenie, zakupione przez beneficjenta/partnera krajowego projektu lub już znajdujące się w jego posiadaniu i wykorzystywane do realizacji działań w ramach projektu. Wyposażenie obejmuje zazwyczaj: sprzęt, który jest niezbędny dla wdrażania projektu, jego koordynowania oraz dla zarządzania finansowego.   Przykłady sprzętu: sprzęt komputerowy (komputer, monitor, drukarka, łącznie z typowo stosowanymi oprogramowaniami), specjalistyczne oprogramowanie, skaner, rzutnik, sprzęt laboratoryjny, etc. Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pod warunkiem, że: środek ten będzie włączony w rejestr środków trwałych wnioskodawcy/partnerów oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez wnioskodawcę/partnerów. Dokumentem poświadczającym ten fakt może być oświadczenie sprzedawcy. W przypadku, gdy zakupiony środek trwały wykorzystywany jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Zakup wyposażenia jest kosztem kwalifikowalnym tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do realizacji projektu, tj. służy realizacji celów bezpośrednich projektu i jego ekonomiczne wykorzystanie nie będzie wykraczało poza zakres realizacji projektu. W przypadku, gdy środki trwałe wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu. Jeśli do wdrażania projektu niezbędnym będzie użycie sprzętu o charakterze pomocniczym w realizacji działań zaplanowanych w projekcie kwalifikowalny wówczas może zostać koszt związany z jego najmem. Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pod warunkiem, że: środek ten będzie włączony w rejestr środków trwałych wnioskodawcy/partnerów oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez wnioskodawcę/partnerów. Dokumentem poświadczającym ten fakt może być oświadczenie sprzedawcy. W przypadku, gdy zakupiony środek trwały wykorzystywany jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Koszty zakupu wyposażenia (nowego lub używanego) muszą odpowiadać cenom rynkowym. Każdy zakup musi zostać odpowiednio uzasadniony w kolumnie 5 zał. 6.1 Budżet projektu Uzasadnienie planowanych wydatków w powiązaniu z określonymi działaniami wraz z informacją o rodzaju i ilości kupowanego sprzętu. Dopuszcza się możliwość przekazania zakupionego sprzętu partnerowi zagranicznemu. Zapis taki musi zostać uwzględniony w Porozumieniu Partnerskim. Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pod warunkiem, że: środek ten będzie włączony w rejestr środków trwałych wnioskodawcy/partnerów oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez wnioskodawcę/partnerów. Dokumentem poświadczającym ten fakt może być oświadczenie sprzedawcy. W przypadku, gdy zakupiony środek trwały wykorzystywany jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Należy zwrócić szczególną uwagę na rozróżnienie pomiędzy wyposażeniem projektu a inwestycją w sprzęt (wykazywaną w kategorii 5.) Inwestycje pozostają po zakończeniu projektu (stanowią produkt projektu), wyposażenie natomiast służy do efektywnego wdrożenia projektu i nie musi być wykorzystywane po zakończeniu projektu zarówno przez personel partnerów jak i przez grupę docelową projektu. Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pod warunkiem, że: środek ten będzie włączony w rejestr środków trwałych wnioskodawcy/partnerów oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez wnioskodawcę/partnerów. Dokumentem poświadczającym ten fakt może być oświadczenie sprzedawcy. W przypadku, gdy zakupiony środek trwały wykorzystywany jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, który nie będzie na stałe zainstalowany w projekcie (nie stanowi produktu projektu), kwalifikuje się do współfinansowania ze środków EFRR w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym środek trwały będzie wykorzystywany do realizacji projektu. (Zapis dotyczy również zakupu wartości niematerialnych i prawnych) Zakup niskocennych środków trwałych, podlegających jednorazowej amortyzacji ujmowany będzie jako zakup wyposażenia. Odpisy amortyzacyjne muszą być dokonane na zasadach określonych w przepisach krajowych, w szczególności w zapisach ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 151, poz. 1223) oraz ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) i ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pod warunkiem, że: środek ten będzie włączony w rejestr środków trwałych wnioskodawcy/partnerów oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez wnioskodawcę/partnerów. Dokumentem poświadczającym ten fakt może być oświadczenie sprzedawcy. W przypadku, gdy zakupiony środek trwały wykorzystywany jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 3. Wyposażenie (meble, komputery etc.) Zakupiony w ramach projektu sprzęt powinien być odpowiednio oznakowany poprzez umieszczenie na nim informacji o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wraz z odpowiednimi emblematami i logotypami Wydatek na zakup środka trwałego, który będzie wykorzystywany przez cały okres realizacji projektu, kwalifikuje się do współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego pod warunkiem, że: środek ten będzie włączony w rejestr środków trwałych wnioskodawcy/partnerów oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości, środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez wnioskodawcę/partnerów. Dokumentem poświadczającym ten fakt może być oświadczenie sprzedawcy. W przypadku, gdy zakupiony środek trwały wykorzystywany jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 4. Spotkania i promocja projektu W kategorii 4. ujmuje się koszty przygotowania i realizacji spotkań, których organizacja jest uzasadniona osiągnięciem celów projektu, a także koszty promocji projektu i rozpowszechniania jego efektów. Przy planowaniu wydatków należy zwracać szczególną uwagę na efektywność wykorzystania środków. Do celów kontrolnych konieczne jest dokumentowanie spotkań (archiwizowanie zaproszeń, plakatów, programów, itp.) i sporządzanie list obecności z konferencji, warsztatów, roboczych spotkań z partnerami itp., organizowanych w ramach projektu. Podstawą rozliczenia kosztów w tej kategorii są faktury VAT lub rachunki.

