Systemy informatyczne zarządzania W. Bartkiewicz Systemy informatyczne zarządzania Wykład 6. Systemy transakcyjne. Kadry i płace Finanse i księgowość

Podsystem zarządzania zasobami ludzkimi i płacami

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zarządzania zasobami ludzkimi i płacami Obsługa informacji o pracowniku (kadry) Obliczanie płac pracowników

Kadry (1) Ewidencja przebiegu pracy. Rejestrowanie i selekcjonowanie w jednym miejscu informacji z umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń, umów cywilnoprawnych, deklaracji ZUS, itp., tworzących historię przebiegu zatrudnienia pracownika w przedsiębiorstwie. Obsługa organizacji procesu pracy. Tworzenie i ewidencja wszystkich dokumentów niezbędnych do działania pracownika, takich jak przepustki, delegacje, legitymacje służbowe. Generowanie komunikatów terminowych dla pracownika, np. dotyczących badań lekarskich, urlopów, rozliczeń, itp. Rejestracja planów urlopowych i innych nieobecności planowanych.

Kadry (2) Ocena działania pracownika. Gromadzenie danych o przebiegu, ilości i jakości pracy poszczególnych pracowników. Związane jest to zarówno z bieżącymi informacjami na temat długości pracy, jej oceny przez przełożonych, stanowiącymi podstawę do decyzji dotyczących premiowania pracowników, oraz weryfikacji ich przydziału do poszczególnych zadań, jak i informacjami długoterminowymi, o całościowym przebiegu pracy, niezbędnymi w decyzjach dotyczących nagradzania i awansowania pracowników.

Kadry (3) Kształcenie i doskonalenie zawodowe. Niektóre stanowiska i zawody, takie jak programiści, monterzy elektronicy, doradcy podatkowi, wymagają, itp. specyficznego i nieustannego uczenia się. Inne stanowiska mogą wymagać ogólnego kształcenia w zakresie organizacyjnej kultury, standardu ubioru i oczekiwań organizacji. Programy komputerowe wykorzystywane są często do testowania umiejętności pracowników, oraz jako materiały szkoleniowe. System informacyjny ma za zadanie przechowywać informacje o wynikach szkoleń, oraz generować raporty pozwalające na ocenę pracownika, oraz jego potencjału dotyczącego zajmowanego lub proponowanego stanowiska. Informacje o wynikach doskonalenia zawodowego mogą być również potrzebne w celu określenia ewentualnych nagród lub premii.

Kadry (4) Harmonogramowanie pracy i przydział do zadań. Harmonogramowanie ludzi i zadań może być relatywnie proste, lub bardzo skomplikowane. W niektórych przypadkach wymaga ono jedynie prostych zapisów (np. spotkań prezesa), oraz codziennego raportu w postaci planu zajęć. W innych (np. plan zajęć nauczyciela, rozkład jazdy kierowcy autobusu, itp.) wymagać może ono skomplikowanych programów komputerowych. Niejednokrotnie równie wymaga ono również wygenerowania szeregu raportów. Harmonogramy tworzone mogą być dla poszczególnych pracowników, wskazując czas i miejsce ich przydziału do pracy w następnym tygodniu i miesiącu (np. przydział do brygad roboczych), uwzględniających jego umiejętności zawodowe i raporty z doskonalenia zawodowego.

Kadry (5) Kształcenie i doskonalenie zawodowe. Niektóre stanowiska i zawody, takie jak programiści, monterzy elektronicy, doradcy podatkowi, wymagają, itp. specyficznego i nieustannego uczenia się. Inne stanowiska mogą wymagać ogólnego kształcenia w zakresie organizacyjnej kultury, standardu ubioru i oczekiwań organizacji. Programy komputerowe wykorzystywane są często do testowania umiejętności pracowników, oraz jako materiały szkoleniowe. System informacyjny ma za zadanie przechowywać informacje o wynikach szkoleń, oraz generować raporty pozwalające na ocenę pracownika, oraz jego potencjału dotyczącego zajmowanego lub proponowanego stanowiska. Informacje o wynikach doskonalenia zawodowego mogą być również potrzebne w celu określenia ewentualnych nagród lub premii.

