Redakcja administracyjna mgr Paweł Dąbrowski pdabrow@wspiz.edu.pl

Warunki zaliczenia FREKWENCJA ! ZALICZENIE SPRAWDZIANU; SAMODZIELNE PRZYGOTOWANIE DECYZJI ADMINISTRACYJNEJ

Zasada pisemności w kpa Art. 14. § 1. Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej. § 2. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

DOKUMENT Brak definicji dokumentu w Kodeksie postępowania administracyjnego; W doktrynie przyjmowało się dawniej, że dokumentem jest akt pisemny, stanowiący wyrażenie określonych myśli lub wiadomości; W innych aktach prawnych zamieszcza się niekiedy definicję dokumentu.

Ustawa o ochronie informacji niejawnych „Dokumentem jest każda utrwalona informacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacja niejawna utrwalona na elektronicznych nośnikach danych”

Kodeks karny z 1997 r. „Dokumentem jest każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.”

Kodeks karny z 1932 r. „Dokument jest to każdy przedmiot, stanowiący dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mogącej mieć znaczenie prawne.”

Rodzaje dokumentów Dokument prywatny – to dokumenty wystawione przez osoby prywatne; Przykłady dokumentów prywatnych: Księgi rachunkowe; Pełnomocnictwo; Faktura; Praca magisterska.

Rodzaje dokumentów Dokumenty urzędowe – dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez upoważnione do tego w drodze przepisów organy państwowe, organy państwowych jednostek organizacyjnych lub organy organizacji społecznych (art. 76 ust. 1 i 2 kpa).

Rodzaje dokumentów cd. Ustawa o dostępie do informacji publicznej Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego (…) w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy.

Przykłady dokumentów urzędowych Zaświadczenie; Decyzja administracyjna; Wyrok sądu; Protokół z rozprawy; Zwrotne potwierdzenie odbioru.

Kwestie sporne Kserokopia dokumentu; Anonim; Dokumenty zagraniczne.

Dokument elektroniczny Dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Np. e-mail, podanie wniesione za pośrednictwem elektronicznego formularza.

Skutki dokumentu Dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone (zaświadczone). Na przykład zaświadczenie o posiadaniu przez daną osobę odpowiednich kwalifikacji zawodowych stanowi dowód faktu, że osoba ta posiada rzeczywiście takie kwalifikacje, nie stanowi natomiast dowodu miejsca i daty urodzenia tej osoby czy miejsca jej zamieszkania.

ART. 104 KPA Art. 104.  § 1. Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej. § 2. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub w części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.

Ustawa o szkolnictwie wyższym Art.. 58 ust. 2. (…) Przejęcie funkcji założyciela wymaga zgody ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego wyrażonej w formie decyzji administracyjnej.

Ustawa o Narodowym Planie Rozwoju Art. 26 ust. 2. Dofinansowanie projektów zgłoszonych do realizacji w ramach programów (…) przyznaje instytucja zarządzająca albo działająca w jej imieniu instytucja wdrażająca, po uzyskaniu rekomendacji komitetu sterującego, (…) jeżeli tak stanowi system realizacji danego programu.

Uchwała składu 7 sędziów NSA Sygn. Akt II GSK 63/06 Przyznanie lub odmowa przyznania dofinansowania następuje w drodze decyzji administracyjnej wydanej na podstawie art. 26 ust.2 ustawy o NPR i podlega kontroli sądu administracyjnego.

Decyzja administracyjna - składniki Art. 107. § 1 i 2 kpa.  Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi. inne składniki, określone przepisami szczególnymi.

Konstytutywne elementy decyzji Niezbędne elementy decyzji: Oznaczenie organu administracji; Wskazanie adresata aktu; Rozstrzygnięcie sprawy; Podpis osoby uprawnionej. Pismo zawierające te elementy powinno być traktowane jako decyzja administracyjna, niezależnie od formy, jaką mu nadano (np. postanowienia, pisma do strony).

Oznaczenie organu Przeważnie umieszczane w nagłówku; Wystarczy jeśli decyzja ma jakikolwiek element pozwalający jednoznacznie stwierdzić, jaki organ wydał decyzję (np. wynika to z pieczątki).

Data wydania Brak daty decyzji nie jest uznawany za istotne naruszenie przepisów postępowania; Jakie jest znaczenie daty wydanej decyzji ? Jakie terminy liczy się począwszy od daty wydania decyzji ?

Oznaczenie strony Jest to jeden z tzw. konstytutywnych elementów decyzji administracyjnej. Jakie znaczenie mają pomyłki w oznaczeniu stron ? „Niedopuszczalne jest posługiwanie się w tym względzie nazwami marketingowymi podmiotu, czy innymi skrótami” (wyrok NSA z dnia 15 stycznia 2002 r., II SA 2348/00)

Oznaczenie strony Obywatel Afganistanu ubiegający się w Polsce o status uchodźcy oświadczył przed WSA, że jego dane osobowe zostały błędnie określone w wydanych wobec niego decyzjach, wskutek błędu tłumacza. Jego imię określono jako Mohammad, podczas gdy w języku paszto jest to słowo oznaczające „pan”. Wnosi o stwierdzenie nieważności decyzji.

Oznaczenie strony cd. Decyzja o uznaniu drzewa za pomnik przyrody – kto jest adresatem ? Śmierć strony w trakcie postępowania (gdy nie zachodzą przesłanki umorzenia) – kto jest adresatem.

Powołanie podstawy prawnej Brak przywołania podstawy prawnej nie jest samodzielnie uznawane za istotne naruszenie przepisów postępowania. Zazwyczaj rozróżnia się sytuację, gdy podstawa prawna istnieje, ale nie została przywołana i sytuację, gdy decyzja została wydana bez jakiejkolwiek podstawy prawnej (w tym przypadku jest to podstawa do stwierdzenia nieważności).

Powołanie podstawy prawnej Organ administracji nie może ograniczyć się do wskazania jedynie nazwy aktu prawego, ale jest zobowiązany powołać konkretny przepis (np. artykuł, paragraf) oraz miejsce jego publikacji. Np. art. 88 ust. 1 ustawy o cudzoziemcach (Dz. U. z 2003 r. nr 128, poz. 1175, z poźn. zm.)

Rozstrzygnięcie (sentencja, osnowa) Jest to konstytutywny element decyzji. W przypadku różnicy między rozstrzygnięciem a uzasadnieniem decyduje uzasadnienie.

Uzasadnienie Art. 107 ust. 3 kpa: Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.

Odstąpienie od uzasadnienia Gdy decyzja uwzględnia w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania; Gdy przepisy tak stanowią – ze względu na porządek, bezpieczeństwo publiczne itp.

Podpis osoby upoważnionej Podpis jest jednym z konstytutywnych elementów decyzji; Brak podpisu albo podpis osoby nieupoważnionej czyni decyzję nieistniejącą; Czy podpis musi być własnoręczny, czy wystarczy fascimille podpisu ? Kto ma się podpisać, gdy decyzja jest wydawana przez organ kolegialny ?

Podpis osoby upoważnionej Podpis powinien być własnoręczny. Nie jest dopuszczalne stosowanie odcisku pieczęci z wzorem podpisu; W przypadku organu kolegialnego powinny się podpisać wszyscy członkowie, którzy brali udział w wydaniu decyzji.

Pouczenie Czy pouczenia należy stosować w decyzjach uwzględniających w całości żądanie strony ? Jakie skutki ma mylne pouczenie ?

Inne składniki decyzji Terminy (np. udzielam zezwolenia na okres 2 lat); Zlecenie, nakazy (np. odstawić pod konwojem); Warunek zawieszający; Warunek rozwiązujący; Rozstrzygnięcie o kosztach.

Postanowienia Art. 124. § 1 i 2 kpa: Postanowienie powinno zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę jego wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania. uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.

Konstytutywne elementy postanowienia Oznaczenie organu administracji państwowej; Oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu; Rozstrzygnięcie (sprawy proceduralne); Podpis. Pismo zawierające te elementy powinno być traktowane jako postanowienie, niezależnie od formy, jaką mu nadano.

Pozakodeksowe elementy decyzji i postanowień Sygnatura; Godło; Oznaczenie rodzaju pisma (decyzja, postanowienie); Rozdzielnik z adresem adresatów. Te elementy decyzji mogą być przedmiotem regulacji kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnych).