Informatyka w administracji Zastosowanie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel Opracowała: mgr inż. Maria Stańkowska

Podstawy obsługi arkusza kalkulacyjnego Wprowadzenie Budowa arkusza Tworzenie pliku skoroszytu Korzystanie z gotowych szablonów Elementy okna arkusza Wprowadzanie i modyfikacja danych Poruszanie się w obrębie arkusza Edycja i kopiowanie wzorów Sposoby adresowania: względne, bezwzględne i mieszane Funkcje Excela definicja funkcji zasady obowiązujące przy stosowaniu funkcji podział funkcji ze względu na liczbę argumentów praktyczne zastosowanie funkcji Autosumowanie, Średnia

Wprowadzenie Arkusz kalkulacyjny powstał z myślą o zastosowaniach w bankach oraz księgowości, gdzie wykonywana jest olbrzymia ilość żmudnych, powtarzających się według określonego schematu obliczeń. Pomysł jest prosty. W pamięci komputera tworzona jest tabela podzielona na pola, do których można wpisywać liczby, teksty oraz obliczenia według rozmaitych wzorów. Zazwyczaj, oprócz spełniania podstawowych funkcji, czyli umożliwienia wprowadzania danych i wykonywania prostych działań arytmetycznych, programy tego typu są wyposażone w narzędzia graficzne, funkcje matematyczne, statystyczne, finansowe i inne dodatki pozwalające na tworzenie wykresów, złożonych analiz i zestawień.

Historia Excela Excel 1 – 1985/6 dla komputerów Macintosh Excel 2 – 1987 dla Windows (prosty) Excel 3 – 1990 (+paski narzędzi+wykresy 3D+praca grupowa) Excel 4 – 1992 (początki rozpowszechniania Windows i jego interfejsu) Excel 5 – 1994 (dochodzi VBA – Visual Basic for Applications) Excel 6 – nie powstał Excel 7 – 1995 (właściwa nazwa Excel for Windows 95) – po raz pierwszy skompilowany do postaci 32-bitowego kodu. Excel 8 – 1997 (znany jako Excel 97) nowe paski narzędzi, asystent pomocy, Internet Excel 9 – 1999 (znany jako 2000)

Budowa arkusza Pliki programu Microsoft Excel, noszą nazwę skoroszytów. Skoroszyt może składać się z jednego lub kilku arkuszy roboczych, ich liczbę i nazwy może ustalać użytkownik. Arkusz jest podzielony na kolumny i wiersze, które są odpowiednio nazwane: kolumny kolejnymi literami alfabetu (A, B, C, ..., Z, AA, AB, AC, ..., IV), wiersze kolejnymi liczbami (1, 2, 3, ..., 65536). Na ekranie monitora widoczna jest zazwyczaj tylko niewielka część arkusza. Podstawowym elementem arkusza jest komórka, której niepowtarzalny adres powstaje z połączenia nazwy kolumny i wiersza, na przecięciu których się znajduje. Podstawowym elementem Excela jest księga robocza (skoroszyt). Skoroszyt jest zbiorem arkuszy ułożonych w stosie, jeden na drugim. Taka struktura pozwala na użycie wielowymiarowych funkcji finansowych. Jest to odpowiednik kilku arkuszy papieru księgowego. Każdy arkusz poprzez swoją budowę tabelaryczną umożliwia wprowadzanie danych do komórek. W przeciwieństwie do tradycyjnego arkusza ręcznego, Excel pozwala na wprowadzanie do komórek pewnych wyrażeń wyliczeniowych zwanych formułami, które są uzależnione od wartości w innych komórkach. Jedną z istotniejszych zalet Excela jest automatyczne przeliczanie formuł po zmianie zawartości komórek, które biorą w niej udział. Komórka o adresie B5

Tworzenie pliku skoroszytu Aby utworzyć nowy skoroszyt należy kliknąć przycisk Nowy Aby rozpocząć pracę z arkuszem, należy uruchomić program, wybierając ikonę z paska narzędzi MS Office lub odpowiednią pozycję z menu startowego. Aby pracować z szablonem, z menu Plik należy wybrać polecenie Nowy, a następnie odpowiedni szablon

Przykład gotowego szablonu Korzystanie z szablonów w znacznym stopniu ułatwia pracę, zwalnia bowiem użytkownika z wielokrotnego formatowania takich samych arkuszy oraz pozwala wykorzystać przygotowane formuły obliczeniowe. Oprócz korzystania z gotowych szablonów Excela, można tworzyć własne, przystosowane do specyfiki zadań, jakie wykonujemy na co dzień. Do tak przygotowanego szablonu, wystarczy wprowadzić własne dane a wszystkie obliczenia zostaną wykonane automatycznie, dzięki odpowiednio skonstruowanym wzorom.