Opracowanie budżetu – 4. Spotkania i promocja projektu 4.1 Wyżywienie Wydatki związane z wyżywieniem uczestników projektu wymagają aby w kolumnie 5. Uzasadnienie planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami określić liczbę uczestników oraz formę wyżywienia, np. całodzienne wyżywienie uczestników konferencji, wycieczki itp., catering lub zakup produktów spożywczych. W przypadku imprez kilkudniowych istotne jest również określenie ilości dni. Podstawą rozliczenia kosztów w tej kategorii są faktury VAT lub rachunki.

Opracowanie budżetu – 4. Spotkania i promocja projektu 4.2 Zakwaterowanie Podstawą rozliczenia kosztów zakwaterowania uczestników projektu są faktury VAT lub rachunki według określonego limitu w hotelach klasy średniej. Kwalifikowane są koszty zakwaterowania polskich i słowackich uczestników projektu pod warunkiem, iż są one niezbędne do realizacji zaplanowanych działań. W kolumnie 5. Uzasadnienie planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami należy określić planowaną liczbę osób oraz liczbę dni ich pobytu. Uwaga na miejsce zamieszkania!!! Dobrze sporządzić imienna listę osób korzystających z noclegu wraz z podaniem adresu zamieszkania.

Opracowanie budżetu – 4. Spotkania i promocja projektu 4.3 Publikacje, studia (bez wypłat) Pozycja budżetowa obejmuje koszty drukarni, wydawnictwa związane z przygotowaniem i drukiem publikacji oraz materiałów roboczych i informacyjnych, np. folderów, ulotek, broszur, zaproszeń, plakatów, wydawnictw książkowych, publikacji prasowych, studiów, planów itp. W kolumnie 5. Uzasadnienie planowanych kosztów w powiązaniu z określonymi działaniami należy określić nakład (ilość egzemplarzy), objętość, format i poziom edytorski danej publikacji. W pozycji tej nie ma możliwości rozliczenia kosztów osobowych związanych z przygotowaniem lub tłumaczeniem publikacji, materiałów promocyjnych, roboczych (koszty te powinny znaleźć się w kategorii 1.2 – personel zewnętrzny). Kosztowne publikacje dla wąskiego kręgu odbiorców są rozpatrywane osobno i wymagają każdorazowego uzasadnienia w oparciu o cel projektu.

