Zarządzanie projektami WPROWADZENIE dr inż. Paweł Pietras

Jakie cechy łączą te przykłady?

Udział projektów w gospodarce światowej

Przyczyny kreowania projektów w biznesie globalizacja gospodarki i związane z nią zmiany w funkcjonowaniu firm zwiększenie ilości informacji konieczność elastycznego reagowania na zmiany rynkowe rozwój nowoczesnych technologii

Dyskusja Cel: Jakie projekty są w naszej organizacji/firmie?

Cechy projektów Celowość, czyli wynik określonej strategii ważność cechy Celowość, czyli wynik określonej strategii Ograniczoność, czyli istnienie ograniczenia czasowego realizacji przedsięwzięcia Jednokrotność, czyli realizacja niepowtarzalnego przedsięwzięcia Odrębność, czyli brak powiązań z normalną, rutynową działalnością firmy Odrębność strukturalna, czyli wydzielenie przedsięwzięcia jako osobnej struktury w firmie

Cechy projektów Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu – produktu projektu Produkt ten, sam w sobie, nie jest projektem. Jednak to produkt definiuje wymiar techniczny, czasowy i finansowy projektu Złe zdefiniowanie celu projektu, czyli jego produktu, może być jednym z czynników niepowodzenia projektu

Definicja projektu Tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi, gdzie tymczasowość oznacza, że przedsięwzięcie ma ściśle oznaczony początek i koniec, a unikalność, że produkt lub usługa w wyraźny sposób jest inna niż wszystkie podobne produkty lub usługi.

Definicja projektu Tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu (PMBoK) Projekt to unikatowy zestaw skoordynowanych działań organiczony czasem i kosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów, zachowując przy tym normy jakości i wymagania (NBC)

Definicja projektu Projekt to środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych wymagań biznesu (Prince2)

Klasyfikacja projektów Ze względu na przeznaczenie: zewnętrzne wewnętrzne Ze względu na naturę: techniczne administracyjne finansowe handlowe

Klasyfikacja projektów Ze względu na oczekiwania: kompleksowe (np. badania i realizacja) niekompleksowe (np. tylko badania) Ze względu na wielkość: duże (np. budowa tunelu pod kanałem La Manche) małe (np. informatyzacja biura)

Klasyfikacja projektów Ze względu na obszar zastosowań: naprawy nowe produkty informatyka R&D Ze względu na rentowność: zwiększenie wydajności, redukcja kosztów projekty o trudno mierzalnej rentowności (sponsoring)

Klasyfikacja projektów Ze względu rezultaty: procesowe inwestycyjne przychodowe

Portfele i programy Program – Zbiór powiązanych ze sobą przedsięwzięć oraz wymaganych zmian w organizacji, zmierzających do realizacji określonych celów strategicznych organizacji oraz osiągnięcia ustalonych korzyści biznesowych Portfel Projektów – kolekcja projektów lub programów i innego rodzaju przedsięwzięć zgrupowanych razem w celu zapewnienia kontroli, koordynacji i optymalizacji

Praca zespołowa Cel: Jakie działania mogą być traktowane jako projekty/programy/portfele Zespół: 4-5 osób Czas: 10 min przygotowanie, 5 min prezentacja

Zarządzanie projektem Proces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości

Magiczny trójkąt projektu Jakość Koszt Czas

Praca zespołowa Cel: Poznanie ograniczenia czas-jakość-zakres Zespół: 4-5 osób Czas: 35 min przygotowanie, 5 min prezentacja

Elementy zarządzania projektami Techniczne Behawioralne Kontekstowe Interesariusze Wymagania i cele Ryzyko Jakość Organizacja projektu Praca zespołowa Rozwiązywania problemów Struktury projektu Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Systemy produkty, technologie Zarządzania zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo

Główni aktorzy projektu Dyrekcja: odpowiada za realizację idei utrzymuje główny kierunek realizacji odpowiada za efekt Kadra zarządzająca: wspomaga (lub nie) realizację projektu zapewnia dostęp do zasobów: ludzkich, technicznych, finansowych i in.

