Współczesne metody zarządzania organizacją Ćwiczenia drugie – Outsourcing

Definicja pojęcia outsourcingu „przedsięwzięcie, polegające na wydzieleniu ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego realizowanych przez nie funkcji i przekazanie ich do realizacji innym podmiotom gospodarczym” „outsourcing to możliwość wykorzystywania niezależnych, zewnętrznych podmiotów jako dostarczycieli określonych dóbr i usług zamiast konieczności rozwijania tych sfer działalności wewnątrz przedsiębiorstwa”

Outsourcing: nowe ujęcie funkcji zaopatrzenia nawiązanie trwałej współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami, polegającej na tym, że jedno z przedsiębiorstw zobowiązuje się do zakupu od swojego partnera produktów i usług, które wcześniej wytwarzało we własnym zakresie. zakłada koncentrację na kluczowych obszarach działalności przedsiębiorstwa, co w praktyce oznacza, że przedsiębiorstwo rezygnuje z produkcji dużej gamy części, na rzecz tych najważniejszych. Pozostałe części i komponenty potrzebne do wytwarzania produktu finalnego dostarczane są przez przedsiębiorstwo partnerskie. nowy model w zakresie usług przedsiębiorstwo rezygnuje z usług, które nie mają istotnego znaczenia dla przedsiębiorstwa i zleca je innym organizacjom

Najistotniejsze korzyści: Możliwość koncentracji na kluczowych zadaniach przedsiębiorstwa Zwiększenie elastyczności funkcjonowania organizacji Dostęp do wiedzy i doświadczeń innych firm – oszczędność czasu Możliwość korzystania z najnowocześniejszych rozwiązań, również informatycznych Obniżka kosztów stałych. Redukcja kosztów utrzymania infrastruktury Redukcja kosztów związanych z obszarami wyłączonymi poza przedsiębiorstwo Redukcja zatrudnienia Wzrost odpowiedzialności wykonawców działań inne

Zagrożenia outsourcingu Strategiczne Ograniczona opłacalność, jeśli zawiodą relacje Wysokie bariery wyjścia Niepewność regulacji prawnych Zagrożenie dla poufności danych Finansowe Ujawnienie zdolności finansowej Nieprzewidziane koszty transakcyjne Wyższe koszty usług dostawcy niż zakładane Wyższe koszty zarządzania zmianą Organizacyjne Brak motywacji dostawcy do poprawy swoich błędów Brak zaangażowania Utrata kontroli nad wydzieloną działalnością Technologiczne Ryzyko zakłóceń technicznych Możliwość oszustwa dostawcy, co do nowoczesności technologii

Obsługa informatyczna Projekty z zakresu e-biznesu Zlecenie budowy systemu dopasowanego do potrzeb przedsiębiorstwa Wdrażanie systemów (np.. CRM, ERP) Odtwarzanie zniszczonych danych Kompleksowy serwis Archiwizacja danych Administrowanie bazami danych

Rachunkowość i finanse Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów i rejestracja VAT Ewidencja środków trwałych oraz rozliczenia amortyzacji środków trwałych Prowadzenie ksiąg handlowych Sporządzani sprawozdawczości (GUS, ZUS) Raporty okresowe i roczne sprawozdania finansowe Prowadzenie spraw kadrowo-płacowych pracowników Opracowanie regulaminu kontroli wewnętrznej, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych Doradztwo w sprawach finansowo- podatkowych Wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego rachunkowość w przedsiębiorstwie Audyt finansowy

Rachunkowość zarządcza Wdrażanie systemu rachunkowości zarządczej Wdrażanie systemu controllingu operacyjnego i strategicznego w obszarze marketingu, sprzedaży, produkcji, zaopatrzenia i inwestycji, Tworzenie i wdrażanie systemu budżetowania, kalkulacji i decyzji cenowych. Ocena przedsiębiorstwa na podstawie przepływów pieniężnych Opracowywanie strategii finansowych dla przedsiębiorstw Wyszukiwanie źródeł kapitału zewnętrznego Tworzenie biznes planów i planów finansowych Interpretacja wyników analizy wskaźnikowej z uwzględnieniem czynników związanych z otoczeniem oraz wskaźników branżowych