Opracowanie budżetu – 4. Spotkania i promocja projektu 4.3 Publikacje, studia (bez wypłat) UWAGA!!! Materiały opisujące działania (publikacje, materiały informacyjne, zaproszenia, plakaty, gadżety itp.) powinny być odpowiednio oznakowane poprzez umieszczenie na nich informacji o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wraz z odpowiednimi emblematami i logami. Logo Programu, Unii Europejskiej i Euroregionu/WJT powinny być eksponowane przy wszystkich wydarzeniach projektu (seminaria, konferencje, warsztaty, zawody sportowe, festyny itp.) Szczegóły promocji określają Wytyczne dla wnioskodawców (pkt. 4.1. Informacja i promocja). Kosztowne publikacje dla wąskiego kręgu odbiorców są rozpatrywane osobno i wymagają każdorazowego uzasadnienia w oparciu o cel projektu.

Opracowanie budżetu – 4. Spotkania i promocja projektu 4.4 Inne (np. wynajem sal konferencyjnych) Kosztem kwalifikowanym jest: wynajem sali, sceny, sprzętu multimedialnego, nagłośnienia oraz wyposażenia niezbędnego do organizacji spotkania lub wydarzenia itp., wydatki związane z promocją i rozpowszechnianiem efektów projektu, np. gadżety promocyjne, przygotowanie banerów informacyjnych, wykonanie stron internetowych, zakup domen itp. upominki i nagrody dla uczestników konkursów, warsztatów, zawodów, których wartość nie może przekroczyć 200 zł za sztukę. Nagrody pieniężne nie są kwalifikowane.

Opracowanie budżetu – 5. Koszty inwestycyjne Termin „Inwestycje” odnosi się do produktu lub rezultatu projektu, który wpływa na grupę docelową projektu lub obszar projektu i który jest wykorzystywany po wdrażaniu projektu. Kategoria dotyczy wydatków na projekty w zakresie drobnych inwestycji infrastrukturalnych powiązanych z przedsięwzięciami o charakterze miękkim z dziedziny kultury, sportu, turystyki i ochrony środowiska. Inwestycje te mogą dotyczyć: infrastruktury komunikacyjnej, turystycznej np. budowa, przebudowa i remont infrastruktury aktywnych form turystyki oraz bazy okołoturystycznej, działań przyczyniających się do wzrostu ruchu turystycznego, wzmacniania bezpieczeństwa oraz infrastruktury ochrony środowiska, tworzenia punktów dostępu do internetu i wspieranie jego wykorzystania, tworzenia punktów dostępu do informacji (np. turystycznej i kulturalnej), działań związanych z promocją turystyki i regionu, działań z zakresu dziedzictwa kulturowego. Niekwalifikowane są inwestycje nie mające transgranicznego oddziaływania Wnioskodawca powinien być albo właścicielem gruntu, na którym mają zostać przeprowadzone roboty, albo powinien posiadać prawo użytkowania tego gruntu.

