1 Kontrola zamówień publicznych w mikroprojektach w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka

2 Dokumenty m.in. : Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Dyrektywa nr 2004/18/EC - w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (klasyczna), Rozporządzenia m.in.: w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych w odniesieniu do wydatków z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w przypadku naruszeń przepisów w zakresie zamówień publicznych (COCOF 07/0037/03-EN), interpretacje UZP, orzeczeń KIO (np.: orzeczenia sądów (np.: komentarze do ustawy (Komentarze Becka Jerzy Pieróg), rekomendacje pokontrolne/poaudytowe.

Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka z dnia 13 lipca 2011 r. W przypadku mikroprojektów kontrolę ex-ante i ex-post przeprowadza Stowarzyszenie Region Beskidy. Kontrola EX-ANTE obejmuje sprawdzenie dokumentów przekazanych przez Beneficjenta Kontrolerowi (Stowarzyszenie Region Beskidy) i jest wykonywana na podstawie LISTY SPRAWDZAJĄCEJ (załącznik nr 12 do wytycznych) do kontroli ex-ante zamówień publicznych przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego. Stowarzyszenie Region Beskidy weryfikuje dokumentację w szczególności pod względem: zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, 3

możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielenia zamówienia w ogłoszeniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, prawidłowości wyboru trybu zamówienia, przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji. W ciągu 7 dni roboczych Stowarzyszenie Region Beskidy przekazuje beneficjentowi pisemną informację o wynikach weryfikacji. Informacja zawiera m.in. zastrzeżenia: Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia. Zgodnie z art. 18 ustawy Pzp za przygotowanie i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Wykryte zastrzeżenia/brak zastrzeżeń Kontrolera na etapie kontroli ex-ante nie oznacza, że Kontroler nie zidentyfikuje uchybień w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dalszych etapach kontroli. Jeżeli Stowarzyszenie Region Beskidy ma zastrzeżenia do dokumentacji, w piśmie informuje beneficjenta, że nie wprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za NIEKWALIFIKOWALNY. 4

Kontrola ex-ante przeprowadzana jest w ramach realizacji projektów, w których została podpisana umowa o dofinansowanie pomiędzy Stowarzyszeniem Region Beskidy i beneficjentem. W przypadku gdy zamówienie publiczne zostało przeprowadzone przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, Stowarzyszenie Region Beskidy weryfikuje dokumentacje przetargową podczas kontroli ex-post. Nie przekazanie dokumentów do kontroli ex-ante przez beneficjenta nie powoduje nałożenia sankcji na beneficjenta przez Kontrolera. Kontrola EX-POST odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej według LISTY SPRAWDZAJĄCEJ do kontroli administracyjne – kontrola ex-post zamówień publicznych (załącznik nr 13 do wytycznych). Zakres kontroli obejmuje całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego. W przypadku złożenia dokumentacji przetargowej przez kilku beneficjentów, w pierwszej kolejności będą weryfikowane dokumenty przetargowej o największej wartości. Stowarzyszenie Region Beskidy ma możliwość przeprowadzenie kontroli w siedzibie Zamawiającego (kontrola na miejscu). 5

6 W trakcje kontroli procedury zamówienia Stowarzyszenie Region Beskidy zwraca szczególną uwagę na możliwość zaistnienia następujących błędów (NAJCZĘSTSZE NARUSZENIA W PROCEDURACH UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH STWIERDZANE PRZEZ SŁUZBY KOMISJI EUROPEJSKIEJ): naruszenie art. 7 ustawy PZP przepis ten stanowi ogólną zasadę zamówień publicznych zobowiązującą do zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. sposób realizacji tejże zasady został zawarty w dalszych przepisach ustawy. Aby udowodnić naruszenie art. 7 należy wskazać konkretny przepis ustawy Nieuprawnione stosowanie trybów niekonkurencyjnych lub nieuprawnione stosowanie procedur przyspieszonych (powołując się na termin zakończenia projektu lub koniec roku budżetowego); Nieuzasadnione przedmiotem zamówienia ograniczenia dotyczące podwykonawstwa; Wprowadzanie warunku, aby każdy członek konsorcjum spełniał warunki udziału w postępowaniu oddzielnie; Nieuprawnione dzielenie zamówienia na części (zamawiający wszczyna kilka postępowań, które są tożsame przedmiotowo i czasowo, a zamówienie może być wykonane przez jednego wykonawcę); Zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niż wymienione w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane;