Kadry (6) Planowanie zasobów ludzkich. Celem tego podsystemu jest skierowanie do właściwych prac, właściwej liczby właściwych pracowników, wtedy gdy zachodzi taka potrzeba. Efektywne planowanie zasobów ludzkich wymaga prognozowania przyszłego popytu na pracowników, oraz przewidywania przyszłych zasobów ludzi do tych prac. Typowym raportem jest tu raport potrzeb i planowania zasobów ludzkich, określający ilu pracowników z każdej dziedziny potrzebnych będzie w kolejnych okresach czasu. Istnieje cały szereg źródeł zewnętrznych, zawierających informacje przydatne w tej dziedzinie. Np. dane statystyczne o płacach i zatrudnieniu w danej branży mogą wspomagać decyzje dotyczące płac pracowników w organizacji. Istnieje ponadto cały szereg regulacji prawnych, które organizacja musi dotrzymać. Kolejnym istotnym źródłem informacji mogą być lokalne i krajowe centrale związków zawodowych.

Kadry (7) Rekrutacja i selekcja personelu. Jeśli plan zasobów ludzkich przewiduje potrzebę zatrudnienia dodatkowego personelu, następnym logicznym krokiem jest rekrutacja i wybór nowych pracowników. Oprogramowanie komputerowe wykorzystywane jest często do harmonogramowania akcji rekrutacyjnych i testowania potencjalnych pracowników. System informacyjny wykorzystany może być do rankingowania i końcowego wyboru personelu. Dla każdego kandydata wyniki wywiadów, testów i rozmów mogą być przez system analizowane i drukowane. Raport ten nazywany profilem przeglądowym kandydata do pracy, wspomaga zespoły rekrutacyjne, w końcowym wyborze pracowników. Niektóre programy komputerowe mogą nawet analizować te dane w celu identyfikacji kandydatów najlepiej dopasowanych do potrzeb i standardów organizacji.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie zarządzania zasobami ludzkimi i płacami Obsługa informacji o pracowniku (kadry) Obliczanie płac pracowników

Płace (1) – Aktualizacja kartoteki płac Kartoteka płac jest zbiorem danych, zawierającym dla każdego pracownika wszystkie informacje niezbędne dla obliczenia jego płacy. Pierwszą czynnością w cyklu płacowym jest jej aktualizacja, w celu odzwierciedlenia różnych zmian płac: nowych i odchodzących pracowników, zmian w stawkach płacowych i potrąceniach. Aczkolwiek płace przetwarzane są zwykle w trybie okresowym (zazwyczaj raz w miesiącu), tego typu zmiany w kartotece płac wykonywane są na bieżąco, w ciągu całego okresu rozliczeniowego. Poprawność i czasowość transakcji zmian w płacach ma kluczowe znaczenie dla poprawności wygenerowanych płac. Dane w kartotece muszą poprawnie opisywać następny okres płac. Tym niemniej dane pracowników odchodzących lub zwalnianych nie powinny być od razu usuwane, ponieważ niektóre raporty zamykające rok wymagają danych o wszystkich pracownikach, jacy pracowali dla organizacji w czasie roku, niezależnie od czasu ich pracy.

Płace (2) – Aktualizacja stóp podatkowych i potrąceń Obok danych pracownika z kartoteki płac dla obliczenia jego wynagrodzenia niezbędne są informacje o stopach podatkowych i stawkach innych potrąceń. Tak więc kolejną czynnością w cyklu płacowym jest ich utrzymywanie i aktualizacja. Zmiany te dokonywane są przez dział płac, po otrzymaniu odpowiednich informacji z różnych jednostek rządowych, firm ubezpieczeniowych, itp., tak więc mają one charakter raczej sporadyczny.

