PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH Czerwiec 2010 działanie Odnowa i rozwój wsi

Zestawienie rzeczowo-finansowe Załącznik do wniosku – sporządzone na podstawie tabeli elementów scalonych z kosztorysu inwestorskiego; Załącznik do umowy – jw. Załącznik do aneksu po przetargu – sporządzone na podstawie kosztorysu ofertowy;

Zestawienie rzeczowo-finansowe UWAGA! Przyjęte zasady rozliczania projektów w oparciu o pozycje zestawienia rzeczowo – finansowego wykluczają możliwość zawierania umów ryczałtowych w czystej formie. Ustalona w wyniku zamówienia publicznego cena musi być skalkulowana w sposób umożliwiający jej rozbicie na poszczególne pozycje zestawienia rzeczowo finansowego.

Kontrola zakresu rzeczowego operacji na poszczególnych poziomach wdrażania Sytuacja idealna – bez zmian w trakcie realizacji: Zakres rzeczowy we wniosku = zakres rzeczowy w umowie o dofinansowanie = zakres rzeczowy zrealizowany Kosztorys inwestorski = przedmiar robót (specyfikacja przetargowa) = kosztorys ofertowy = protokół odbioru.

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Zmiany umowy dotyczące zmiany celu operacji są nieważne. Ewentualne zmiany w sposobie realizacji inwestycji zawsze rozpatrywane są pod kątem realizacji celu operacji.

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Inne zmiany umowy są dopuszczalne jeżeli: 1. Są zgodne z przepisami prawa (zamówienia publiczne, prawo budowlane, inne przepisy), 2. zostaną odpowiednio udokumentowane i wycenione (protokóły konieczności, kosztorysy różnicowe, aneksy do umowy z wykonawcą), 3. zostaną zgłoszone przed ich dokonaniem i zaakceptowane przez SW (aneks lub pismo).

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Roboty dodatkowe Są zawsze finansowane w 100% przez beneficjenta (nie ma możliwości dofinansowania robót dodatkowych ze środków Programu, nawet w sytuacji, gdy na podstawowym zakresie inwestycji pojawią się tzw. oszczędności).

Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Roboty dodatkowe w uproszczeniu możemy zdefiniować jako wprowadzenie do zakresu inwestycji objętego operacją (przetargiem) nowej pozycji, nie ujętej w zestawieniu rzeczowo finansowym (w specyfikacji przetargowej).

Z miany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Na etapie przygotowania przetargu Wykrycie błędów w dokumentacji projektowej, Wykrycie błędów w kosztorysie inwestorskim, Zmiana koncepcji spowodowana upływem czasu, itp. JEST CZAS NA WYPROSTOWANIE! PISMO DO SW Z WYJAŚNIENIEM I PROŚBĄ O AKCEPTACJĘ (ANEKS DO UMOWY, LUB PISMO). WPROWADZENIE NOWYCH POZYCJI NIE BĘDZIE KOSZTEM KWALIFIKOWALNYM.

Z miany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Na etapie procedury zamówień publicznych: pytania oferentów związane z: Błędami w kosztorysie, Błędami w dokumentacji technicznej, Ew. inne? Postępujemy zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych. Wprowadzone do specyfikacji zmiany zgłaszamy wraz z przedłożeniem do kontroli SW dokumentów z przeprowadzonego zamówienia publicznego. Zmiany będą usankcjonowane w aneksie sporządzanym po kontroli przetargu.

Z miany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Zmiany w trakcie realizacji inwestycji: Są możliwe tylko wówczas, jeżeli zostały wprowadzone zgodnie z par. 144 ustawy prawo zamówień publicznych roboty zamienne – w ramach kosztów kwalifikowalnych, jeżeli zostały udokumentowane protokółami konieczności i wycenione (kosztorysy różnicowe) i jeżeli nie mają wpływu na uzyskanie CELU OPERACJI.

Z miany w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji (przykłady) Warunek akceptacji przez SW: Niezwłoczne zgłoszenie zmian do SW, wraz z uzasadnieniem i dokumenty opisanymi w poprzednim slajdzie. Akceptacja w formie aneksu do umowy. Roboty dodatkowe – koszty niekwalifikowalne – poza umową

Warunki akceptacji zmian w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Każda zmiana zakresu rzeczowego operacji wymaga akceptacji SW. SW sprawdza: Zgodność zmiany z przepisami prawa (m.in. zamówienia publiczne), Zakres zmian rzeczowy i finansowy (kosztorys różnicowy), Czy zmiana nie wpłynie na zmianę celu projektu.