Zamawiający żąda wykazu dostaw, usług lub robót nie odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom, usługom lub robotom stanowiącym przedmiot zamówienia; Zamawiający wymaga dysponowania przez wykonawcę odpowiednim potencjałem technicznym już na etapie składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych współfinansowanych ze środków UE i/lub z funduszy krajowych (w sytuacji gdy fakt współfinansowania nie ma wpływu na potwierdzenie umiejętności wykonawcy w zakresie wykonania zamówienia); Zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych wykonywanych w Polsce; Zamawiający uwzględnia jedynie doświadczenie zdobyte po uzyskaniu przez wykonawcę stosownych polskich uprawnień budowlanych lub posiadania doświadczenia zdobytego w Polsce; 7

Zamawiający wymaga przynależności do odpowiedniej izby polskiego samorządu zawodowego, posiadania uprawnień projektowych lub uprawnień do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie wydanych na podstawie polskich przepisów; zamawiający zamierza w sposób niezgodny z przepisami udzielić zamówienia na roboty budowlane; w przypadku opisania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia zamawiający nie dopuszcza zaoferowania produktów równoważnego; Po zmianie SIWZ zamawiający nie zamieszcza właściwych sprostowań w Dzienniku Urzędowym UE lub Biuletynie Zamówień Publicznych Zamawiający odrzuca ofertę zamiast dokonać poprawy oczywistej omyłki pisarskiej/rachunkowej; Zamawiający w ogłoszeniu o zamówienie nie określa dokumentów jakie zobowiązani będą złożyć wykonawcy zagraniczni; Nie uprawniona zmiana podpisanej umowy w sprawie zamówienia publicznego; Brak zasadności wykluczenia i odrzucenia ofert. 8

W przypadku wydatków równych lub wyższych niż ,00 PLN, polscy Beneficjenci są zobowiązani do dostarczenia 2 ofert lub innych dokumentów potwierdzających rozeznanie rynku, w celu udokumentowania racjonalności i efektywności poniesionych wydatków. W sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości odnośnie poniesienia wydatków w sposób gospodarny, przypadki takie będą rozstrzygane indywidualnie przez Stowarzyszenie Region Beskidy Szacowanie wartości i udzielania zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii* Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych – zwana dalej ustawą PZP – zastrzega na etapie czynności przygotowawczych poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązek ustalenia przez zamawiającego wartości zamówienia (art ustawy PZP). Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy PZP podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Jednocześnie w myśl art. 32 ust. 2 ustawy PZP zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. * źródło: Urząd Zamówień Publicznych 9

Art. 32 ust. 4 ustawy PZP, w myśl którego jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Oznacza to, iż zamawiający może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W celu ustalenia czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem czy też z odrębnymi zamówieniami, należy posługiwać się takimi kryteriami jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. 10

11 W pierwszej kolejności przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach przedmiotowego projektu współfinansowanego ze środków UE, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu, i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji programu. Jeżeli ze względów organizacyjnych zamówienia te będą udzielane w częściach w ramach odrębnych postępowań do ustalenia wartości poszczególnych części stosować się będzie art. 32 ust. 4 ustawy Pzp. Nie jest zatem możliwe podzielenie takiego zamówienia na części i oszacowanie ich wartości odrębnie dla każdej z części. Podstawą do wyodrębnia tych zamówień, tj. podstawą do uznania, iż mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie.

12 Przy czym warunkiem takiej kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu dla całego okresu jego realizacji. W takim przypadku nie może znaleźć zastosowania zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości. Zasada ta – z wyjątkiem świadczeń powtarzających się okresowo (art. 34 ust. 1 ustawy Pzp) wynika między innymi, z uwagi na wyodrębnienie źródła finansowania, już na tym etapie jest możliwe oszacowanie zakresu zamówienia w okresie realizacji projektu, co ma decydujące znaczenie dla ustalenia, iż mamy do czynienia z jednym (samodzielnym) zamówieniem publicznym. Przykłady uchybień stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych napotkane podczas kontroli administracyjnej przez Stowarzyszenie Region Beskidy: -podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy PZP, -nie zastosowanie ustawy PZP, -Zamawiając żądał od wykonawców dokumentacji, która jest wydawana przez jedną organizacje w kraju co zawężało krąg wykonawców (naruszenie art. 7) - przeprowadzenie procedury przetargowej pomimo wyłączenia podmiotowego stosowanie ustawy Pzp, -Zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niż wymienione w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane;

13 Stowarzyszenie Region Beskidy ul. Widoki 18/ Bielsko-Biała Polska tel.: fax: Szkolenie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka