Faktury korygujące i zwroty SAP Best Practices

Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Proces tworzenia faktur korygujących jest używany w celu utworzenia korekty na plus lub na minus dla klienta w przypadku, gdy klient został niepoprawnie zafakturowany (zbyt niska lub zbyt wysoka cena, niewłaściwa stawka podatku). Efektem procesu jest utworzony dokument faktury korygującej. Jeśli klient zwraca zakupione produkty wówczas proces zwrotów jest włączany do przetwarzania faktury korygującej. Korzyści Zintegrowane w systemie przetwarzania faktury korygujących Zintegrowane w systemie przetwarzanie zwrotów klienta Możliwość wystawiania korekty do korekty. Kluczowe kroki procesu Tworzenie żądania faktury korygującej z referencją do faktury W przypadku zwrotu – tworzenie żądania zwrotu W przypadku zwrotu – przetwarzanie dostawy zwrotnej Usunięcie blokady faktury (kontrola żądania korekty) Fakturowanie (wystawienie faktury korygującej)

Wymagane aplikacje SAP oraz role EHP5 for SAP ERP 6.0 Role Administracja sprzedaży Magazynier Fakturowanie Rozrachunki z odbiorcami

Szczegółowy opis procesu Faktury korygujące i zwroty W referencji do faktury tworzone jest żądania faktury korygującej zwiększające lub zmniejszające wartości faktury. W celu sprawowania kontroli nad korektami, utworzone dokumentu posiadają automatycznie wprowadzoną blokadę faktury. W przypadku zwrotów tworzone jest żądanie zwrotu w referencji do żądania korekty. Następnie tworzona jest dostawa zwrotna w referencji do żądania zwrotu. Blokada faktury musi być zdjęta przed zafakturowaniem. Po zdjęciu blokady żądanie korekty pojawia się na liście dokumentów gotowych do zafakturowania. Przebieg fakturowania tworzy fakturę korygującą która jest wysyłana do klienta oraz odpowiadający dokument księgowy.

Diagram przebiegu procesu Faktury korygujące i zwroty Zdarzenie Przetwarzanie zlecenia : Sprzedaż z magazynu (109) Należy wystawić korektę faktury lub klienta zwraca produkty Admini-stracja sprzedażą Wprowadzanie zlecenia klienta Tworzenie żądania zwrotu Potwierdzenie zwrotu Magazynier (opcjonalnie) Tworzenie dostawy zwrotnej Przypisanie numeru seryjnego (opcjonalne) Księgowanie przyjęcia materiałów Koszt własny sprzedaży zapasów Rozrachunki z odbiorcami Usunięcie blokady faktury Rozrachunki z odbiorcami (wpływ płatności) (157) Sprzedaż: Operacje zamykające okres (203) Fakturo-wanie sprzedaży Fakturowanie Klient Faktura korygująca AR = Accounts Receivable

Business Activity / Event Sub-Process Reference Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Połączenie z diagramem <Funkcja> External to SAP Wydruk/ Dokument Zewnętrzne dla systemu SAP Dane rzeczywiste dotyczące finansów Business Activity / Event Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Planowanie budżetu Proces jednostkowy Unit Process Proces wykonywany ręcznie Referencja procesu Process Reference Referencja procesu podrzędnego Sub-Process Reference Obecna wersja/Dane Decyzja dotycząca procesu Process Decision Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: