Wytyczne dotyczące elektronicznego przesyłania pojedynczych raportów o działaniach niepożądanych w Unii Europejskiej Monika Trojan Wydział Monitorowania Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych

Podstawy prawne Directive 2001/83/EC of the European Parliament and of the Council of 6 November 2001 on the Community Code Realting to the Medicinal Products for Human Use Official Journal of the European Union L-311, 28/11/2001, p. 67-128 amended by DIrective 2002/98/EC (krew i preparaty krwiopochodne) Official Journal of the European Union L-33, 08/02/2003, p. 30-40 Directive 2004/24/EC (tradycyjne preparaty roślinne) Official Journal of the European Union L-136, 30/04/2004, p.85-90 Directive2004/27/EC Offical Journal of the European Union L-136, 30/04/2004, p. 34-57 Regulation (EC) No 726/2004 of the European Parliament and of the Council of 31 March 2004 laying down Community procedures for the authorisation and supervision of medicinal products for human and veterinary use and establishing a European Medicines Agency Official Journal of the European Union L-136, 30/04/2004, p. 1-33

Podstawy prawne W Polsce wymagania dotyczące elektronicznego raportowania nie zostały wprowadzone do Ustawy Prawo Farmaceutyczne, ale planowane jest wydanie rozporządzenie Ministra Zdrowia obejmującego te zagadnienia

Aktualności Propozycja wytycznych dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii – tom 9a rozesłana do konsultacji społecznych przez Komisję Europejską opublikowana jest na stronie z datą 21/12/2005 http://pharmacos.eudra.org/F2/pharmacos/new.htm Uwagi można zgłaszać do 17 marca 2006

Expedited Reporting Requirements Marketing Authorisation Type Origin Adverse Reaction Type Destination Time line Centralised EU All serious adverse reactions, including any suspected transmission via a medicinal product of an infectious agent To Member State where adverse reaction occurs 15 days Mutual recognition or decentralised, or subject to referral and to Reference/ Rapporteur Member State

Expedited Reporting Requirements Purely national EU All serious adverse reactions, including any suspected transmission via a medicinal product of an infectious agent To Member State where adverse reaction occurs 15 days Centralised Non-EU All serious unexpected adverse reactions and any suspected To all Member States and to the Agency National, including mutual recognition, decentralised, or subject to referral where product is authorised

Sposób postępowania z pojedynczym raportem opisującym działanie niepożądane, które wystąpiło na terenie Polski Sposób postępowania zależy od źródła raportu Monitorowanie spontaniczne Podmiot odpowiedzialny Raport z piśmiennictwa

Sposób postępowania z pojedynczym raportem opisującym NDL, które wystąpiło na terenie Polski – Monitorowanie spontaniczne Raporty otrzymywane są głównie od lekarzy Lekarze przesyłają raporty w wersji papierowej Do zadań Wydziału należy wprowadzenie raportu (zarówno początkowego, jak uzupełniającego do bazy danych, z wykorzystaniem terminologii medycznej MedDRA, a następnie wygenerowanie pliku w formacie .xml i przesłanie go do bazy danych EudraVigilance (dane są szyfrowane) Wersję elektroniczną raportu Urząd przesyła: do użytkowników systemu EV (zgodnie z identyfikatorami) do małych polskich firm - raporty nagrane na nośniku (nośnik dostarcza firma), ewentualnie drogą e-mail (bez zabezpieczeń)

Sposób postępowania z pojedynczym raportem opisującym NDL, które wystąpiło na terenie Polski – Monitorowanie spontaniczne Raz wprowadzony do bazy raport można także wysłać do WHO (Polska uczestniczy w WHO International Programme for Drug Monitoring od 1972 roku) – raporty powinny być wysłane nie rzadziej niż raz na kwartał

Sposób postępowania z pojedynczym raportem opisującym NDL,które wystąpiło na terenie Polski – Raporty od firm Raporty otrzymywane od podmiotów odpowiedzialnych Wysyłane w wersji papierowej lub także w wersji elektronicznej, w zależności od firmy i etapu na jakim jest elektroniczne raportowanie Do zadań Wydziału należy odszukanie raportu w bazie danych, przesłanego drogą elektroniczną, weryfikacja z wersją papierową a następnie wygenerowanie pliku w formacie .xml i przesłanie go do bazy danych EudraVigilance (dane są szyfrowane) - jest to tzw. retransmisja danych Raz wprowadzony do bazy raport można także wysłać do WHO (Polska uczestniczy w WHO International Programme for Drug Monitoring od 1972 roku) – raporty powinny być wysłane nie rzadziej niż raz na kwartał