Główni aktorzy projektu Pilot: pilotuje całość prac zapewnia wewnętrzną spójność projektów realizowanych w organizacji Sponsor/Promotor: motywuje do realizacji projektu, często „trzyma” budżet projektu jest promotorem projektu w organizacji

Główni aktorzy projektu Komunikator: przedstawia projekt wszystkim zainteresowanym stronom odpowiada za komunikację na wszystkich poziomach Szef projektu: odpowiada za pełną realizację projektu koordynuje zadania odpowiada za skuteczność

Struktura organizacyjna projektu Nadzór Wsparcie

Struktura liniowa Marketing Sprzedaż Projekt B Projekt A

Praca zespołowa Cel: Obserwacja przepływu informacji w organizacji o strukturze liniowej Zespół: cała grupa Czas: 10 min

Struktura liniowa z osobą wspomagającą

Organizacja task-force (przywódcza)

Struktura macierzowa

Kluczowe czynniki sukcesu Intencje i ich rozkład wśród interesariuszy projektu w momencie jego uruchomienia Stopień zaangażowania osób odpowiedzialnych Poziom profesjonalizmu głównych uczestników Realizm projektu Stopień akceptacji w środowisku

Praca zespołowa Cel: Identyfikacja interesariuszy i ich oczekiwań w projekcie (wg scenariusza) Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja

Ogólny model cyklu projektowego

Faza wstępna - uruchomienie projektu rozpoznanie potrzeb i możliwości oszacowanie korzyści z realizacji projektu nadanie projektowi oficjalnego statusu

Faza planowania zdefiniowanie dokładnych oczekiwań co do projektu określenie celów projektu zaplanowanie zaangażowania zasobów określenie ram czasowych projektu

Faza realizacji Koordynacja działań zespołu projektowego Pomiar zużycia zasobów Kontrola odstępstw postępu prac od przyjętego planu

Faza zamknięcia Formalna prezentacja osiągniętych celów Implementacja produktu projektu Archiwizacja dokumentacji projektowej Formalne zamknięcie projektu i rozwiązanie zespołu oraz struktury projektowej

Etapy i cykl życia projektu Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe – kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję

Model fazowy projektu

Celowość projektu Aby skutecznie zarządzać projektem potrzebne jest sformułowanie celów stawianych przed realizatorami

Cele projektu S (specific) M (measurable) A (achievable) R (relevant) T (timed)

Rodzaje celów do osiągnięcia Celem ogólnym projektu jest dostarczenie wartości interesariuszom Strategia projektu do ogólne spojrzenie na sposób osiągnięcia tego celu

Rodzaje celów do osiągnięcia Merytoryczne Ekonomiczne – rentowność, przychód, zysk lub koszt Zgodne z celami strategicznymi firmy

Cele projektu Cel projektu to całość pojedynczych celów związanych z efektem projektu o przebiegiem zadań, który ma być uzyskany w projekcie Efekt projektu to materialny lub niematerialny wynik pracy wykonanej w ramach projektu, określonej w zakresie zadań Ogół celów (system celów) obejmuje 3 zmienne: rezultaty, czas oraz wydatki

Funkcje celów W kontekście zarządzania projektami cele pełnią funkcje: sterującą ukierunkowującą konsolidacyjną koordynacyjną selekcyjną Muszą być kwantyfikowalne i wykonalne oraz zgodne z celami wyższego i niższego poziomu

Powiązania celów Zorientowanie na efekt oznacza, konieczność definiowania i sprawdzania tylko przewidywanych efektów – cele związane z rezultatami, np.: cele finansowe cele funkcjonalne cele społeczne cele personalne

Powiązania celów Zorientowanie na sprawność zarządzania oznacza konieczność definiowania celów proceduralnych, np.: cele wynikające z harmonogramu (kamienie milowe) cele budżetowe cele osobiste specjalne parametry przebiegu prac

Hierarchia celów Podział celów może być prowadzony dwukierunkowo, odgórnie lub oddolnie Podział odgórny – cele wyższego rzędu są dzielone na kilka celów niższego rzędu Podział oddolny – na podstawie zdobytych doświadczeń zgłaszane są sugestie dotyczące usprawnień i przenoszone na wyższe poziomy