Warunki akceptacji zmian w trakcie procesu przygotowania i realizacji inwestycji Akceptacja jest potwierdzana na piśmie, lub wprowadzona aneksem – jeżeli wpływa na treść zestawienia rzeczowo- finansowego operacji. Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy ani zmiany celu operacji. Każda zmiana zakresu rzeczowo – finansowego w trakcie realizacji wymaga udokumentowania faktycznie zrealizowanych kosztów kosztorysem powykonawczym.

Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Kontrola administracyjna – zestawienie rzeczowo- finansowe do ostatniego aneksu do umowy, umowa z wykonawcą, protokół odbioru, faktury (w przypadku zmian w realizacji – dodatkowo kosztorys powykonawczy). Kontrola na miejscu – obmiary.

Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Uwaga! Stwierdzenie w trakcie kontroli na miejscu innego sposobu realizacji projektu niż to wynika z protokołu odbioru i zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji oznacza potwierdzenie nieprawdy w dokumentach i jest klasyfikowane jako przestępstwo podlegające zgłoszeniu do prokuratora!

Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Niezależnie od rodzaju umowy (ryczałtowa czy kosztorysowa), dla prawidłowego rozliczenia zawartej z SW umowy i prawidłowego (zgodnego ze stanem faktycznym) wypełnienia zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji konieczne są szczegółowe obmiary elementów składowych operacji przed złożeniem wniosku o płatność. W przypadku różnic w obmiarach w stosunku do zawartej umowy konieczne jest dołączenie do wniosku o płatność kosztorysu powykonawczego.

Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o płatność końcową) Zestawienie rzeczowo finansowe do wniosku o płatność – kolumna według realizacji = kosztorys powykonawczy. Kontrola na miejscu stwierdzi niezgodność realizacji z umową, jednakże nie będzie to nieprawidłowość, bowiem beneficjent sam skorygował zestawienie rzeczowo finansowe i przedstawił faktycznie zrealizowany zakres w ujęciu rzeczowym i finansowym w kosztorysie powykonawczym. Dofinansowanie będzie liczone w stosunku do wartości zrealizowanej i opłaconej.

Podsumowanie Należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji operacji (sankcjonowanie aneksem). Nawet zmiana nie usankcjonowana wcześniej aneksem (sytuacje zastane) może być rozliczona, pod warunkiem rzetelnej informacji dołączonej do wniosku o płatność końcową (zestawienie rzeczowo finansowe sporządzone według rzetelnych obmiarów). Konieczny rzetelny odbiór inwestycji ze szczegółowymi obmiarami wszystkich elementów inwestycji.

Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: 1.niezwłocznie po zawarciu umowy o przyznanie pomocy, w przypadku postępowania zakończonego przed dniem jej zawarcia; 2.niezwłocznie po dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku postępowania zakończonego po dniu zawarcia umowy o przyznanie pomocy, 3.w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną przez Zamawiającego (jeśli dotyczy).

Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, która obejmuje: kompletną dokumentację przetargową przygotowaną przez Zamawiającego, w tym ogłoszenia, kompletną dokumentację z przebiegu prac komisji przetargowej, jeżeli dotyczy, kompletną ofertę wybranego Wykonawcy wraz z umową zawartą z wybranym Wykonawcą oraz formularze ofertowe pozostałych wykonawców, kompletną dokumentację związaną z odwołaniami oraz zapytaniami i wyjaśnieniami dotyczącymi SIWZ, jeżeli miały miejsce w danym postępowaniu.

Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy Zmiana umowy: o Umowa może zostać zmieniona na wniosek każdej ze stron; o Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy oraz zmiany celu projektu;

Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy Podstawowe zobowiązania Beneficjenta: 1. Osiągnięcie celu operacji i jego zachowanie przez 7 (5) lat od dnia dokonania przez Agencję Płatniczą (ARiMR) płatności ostatecznej; 2. Ograniczeń lub warunków w zakresie: - - przenoszenia własności lub posiadania rzeczy nabytych w ramach realizacji operacji lub sposobu ich wykorzystywania, - - sposobu lub miejsca prowadzenia działalności związanej z przyznaną pomocą; 3. Umożliwienie przeprowadzenia kontroli związanych z przyznaną pomocą; 4. Przechowywanie dokumentów związanych z przyznaną pomocą; 5. Informowanie SW o okolicznościach mogących mieć wpływ na wykonanie umowy.

Rozliczanie inwestycji Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac: - Protokoły odbioru robót; - Protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia urządzeń; - Protokoły odbioru wyposażenia z wykazem wszystkich dostarczonych pozycji; - Inne protokoły odbioru/przekazania do użytkowania poszczególnych części/całości projektu Wszystkie zakupione maszyny, urządzenia muszą być zamontowane oraz uruchomione.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