Elementy okna arkusza kalkulacyjnego Menu główne programu Paski narzędzi: Standardowy, Formatowania Pasek tytułu Przyciski sterujące oknem aplikacji Przyciski sterujące oknem skoroszytu Nagłówki kolumn Pasek formuły Pole nazwy Nazwy wierszy Aktywna komórka o adresie A1 Zakładka bieżącego arkusza Przyciski przewijania arkuszy Pasek stanu

Wprowadzanie danych Excel rozróżnia trzy typy danych: Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł, nagłówki kolumn i wierszy tabeli. Etykiety tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki. Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki. Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji. Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki, naciśnięciu klawisza Enter lub kliknięciu przycisku Wpis. Rezygnację z wprowadzanych danych można zrealizować przez naciśnięcie klawisza ESC lub kliknięcie przycisku Anuluj. Pierwszym etapem w przygotowaniu jakiegokolwiek arkusza kalkulacyjnego jest wpisanie odpowiednich danych. Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł tabeli, nagłówki kolumn i wierszy. Jeżeli wpisywana etykieta jest dłuższa niż szerokość komórki, to jej treść zostaje przedłużona na następną komórkę sprawiając wrażenie, że jest ona zajęta. Jeżeli komórka obok nie jest wolna, to treść wpisywanej etykiety wyda się pozornie skrócona, w ten sposób, że znaki nie mieszczące się w obrębie bieżącej komórki nie zostaną wyświetlone. Etykiety tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki. Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Jeśli zostanie wstawiona kropka z klawiatury podstawowej, to wartość będzie potraktowana, jako tekst. Najprostszym sposobem rozpoznania, czy dane są wprowadzone prawidłowo, jest kontrolowanie sposobu wyrównywania. Liczby standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki. Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji. Wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego polega na uaktywnieniu odpowiedniej komórki i wpisaniu ich z klawiatury. Wpisywane znaki są widoczne jednocześnie w komórce i na pasku formuły. Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej komórki (tylko w przypadku liczb i tekstu), formuły należy zatwierdzać Enterem lub przyciskiem Wpis. Przycisk Wpis Przycisk Anuluj

Edycja danych w komórce Edycja danych w komórce możliwa jest po wstawieniu do niej kursora, jedną z podanych metod: dwukrotne kliknięcie myszką na komórce, zaznaczenie komórki i naciśnięcie klawisza F2, zaznaczenie komórki i kliknięcie myszką w Pasku edycji. Kursor w Pasku edycji Kursor w komórce

Poruszanie się w obrębie arkusza Klawisze ruchu kursora Przemieszczenie o jedną komórkę, zgodnie z kierunkiem wskazywanym przez strzałki Kliknięcie myszką Uaktywnienie komórki, którą wskazuje wskaźnik myszki Tab Zmienia aktywność z bieżącej do następnej komórki Home Uaktywnia komórkę na początku bieżącego wiersza Ctrl+Home Uaktywnia pierwszą komórkę arkusza Ctrl+End Uaktywnia ostatnią komórkę danych, w prawym dolnym narożniku

Edycja wzorów Aby dokonać obliczeń w arkuszu, należy posłużyć się formułą, która oblicza i wyprowadza wynik, w oparciu o inne znane wartości. Formuła (wzór) w Excelu, to ciąg wartości liczbowych, adresów komórek (lub ich nazw), funkcji arkusza oraz operatorów, rozpoczynająca się znakiem równości. Formuła widoczna jest w Pasku edycji Operatory arytmetyczne stosowane w formułach: + dodawanie - odejmowanie * mnożenie / dzielenie ^ potęgowanie % procent z wartości Budując formułę należy kontrolować: jej techniczną poprawność (semantykę) oraz poprawność merytoryczną (czy formuła w poprawny sposób doprowadzi do uzyskania prawidłowego wyniku). Istotne znaczenie w konstruowaniu formuł ma możliwość odwoływania się do adresów komórek. Po zmianie wartości w komórce, do której adresu występuje odwołanie, formuła zostanie ponownie przeliczona i wyświetlony zostanie właściwy wynik. Kolejność wykonywania działań: według zasad matematyki, zmianę kolejności wykonywania działań można uzyskać stosując nawiasy. Różnica pomiędzy formułą: =D6+D6*7% (321) =(D6+D6)*7% (42) Kształt wskaźnika myszki przy uaktywnianiu komórki (zaznaczaniu zakresu) Wynik formuły widoczny jest bezpośrednio w komórce

