Teoria organizacji i zarządzania - wykład IV Tematy zajęć: Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji Organizacja i struktura organizacyjna Motywowanie jako funkcja zarządzania

Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji Na wszystkich szczeblach organizacji ludzie muszą podejmować decyzje. Podejmowanie decyzji jest istotną częścią pracy menedżera. Definicja: podejmowanie decyzji to proces wyboru jakiegoś działania, wybór jednej opcji ze zbioru możliwości.

Rodzaje decyzji Decyzje programowane to decyzje podejmowane zgodnie z jakąś procedurą, regułą (n.p. załatwianie reklamacji) Decyzje nieprogramowane to rozstrzyganie problemów wyjątkowych, niezwykłych (n.p. zakup budynku na siedzibę firmy) Im wyższy szczebel - tym więcej decyzji nieprogramowanych

Podejmowanie decyzji - techniki Algorytmy (wzory postępowania, prowadzące w sposób pewny do uzyskania oczekiwanego wyniku) Heurystyki (wskazówki postępowania, zwiększające prawdopodobieństwo uzyskania wyniku) Do podejmowania decyzji coraz częściej stosuje się komputery, przeprowadzając symulacje procesów i ich skutków

Pewność, ryzyko i niepewność Pewność: podejmujący decyzję wie (z bardzo dużym prawdopodobieństwem), co stanie się w przyszłości - n.p. zakup towaru u sprawdzonego dostawcy Ryzyko: podejmujący decyzję zna prawdopodobieństwo wystąpienia każdego możliwego wyniku - n.p. operacja Niepewność: podejmujący decyzję wie bardzo niewiele - n.p. ustny kontrakt z mało znanym kooperantem

Pułapki w procesie podejmowania decyzji Wadliwe kojarzenie zdarzeń (z powodu ich podobieństwa, wskutek przeceniania ich centralnego miejsca lub niedoceniania, wynikającego z nieoczekiwaności zdarzeń) Błędne oczekiwanie zdarzeń (pomijanie zdarzeń sprzecznych z oczekiwaniami) Fałszywa samoocena (obrona wcześniejszych błędnych decyzji, koncentracja na samych sukcesach)

Racjonalny proces podejmowania decyzji Etap 1 - Badanie sytuacji definicja problemu identyfikacja celów decyzji diagnoza przyczyn Etap 2 - Opracowanie wariantów rozwiązań liczne warianty, bez oceny

Racjonalny proces podejmowania decyzji Etap 3 - Ocena wariantów i wybór najlepszego kryteria: możliwość zastosowania, dopasowanie do celów firmy, konsekwencje Etap 4 - wdrożenie decyzji, monitorowanie jej wyników sposób realizacji, zasoby, ryzyko; wyniki i zgodność z planem

Przeszkody w racjonalnym rozwiązywaniu problemów zlekceważenie problemu unikanie analizy sytuacji przerzucanie odpowiedzialności na inne osoby panika nadmierna liczba czynników brak analizy sytuacji

Przezwyciężanie przeszkód: Ustalanie priorytetów Pozyskiwanie istotnych informacji Precyzowanie informacji Monitorowanie wdrożenia Metodyczne i staranne postępowanie Angażowanie innych ludzi

Cechy charakterystyczne teorii decyzji Orientacja na podejmowanie decyzji Stosowanie naukowego podejścia Efektywność ekonomiczna Posługiwanie się komputerem i modelami matematyczni Praca zespołowa Orientacja systemowa.

Metody teorii decyzji Diagnoza problemu Formułowanie problemu (kryteria rozwiązania) Budowa modelu Analiza modelu Wdrożenie rozwiązania Przykłady modeli rozwiązywania problemów: programowanie liniowe (n.p. do minimalizowania kosztów) modele kolejek (liczba kas) modele symulacyjne (n.p. symulatory lotów)

PERT i CPM: sieciowe modele planowania i kontroli dla problemów złożonych Prekursorzy: Gantt (rozłożenie projektu na odrębne zadania, oszacowanie czasu i terminu wykonania); idea „kamieni milowych” (sformalizowane punkty kontrolne, w których analizuje się postęp i koszty prac) PERT (Program Evaluation and Review Technique- technika oceny i kontroli programu): opracowany przez Biuro Projektów Specjalnych marynarki Wojennej USA sposób szacowania i kontroli terminów, wykorzystany do koordynacji działań ponad 3000 poddostawców współpracujących przy realizacji programu rakiety podwodnej „Polaris”; jest siecią zintegrowanych planów.

PERT i CPM: sieciowe modele planowania i kontroli dla problemów złożonych CPM (Critical Path Method - metoda ścieżki krytycznej): metoda opracowana w koncernie DuPont do kontroli wielkich projektów przemysłowych. Obie metody polegają na podziale zamierzenia na odrębne operacje , a następnie wykreśleniu kolejności ich wykonania, terminów rozpoczęcia i zakończenia oraz ukończenia całości.

Warunki utworzenia sieci typu PERT i CPM Rozbicie działania na poszczególne części; przedstawienie ich na wykresie w postaci zdarzeń (kółka) oraz działań (strzałki) Zdarzenia i działania umieszcza się na wykresie w sposób logiczny, sekwencyjny i zintegrowany. Określone działanie nie może się pojawić przed wystąpieniem wcześniejszego.

Warunki utworzenia sieci typu PERT i CPM Do sieci wpisany jest czas potrzebny na każde działanie. W metodzie PERT każdemu działaniu przypisuje się czas: „optymistyczny”, „najbardziej prawdopodobny”, „pesymistyczny” i „oczekiwany”. Należy ustalić krytyczną ścieżkę, przebiegającą przez sieć. Ścieżka krytyczna to najdłuższa trasa, przechodząca przez sieć - łańcuch zadań o najdłuższym czasie. Wyznacza to czas realizacji całego zamierzenia.

Zalety PERT i CPM Graficzne demonstrowanie zależności między zadaniami zachęta do planowania zwracanie uwagi na obszary problemowe Ułatwienie komunikacji koncentracja na najważniejszych obszarach zapewnienie elastyczności porównywanie wariantów działań

Wady PERT i CPM Koszty Wiele zależy od umiejętności osób dokonujących programowania Niektóre problemy pozostaną niezałatwione Wymagają ciągłego monitoringu Nie zastępują planowania i w ogóle dobrego kierowania