Sposób postępowania z pojedynczym raportem opisującym NDL które wystąpiło na terenie Polski – raporty z piśmiennictwa, otrzymane za pośrednictwem firmy Raporty otrzymywane od podmiotów odpowiedzialnych (kopia artykułu w wersji papierowej lub jako plik .pdf na adres adr@urpl.gov.pl) Wysyłane w wersji papierowej lub także w wersji elektronicznej, w zależności od firmy i etapu na jakim jest elektroniczne raportowanie Do zadań Wydziału należy odszukanie raportu w bazie danych, przesłanego drogą elektroniczną, weryfikacja z wersją papierową a następnie wygenerowanie pliku w formacie .xml i przesłanie go do bazy danych EudraVigilance (dane są szyfrowane) Aby nie duplikować raportów z piśmiennictwa w bazie EV, ponownie przesyła tylko kraj, na terenie którego dane NDL wystąpiło Uwypuklić konieczność przesyłania samej pracy, w której opublikowano działanie niepożądane

Zasady pośredniczenia Urzędu Rejestracji przy elektronicznym przesyłaniu raportów o niepożądanych działaniach produktów leczniczych Propozycja nasza jest adresowana do małych polskich firm Na pomoc Urzędu nie mogą liczyć np. przedstawicielstwa koncernów zagranicznych, które jeszcze nie zdążyły się przygotować do elektronicznej wymiany danych o bezpieczeństwie stosowania produktów leczniczych

Elektroniczne przesyłanie raportów o niepożądanych działaniach produktów leczniczych Okres przejściowy, kiedy Urząd pośredniczy w elektronicznym przesyłaniu raportów, nie jest równoznaczny z okresem przejściowym na dostosowanie dokumentacji do wymagań europejskich do końca 2008 roku), może być dłuższy lub krótszy w zależności od wymagań UE Kwestią nie rozstrzygniętą pozostaje wymóg przesyłania wersji papierowej raportu o działaniu niepożądanym z terenu Polski

Propozycja wytycznych dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii – tom 9a Z uwagi na dążenie do uzupełnienia bazy danych Eudra Vigilance od daty utworzenia EMEA tj. od 01.01.1995 należy przesłać pojedyncze raporty o ciężkich działaniach niepożądanych, otrzymanych od 01.01.1995 r. do czasu rozpoczęcia transmisji elektronicznej (backlog) Wiadomość zawierająca „stare” raporty (maks. 100) powinna być oznaczona jako „backlog”, a nie jako „ichicsr” Przesyłanie „starych” raportów należy podzielić na etapy – najpierw leki zarejestrowane centralnie i w procedurze wzajemnego uznania, a następnie rejestrowane w procedurze narodowej Należy przesłać wszystkie raporty dotyczące cięzkich NDL z obszaru EEA i spoza obszaru EEA, bez konieczności ponownej oceny czy reakcja jest spodziewana czy nie Należy przesłać ostatnią wersję raportu

Propozycja wytycznych dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii – tom 9a Zadania związane z przesłaniem „starych” raportów do EV Organy kontroli leków przesyłają wszystkie ciężkie NDL, które wystąpiły na terenie danego kraju (Polska od daty akcesji do UE) Firmy przesyłają wszystkie ciężkie NDL, które wystąpiły poza EEA W odniesieniu do nowych krajów członkowskich – firmy przesyłają wszystkie ciężkie NDL od 01.01.1995 r. do 01.05.2004 r. do EMEA Raporty, które zostały już przesłane elektroniczne, nie powinny być wysyłane ponownie Przesłanie „starych” raportów powinno być zakończone do 20 listopada 2006 r.

Propozycja wytycznych dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii – tom 9a W odniesieniu do raportów o ciężkich (niespodziewanych) działaniach niepożądanych, które wystąpiły poza EEA istnieje możliwość uzgodnienia z EMEA, że raporty te będą wysyłane tylko do EMEA, I nie będzie konieczności wysyłania ich do poszczególnych krajów członkowskich – lista krajów, które nie wymagają raportowania przypadków spoza EEA ma być dostępna na stronie internetowej http://eudravigilance.emea.eu.int

Propozycja wytycznych dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii – tom 9a W celu właściwego zidentyfikowania leków, dla jakich zgłaszane są działania niepożądane, oraz aby możliwa była analiza np. działań niepożądanych związanych z daną substancją czynną i wykrywanie sygnałów konieczne jest stworzenie wspólnego jednolitego słownika leków zarejestrowanych w UE/EEA. W systemie EudraVigilance wyodrębniono bazę danych (słownik) Leków pod nazwą EudraVigilance Medicinal Product Dictionary (EVMPD)

Propozycja wytycznych dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii – tom 9a Każdy podmiot odpowiedzialny, który ma chociaż jeden lek zarejestrowany na terenie EEA powinien przesłać informacje o nim do bazy danych EVMPD Lek, dla którego zgłaszane są działania niepożądane powinien być możliwy do zidentyfikowania zarówno w bazie danych dla działań niepożądanych porejestracyjnych (EudraVigilance Post-Marketing Module – EVMP oraz EudraVigilance Clinical Trial Module – EVCTM)

