KONTROLA JAKO FUNKCJA ZARZĄDZANIA

Potrzeba sprawowania funkcji kontrolnej Pojęcie kontroli Kontrola to porównanie tego, co jest wykonywane lub tego co zostało już wykonane z pewnym pożądanym wzorcem (systemem norm) oraz korektę takich odchyleń od wzorca, które przekraczają wyznaczony próg tolerancji. Potrzeba sprawowania funkcji kontrolnej 1. Orientacja co do zgodności sposobu, kierunku i stopnia zaawansowania realizacji zadań z obowiązującym planem 2. Wiedza dotycząca konieczności podejmowania interwencji 3. Wyjaśnienie przyczyn występujących odchyleń 4. Dokonanie oceny zrealizowanych zadań oraz wyciąganie wniosków

Etapy procesu kontroli Wykonawcy Transformacja Normy Regulator Sensor (I) (VI) otoczenie Odbiorcy wewnętrzni zewnętrzni Sprzężenie zwrotne (VII) - zadania - zasoby - informacje (II) (V) (III) Produkty (IV)

Rodzaje kontroli Kontrola bieżąca Kontrola końcowa Istota i Przedmiot Sprawdzenie czy realizowane na bieżąco procesy są zgodne z normami, korygowanie niedopuszczalnych odchyleń, daje możliwość uniknięcia faktów nieodwracalnych Sprawdzenie czy wykonane produkty są zgodne z normami, wyjaśnienie przyczyn występowania defektów i podjęcie działań usprawniających Istota i Przedmiot Podmiot np. dział jakości kontroli, inspektor ds. bhp np. dział jakości kontroli, główny księgowy, rewidend

Kontrola wstępna Kontrola następna Istota i Przedmiot Podmiot Sprawdzenie zgodności z obowiązującymi normami zanim zostaną wykonane jakiekolwiek działania, dokonywana w celu zapobiegania powstawania kosztów oraz strat z tytułu faktów nieodwracalnych Sprawdzeniu podlegają procesy i zdarzenia, które całkowicie lub cząstkowo zostały zakończone, jest kontrolą realną Istota i Przedmiot Podmiot np. dział finansowy, inspektor ds. bhp np. sekcja inwentaryzacji, dział finansowy

Kontrola funkcjonalna Kontrola instytucjonalna Zapewnienie jedności kontroli oraz zapobieganie powstawaniu faktów nieodwracalnych Kontrola złożonych i interdyscyplinarnych procesów i produktów, wymagających skomplikowanych procedur, daje kompleksowy, profesjonalny obraz kontrolowanego przedmiotu Istota i Przedmiot Podmiot Sprawdzenie zgodności procesów transformacji i produktów z obowiązującymi normami jest wykonywane przez sensora W całości wykonywana jest przez funkcjonalny odcinek działalności (kierownicy komórek funkcjonalnych + podległy im personel )

Kontrola wewnętrzna Kontrola zewnętrzna Istota i Przedmiot Podmiot Stosowana głównie w odniesieniu do procesów i produktów, wobec których stosowane są normy wewnętrzne, możliwa jest także w odniesieniu do norm zewnętrznych ważnych dla sprawności zarządzania, zapewnia jedność kontroli i wykonawstwa Przedmiotem kontroli jest przestrzeganie norm szczególnie ważnych ze społecznego punktu widzenia, zapewnia respektowanie ważnych interesów ogólnogospodarczych, sprzyja obiektywizmowi Istota i Przedmiot Podmiot Rolę sensora przejmują podmioty zewnętrzne, np. Najwyższa Izba Kontroli, Lokalny wydział ochrony środowiska W kontroli uczestniczą tylko wewnętrzne części organizacyjne, np. rewidend zakładowy, dział kontroli jakości

Wymagania Jeśli kontrola jest niezbędna dla sprawnego działania to : 1. Kierownik musi odpowiadać za sprawność realizacji funkcji kontrolnej, a w następnej kolejności dopiero podmioty wspomagające kierowników w wykonywaniu czynności kontrolnych, ostatecznie - wykonawcy procesów transformacji 2. Czynności wykonywane w ramach funkcji kontrolnej nie powinny powodować zakłóceń w realizacji procesów podstawowych 3. Oceny wewnętrznych podmiotów organizacyjnych instytucji oraz ich personelu powinny być racjonalnie powiązane z systemem motywacyjnym. 4. System kontroli musi zapewniać równowagę stopnia poszanowania przyjętych w instytucji norm i zasad działania oraz niezbędnej innowacyjności działania. 5. Należy unikać nadmiernej biurokratyzacji kontroli

Współczesne koncepcje ujmowania kontroli Controlling to kompleksowy proces, w którym łączy się czynności koordynacyjne, informacyjne, planistyczne i kontrolne. CELE System organizacji System doboru i szkolenia kadr System informacji System planowania i kontroli CONTROLLING (KOORDYNACJA-NADZÓR) WYDAJNOŚĆ PRACY

Cechy controllingu Rodzaje controllingu 1. Orientacja na cele 2. Sprzężenie wyprzedzające 3. Orientacja na wąskie gardła 4. Koncentracja na aspekcie personalnym 5. Koncentracja na rachunkowości zarządczej Rodzaje controllingu Controlling operacyjny - koordynacja procesów implementacji strategii oraz współdziałanie w ramach tych procesów, maksymalizacja rentowności Controlling strategiczny - zapewnienie długotrwałej egzystencji poprzez stworzenie możliwości do wymagań otoczenia