System zarządzania w Ministerstwie Gospodarki - szkolenie dla pracowników Ministerstwa Gospodarki 21 i 24 listopada 2008 r.

Dlaczego warto wdrażać nowoczesne systemy zarządzania? Zalety dla organizacji Zalety dla pracowników Spełnienie wymagań klientów i partnerów (wzrost ich satysfakcji) Spełnienie wymogów prawnych i administracyjnych (działanie zgodnie z obowiązującym prawem) Realizacja długofalowych celów Zmniejszenie ryzyka działalności (zmniejsza się prawdopodobieństwo popełnienia błędów) Odejście od biurokracji do nowoczesnego zarządzania (wzrost zaufania i wiarygodności) Ciągłe doskonalenie (poprawa wizerunku, lepsze relacje z klientem, ułatwiona obsługa) Spójność wewnętrznych regulacji Skuteczne zarządzanie Podział zadań, odpowiedzialności i uprawnień pomiędzy komórkami organizacyjnymi Uporządkowanie pracy i dokumentacji przez jednoznaczne wytyczne Określone miejsce w strukturze organizacyjnej i procesie Lepsza komunikacja pomiędzy pracownikami, Dostęp do informacji o organizacji, działaniu innych komórek organizacyjnych Wpływ na system (możliwość zgłaszania zmian) Dodatkowe szkolenia, podnoszenie kwalifikacji zawodowych Zwiększenie poczucia bezpieczeństwa (zmiany są komunikowane w organizacji)

Przez system zarządzania w Ministerstwie rozumiemy*: system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001 oraz system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym opracowany przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. i Krajową Izbę Gospodarczą, stanowiący nakładkę na wymagania ww. normy ISO. *definicja zgodnie z zarządzeniem Dyrektora Generalnego w sprawie systemów zarządzania jakością i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz samooceny wg CAF

Normy z rodziny ISO 9000 Nowa rodzina norm ISO 9000 (po nowelizacji) składa się z 4 norm podstawowych: ISO 9000:2005 Systemy zarządzania jakością - Podstawy i terminologia (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 9000:2006 ), ISO 9001:2000 Systemy zarządzania jakością - Wymagania (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 9001:2001), ISO 9004:2000 Systemy zarządzania jakością - Wytyczne doskonalenia funkcjonowania (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 9004:2001), ISO 19011:2002 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego (odpowiednik krajowy - PN-EN ISO 19011:2003). PN-EN ISO 9000:2006 - wprowadzenie do norm dotyczących zarządzania jakością - podstawy systemów zarządzania jakością, definicja podstawowych terminów stosowanych w normach dotyczących systemów zarządzania jakością. PN-EN ISO 9001:2001 - wymagania dla systemu zarządzania jakością, mogą służyć organizacji w jej dążeniu do spełniania wymagań klienta, innych wymagań przepisów mających zastosowanie oraz do ciągłego doskonalenia. http://aplikacje-mg/smart Projekt Dokumenty Inne dokumenty

Główne punkty normy PN-EN 9001:2001: Zakres Normy powołane Terminy i definicje System zarządzania jakością Odpowiedzialność kierownictwa Zarządzanie zasobami Realizacja wyrobu Pomiary, analiza i doskonalenie wymagania m.in.: wprowadzenie nadzoru nad dokumentami i zapisami, zaangażowanie kierownictwa w budowanie systemu zarządzania jakością, usystematyzowanie zarządzania zasobami, ustanowienie procesów realizacji wyrobu, dokonywanie systematycznych pomiarów (zadowolenia klienta, wyrobów, procesów).

System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym część systemu zarządzania ukierunkowana na zapewnienie zaufania, że organizacja wdrożyła rozwiązania eliminujące lub w znacznym stopniu ograniczające możliwość występowania zjawisk korupcyjnych dodatkowe terminy i pojęcia: Korupcja – działanie lub zaniechanie działania, jak również obietnica takiego postępowania, w celu uzyskania nienależnej korzyści przekazanej, obiecanej lub domniemanej, zarówno materialnej jak niematerialnej, w sposób bezpośredni lub pośredni. Polityka antykorupcyjna – ogół zamierzeń i kierunków działania organizacji, dotyczących eliminacji zagrożeń związanych z korupcją, formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo. Antykorupcja – zbiór działań podejmowanych w celu wyeliminowania lub zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia korupcji.

Główne punkty normy SPZK: Postanowienia ogólne Niektóre terminy i pojęcia Podstawowe wymagania prawne System przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym Odpowiedzialność kierownictwa Zarządzanie zasobami Realizacja wyrobu Pomiary, analiza i doskonalenie wymagania wymagania normy ISO i dodatkowe wymagania oznaczone symbolami od WD 01 do WD 26 np. 4.2.3 Nadzór nad dokumentami – WD 04 Norma dostępna na: http://www.pcbc.gov.pl/certyfikacja/systemy/form/wymagania.pdf

Wewnętrzne akty prawne dotyczące systemu zarządzania Regulacje wewnętrzne MG wprowadzające system zarządzania (SZ) Regulamin organizacyjny MG, Zarządzenie Dyrektora Generalnego w sprawie systemów zarządzania jakością i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz samooceny według CAF.

Funkcje w systemie zarządzania MG

Przedstawiciel kierownictwa – Pan Henryk Szymański, Dyrektor Generalny MG, Pełnomocnik SZ – Pani Anna Żółkowska, Dyrektor BDG, Koordynator SZ – Pani Marta Kurek, pracownik BDG, Pełnomocnicy departamentalni – dyrektorzy komórek organizacyjnych MG, Koordynatorzy departamentalni – wyznaczeni pracownicy komórek organizacyjnych MG.

Podstawowe zadania Pełnomocnika SZ zapewnienie ustanowienia, wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania, upowszechnienie wiedzy dotyczącej SZ, przedstawianie Przedstawicielowi Kierownictwa MG okresowych informacji z działań dotyczących prowadzenia prac w zakresie wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania w MG, a w szczególności przygotowanie przeglądów zarządzania, zapewnienie realizacji audytów systemu zarządzania, przedstawianie Przedstawicielowi Kierownictwa MG informacji w zakresie potrzeb związanych z rozwojem i doskonaleniem systemu.

Podstawowe zadania Koordynatora SZ wspomaganie Pełnomocnika SZ w realizowaniu zadań wynikających z określonych dokumentów systemowych, w tym kart procesów i procedur, koordynowanie procesu opracowywania dokumentacji systemowej i jej zmian, przygotowywanie informacji z działań dotyczących prowadzenia prac w zakresie wdrożenia i utrzymania SZ w MG oraz potrzeb związanych z rozwojem i doskonaleniem tych systemów, współpraca z Pełnomocnikiem SZ, właścicielami procesów i koordynatorami departamentalnymi.

Podstawowe zadania Pełnomocników departamentalnych podejmowanie działań zmierzających do upowszechnienia świadomości podległych pracowników w zakresie wymagań systemu zarządzania, nadzorowanie i monitorowanie działań doskonalących realizowanych w komórce organizacyjnej, przeprowadzanie dwa razy do roku małych przeglądów zarządzania w komórce organizacyjnej, zapewnienie przygotowania komórki organizacyjnej do dużego przeglądu zarządzania w Ministerstwie.

Podstawowe zadania Koordynatorów departamentalnych wspomaganie pełnomocników departamentalnych w realizacji zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Gospodarki oraz z określonych kart procesów i procedur, zapewnienie opracowania i aktualizacji dokumentacji w komórce organizacyjnej, przygotowywanie informacji z działań dotyczących prowadzenia prac w zakresie wdrożenia i utrzymania SZ w komórce organizacyjnej oraz potrzeb związanych z rozwojem i doskonaleniem tych systemów, współpraca z Koordynatorem ds. Systemu Zarządzania i innymi koordynatorami departamentalnymi.

Struktura dokumentacji systemu zarządzania

Polityka jakości – ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji, dotyczące jakości, formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo. Polityka antykorupcyjna – ogół zamierzeń i kierunków działania organizacji, dotyczących eliminacji zagrożeń związanych z korupcją, formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo.

Księga jakości – dokument, w którym określono system zarządzania jakością organizacji. Księga jakości zatwierdzana jest przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Gospodarki.

Karta procesu – dokument zawierający szczegółowy opis procesu, zapewniający prawidłowe wykonanie zadań. Jest przeznaczona dla pracowników uczestniczących w realizacji danego procesu i zawiera wszystkie najważniejsze informacje na jego temat. Karty procesów zatwierdzane są przez właścicieli procesów.

Procedura – ustalony sposób postępowania w zakresie procesu lub jego części. Procedura może być udokumentowana lub nie. Jeżeli procedura jest udokumentowana stosuje się termin „procedura pisemna” lub „procedura udokumentowana”. Formularz– dokument funkcjonujący niezależnie, nie będący załącznikiem do innego dokumentu, np. zarządzenia Dyrektora Generalnego.