Opracowanie budżetu – 5. Koszty inwestycyjne cd. Kosztem kwalifikowalnym, w tej kategorii są koszty: usług nadzór sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji nadzór konserwatorski opracowanie dokumentacji technicznej koszty związane z przygotowaniem postępowania przetargowego robót prac budowlano-montażowych, prac wykończeniowych, w tym instalacyjnych, montażowych, adaptacyjnych, prac rozbiórkowych, dostaw zakup sprzętu i wyposażenia nierozerwalnie związanego z funkcjonowaniem inwestycji Różnica pomiędzy dostawą w ramach projektu a zakupem wyposażenia na potrzeby realizacji projektu, które ujmuje się w kategorii 3. budżetu polega na tym, że dostawy w ramach inwestycji po zakończeniu realizacji projektu powinny pozostać użytkowane przez grupy docelowe zgodnie z przeznaczeniem określonym w projekcie, natomiast zakupione wyposażenie nie musi być używane przez grupy docelowe po zakończeniu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 5. Koszty inwestycyjne cd. Należy pamiętać, iż: Wnioskodawca powinien być właścicielem nieruchomości, której dotyczy inwestycja; Beneficjent będzie zobowiązany zwrócić dofinansowanie, wraz z odsetkami w przypadku, gdy w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji Mikroprojektu, Mikroprojekt ulegnie znaczącej modyfikacji, o której mowa w art. 57 Rozporządzenia Ogólnego. Różnica pomiędzy dostawą w ramach projektu a zakupem wyposażenia na potrzeby realizacji projektu, które ujmuje się w kategorii 3. budżetu polega na tym, że dostawy w ramach inwestycji po zakończeniu realizacji projektu powinny pozostać użytkowane przez grupy docelowe zgodnie z przeznaczeniem określonym w projekcie, natomiast zakupione wyposażenie nie musi być używane przez grupy docelowe po zakończeniu realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 6. Koszty przygotowawcze Wydatki związane z przygotowaniem projektu są refundowane pod warunkiem zatwierdzenia projektu do realizacji. Koszty przygotowawcze są to koszty związane z przygotowaniem projektu poniesione przed datą jego złożenia do właściwego Euroregionu, jednak nie wcześniej niż od 1 stycznia 2007 r. Koszty przygotowawcze nie mogą przekroczyć 5% całkowitych wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (tj. kategorii 10. budżetu projektu). Powyższy limit obowiązuje zarówno na etapie planowania jak i rozliczania projektu. Kategoria obejmuje: koszty przygotowania wniosku projektowego (oprócz wypełnienia formularza wniosku) i wymaganych załączników, o ile ich opracowanie jest niezbędne do przygotowania projektu lub wymagane przez prawo krajowe, wspólnotowe lub przez instytucję zarządzającą;

Opracowanie budżetu – 6. Koszty przygotowawcze cd. przygotowawcze koszty inwestycyjne (np. przeprowadzenie prac studialnych, ekspertyz, badań geologicznych, uzyskanie opinii konserwatorskich, przygotowanie dokumentacji technicznej, np. studium wykonalności, raportu oddziaływania na środowisko, koncepcji budowlanej, projektu budowlanego, projektu wykonawczego, specyfikacji technicznej, kosztów przetargów, w tym przygotowania dokumentacji przetargowej, niezbędnych pozwoleń - jeżeli specyfika projektu tego wymaga); koszty tłumaczeń niezbędnych do przygotowania wniosku; koszty organizacji i udziału partnerów w spotkaniach dotyczących przygotowania i opracowania projektu, np. spotkań poprzedzających złożenie wniosku, jak również spotkań dotyczących przygotowania i podpisania umowy partnerskiej, które miały miejsce przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków w projekcie (obejmują one koszty organizacji spotkań, podróży służbowych, tłumaczeń na spotkaniach); koszty przetargów przeprowadzonych przed rozpoczęciem właściwej realizacji projektu. Do dofinansowania w ramach kosztów przygotowawczych nie kwalifikują się: wydatki związane ze sporządzeniem (wypełnieniem) wniosku projektowego; koszty ogólne wnioskodawcy. Koszty te stanowią wydatek kwalifikowany dopiero od dnia rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków w projekcie w okresie właściwej realizacji projektu.

Opracowanie budżetu – 7. Inne (np. bilety wstępu) W ramach powyższej kategorii rozliczane będą wydatki niezbędne do realizacji projektu nie wymienione w innych pozycjach budżetu, np. bilety wstępu, np. do muzeum lub galerii podczas organizowanej wycieczki itp., koszty przetargów (w tym przygotowanie dokumentacji przetargowej, np. opracowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówieni, publikacja ogłoszeń przetargowych), opłaty notarialne – jeżeli wymaga tego charakter projektu, koszty gwarancji, jeżeli gwarancja jest wymagana prawem krajowym, wspólnotowym lub też przez Program Operacyjny lub umowę o dofinansowanie.