Płace (3) – Sprawdzenie czasu pracy i obecności W przypadku pracowników opłacanych za każdą przepracowaną godzinę, większość przedsiębiorstw korzysta z pracowniczych kart zegarowych, rejestrujących każde przybycie i wyjście pracownika ze zmiany. Pozwala to na obliczenie łącznego czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Niektóre przedsiębiorstwa produkcyjne także używają kart czynności, rejestrujących dane o czasie wykorzystanym dla realizacji poszczególnych czynności. Wykorzystywane są one dla alokacji kosztów pracy dla różnych działów, centrów kosztów i czynności produkcyjnych. Łączna liczba godzin na kartach czynności powinna być równa liczbie godzin na kartach zegarowych. Porównanie tych dwu wielkości stanowi istotną funkcję kontrolna wykonywaną w systemie płac.

Płace (3) – Sprawdzenie czasu pracy i obecności Pracownicy opłacani stałą pensją, tacy jak menedżerowie, personel naukowo-techniczny, rzadko rejestrują swoje nakłady pracy na kartach zegarowych. Zamiast tego ich obecność w pracy monitorowana jest zwykle przez ich przełożonych. Pracownicy zatrudnieni w wielu organizacjach usługowych, takich jak firmy konsultingowe, kancelarie prawne, itp. sami zgłaszają swoje czasy pracy poświęcone poszczególnym klientom. Dane te stanowią podstawę dla wystawienia rachunków za usługę. Pracownicy handlowi często wynagradzani są w postaci prowizji, lub na podstawie pensji plus prowizja. Na podobnej zasadzie wynagradzani są pracownicy akordowi. Wymaga to dokładnej rejestracji wielkości sprzedaży (lub produkcji) danego pracownika. Ponadto w wielu przypadkach pracownicy otrzymują premię po przekroczeniu określonych poziomów.

Płace (4) – Obliczanie wynagrodzenia Dane o nakładach pracy pracowników scalane są w jeden plik transakcyjny, sortowany według identyfikatora pracownika. W takim samym porządku przechowywane są dane w kartotece płac. Jeśli przetwarzane są płace pracowników kilku wydziałów, wszystkie pliki transakcyjne muszą być również połączone. Uporządkowane informacje o nakładach pracy wykorzystywane są do obliczenia płacy. Dla każdego pracownika wczytywane jest rekord kartoteki płac i odpowiadający mu rekord pliku transakcyjnego, następnie obliczana jest płaca brutto. W przypadku pracowników godzinowych, np. proces ten wymaga pomnożenia liczby przepracowanych godzin przez stawkę godzinową, a następnie dodania wszystkich możliwych premii, dodatków za godziny nadliczbowe i innych.

Płace (4) – Obliczanie wynagrodzenia Następnie obliczane są wszystkie potracenia, a ich suma odjęta od płacy brutto daje płacę netto. Typowe potrącenia to podatek od osób fizycznych, ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe, oraz opłata na kasę chorych. Ponadto dochodzą zwykle grupowe ubezpieczenie na życie, ubezpieczenia wypadkowe, itp. Dla każdego pracownika dane o płacy i potrąceniach muszą następnie zostać zapisane w pliku danych historycznych, na potrzeby rocznych rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych, wystawiania zaświadczeń o wysokości płacy pracownika, itp. W końcu tworzona jest lista płac i dokumenty obsługujące wypłatę, takie jak czeki lub przelewy na konta osobiste pracowników.

Płace (4) – Obliczanie wynagrodzenia Po przetworzeniu transakcji płacowej, system płacowy powinien również przesyłać informacje o płacach do systemu księgowego, w celu alokacji kosztów pracy na poszczególnych kontach księgi głównej. System płacowy oprócz listy płac, generuje również z różna częstotliwością cały szereg innych zestawień i dokumentów, do których zaliczyć może my dla przykładu zestawienia podatkowe, takie jak "Informacja o uzyskanych przez podatnika dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy" (PIT-11).