Podstawowe dokumenty opisujące system zarządzania

Polityka jakości i polityka antykorupcyjna, Księga jakości, Procedury: Nadzór nad dokumentami (P-01350-1), Nadzór nad zapisami (P-01350-9), Nadzór nad niezgodnościami (P-01350-10), Postępowanie w przypadku stwierdzenie lub podejrzenia przejawów korupcji (P-01350-11), Karty procesów: Audyt systemu zarządzania (KP-01350-72), Działania doskonalące (KP-01350-74), Przegląd zarządzania (KP-01350-75).

Chcesz zdobyć ogólne informacje o funkcjonującym w Ministerstwie systemie zarządzania? Zapoznaj się z Księgą Jakości!!!

Księga jakości jest dostępna w Smart Portal - opisuje system zarządzania jakością wdrożony w Ministerstwie Gospodarki i zawiera następujące informacje: zakres systemu zarządzania (komórki organizacyjne i procesy), mapę procesów i powiązania miedzy procesami, powołanie na udokumentowane procedury wymagane przez normę ISO 9001:2000. Z racji, że księga jakości jest dokumentem, który można udostępniać innym organizacjom zawiera ona również: strukturę organizacyjną MG (schemat organizacyjny), opis systemu zarządzania, w tym opis spełniania wybranych wymagań norm, historia zmian (rejestr zmian wprowadzonych w księdze). Księga jakości jest dostępna w Smart Portal

Nadzór nad dokumentami (P-01350-1) Dokument opisujący zasady nadzoru nad dokumentami funkcjonującymi w obszarze systemu zarządzania, ich prawidłowego przechowywania, archiwizowania i zabezpieczania oraz zapewnienia, że dokumenty te będą na bieżąco aktualizowane we wszystkich właściwych miejscach.

Nadzór nad dokumentami (P-01350-1) Nadzorem objęte są następujące dokumenty: zewnętrzne, tj.: akty normatywne (ustawy, rozporządzenia), dokumenty rządowe, dokumenty UE, normy krajowe i zagraniczne, wewnętrzne, tj.: dokumenty systemowe, strategia MG i strategie sektorowe, wewnętrzne akty normatywne ministra i dyrektora generalnego, inne dokumenty zatwierdzane przez ministra i dyrektora generalnego regulujące prace Ministerstwa, pełnomocnictwa i upoważnienia.

Nadzór nad dokumentami (P-01350-1) - najważniejsze wymagania stosowanie określonego WZORU opisu procesu i procedury, wprowadzenie TABELI ZMIAN w dokumentach typu: karty procesu, procedury, strategia MG i strategie sektorowe, wprowadzenie obowiązku WERSJONOWANIA ww. dokumentów, oznaczanie nieaktualnych dokumentów sformułowaniem „NIEAKTUALNE” i przechowywanie ich oddzielnie od dokumentów aktualnych (dot. dokumentów zew. i wew.), wprowadzenie obowiązku każdorazowego SPRAWDZENIA AKTUALNOŚCI dokumentu przed jego użyciem (dot. dokumentów zew. i wew.), stosowanie określonego w procedurze sposobu PRZECHOWYWANIA i UDOSTĘPNIANIA dokumentów zew. i wew.

Nadzór nad zapisami (P-01350-9) Dokument opisujący zasady identyfikowania, przechowywania, archiwizowania, zabezpieczania oraz zachowywania przez określony czas zapisów, jak również dysponowanie nimi. Kategorie zapisów: zapisy przedstawiające uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań, np. notatki, protokoły, adnotacje, dekretacje, parafy, podpisy, zapisy będące produktem, np. decyzje, zaświadczenia, projekty aktów prawnych, opinie, instrukcje negocjacyjne, dokumenty otrzymane od stron zainteresowanych, np. wnioski, pisma, faktury, inne dokumenty wchodzące w skład akt sprawy.

Nadzór nad zapisami (P-01350-9) Dokument ten powołuje się na regulacje zewnętrzne i wewnętrzne, funkcjonujące w Ministerstwie, dotyczące postępowania z zapisami, tj.: regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, ochrony informacji niejawnych, tajemnicy skarbowej, udzielania informacji publicznej, Kpa, Instrukcję kancelaryjną, Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, Regulamin bezpieczeństwa korzystania z systemów informatycznych i sieci Intranet oraz zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, Dokumentację tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania zasobów informatycznych. oraz zasady eksploatacji aplikacji informatycznych stosowanych w MG.