Opracowanie budżetu – 8. Koszty ogólne (materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów bankowych) Koszty ogólne są to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi, ale mogą być proporcjonalnie rozliczone w kontekście danego projektu. Koszty ogólne są obliczane jako część kosztów stałych przy wykazaniu proporcjonalnego narzutu kosztów tzw. podział pro rata przy zastosowaniu właściwej uzasadnionej i sprawdzonej metody.

Opracowanie budżetu – 8. Koszty ogólne (materiały biurowe, telefony, elektryczność, ogrzewanie, wynajem powierzchni biurowej, koszty przelewów bankowych) Koszty ogólne kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że: a) kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub średnich rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu i gwarantuje wiarygodność i rzetelność wyliczeń; b) koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią; c) koszty zostały rzeczywiście poniesione i nie są finansowane z innych źródeł d) kalkulacja stawek ryczałtowych jest oparta na średnich kosztach, należycie udokumentowana, okresowo weryfikowana i nie przekracza 15% całkowitych wydatków kwalifikowanych w projekcie Za koszty ogólne mogą zostać uznane następujące wydatki: koszty administracyjne (np. materiałów biurowych i piśmienniczych), opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, koszty abonamentu prasy, usługi telefoniczne (abonament i rozmowy telefoniczne wg billingu), usługi pocztowe, telegraficzne, teleksowe, internetowe, opłaty za najem powierzchni biurowych i czynsz (koszty wynajmu powierzchni biurowej i czynsz za pomieszczenia i budynki biurowe są kwalifikowane pod warunkiem, że nie ma możliwości korzystania z nich za darmo i można dowieść, że są wykorzystywane w całości bądź częściowo dla potrzeb projektu), ubezpieczenie biura, amortyzacja wyposażenia, remonty bieżące maszyn, urządzeń biurowych, sprzątanie pomieszczeń, dezynfekcja i dezynsekcja pomieszczeń, koszty bankowe związane z otwarciem i prowadzeniem rachunku, w tym koszty przelewów bankowych, itd

Opracowanie budżetu – 8. Koszty ogólne - przykłady koszty administracyjne (np. zakup materiałów biurowych i piśmienniczych – w tym 4 czerwone SEGREGATORY ), opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, koszty abonamentu prasy, usługi telefoniczne (abonament i rozmowy telefoniczne wg billingu), usługi pocztowe, telegraficzne, teleksowe, internetowe, opłaty za najem powierzchni biurowych i czynsz (koszty wynajmu powierzchni biurowej i czynsz za pomieszczenia i budynki biurowe są kwalifikowane pod warunkiem, że nie ma możliwości korzystania z nich za darmo i można dowieść, że są wykorzystywane w całości bądź częściowo dla potrzeb projektu), ubezpieczenie biura, amortyzacja wyposażenia, remonty bieżące maszyn, urządzeń biurowych, sprzątanie pomieszczeń, dezynfekcja i dezynsekcja pomieszczeń, koszty bankowe związane z otwarciem i prowadzeniem rachunku, w tym koszty przelewów bankowych, itd.

Opracowanie budżetu – 9. Uzyskane przychody Pozycja uwzględnia przychody z następujących tytułów: sprzedaży, dzierżawy, usług, rejestracji/opłat lub innych równoważnych wpływów uzyskanych w ramach realizacji projektu w okresie jego współfinansowania lub w okresie dłuższym, do momentu zakończenia programu pomocowego, ustalonego przez Państwa Członkowskie, z wyjątkiem wpłat sektora prywatnego na rzecz współfinansowania projektu, wykazanych obok wpłat publicznych w tabelach finansowych dla danej pomocy. Wyżej wymienione wpływy stanowią dochód pomniejszający kwotę współfinansowania w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Opracowanie budżetu – 10. Całkowite koszty kwalifikowalne projektu Pozycja uwzględnia sumę kosztów kwalifikowalnych zaplanowanych na realizację projektu po pomniejszeniu o przychody uwzględnione w punkcie 9.

