Faktura elektroniczna w świetle prawa handlu elektronicznego dr Dariusz Szostek

Źródła prawa handlu elektronicznego Wybrane regulacje publicznoprawne art. 58 ustawy o podpisie elektronicznym rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 sierpnia 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty kodeks postępowania administracyjnego ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności organów władzy publicznej Inne: ustawa Ordynacja podatkowa ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

Źródła prawa handlu elektronicznego Źródła prawa o e – fakturach Ustawa o podatku od towarów i usług Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług

Znaczenie tzw. zasady równoważności Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej (art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym) Faktury elektroniczne a zasada równoważności: Czy dopuszczalne było (i jest nadal) wystawianie faktury w postaci elektronicznej, w związku z brzmieniem art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym? trudności w stosowaniu faktury odnoszą się do określenia oryginału i kopii. podstawę do obniżenia przez nabywcę kwoty podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego stanowią wyłącznie oryginały faktur lub faktur korygujących, albo ich duplikaty wystawiając fakturę w postaci elektronicznej nie ma odrębnego ORYGINAŁU oraz KOPII. Jest tylko jeden dokument. Może ponadto być on wielokrotnie powielany

Dyrektywa Rady 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001 r Dyrektywa Rady 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001 r. zmieniająca dyrektywę 77/388/EWG w celu uproszczenia, modernizacji i harmonizacji ustanowionych warunków fakturowania w zakresie podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 15/24 z 17 stycznia 2002).

Faktury elektroniczne według dyrektywy Brak wymogu umieszczenia podpisu na fakturze (zarówno elektronicznej jak i faktury w postaci materialnej) Obowiązek poinformowania odbiorcy o przesyłaniu elektronicznej faktury i uzyskanie jego zgody (w dowolnej formie) Wymóg gwarancji autentyczności pochodzenia faktury (nie identyfikacji wystawcy!) i integralności zawartości faktury użycie zaawansowanych podpisów elektronicznych Jest przyporządkowany wyłącznie podpisującemu Umożliwia identyfikację podpisującego Stworzony jest za pomocą środków, które podpisujący może mieć pod swoją wyłączną kontrolą Jest tak powiązany z danymi, do których się odnosi, że każda późniejsza zmiana danych może zostać wykryta użycie systemów elektronicznej wymiany danych (EDI) Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994)

Faktury elektroniczne według dyrektywy Obowiązek akceptacji faktur elektronicznych przez państwa członkowskie Zasady przechowywania faktur elektronicznych Artykuł 22a VI Dyrektywy VAT - Prawo dostępu do faktur przechowywanych elektronicznie w innym Państwie Członkowskim. W przypadku, gdy podatnik przechowuje wystawione lub otrzymane faktury przy użyciu środków elektronicznych gwarantujących dostęp on-line do danych i gdy miejsce przechowywania znajduje się w Państwie Członkowskim innym niż to, w którym podatnik posiada siedzibę, właściwym organom w Państwie Członkowskim, w którym podatnik posiada siedzibę, przysługuje, do celów niniejszej dyrektywy, prawo dostępu do takich faktur, pobierania ich z systemu i wykorzystywania ich w granicach określonych przepisami Państwa Członkowskiego, w którym podatnik posiada siedzibę, i w zakresie, jaki jest danemu Państwu niezbędny do celów kontroli.

Faktury elektroniczne według dyrektywy Brak problemu oryginału faktury Sposób przechowywania faktur elektronicznych swoboda odnośnie wyboru miejsca i metody przechowywania faktur obowiązek zapewnienia niezwłocznego dostępu do faktur na żądanie organów podatkowych wymóg zachowania integralności danych Czas przechowywania faktur elektronicznych – brak uregulowania w dyrektywie Zasady przechowywania faktur elektronicznych przez osoby trzecie - brak uregulowania w dyrektywie

Faktury elektroniczne według dyrektywy Państwa Członkowskie mogą (nie muszą) wymagać: Certyfikatu kwalifikowanego Zastosowania bezpiecznego urządzenia do składania podpisu elektronicznego W przypadku stosowania EDI –przygotowania zestawienia na papierze W każdym przypadku – uprzedniego poinformowania (nie zezwolenia!) urzędu o stosowaniu faktur elektronicznych

Rozporządzenie MF Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur Rozporządzenie określa (§ 1) Sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej Zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną Czy ustawodawca świadomie odróżnia faktury w formie elektronicznej od faktur przesyłanych drogą elektroniczną?

Podstawy prawne rozporządzenia Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 , poz. 535 oraz z 2005 r. nr 14, poz. 113 i Nr 90, poz. 756) Przepisy rozporządzenia wdrażają postanowienia dyrektywy Rady 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001 r. zmieniającej dyrektywę 77/388/EWG w celu uproszczenia, modernizacji i harmonizacji ustanowionych warunków fakturowania w zakresie podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 15/24 z 17 stycznia 2002).

Przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej (§ 2) Przesyłanie, w tym udostępnianie odbiorcom faktur wystawianych w formie elektronicznej, jak i ich przechowywanie następuje przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków Problem przesłania faktury „papierowej” przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania danych

Zgoda odbiorcy (§ 3) Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 rozporządzenia stosuje się odpowiednio Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu Wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych Problem odpowiedniego stosowania § 3 rozporządzenia Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawienia i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji. Cofnięcie akceptacji nie ma wstecznego skutku

Forma elektroniczna faktur (§ 4) Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane : bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu Faktura nie zawiera „podpisu” wystawcy. Jest to wyłącznie narzędzie zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści Sposoby uzyskania certyfikatu kwalifikowanego poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych 4, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych

Faktury korygujące oraz duplikaty faktur (§ 5) Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. W przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając adnotację na nim adnotację, że odpowiednia faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej (§ 6 ust. 1) Podatnik jest zobowiązany do przechowywania na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał, w sposób umożliwiający na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami (Ordynacja podatkowa), organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur, w szczególności podatnik umożliwi udokumentowany pobór i wykorzystanie tych faktur przez te organy, jak również umożliwi czytelność tych faktur, z zastrzeżeniem § 6 ust. 2 rozporządzenia zapewnienie dostępu drogą elektroniczną – czy organy podatkowe muszą uzyskać dostęp na odległość? Na czym polega umożliwienie czytelności faktur w formie elektronicznej?

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej (§ 6 ust. 2) Podatnik, przesłane w formie elektronicznej faktury, które wystawił lub otrzymał, może przechowywać na terytorium państwa członkowskiego (sic!) innym niż terytorium kraju pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu, niż podatnik o którym mowa w § 6 ust. 1 rozporządzenia – również o nazwie tego podmiotu). Przepis § 6 ust. 1 rozporządzenia stosuje się odpowiednio. Czy można przechowywać faktury na terytorium państwa innego niż państwo członkowskie UE? Wymóg ten nie dotyczy podmiotów niebędących podatnikami (np. konsumentów)

Zmiany przechowywania faktur w formie elektronicznej (§ 6 ust. 4) Podatnik jest zobowiązany do poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o zmianach dotyczących miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o którym mowa w § 6 ust. 2, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (projekt przewidywał 3 dni).

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej (§ 6 ust. 5-6) Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Problem „starzenia się” technologii kryptograficznych – czy rozwiązaniem jest ciągłe podpisywanie zbiorów faktur? Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej, powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur. O jakie zasady chodzi?

Faktura dostarczana w drodze elektronicznej a faktura w formie elektronicznej (1) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług § 9.1. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, powinna zawierać co najmniej: 1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; 2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11; 3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym; 4) nazwę towaru lub usługi; 5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług; 6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 8) stawki podatku; 9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; 10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu; 12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie

Faktura dostarczana w drodze elektronicznej a faktura w formie elektronicznej (2) Pismo urzędu skarbowego w Łomży z 2003 r. o sygnaturze PP/443- 4/03 opublikowane przez Izbę Skarbową w Białymstoku: „(...)ustawodawca nie przewidział możliwości dokumentowania obrotu fakturami elektronicznymi. Dlatego też stosowanie faktur elektronicznych w przypadku tzw. usług powszechnych, a więc usług telekomunikacyjnych, dostaw energii elektrycznej, cieplnej, gazu, wody, odprowadzania ścieków, mimo iż faktury te nie muszą zawierać podpisu wystawcy i odbiorcy, w świetle obowiązujących przepisów nie ma podstawy prawnej. Zastosowanie technik informatycznych w odniesieniu do dokumentów podatkowych stanowi odstępstwo od ich papierowej postaci i musi być usankcjonowane stosownym uregulowaniem”. Wyrok NSA III SA 1946/95 z 25.04.1997 r. (POP 1998 NR 3, POZ. 111): „wymogi formalne, stawiane fakturom VAT nie mogą być celem samym w sobie, zwłaszcza w sytuacji, gdy organy podatkowe nie mają wątpliwości co do tego, że kwestionowane faktury odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenia gospodarcze i ujęte zostały w ewidencji zakupu”.

Faktura dostarczana w drodze elektronicznej a faktura w formie elektronicznej (3) Podatnicy są obowiązani wystawić (nie wydać) fakturę(...) (art. 106 ust. 1 ustawy VAT) § 21 rozporządzenia z 25 maja 2005 r. 1 Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. 2. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".

Dziękuję dszostek@poczta.onet.pl