Sprawnie się komunikuję – buduję porozumienie Prezentacja przygotowana w ramach projektu „Pracownie kształtowania Kompetencji Kluczowych i Zawodowych – kompleksowy program rozwojowy dla Technikum ZST w Trzciance i Technikum ZSP w Trzciance” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Czym jest komunikacja? Najbardziej podstawową definicją komunikacji jest stwierdzenie, że komunikacja to wymiana informacji pomiędzy jej uczestnikami. Ważne, aby była ona zrozumiała zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy komunikatu. W czasie komunikacji można posługiwać się słowami (mamy wówczas do czynienia z komunikacją werbalną), ale także postawami, gestami, dźwiękami (komunikacja niewerbalna). Komunikujemy się stale; odbieramy lub nadajemy jakieś komunikaty za pomocą gestu lub nawet wyrazu twarzy. Dzięki komunikacji zdobywamy i przyswajamy wiedzę o świecie, wyrażamy uczucia i emocje. To dzięki komunikacji funkcjonuje społeczeństwo, ponieważ ustala się zasady współpracy, role społeczne, obowiązki.

Terminy związane z komunikacją Nadawca – to osoba tworząca przekaz, który jest następnie przekazywany do odbiorcy. W tworzeniu komunikatu musi być jakaś intencja, którą nadawca przekazuje. Odbiorca – osoba będąca adresatem komunikatu. Można przyjąć komunikat biernie lub aktywnie, odpowiadając komunikatem zwrotnym, dzięki czemu z odbiorcy osoba przekształca się w nadawcę. Komunikat – przekaz kierowany przez nadawcę do odbiorcy. Komunikat może być wyrażony słowami (werbalny) albo gestami, dźwiękami lub mimiką (niewerbalny).

Schemat komunikacji KOMUNIKAT NADAWCA ODBIORCA

Komunikacja jednokierunkowa – następuje wtedy, gdy nadawca przekazuje komunikat, jednak nie może stwierdzić, czy odbiorca go odebrał, gdyż nie ma informacji zwrotnej. Komunikacja dwukierunkowa – jeśli nadawca przekazał komunikat odbiorcy i otrzymał informację zwrotną, że komunikat został odebrany, mamy wówczas do czynienia z komunikacją dwukierunkową. Taka komunikacja jest najlepsza, ponieważ istnieje największa szansa, że zarówno nadawca, jak i odbiorca zostali dobrze zrozumiani. Komunikacja bezpośrednia – ma miejsce wtedy, gdy następuje bezpośredni kontakt nadawcy i odbiorcy – np. w czasie rozmowy. Komunikacja pośrednia – odbywa się za pomocą środków przekazu – naturalnych (głos i dźwięk) i elektronicznych (telefonu, Internetu, radia, środków wizualnych).

Komunikacja formalna – rodzaj komunikacji, który jest uregulowany środkami prawnymi i którym rządzą określone zasady. Jest on wykorzystywany najczęściej w sytuacjach formalnych, np. w urzędzie. Komunikacja nieformalna – nie jest uregulowana sztywnymi zasadami, ma raczej charakter prywatny i odbywa się między znajomymi, przyjaciółmi, rodziną. Komunikacja ustna – jej celem jest uzyskanie szybkiej odpowiedzi w krótkim, bezpośrednim komunikacie. Dzięki niej możemy też zaobserwować komunikaty niewerbalne, towarzyszące wypowiedzi. Komunikacja pisemna – w jej trakcie nie zachodzi bezpośredni kontakt pomiędzy nadawcą a odbiorcą, ponieważ komunikat jest przekazywany za pośrednictwem pisma. Ten rodzaj komunikacji jest najczęściej wykorzystywany w formalnej komunikacji na odległość. Stosując tę formę komunikacji nie mamy możliwości obserwowania komunikatów niewerbalnych.