Hierarchia celów Efektem podejścia krokowego jest powstanie wielu poziomów różniących się szczegółowością i adekwatnością do różnych poziomów zarządzania projektem

Hierarchia celów Cel nadrzędny (Sprawny transport publiczny) Kategorie celów (Funkcjonalność) Podkategorie celów (Wygoda podróżowania) Cele (Wysoki komfort) Cele cząstkowe (Duża liczba miejsc siedzących) - Kryteria (Stosunek miejsc siedzących do stojących) Miara (Procent) Rozmiar (50%)

Identyfikowanie celów Źródłem celów opartych na rezultatach mogą być: konieczność, pomysł, ograniczenia, życzenia Przejście od źródła do zdefiniowania rezultatu odbywa się najczęściej przy wykorzystaniu metod kreatywnych i/lub dyskursywnych (zbieranie danych, segregacja, ocena, wybór)

Identyfikowanie celów Obranie strategii osiągnięcia rezultatu pozwala na określenie co? i jak? ma być realizowany projekt – cele proceduralne

Praca zespołowa Cel: Ćwiczenie kompetencji w definiowaniu celów projektu Zespół: 4-5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja

Wszystkim nie dogodzisz

Hierarchie ważności Cele C1 C2 C3 ... Ci x 1 3 Cj Suma 1 3 Cj W tabeli wstawia się: 0 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Ci jest ważniejszy; 1 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Cj jest ważniejszy. Suma pokazuje ważność danego celu, im wyższa tym cel ma większy priorytet.

Uruchomienie projektu w firmie Akt powołania projektu powinien zawierać: Dane ogólne: Potrzeby i wytyczne (wartości ważne dla klienta) Cel główny i szczegółowe Kryteria powodzenia Środowisko (kontekst) projektu Ryzyko (ogólne informacje o potencjalnych zagrożeniach)

Uruchomienie projektu w firmie Akt powołania projektu powinien zawierać: Dane techniczne: Główne etapy Ogólny opis techniczny etapów Dane ekonomiczne: uwarunkowania czasowe i ograniczenia budżetowe

Uruchomienie projektu w firmie Akt powołania projektu powinien zawierać: Dane organizacyjne: Mianowanie szefa projektu Powołanie „opiekuna” projektu (najczęściej dyrektor działu, pionu, departamentu) Podstawowe zasady komunikacji (częstotliwość i sposób raportowania, częstotliwość zebrań zespołu itp.)

Zebranie rozpoczynające projekt Cele zebrania rozpoczynającego: Dokładne poinformowanie o celach i kontekście projektu (źródłach pochodzenia) Poinformowanie kto? co? i dlaczego? robi Poszukiwanie porozumienia pomiędzy uczestnikami

Przebieg zebrania Prezentacja projektu (cele, ryzyko, ważność) Sprecyzowanie ram organizacyjnych Przedstawienie struktury prac (maksimum 3 poziomy) Przedstawienie się członków zespołu i sprecyzowanie odpowiedzialności Określenie reguł funkcjonowania zespołu Zaplanowanie kalendarza spotkań

Uruchomienie projektu w firmie Przykład firmy IBM Aby dokładnie zdefiniować cele, zidentyfikować potrzeby, zaprezentować głównych uczestników projektu organizowane jest Seminarium Definiujące Projekt Są to jednodniowe warsztaty dające wspólne spojrzenie na ww. kwestie 5 głównych tematów Seminarium: cele projektu, zakres i dekompozycja prac organizacja projektu system zarządzania identyfikacja i analiza zagrożeń

Organizacje zajmujące się PM International Project Management Association www.ipma.org w Polsce Stowarzyszenie Project Management Polska www.spmp.org.pl cerfyfikaty od poziomu D do A zbiór wiedzy: International Competence Baseline (ICB)

Organizacje zajmujące się PM Project Management Institute www.pmi.org w Polsce www.pmi.org.pl certyfikacja PMP + punkty Professional Development Units (min. 60 PDU) zbiór wiedzy: Project Management Body of Knowledge (PMBoK)