KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH OSI PRIORYTETOWEJ I RPO WP WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH OSI PRIORYTETOWEJ I RPO WP

Wykaz skrótów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE IK NSRO - Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IK RPO - Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne IZ - Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym IA - Instytucja Audytowa IC - Instytucja Certyfikująca IPOC - Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji KZK - Kierownik Zespołu Kontrolującego MRR - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego UMWP - Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego PO - Program Operacyjny RPO WP - Regionalny Program Operacyjny Województwa Podkarpackiego ZK - Zespół Kontrolujący EFRR - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego

Podstawy prawne kontroli projektów w ramach RPO WP WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Poziom UE Rozporządzenia KE Poziom krajowy Ustawa Wytyczne MRR Poziom regionalny Wytyczne IZ dla beneficjentów Umowa o dofinansowanie PROJEKT

Rozporządzenia Wspólnotowe WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (...) oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami.

Krajowe podstawy prawne WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; Wytyczne MRR w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO; źródło: www.funduszeeuropejskie.gov.pl „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” - tzw. Taryfikator; źródło: www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum „Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące interpretacji przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych” – MRR – 29 luty 2008r. - dot. postępowań, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne. źródło: www.funduszestrukturalne.gov.pl/Wiadomosci/Strona+glowna/Zalecenia+stosowanie+PZP.htm

Podstawy prawne kontroli projektów w ramach RPO WP WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE „Komunikat wyjaśniający Komisji dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02)” Zalecenia KE Zasady równego traktowania i niedyskryminacji pociągają za sobą obowiązek przejrzystości, który polega na zagwarantowaniu wszystkim potencjalnym oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia. Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać publikacji ogłoszenia. Odpowiednie i powszechnie stosowane środki publikacji obejmują: internet, krajowe dzienniki urzędowe, krajowe dzienniki specjalizujące się w ogłoszeniach o zamówieniach publicznych, gazety o zasięgu krajowym lub regionalnym lub publikacje specjalistyczne, lokalne środki publikacji, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej Ogłoszenie powinno zawierać krótki opis podstawowych informacji dotyczących zamówienia, które ma być udzielone oraz sposobów jego udzielenia np.: informację, że zamówienie nie jest udzielane na podstawie prawa zamówień publicznych, dane osoby do kontaktu, informację o środkach odwoławczych.

Podstawy prawne kontroli – poziom regionalny WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami; Wytyczne IZ RPO WP dla beneficjentów dotyczące: kontroli projektów na miejscu; udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych - obowiązują od 31 marca 2008 r.; prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach RPO WP na lata 2007-2013; zawierania umów/porozumień o partnerstwie; informacji i promocji. źródło: - stanowią załączniki do umowy o dofinansowanie; - www.wrota.podkarpackie.pl/pl/rpo/vademecum

Wytyczne dla Beneficjentów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007- 2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych: Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych

Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007-2013, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro przez podmioty w stosunku, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zamówienia powinny być udzielane zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Ciężar dowodu, że wymogi określone w art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych zostały spełnione leży po stronie Beneficjenta. Wymogi z art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych mogą zostać spełnione przez Beneficjenta poprzez zastosowanie trybu przetargu, o którym mowa w art. 701 - 705 ustawy Kodeks Cywilny, chyba że przepisy szczególne przewidują inny tryb i formę udzielania zamówień. Instytucja Zarządzająca nie wyklucza zastosowania innych procedur spełniających wymogi określone w art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Jako minimalne warunki udzielania zamówień uznaje się zapisy jak dla procedury udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości 14000 euro. Beneficjent musi zachować formę pisemną przeprowadzanych procedur. W przypadku robót budowlanych wartość szacunkową zamówienia ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego.

Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych jej przepisów nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro. Zamówienia te powinny być udzielane jednak zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Beneficjent określając wartość szacunkową zamówienia w przypadku dostaw lub usług, może przyjąć za podstawę wyceny oferty zawarte na stronach internetowych, w katalogach, cennikach, folderach, itp. W przypadku robót budowlanych wartość szacunkową zamówienia należy określić na podstawie kosztorysu inwestorskiego/wyceny poszczególnych robót budowlanych.

Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Zlecanie zamówienia następuje na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, przez: skierowanie zapytania ofertowego, do co najmniej 3 wykonawców usług, dostaw lub robót budowlanych, skierowanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców (np. ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia). W takim przypadku konieczne jest przedstawienie przez beneficjenta uzasadnienia skierowania zapytania ofertowego do mniejszej niż 3 liczby wykonawców. Kryterium wyboru oferty, w zależności od charakteru zamówienia, stanowią, oprócz ceny, w szczególności: termin realizacji, gwarancje, serwis, koszty eksploatacji, itp. Zapytania ofertowe powinny być przekazywane w formie pisemnej (list polecony lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), elektronicznej lub faksem, zachowując dowody nadania.

Udzielanie zamówień współfinansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WP na lata 2007- 2013, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro dotyczy zarówno podmiotów zobowiązanych do stosowania, jak i nie stosujących ustawy Prawo zamówień publicznych WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Oferta na roboty budowlane powinna zawierać wycenę robót lub kosztorys ofertowy. Zamówienia udziela się w formie pisemnej umowy/zamówienia, po uprzednim porównaniu i ocenie ofert. W umowie/zamówieniu beneficjent powinien określić termin realizacji zamówienia i określić ewentualne kary za niedotrzymanie warunków umowy/zamówienia. Całość dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia (bez względu na wynik i zastosowane procedury) Beneficjent przechowuje zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu. Za niekwalifikowane mogą zostać uznane wydatki beneficjenta, który przeprowadzi procedury bez zachowania zasad określonych w niniejszych Wytycznych.

można tego dokonać poprzez: Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Wszyscy beneficjenci, niezależnie od formy prowadzonej księgowości, zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013. można tego dokonać poprzez: wyodrębnienie w swoich dotychczas prowadzonych księgach rachunkowych dodatkowych kont księgowych przeznaczonych do ewidencjonowania transakcji związanych z realizowanym projektem. wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego, oznaczenia (symbol, numer, wyróżnik) dla wszystkich transakcji związanych z projektem. Wybór oznaczenia, jego rodzaj i formę pozostawia się w gestii beneficjenta (np. numer umowy / kolejny numer porządkowy).

Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WP w sprawie prowadzenia przez Beneficjentów wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013. WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Beneficjenci niezobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej zobowiązani są do prowadzenia zestawienia dokumentów związanych z realizacja projektu zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszych Wytycznych Beneficjent jest również zobowiązany do otwarcia odrębnego rachunku bankowego, na którym będą dokonywane operacje związane z projektem. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej i wyodrębnionego rachunku bankowego dla projektu powstaje najpóźniej z dniem podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie.

Etapy kontroli projektów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kontrola Kontrola Systemu zarządzania i kontroli Kontrola projektów Kontrole planowe Kontrole na zakończenie realizacji projektów Kontrole pośrednie Kontrole trwałości Kontrole doraźne

Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 1. Kontrola planowa - przeprowadzaną zgodnie z Rocznym Planem Kontroli (RPK), która może mieć następującą formę: • fakultatywnej kontroli w trakcie realizacji projektu - kontrola pośrednia; • kontroli na zakończenie realizacji projektu 2. Kontrola doraźna Kontrola pośrednia Może dotyczyć projektów, w przypadku których podpisana została umowa o dofinansowanie, ich realizacja została rozpoczęta i w ramach projektów złożone zostały co najmniej 2 wnioski o płatność w celu uzyskania refundacji środków. Kontrola pośrednia może być uwzględniona w Rocznym Planie Kontroli. Kontrolą w trakcie realizacji projektów objęta zostanie próba projektów, a ich wybór do próby zostanie dokonany w oparciu o metodologię opartą na analizie głównych czynników ryzyka.

Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Przykładowe czynniki ryzyka mające wpływ na wystąpienie kontroli pośredniej: forma prawna beneficjenta, doświadczenie beneficjenta tj.: okres prowadzenia przez niego działalności gospodarczej liczba realizowanych wcześniej projektów współfinansowanych ze środków UE i odnotowane uprzednio nieprawidłowości całkowite wydatki w ramach projektu,

Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest co do zasady po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową (100% projektów). Akceptacja (poświadczenie) wniosku o płatność końcową jest jednym z warunków ostatecznego rozliczenia projektu. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków oraz na sprawdzeniu faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu. Zgodnie z zatwierdzonymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego Wytycznymi w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu może objąć sprawdzenie faktycznego efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.

Typy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kontrola doraźna Przeprowadzana jest poza zatwierdzonym Rocznym Planem Kontroli. Marszałek Województwa ma prawo do przeprowadzenia kontroli doraźnych w szczególności w przypadku: uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości lub otrzymania informacji z instytucji zewnętrznych o wystąpieniu nieprawidłowości (również w przypadku wykluczenia beneficjenta z możliwości ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE na skutek nieprawidłowości dotyczących innych projektów realizowanych przez wykluczony podmiot) konieczności sprawdzenia wdrożenia przez beneficjenta zaleceń zawartych w wystąpieniach pokontrolnych (kontrola sprawdzająca) Kontroli podlegają co do zasady dokumenty ściśle związane z charakterem wykrytej/podejrzewanej nieprawidłowości.

Proces kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Przygotowanie do kontroli Powołanie zespołu kontrolującego Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Przekazanie informacji o przeprowadzeniu kontroli Przygotowanie merytoryczne do kontroli Przeprowadzenie kontroli Kontrola realizacji projektu na podstawie list sprawdzających Informacja pokontrolna Przygotowanie na podstawie zebranego materiału dowodowego informacji pokontrolnej Zalecenia pokontrolne Ew. przygotowanie zaleceń pokontrolnych Kontrola sprawdzająca Sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych

Realizacja kontroli projektów na miejscu – w ramach IZ WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Departament Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych RPO Osie priorytetowe II – VII RPO WP Departament Wspierania Przedsiębiorczości Oś priorytetowa I RPO WP Departament Budżetu i Finansów Osie priorytetowe I – VII RPO WP Departament Rozwoju Regionalnego Oś priorytetowa VIII RPO WP Oddział kontroli merytoryczno-technicznej projektów osi priorytetowej I RPO Oddział kontroli finansowej beneficjentów RPO Oddział kontroli merytoryczno-technicznej projektów osi priorytetowych II - VII RPO Oddział kontroli projektów Pomocy Technicznej RPO IZ RPO WP Zarząd Województwa Podkarpackiego

Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 1. Przygotowawcze czynności kontrolne • powołanie Zespołu Kontrolującego (ZK) Skład Zespołu Kontrolującego obejmuje: pracownika Departamentu Wspierania Przedsiębiorczości - WP.V (KZK) pracownika Departamentu Budżetu i Finansów - BF.VI Przy projektach szczególnie skomplikowanych lub w przypadku kontroli na miejscu projektów wymagających posiadania specjalistycznej wiedzy z danej dziedziny – skład Zespołu Kontrolującego może zostać poszerzony o innych pracowników UMWP. • zebranie informacji o projekcie • przygotowanie upoważnień do kontroli

Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 2. Przekazanie zawiadomienia o kontroli na przynajmniej 5 dni kalendarzowych przed planowanym terminem rozpoczęcia czynności kontrolnych faksem i drogą pocztową (ewentualnie również w wersji elektronicznej), w przypadku kontroli doraźnych - nie później niż na 1 dzień roboczy przed rozpoczęciem kontroli 3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych Max – 7 dni roboczych. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii ekspertów zewnętrznych) czynności kontrolne mogą ulec zawieszeniu jednakże na czas nie dłuższy niż 21 dni kalendarzowych.

Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 4. Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej Informacja pokontrolna jest sporządzana w formie pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli, zawiera ona ustalenia stanu faktycznego oraz ewentualne pisemne wyjaśnienia złożone podczas kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, umotywowanych zastrzeżeń co do treści i ustaleń w niej zawartych. Zastrzeżenia, Beneficjent powinien zgłosić pisemnie w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej. Niezgłoszenie zastrzeżeń w ww. terminie jest traktowane jako brak uwag do zapisów informacji pokontrolnej.

Informacja pokontrolna WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Informacja pokontrolna zawiera w szczególności: tryb i zakres kontroli, opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, opis ewentualnych uchybień/nieprawidłowości/naruszeń prawa wraz ze wskazaniem podstawy prawnej, przyczyn ich powstania, zakresu skutków finansowych wraz z dokumentami je potwierdzającymi, wnioski i rekomendacje wynikające z przeprowadzonej kontroli, pouczenie o prawie jednostki kontrolowanej do zgłoszenia zastrzeżeń oraz uwag co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, prawie odmowy podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej, a także o prawie złożenia wyjaśnień oraz terminach i sposobie wykonania tych praw Odmowa podpisania nie wstrzymuje procedury sformułowania zaleceń pokontrolnych lub podjęcia działań w celu rozwiązania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu.

Etapy kontroli projektów na miejscu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 5. Ewentualne sformułowanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub uchybień w realizacji projektu wymagających podjęcia działań naprawczych Marszałek Województwa w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania/nieotrzymania w wyznaczonym terminie informacji pokontrolnej, kieruje do jednostki kontrolowanej Zalecenia pokontrolne. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: podstawę prawną sformułowania zaleceń, opis uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli, zalecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie kontroli uchybień i nieprawidłowości wraz z określeniem terminu ich wykonania oraz sposobu powiadomienia o ich realizacji.

Zalecenia pokontrolne WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych Przeprowadzana jest w siedzibie jednostki kontrolującej w oparciu o przesłane przez beneficjenta informacje i dokumenty potwierdzające realizację zaleceń. W przypadku, nie przekazania informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych lub gdy przekazane dokumenty nie wskazują na realizację zaleceń pokontrolnych może zostać przeprowadzona kontrola sprawdzająca w trybie kontroli doraźnej.

Prawa kontrolujących Kontrolujący mają prawo do: WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kontrolujący mają prawo do: swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli, przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych związanych z realizacją kontrolowanego projektu, żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień związanych z realizacją kontrolowanego projektu, zabezpieczenia materiałów dowodowych związanych z realizacją kontrolowanego projektu, sprawdzenia przebiegu określonych czynności związanych z realizacją kontrolowanego projektu, przyjmowania wyjaśnień i oświadczeń od osób związanych z realizacją kontrolowanego projektu.

Wymagane dokumenty WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Dokumenty, które należy okazać w trakcie kontroli, to w szczególności: umowa o dofinansowanie realizacji projektu wraz ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi aneksami; dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków związanych z  udzielaniem zamówień, dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników deklarowanych we wniosku a także potwierdzające zgodność projektu z zasadami polityk horyzontalnych; umowy z wykonawcami; dokumenty finansowo - księgowe dotyczące realizowanego projektu, tj.: faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków (oryginały), wyciągi z rachunków bankowych, ewentualnie wydruk ksiąg rachunkowych; dokumenty dotyczące rzeczowej realizacji projektu (dokumenty potwierdzające wykonanie robót budowlanych, dostaw, usług, protokoły odbioru, itp.); dokumenty z wcześniejszych kontroli oraz przeprowadzonych audytów (rejestr kontroli); dokumenty i materiały świadczące o wywiązywaniu się z obowiązków w zakresie informacji i promocji; złożone wnioski o płatność; inne dokumenty dotyczące projektu, o które zwróci się zespół kontrolujący.

Obowiązki Beneficjentów WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kierownik jednostki ma obowiązek zapewnić kontrolującym warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli w tym zapewnia, na prośbę osób kontrolujących, pomieszczenia niezbędne do przeprowadzenia kontroli, w których gromadzi całą dokumentację podlegającą kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek udzielenia niezbędnych wyjaśnień na temat przebiegu realizacji projektu, procedur, wydatków i treści projektu lub zapewnić obecność kluczowych osób zajmujących się, w szczególności: postępowaniem o udzielenie zamówienia; rozliczeniem finansowym; zakresem rzeczowym; promocją; inne osoby związane z przygotowaniem i realizacją projektu.

Nieprawidłowości WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Nieprawidłowość - jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego.

Przykładowe źródła informacji o nieprawidłowościach WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Potencjalne źródła informacji o nieprawidłowościach: działania wewnątrz systemu: kontrola projektu weryfikacja wniosku o dofinansowanie weryfikacja wniosku o płatność kontrola procedur zawierania umów informacja z zewnątrz: donos informacja prasowa wyniki kontroli innej instytucji wyrok sądowy zgłoszenie faktu w ramach współpracy organów kontrolnych

Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości w realizacji projektu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 1. Załączanie przez Beneficjentów do dokumentacji projektowej: - sfałszowanych dokumentów, - dokumentów potwierdzających nieprawdę, - nieprawdziwych oświadczeń (dotyczy m.in. protokołu odbioru robót/dostaw/usług, faktur/dowodów księgowych, potwierdzeń dokonania przelewu, ofert, wycen, kosztorysów). 2. Nieprawidłowe przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień np.: - nieprawidłowy wybór trybu, - celowe dzielenie zamówienie na kilka mniejszych w celu uniknięcia konieczności stosowania Prawa Zamówień Publicznych, - wybór oferty z rażącym naruszeniem ustawy, - roboty dodatkowe zlecane z pominięciem lub naruszeniem Prawa Zamówień Publicznych, - roboty dodatkowe deklarowane jako zamienne, - w SIWZ lub innej dokumentacji opisującej przedmiot zamówienia zamieszczanie parametrów, cech i warunków utrudniających uczciwą konkurencję albo mające na celu wybór konkretnego wykonawcy lub produktu.

Najczęściej popełniane błędy i nieprawidłowości w realizacji projektu WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE 3. Możliwy do odzyskania/odliczenia podatek VAT poniesiony przez Beneficjentów w związku z realizowaną inwestycją przedstawiany jako wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność. 4. Przedstawianie do refundacji wydatków Beneficjenta, które są niekwalifikowalne np.: - nie są związane z realizacją projektu; - nie mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o dofinansowanie; - poniesionych niezgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego (np. dokonywanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą gotówką zamiast za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro przeliczonych na złote). 5. Przedstawienie do refundacji wydatków sfinansowanych z innych programów współfinansowanych ze środków UE i innych środków publicznych.

Kontrole krzyżowe WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Ze względu na częste przypadki przedkładania do refundacji wydatków realizowanych z innych programów wspólnotowych przeprowadzane będą kontrole krzyżowe. Wyróżniamy następujące typy kontroli krzyżowych: • kontrolę krzyżową programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach jednego PO/RPO, • kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach różnych PO/RPO perspektywy finansowej 2007-2013, • kontrolę krzyżową międzyokresową, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach PO dwóch perspektyw finansowych.

Skutki wykrycia nieprawidłowości WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Kara pozbawienia wolności Zwrot wszystkich środków dofinansowania Wykluczenie z możliwości otrzymania dofinansowania w przyszłości Zwrot części zrefundowanych środków w związku z uznaniem niektórych wydatków za nieprawidłowe Odmowa refundacji wydatków uznanych za nieprawidłowe Potrącenie środków uznanych za nieprawidłowe z kolejnej transzy refundacji Naprawienie szkody

Dziękuję za uwagę Dariusz Gergont www.wrota.podkarpackie.pl WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE Dziękuję za uwagę Urząd Marszałkowski Województwa Podkarpackiego Departament Wspierania Przedsiębiorczości Dariusz Gergont tel. (017) 747 64 04 d.gergont@podkarpackie.pl www.wrota.podkarpackie.pl