Komunikacja werbalna i niewerbalna Komunikaty dzielimy na werbalne (przekazywane za pomocą słów) i niewerbalne (przekaz wiadomości za pomocą środków niejęzykowych, a więc gestów, dźwięków, mimiki twarzy itp.). Ważną rolę odgrywa też sposób, w jaki treść komunikatu jest wypowiadana – duże znaczenie ma akcent, płynność i tempo mówienia itp. Jest to tzw. parajęzyk. Przekaz niewerbalny jest niezwykle istotny. Ponad połowa komunikatu jest wyrażana za pomocą środków niejęzykowych  zachowania, postawy, gestów, tonu głosu, a nawet naszego wyglądu, odległości od rozmówcy, emocji, jakie okazujemy i sposobu, w jaki patrzymy na drugą osobę. Na odbiór komunikatów niewerbalnych wpływ mają normy kulturowe, w jakich zostaliśmy wychowani, a także nasze doświadczenia życiowe itp.

Ważne elementy komunikacji Aby skutecznie się porozumiewać i przekazywać rozmówcy właściwy komunikat, powinniśmy zwrócić uwagę na następujące rzeczy: 1. Wyraz twarzy – emocje (radość, szczęście, zaskoczenie, smutek, strach lub wstręt) wyrażamy za pomocą mimiki twarzy. 2. Oczy – kontakt wzrokowy z rozmówcą jest bardzo istotny; jeśli go utrzymujemy, przekazujemy komunikat o tym, że jesteśmy pewni siebie i zdecydowani, natomiast gdy w czasie rozmowy opuszczamy wzrok, jest to odbierane jako pokora, poddanie się, brak pewności siebie. 3. Postawa – wyprostowana postawa oznacza pewność siebie, natomiast skulenie, przygarbienie to informacja o naszej niepewności lub strachu. 4. Gesty – pomagają nam wyrażać to, co chcemy powiedzieć, jednak nie powinny skupiać całej uwagi rozmówcy. Niektóre gesty są odbierane negatywnie – np. zaciskanie ręki w pięść (agresja), zakładanie rąk na ramiona (nie zgadzanie się ze zdaniem rozmówcy).

Jak gesty decydują o tym, w jaki sposób jesteśmy odbierani? Jeśli będziemy umieli właściwie odczytywać gesty, będziemy mogli właściwie odczytać stosunek rozmówcy do nas. Co sprawia, że kobieta na zdjęciu wydaje się być wesoła, nastawiona przyjaźnie, pewna siebie? To dzięki temu, że ma swobodną postawę ciała, nie unika kontaktu wzrokowego, uśmiecha się. Wszystkie te gesty mają swoje znaczenie, dlatego odbieramy je w taki, a nie inny sposób.

Z kolei ten mężczyzna wygląda na zrezygnowanego, niepewnego siebie, zlęknionego, bezradnego. Możemy przypuszczać, że być może poniósł porażkę. Widać to po jego gestach – opuszczonym wzroku, skulonej postawie, geście oparcia twarzy na dłoniach, przymkniętych oczach. W jaki sposób możemy rozróżniać te gesty? Istnieje pewna grupa gestów charakterystycznych dla przybieranych postaw, np. dla postawy pewnej siebie, zalęknionej, przyjacielskiej lub wrogiej.

Nastawienie przyjazne Nastawienie nieprzyjazne Pewność siebie uśmiech, swobodna postawa, przytakiwanie, otwarta sylwetka, wzrok skierowany na rozmówcę blisko rozmówcy unikanie spojrzenia na rozmówcę, ograniczenie mimiki twarzy, zaciśnięte dłonie, odsuwanie się od rozmówcy spokój, wyprostowana sylwetka, wzrok skierowany na rozmówcę, patrzenie w oczy uśmiech Wrogość Lęk Zdecydowanie nieprzyjemny wyraz twarzy, unoszenie brwi, zaciskanie dłoni w pięści, zaciśnięte zęby przymknięte oczy, nerwowe gesty (np. poruszanie rękoma, kiwanie nogą), zasłanianie ręką ust, przesadna gestykulacja zdecydowany wzrok skierowany na rozmówcę, gestykulacja dłońmi, patrzenie rozmówcy w oczy, napięte ciało w czasie rozmowy

Poprawnie skonstruowany komunikat Wiadomość zostaje zakodowana w słowa, gesty, dźwięki itp. Proces komunikacji rozpoczyna nadawca, wysyłając komunikat Następuje odkodowanie informacji komunikat Kodowanie informacji Odkodowanie informacji Nadawca Odbiorca odpowiedź Ostatnim elementem jest nadanie zwrotnego komunikatu informującego o tym, jak zrozumiał komunikat

Bariery komunikacyjne Bariery komunikacyjne to wszystko to, co zakłóca poprawne przekazanie komunikatu. Mogą to być różne czynniki, zależne zarówno od nadawcy, jak i odbiorcy, mogą to być też czynniki niezależne od żadnego z nich – hałas w otoczeniu, w którym dochodzi do wymiany informacji, zakłócenia na linii telefonicznej, odległość między rozmówcami. Mogą to być też bariery wewnętrzne o podłożu psychologicznym – wynikają one z naszych doświadczeń, emocji, problemów i mogą powodować błędne zrozumienie komunikatu.

Bariery komunikacyjne utrudniające słuchanie 1. Porównywanie się do rozmówcy w czasie rozmowy – nie pozwala nam się skupić na odbiorze komunikatu, ponieważ zastanawiamy się nad tym, które z nas było w gorszej sytuacji. 2. Domyślanie się tego, o co chodzi rozmówcy odciąga naszą uwagę od faktycznego komunikatu. 3. Przygotowywanie odpowiedzi sprawia, że nie słuchamy, co ma do powiedzenia rozmówca, mimo stwarzania takiego wrażenia. 4. Filtrowanie – słuchanie tylko tych informacji, które świadczą o stosunku rozmówcy do nas i o jego nastroju, a dopiero w dalszej kolejności skupianie się na treści wypowiedzi rozmówcy. Jest to też słuchanie wybiórcze, bez skupienia się na niektórych komunikatach.

5. Osądzanie – nie jest ważna treść komunikatu, ale nasz stosunek do jego nadawcy; jeśli negatywnie oceniamy rozmówcę, odruchowo nie zgadzamy się z jego wypowiedzią. 6. Skojarzenia, które wywołuje w nas wypowiedź nadawcy, odciągają naszą uwagę od treści wypowiedzi. 7. Utożsamianie się – wszystko to, co mówi nasz rozmówca, odnosimy do naszych doświadczeń, nie czekamy na koniec wypowiedzi, tylko przerywamy, aby opowiedzieć o swoich przeżyciach. 8. Udzielanie rad nie słuchając do końca wypowiedzi rozmówcy, często zbyt pochopnie oceniając problem i przez to nie udzielając wsparcia. 9. Sprzeciwianie się, spieranie z rozmówcą, szukanie okazji do polemiki np. poprzez sarkastyczne komentowanie wypowiedzi rozmówcy lub dyskontowanie.

10. Przekonanie o swojej racji do tego stopnia, że jesteśmy gotowi podnieść głos i atakować każdego, kto się z nami nie zgadza; brak chęci do spojrzenia na problem z innej strony. Taka bariera uniemożliwia komunikację. 11. Zmiana tematu rozmowy na wygodniejszy lub bardziej dla nas interesujący. Czasem przebiega to w ten sposób, że obracamy wypowiedź rozmówcy w żart albo bagatelizujemy temat. 12. Zjednywanie sobie rozmówcy pozorami zainteresowania, ale nie angażowanie się w temat rozmowy. Często używamy wtedy słów tj. „tak”, „jasne”, „oczywiście”, „mhm”, „naprawdę?”, choć tak naprawdę ta rozmowa wcale nas nie ciekawi. Barierami komunikacyjnymi mogą też być różnice kulturowe objawiające się innym postrzeganiem świata, inny stosunek do świata, ale też silne emocje. Istotną barierą jest też bariera językowa, nawet w obrębie tej samej narodowości.

Jak skutecznie słuchać? Aby skutecznie się komunikować, powinniśmy niwelować bariery i aktywnie uczestniczyć w rozmowie, nawet słuchając. Można wówczas: Parafrazować wypowiedź rozmówcy, przedstawiać komunikat własnymi słowami – dzięki temu upewniamy się, czy dobrze zrozumieliśmy jego treść Precyzowanie tego, co powiedział rozmówca , proszenie o więcej informacji – dzięki temu pokazujemy, że temat rozmowy naprawdę nas interesuje, Udzielanie informacji zwrotnej – poinformowanie rozmówcy o tym, że zrozumieliśmy komunikat, opowiedzenie o naszych odczuciach z nim związanych. Taka informacja powinna mieć miejsce od razu po usłyszeniu komunikatu, powinna być szczera i wspierająca.