Kopiowanie wzorów Obliczenia przebiegające według takiego samego schematu nie wymagają konstruowania nowych wzorów, Excel umożliwia ich kopiowanie. Kształt wskaźnika myszki przy kopiowaniu Przy kopiowaniu formuł istotne znaczenie ma sposób adresowania. W Excelu można stosować trzy rodzaje adresowania: adresowanie względne np. E6, adresowanie bezwzględne np. $B$3, mieszane z blokowaniem wiersza np. B$7 z blokowaniem kolumny np. $B7 Excel umożliwia kopiowanie wzorów pod warunkiem, że nie stosuje się w formułach obliczeniowych wartości z komórek, lecz ich adresów. W widocznym przykładzie zastosowano formułę wykorzystującą dwa rodzaje adresowania: względne i bezwzględne. Odwołanie względne wykorzystuje się wtedy, gdy przy kopiowaniu formuły adres ma zostać zmieniony. Adresy w kopiowanej formule zmieniają się o tyle kolumn i o tyle wierszy, o ile została skopiowana formuła. Odwołanie bezwzględne stosuje się wtedy, gdy przy kopiowaniu formuły, adres komórki ma zostać nie zmieniony. Ten sposób adresowania znajduje zastosowanie, gdy obliczenia odnoszą się do stałych współczynników, które są umieszczone w pojedynczej komórce arkusza. W takim przypadku stosujemy przed symbolem wiersza i kolumny znak $.

Przykład zastosowania adresowania mieszanego Tak skonstruowaną formułę można skopiować zarówno w poziomie, jak i w pionie Adresowanie z przytrzymaniem kolumny uzyskuje się wstawiając znak $ przed jej symbolem np. $A5. Przy kopiowaniu do innych kolumn (w prawo), adres komórki nie będzie ulegał zmianie, przy kopiowaniu w dół (do innych wierszy), będzie się zmieniał adres wiersza. Adresowanie z przytrzymaniem wiersza uzyskuje się wstawiając znak $ przed jego symbolem np. B$4. Przy kopiowaniu do innych wierszy (w dół), adres komórki nie będzie ulegał zmianie, przy kopiowaniu w prawo (do innych kolumn), będzie się zmieniał adres kolumny.

Funkcje Excela Definicja funkcji Funkcja jest predefiniowaną formułą posiadającą oryginalną nazwę, która pobiera wartości (zwane argumentami funkcji) i zwraca wynik lub wyniki. Użycie funkcji może znacznie uprościć i skrócić konstrukcję formuły. Jeśli w formule ma zostać użyta funkcja konieczne jest zastosowanie odpowiedniej składni: Nazwa_funkcji(Argument_1;Argument_2;...;Argument_N)

Zasady obowiązujące przy stosowaniu funkcji Funkcje Excela podzielone są na kategorie: finansowe, daty i czasu, matematyczne, statystyczne, wyszukiwania i adresu, bazy danych, tekstowe, logiczne i informacyjne. Nazwa funkcji może być pisana małymi lub wielkimi literami. Jeżeli nazwa funkcji zostanie wpisana małymi literami, zostaną one zamienione na wielkie, pod warunkiem, że nazwa jest prawidłowa. Przed i za nawiasami nie używa się spacji. Jeżeli funkcja jest bezargumentowa, po jej nazwie należy wstawić parę nawiasów. Argumenty funkcji oddzielone są średnikami, będącymi separatorami listy argumentów. Argumentami funkcji mogą być liczby, teksty, adresy, wartości logiczne, tablice lub inne funkcje. Funkcja jest zagnieżdżona, jeśli jest argumentem innej funkcji. Gdy funkcja znajduje się na początku formuły należy ją poprzedzić znakiem równości (=).

Podział funkcji ze względu na liczbę argumentów Rodzaj funkcji Notacja symboliczna Uwagi Bezargumentowa DZIŚ() Nie wymaga żadnych argumentów, ponieważ data systemowa jest jednoznacznie określona. Ze stałą liczbą argumentów POTĘGA(liczba;potęga) ZAOKR.DO.CAŁK(liczba) Potęga jest wyliczana po określeniu dwóch wartości: podstawy i potęgi. Wymaga tylko jednego argumentu – liczby rzeczywistej, która ma zostać zaokrąglona w dół do najbliższej liczby całkowitej. Ze zmienną liczbą argumentów SUMA(liczba_1;liczba_2;...;Liczba_N) Sumę można obliczyć z bliżej nieokreślonej liczby argumentów, którymi mogą być adresy komórek, zakresy lub liczby. Z argumentami opcjonalnymi PMT(stopa;liczba_rat;wa;wp;typ) Funkcja wylicza średnią kwotę rat. Trzy pierwsze argumenty muszą wystąpić, dwa ostatnie jeśli nie zostaną określone, przyjmą wartość domyślną równą 0.

Autosumowanie Kolejne czynności: Jedną z najczęściej stosowanych funkcji w arkuszu jest funkcja sumowania, wywoływana przyciskiem Autosumowania Kolejne czynności: uaktywnienie komórki, w której oczekujemy wyniku sumowania, kliknięcie myszką przycisku Autosumowania, zatwierdzenie proponowanego zakresu komórek (klawiszem Enter lub przyciskiem Wpis), ewentualnie zaznaczenie innego zakresu.

Korzystanie z palety funkcji Przycisk Wklej funkcję Korzystanie z palety funkcji Wpisanie zakresu komórek, z których wartości są argumentami funkcji lub zaznaczenie ich w arkuszu Przycisk powrotu do palety funkcji Przycisk zwijania palety funkcji do jednego wiersza