Płace (5) – Obliczenie opłat i podatków płaconych przez pracodawcę Za opłacenie pewnych opłat i podatków odpowiedzialny jest pracodawca. Na przykład: Musi on od płacy pracownika odprowadzić zaliczkę na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych pracownika. Opłaty na ubezpieczenia społeczne. pracodawca opłaca pracownikowi określone składki ubezpieczeniowe. Oprócz opłat związanych bezpośrednio z płacą pracownika, pracodawca zobowiązany jest do pewnych opłat od funduszu pracy. Wymienić tu możemy np. wpłaty na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zadaniem systemu płacowego jest obliczenie tych należności, oraz utworzenie dokumentów niezbędnych do ich realizacji. System płacowy uwzględniać musi rozliczenia dokonywane przez pracodawców w cyklu rocznym, takie jak rozliczenia pracowników z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Podsystem finansowo-księgowy

Diagram kontekstowy podsystemu finansowo-księgowego Podsystem finansowo-księgowy Podsystem wydatków Sprzedaż Zakupy Wypłaty gotówkowe Podsystem wpływów Pokwitowania wpływów Skarbnik Podsystem produkcyjny Koszty wytwarzanych dóbr Zużycie materiałów i surowców Podsystem zarządzania zasobami ludzkimi Wydatki płacowe Wpisy do dziennika dotyczące działalności inwestycyjnej Menedżerowie Użytkownicy zewnętrzni Główny księgowy Wpisy do dziennika dotyczące działalności finansowej Raporty Wpisy korygujące

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie podsystemie finansowo-księgowym Prowadzenie księgi głównej Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Księgowość składników majątku trwałego Operacje finansowe – kasa i operacje bankowe Sporządzanie zestawień finansowych Niektóre z powyższych zadań w mniejszym lub większym stopniu omówione zostały już przy okazji charakterystyki poszczególnych podsystemów dziedzinowych, tak więc pominiemy je w bieżącym punkcie.

Księga główna Zadania przetwarzania transakcyjnego w zakresie prowadzenia ksiąg związane są przede wszystkim z tworzeniem i utrzymaniem zakładowego planu kont oraz rejestrowaniem na kontach zdarzeń gospodarczych. Informacje do tworzenia wpisów w księdze głównej dostarczane są często przez podsystemy dziedzinowe systemu informacyjnego. W teorii księga główna mogłaby być aktualizowana przy każdej poszczególnej transakcji. W praktyce jednak podsystemy aktualizują ją tworząc wpisy sumaryczne, reprezentujące efekty transakcji w danym okresie czasu (każdym dniu, tygodniu, miesiącu). Aktualizacja księgi głównej dokonywana może być nie tylko przez podsystemy dziedzinowe, ale również poprzez upoważnionych pracowników księgowości, np. skarbnika, poprzez tworzenie wpisów dotyczących transakcji nierutynowych, takich jak zaciąganie i spłacanie długu, zakup lub sprzedaż zabezpieczeń inwestycyjnych, itp. System informacyjny ponadto musi zapewniać możliwość dokonywania przez uprawnione osoby przeksięgowań (wpisów korygujących).

Zamykanie okresów rozrachunkowych i tworzenie zestawień finansowych W ramach procedury zamknięcia okresu obrachunkowego system opracowuje zestaw księgowań niezbędnych do tego celu oraz tworzy zestawienia finansowe, przede wszystkim: zestawienie bilansowe. sprawozdanie zysków i strat (rachunek wyników).

Środki trwałe Kolejnym istotnym zadaniem systemu informacyjnego jest ewidencja środków trwałych: ich rejestracja, przetwarzanie przychodów i rozchodów, wycena i obliczanie odpisów amortyzacyjnych.