Słuchanie empatyczne – polega na pozytywnym nastawieniu do rozmówcy, chęci zrozumienia go i wysłuchania. Słuchanie otwarte – polega na byciu obiektywnym i otwartym wobec rozmówcy, nieocenianie go, nieszukanie winy , nawet jeśli przekonania rozmówcy nie są zgodne z naszymi. Słuchanie świadome polega na porównywaniu tego, co mówi rozmówca, z tym, co wiemy na ten temat, baz osądzania. Jednocześnie możemy obserwować zachowanie rozmówcy – mowę ciała, spójność wypowiedzi z przesyłanymi sygnałami niewerbalnymi.

Komunikacja a stres We współczesnym świecie stres jest naszym częstym towarzyszem. Psychologowie określają go jako reakcję na dysproporcję pomiędzy możliwościami jednostki a wymogami sytuacji. Podobno współcześnie człowiek podejmuje więcej decyzji w czasie zakupów w supermarkecie, niż człowiek pierwotny przez całe swoje życie. Nie ma możliwości, by nie odbiło się to negatywnie na naszym samopoczuciu – zarówno psychicznym, jak i fizycznym.

Do sytuacji stresowych dochodzi np Do sytuacji stresowych dochodzi np. w czasie wystąpień publicznych – gdy przygotowujemy wystąpienie, odczuwamy duży stres. Mamy świadomość tego, żeby zwracać uwagę nie tylko na odpowiedni dobór słownictwa, ale też pamiętać o celu naszej wypowiedzi. Dlatego wystąpienie publiczne powinno być dobrze przemyślane i przygotowane. Należy dobrze zastanowić się nad czasem, jaki przeznaczyliśmy na wystąpienie, stylem wypowiedzi - czy jest właściwie dobrany do odbiorców, wartością merytoryczną. Można przećwiczyć wystąpienie przed lustrem lub nagrać je dyktafonem, a następnie odsłuchać i zastanowić się nad tym, co można jeszcze poprawić. Aby przykuć uwagę słuchaczy od samego początku, dobrze użyć ciekawego cytatu lub anegdoty związanej z tematem wypowiedzi.

Techniki walki ze stresem Nie ma jednej skutecznej metody pozwalającej na redukcję stresu. Technika, która jednej osobie będzie pomagać, u drugiej może przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. Skuteczność poszczególnych technik relaksacyjnych jest indywidualna, opiera się na znajomości własnych reakcji oraz od częstotliwości i systematyczności ich stosowania. Do najpopularniejszych technik walki ze stresem można zaliczyć: relaksacyjne ćwiczenia oddechowe, relaks progresywny, trening autogenny. Relaksacyjne ćwiczenia oddechowe opierają się na związku pomiędzy stopniem odczuwanego napięcia a oddechem. Kiedy się stresujemy, nasz oddech staje się płytszy i szybszy. Może to prowadzić np. do duszności, hiperwentylacji, a nawet zaburzeń mowy. W momencie rozluźnienia oddech jest rytmiczny i powolny.

Relaks progresywny – polega na napinaniu i rozluźnianiu poszczególnych partii ciała. W wyniku naprzemiennego napinania i rozluźniania mięśni krew przepływa stopniowo do wszystkich komórek, dzięki czemu po całym ciele rozchodzi się relaksujące ciepło. Trening autogenny – polega na działaniu siły autosugestii. Zakłada, że jeśli skupimy się na myśleniu o osiągnięciu stanu spokoju i rozluźnienia wystarczająco długo, myśląc o kolejnych następujących po sobie elementach, to ten stan zostanie przez nas osiągnięty. Elementy, o których po kolei powinno się myśleć, to kolejno: uczucie ciężaru, uczucie ciepła, regulacja pracy serca, regulacja swobodnego oddychania, uczucie ciepła w brzuchu, uczucie chłodu na czole. Trening autogenny ma swoje korzenie w technikach medytacji zen.