Źródła finansowania (część druga tabeli BUDŻET PROJEKTU) EFRR (nie więcej niż 85%) - €   Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa (nie więcej niż 10%) Wkład własny Razem W przypadku gdy procent dofinansowania z EFRR, budżetu państwa lub wkładu własnego jest inny, należy odpowiednio zmienić formuły w załączniku.

Zmiany w początkowo zatwierdzonym budżecie W ramach realizacji projektu dopuszczalne są zmiany w budżecie projektu, które nie przekraczają 20% wartości kosztów kwalifikowalnych w ramach głównych kategorii budżetowych projektu. O tym fakcie należy poinformować właściwy Euroregion/WJT bezzwłocznie po pojawieniu się konieczności zmiany. Natomiast zmiany powyżej 20% wartości kosztów kwalifikowalnych w ramach głównych kategorii budżetowych projektu, zmiany dotyczące podniesienia o więcej niż 10% wartości wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu (tzn. koszty osobowe dotyczące pracowników zatrudnionych na potrzeby realizacji projektu) oraz modyfikacja opisów poszczególnych pozycji budżetowych w ramach projektu mogą być dokonane tylko w uzasadnionych przypadkach i wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Euroregionu/WJT. Niedopuszczalne są zmiany zwiększające wydatki w kategorii 6. Koszty przygotowawcze oraz w kategorii 8. Koszty ogólne.

Oszczędności w projekcie: Oszczędności powstałe podczas realizacji projektu mogą być przedmiotem przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami/podkategoriami budżetowymi na opisanych zasadach ogólnych. Zapis ten nie dotyczy oszczędności powstałych w wyniku przeprowadzonych przetargów.

Opis faktur rozliczanych w ramach projektu powinien zawierać: Numer umowy / decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu (w przypadku wydatków ponoszonych po podpisaniu umowy) – na pierwszej stronie dokumentu Nazwę projektu i numer (jeśli został nadany), Opis związku wydatku z projektem – należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku lub linii budżetowej przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą (np.: koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje, koszty podróży, itp.), Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej, Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Z 2004r. Nr 19 poz. 177, z późn. zm.); Należy podać zapis w ustawie, na podstawie którego projekt jest realizowany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy, Adnotacja: „Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w 85% w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska - Republika Słowacka 2007- 2013 oraz ze środków budżetu państwa w 10% za pośrednictwem Euroregionu Beskidy” (zapis ten może również występować w formie pieczęci), Nr księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany

Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją projektu ponosi beneficjent. Do współfinansowania ze środków EFRR nie kwalifikują się wydatki: które nie mają bezpośredniego znaczenia dla osiągnięcia celów projektu; przy ponoszeniu których nie respektowano zasady efektywnego i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi a sfinansowane zadania nie zostały wykonane w sposób oszczędny i terminowy; poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym przez instytucję zarządzającą. Szczegółowy wykaz wydatków niekwalifikowalnych znajduje się m.in. w Instrukcji wypełniania wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – Program Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 Mikroprojekty

UWAGA Ocena kwalifikowalności wydatków przewidzianych w projekcie dokonywana jest zarówno na etapie wyboru wniosku do dofinansowania, jak i podczas realizacji projektu oraz po jego zakończeniu.

Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007-2013 www.euroregion-beskidy.pl Stowarzyszenie „Region Beskidy” ul. Widok 18/1-3 43-300 Bielsko-Biała tel./fax: 33 488 89 24 (25,26); 33 488 89 20 e-mail: biuro@euroregion-beskidy.pl