Organizacja i zarządzanie Pomoc prawno-organizacyjna w tworzeniu lub wyodrębnieniu spółki Przygotowanie strategii rozwoju Wdrażanie nowych metod zarządzania Reorganizacja struktur organizacyjnych Reorganizacja procedur operacyjnych- np. w produkcji, logistyce Reorganizacja systemu obiegu dokumentów i informacji w przedsiębiorstwie

Marketing Tworzenie planów promocji i reklamy wprowadzanych na rynek produktów Kreowanie wizerunku firmy Kreowanie marki produktu Wykonanie profesjonalnych ocen i analiz marketingowych Analiza dominujących na rynku strategii sprzedaży Określenie profilu konkurentów i ich strategii Analiza efektywności kanałów dystrybucyjnych Określenie profilu nabywców oraz możliwości wejścia w nowe segmenty rynku

Doradztwo personalne Diagnoza stanu personalnego organizacji Ocena jakości kadry Analiza potrzeb Projektowanie stanowisk pracy Rekrutacja nowych pracowników Tworzenie systemów motywujących oraz arkuszy okresowej oceny pracowników

Wdrożenie outsourcingu - procedura Jeżeli decydujemy się na outsourcing określonego obszaru przedsiębiorstwa, określamy funkcje jakie są w jego ramach realizowane. Określamy korzyści, na jakich nam najbardziej zależy Określamy również ryzyko, czyli zagrożenia związane z wykorzystywaniem zewnętrznej firmy. Analiza zagrożeń i korzyści Wybór funkcji realizowanych w outsourcingu Wybór dostawcy (kryteria selekcji) Określenie zasad współpracy i podziału zadań pomiędzy stronami Kontrola Jakości usług Relacji między dostawcą, a naszą firmą Warunków finansowych

Przykład – obszar zarządzania zasobami ludzkimi Funkcje realizowane w tym obszarze Szkolenia Rekrutacja (różnego rodzaju) Zatrudnianie personelu czasowego Zatrudnianie na stanowiska wysokiego szczebla Zwolnienia Naliczanie wynagrodzeń (?) Rozliczanie umów cywilno prawnych Administrowanie dokumentacją kadrową

Przykład – obszar zarządzania zasobami ludzkimi - korzyści Niższe koszty usługi Oszczędności w długim okresie Uelastycznienie kosztów Brak konieczności lokowania kapitału w dodatkowe inwestycje Dostęp do aktualnej wiedzy i nowych technologii Przesunięcie odpowiedzialności na dostawcę Generowanie dodatkowej przestrzeni Niwelowanie nadmiaru zadań Ograniczenie prac administracyjnych Oszczędność czasu

Przykład – obszar zarządzania zasobami ludzkimi - zagrożenia Wysoki koszt zmienny Problemy związane z komunikowaniem się z dostawcą Ryzyko utraty danych Ryzyko niskiej jakości usług Problemy związane z brakiem wiedzy o firmie Problemy w przypadku braku terminowości Długi okres adaptacji

Kryteria doboru dostawcy Doświadczenie jak długo działa na rynku Jaki zatrudnia personel Zaawansowanie technologiczne Kondycja finansowa Bliskość siedziby Reputacja na rynku usług Styl działania Koszt przekazania funkcji

Przykład – obszar zarządzania zasobami ludzkimi - Określenie zasad współpracy i podziału zadań pomiędzy stronami dla wydzielonej funkcji zatrudniania personelu czasowego Dostawca usługi Rekrutacja wstępna i uzupełniająca Czynności administracyjne związane z zatrudnianiem Szkolenia Badania lekarskie Odzież ochronna Raporty ubezpieczenie Firma Składanie zamówień zgodnie z bieżącymi planami Nadzór organizacyjny