Propozycja wytycznych dotyczących nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii – tom 9a Okresowe przesyłanie pojedynczych raportów o działaniach Niepożądanych – dla potrzeb przygotowywania PSURów (periodic ICSRs) dotyczy raportów nie mających ciężkiego charakteru, które nie były zgłaszane w ciągu 15 dni, ale także raportów od pacjentów, które powinny być zamieszczone w raporcie okresowym okresowa transmisja pojedynczych raportów powinna się odbywać regularnie, nie rzadziej niż łącznie ze złożeniem raportu okresowego (PSUR), tak jak zdefiniowane w prawie UE wiadomość zawierająca ww. raporty powinna być oznaczona jako „PSUR”

Wymagania dotyczące elektronicznego zgłaszania – niezbędnik 8 kwietnia 2005 Urząd Rejestracji PL, WM i PB Wymagania dotyczące elektronicznego zgłaszania – niezbędnik Przeprowadzić fazę testową elektronicznego przesyłania danych, tylko w aspekcie technicznym – wówczas odbiorcą jest URPLTEST, należy przesłać 9 raportów, mogą to być raporty fikcyjne lub rzeczywiste, Po pomyślnej fazie testowej przejść w fazę pilotażową, czyli równoległe przesyłać wersje papierowych i elektroniczne, odbiorcą jest URPL, dane są faktycznie wprowadzane do bazy danych EVPM Po fazie pilotażowej przesyłać raporty do Urzędu Rejestracji (URPL) w wersji elektronicznej – w Polsce faza pilotażowa będzie dłuższa niż 3 miesiące Opis przypadku (część narracyjną raportu) firma musi przetłumaczyć na język angielski

Wymagania dotyczące elektronicznego zgłaszania – niezbędnik – cd. 8 kwietnia 2005 Urząd Rejestracji PL, WM i PB Wymagania dotyczące elektronicznego zgłaszania – niezbędnik – cd. Przesłać informacje o swoim leku do bazy danych leków w UE – EVMPD Licencja MedDRA – w zależności od wielkości rocznego obrotu firmy (firmy korzystające z naszego pośrednictwa nie muszą zakupić słownika MedDRA) Docelowo prosimy o przesłanie „starych” raportów (tzw. backlog) - Raporty ciężkie, które firma przesłała do Urzędu w wersji papierowej po 01.05.2004 r. prosimy przesłać ponownie w wersji elektronicznej Przesłać do Wydziału Monitorowania Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych ostatnią wersję zatwierdzonej w Polsce ChPL lub ulotki (dla potrzeb oceny czy dane działanie niepożądane jest spodziewane czy nie)

Propozycja Wydziału Monitorowania Niepożądanych 8 kwietnia 2005 Urząd Rejestracji PL, WM i PB Propozycja Wydziału Monitorowania Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych Przesyłanie raportów nie-ciężkich za dany kwartał roku, a nie jak do tej pory jak tylko dostaniemy pojedyncze zgłoszenie (raporty uznane za ciężkie przez nasz Wydział, a nie zaznaczone w odpowiedni sposób przez lekarza, będą przesyłane w ciągu 15 dni) Prosimy o nie odsyłanie nam raportów, które otrzymaliście Państwo od nas, o ile nie ma w nich dodatkowych informacji czy komentarza W przypadku przesyłania raportu z komentarzem firmy, oceną związku przyczynowo-skutkowego itp. – apelujemy o wyraźne zaznaczanie, że raport początkowy otrzymaliście Państwo od nas, np. w pierwszym zdaniu części narracyjnej lub w opisie źródła raportu

Propozycja Wydziału Monitorowania Niepożądanych 8 kwietnia 2005 Urząd Rejestracji PL, WM i PB Propozycja Wydziału Monitorowania Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych – przykład zaznaczenia, że raport został przesłany przez organ kontroli leków A report was received via the Therapeutic Goods Administration (TGA) (# 123456) and XXX-Australia ... This case was reported by the Health Authorities (XX123456) and via our cooperated company ... The case report was received from healthcare professional via Polish Office for Registration of Medicinal Products, Medical Devices and Biocidal Products ...

8 kwietnia 2005 Urząd Rejestracji PL, WM i PB Prosimy pamiętać, że Wszyscy dopiero uczą się sprawnie posługiwać elektronicznym systemem wymiany danych o działaniach niepożądanych Polska jako jeden z kilku krajów jest gotowa na przyjęcie raportów w wersji elektronicznej (obok np. Hiszpanii, Danii), duże kraje tzw. „starej” Unii jeszcze są na etapie przygotowań Będziemy starali się w miarę naszych możliwości pomagać Państwu przy wdrażaniu się do systemu

Przydatne strony internetowe 8 kwietnia 2005 Urząd Rejestracji PL, WM i PB Przydatne strony internetowe http://www.urpl.gov.pl (Biuletyny / Biuletyn Leków Wydziału Monitorowania Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych oraz Monitorowanie Niepożądanych Działań Produktów Leczniczych) http://emea.eu.int http://eudravigilance.emea.eu.int http://www.ich.org http://cioms.ch http://pharmacos.eudra.org/F2/home.html http://www.meddramsso.org