Ewidencja przebiegu pojazdu Collegium Mazovia Innowacyjna Szkoła Wyższa w Siedlcach wydz. Ekonomii i Zarządzania mgr Dorota Mirosław Styczeń 2013r

Ewidencja przebiegu pojazdu Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych zobowiązani są prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w następujących sytuacjach: gdy pracownik używa prywatnego samochodu (a nie samochodu pracodawcy) na potrzeby działalności pracodawcy, zarówno w podróży służbowej, jak i w tzw. jazdach lokalnych; gdy podatnik albo zatrudniony przez niego zleceniobiorca używa samochód osobowy nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika-osoby fizycznej, albo nie stanowiący składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy od osób prawnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu W przypadku dokonywania pracownikowi wypłaty za wykonane jego samochodem przejazdy lokalne obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu występuje wyłącznie wtedy, gdy nie ustalono z tego tytułu ryczałtu, a należność wypłacana jest za każdy przejechany faktycznie kilometr. Pracodawca może bowiem wypłacać pracownikowi albo kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, albo ryczałt miesięczny, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002r., Nr 27, poz. 271, z późn. zm.). Warunki dokonywania wypłat z tytułu używania samochodu zleceniobiorcom określa wyłącznie umowa oraz przepisy Kodeksu cywilnego

Ewidencja przebiegu pojazdu W przypadku podróży służbowych i przejazdów lokalnych pracowników obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wszelkich pojazdów samochodowych: osobowych, ciężarowych, innych (ale nie motocykli czy motorowerów). W pozostałych przypadkach obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wyłącznie samochodów osobowych, tzn. samochodów, które nie posiadają homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz których dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, z wyjątkiem samochodów używanych na podstawie umowy leasingu w rozumieniu art.23a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art.17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu; numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika; numer kolejny wpisu; datę, cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd); liczbę faktycznie przejechanych kilometrów; stawkę za jeden kilometr przebiegu; stawkę za 1 kilometr przebiegu; kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury; dane i podpis pracodawcy (podatnika).

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzić należy odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (pracownik, przedsiębiorca-podatnik, zleceniobiorca), w każdym jednak przypadku ewidencja powinna być potwierdzana przez podatnika. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna być uzupełniania po dokonaniu każdego przejazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje: niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez pracowników ich prywatnego samochodu w podróży służbowej i w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne); utratą posiadanego przez pracowników określonych zawodów prawa do zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne); w takim przypadku nie wystąpi jednak obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne; utratą zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej - ze względu na niemożność przeprowadzenia dowodu co do wysokości kwoty objętej zwolnieniem; niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez podatnika lub zleceniodawcę samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych podatnika-osoby fizycznej, albo nie stanowiącego składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy od osób prawnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku zgodnego z prawem dokumentowania wydatków związanych z używaniem pojazdu, w szczególności: zakupu paliwa (faktura w każdym przypadku powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu), ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych; ubezpieczenia OC, AC, zielonej karty; wydatków na parking; opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska związanych z pojazdem; przeglądów technicznych; kosztów drobnych napraw i części zamiennych.

Ewidencja przebiegu pojazdu Podatnicy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są do prowadzenia wraz z ewidencją przebiegu pojazdu również miesięczne zestawienia poniesionych wydatków wynikających wyłącznie z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu (dotyczy to nie tylko faktur dokumentujących zakup paliwa)