Nadzór nad niezgodnościami P-01350-10 Dokument opisujący zasady identyfikacji i nadzoru nad niezgodnościami, w tym usługami niezgodnymi z wymaganiami, tak aby zapobiec ich niezamierzonemu użyciu lub dostawie oraz zapewnić ciągłe doskonalenie usług Ministerstwa. Niezgodność – niespełnienia wymagania. Wymaganie – potrzeba lub oczekiwanie, które zostało ustalone, przyjęte zwyczajowo lub jest obowiązkowe, np. wymaganie prawne.

Nadzór nad niezgodnościami P-01350-10 Niezgodnościami nie są: wyroby/usługi, które nie zostały przedstawione do formalnej weryfikacji (aprobaty, zatwierdzenia), np. wersje robocze pism, opracowań poprawy / korekty udoskonalające wyrobu/usługi, takie jak zmiany stylistyczne, zmiany zapewniające większą czytelność pisma, opracowania.

Nadzór nad niezgodnościami P-01350-10 Niezgodnościami są wyroby/usługi niezgodne, które zostały: zidentyfikowane na etapach weryfikacji (aprobowania, zatwierdzania), przekazane klientom i stronom zainteresowanym, zidentyfikowane w wyniku kontroli, audytów i innych działań ujawniających niezgodność, a w szczególności: kontroli funkcjonalnej prowadzonej przez kierownictwo, rozpatrywania i załatwiania petycji, interpelacji, skarg, wniosków, odwołań, zażaleń i listów klientów zewnętrznych, audytów systemu zarządzania, kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego, kontroli zewnętrznych, przeglądu zarządzania, innych uzasadnionych sytuacji, w przypadku których decydują osoby odpowiedzialne za dany obszar.

Postępowanie pracownika w przypadku stwierdzenia niezgodności (wyciąg z P-01350-10) Identyfikacja wyrobu/usługi niezgodnej. Ocena możliwości korekcji. Podjęcie dalszych działań zmierzających do „usunięcia” niezgodności według wariantów podanych w procedurze. Zgłoszenie niezgodność do rejestru prowadzonego w komórce organizacyjnej. Udokumentowanie postępowania z niezgodnością w Karcie działań doskonalących lub aktach sprawy.

Postępowanie w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia przejawów korupcji P-01350-11 Niniejsza procedura dotyczy postępowania w przypadku: podejrzenia wystąpienia korupcji, bycia świadkiem zdarzenia o charakterze korupcyjnym, otrzymania propozycji korupcyjnej, oraz szczegółowo określa dla nich sposób postępowania.

Postępowanie pracownika w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia przejawów korupcji (wyciąg z P-01350-11) Jeżeli pracownik MG jest świadkiem zdarzenia o charakterze korupcyjnym lub otrzymał propozycję korupcyjną powinien w szczególności: poinformować pracownika MG będącego stroną działań lub zaniechań o charakterze korupcyjnym o niedopuszczalności takiego działania lub zaniechania lub odmówić przyjęcia propozycji korupcyjnej, w miarę możliwości zabezpieczyć dowody oraz poinformować odpowiednie organy ścigania, zgodnie z art. 304 Kodeksu postępowania karnego, zgłosić pisemnie (notatka służbowa) lub ustnie swojemu przełożonemu lub Doradcy etycznemu fakt wystąpienia zdarzenia o charakterze korupcyjnym. W przypadku zgłoszenia zdarzenia przez pracownika tylko przełożonemu, przełożony zobowiązany jest do poinformowania Doradcy etycznego. Doradca etyczny zobowiązany jest do poinformowania o zdarzeniu Pełnomocnika SZ i Dyrektora Generalnego.

Doradca etyczny Ministerstwa Gospodarki Pani Krystyna Wiaderny-Bidzińska, pracownik Departamentu Rozwoju Gospodarki

Audyt systemu zarządzania KP-01350-72 Cele realizacji niniejszego procesu: określenie, czy system jest zgodny z wymaganiami norm i zdefiniowanymi w Ministerstwie, stwierdzenie skutecznego wdrożenia i utrzymywania systemu. Audyt systemu zarządzania # Audyt wewnętrzny

Audyt systemu zarządzania KP-01350-72 Główni realizatorzy procesu: audytorzy systemu zarządzania (przeszkoleni pracownicy Ministerstwa) oraz Pełnomocnicy i koordynatorzy departamentalni. Rola pracowników polega na poddawaniu się działaniom audytowym, tzn. przygotowaniu się do audytu, udzielaniu informacji audytorom systemu zarządzania, udostępnianiu dokumentów, poddawaniu się obserwacji.

Działania doskonalące KP-01350-74 Cele realizacji niniejszego procesu: analizowanie przyczyn występowania niezgodności, usuwanie i zapobieganie ich powtórnemu wystąpieniu (działania korygujące), zapobieganie i eliminowanie przyczyn potencjalnych niezgodności oraz ich niepożądanych skutków (działania zapobiegawcze), wdrażanie działań usprawniających funkcjonowanie Ministerstwa (projekty doskonalące).

Zaplanowanie i wdrożenie Niezgodność NIE Czy zasadne jest podejmowanie dalszych działań? Usunięcie niezgodności/ korekcja Koniec TAK Karta Działań Doskonalących Zaplanowanie i wdrożenie działań korygujących

Zaplanowanie i wdrożenie działań zapobiegawczych Potencjalna niezgodność NIE Czy zasadne jest podejmowanie działań? Analiza przyczyn i skutków wystąpienia tej niezgodności Koniec TAK Karta Działań Doskonalących Zaplanowanie i wdrożenie działań zapobiegawczych

Działania doskonalące KP-01350-74 Dokumentację działań korygujących i zapobiegawczych prowadzi się głównie w Karcie działań doskonalących (KDD) Dokumentację projektów doskonalących prowadzi się zgodnie z Metodyką podejścia projektowego w Ministerstwie Gospodarki

Działania doskonalące KP-01350-74 Rola pracowników polega głównie na: identyfikowaniu niezgodności lub potencjalnych niezgodności, zgłaszaniu możliwości doskonalenia, uczestniczeniu w realizacji działań korygujących, zapobiegawczych lub projektów doskonalących.

Przegląd zarządzania KP-01350-75 Cele realizacji niniejszego procesu: zapewnienie ciągłego doskonalenia funkcjonowania Ministerstwa, zapewnienie stałej przydatności, adekwatności i skuteczności funkcjonującego w Ministerstwie systemu zarządzania. Przegląd zarządzania ma formę spotkań: kierownictwa komórki organizacyjnej, organizowanych dwa razy w roku („małe” przeglądy) lub najwyższego kierownictwa Ministerstwa, organizowanych raz w roku („duże” przeglądy).

Przegląd zarządzania KP-01350-75 Na przeglądach dokonuje się analizy danych, zbieranych przez określony czas (6 miesięcy, 12 miesięcy), dotyczących funkcjonowania systemu, a w szczególności: funkcjonowania procesów, w tym stwierdzonych niezgodności, działań korygujących, zapobiegawczych i projektów doskonalących, wyników audytów systemu zarządzania, audytów wewnętrznych, kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, informacji zwrotnych od klientów, dotyczących samooceny, wniosków z wcześniejszych przeglądów, zmian, które mogą mieć wpływ na system zarządzania, obszarów MG, w których prawdopodobne jest wystąpienie korupcji, sygnałów świadczących o występowaniu korupcji działań antykorupcyjnych i zapobiegawczych podejmowanych w skali całego kraju, zaleceń dotyczących doskonalenia.

Przegląd zarządzania KP-01350-75 Rola pracowników polega głównie na: zbieraniu i analizowaniu ww. danych z zakresu swojej codziennej działalności, uczestniczeniu w przygotowywanie informacji zbiorczej na „małe” przeglądy. WAŻNE!! Z materiałów przygotowywanych w ramach „małych” przeglądów przygotowywane są informacje na „duży” przegląd, a następnie prezentowane kierownictwu Ministerstwa

Smart Portal – podstawy użytkowania

W celu uruchomienia aplikacji Smart Portal, należy: uruchomić nowe okno przeglądarki internetowej, wpisać w pole adresu http://aplikacje-mg/smart/ i zatwierdzić.

W celu zalogowania się, należy: w polu Nazwa użytkownika, wpisać: portal w polu Hasło, wpisać: portalmg następnie kliknąć polecenie Zaloguj

Strona główna portalu po zalogowaniu wygląda w następujący sposób:

pozwala prześledzić historię zmian dokumentu Z powyższego widoku mamy bezpośredni dostęp do polityki jakości i polityki antykorupcyjnej, księgi jakości, programu audytów Pokaż szczegóły... pozwala prześledzić historię zmian dokumentu Pobierz plik... pozwala przeglądać dokument, zapisać na dysku komputera lub go wydrukować

Nawigacja w Smart Portal przebiega przy pomocy głównej - górnej listy zakładek: Przesuwając kursor myszy na wybraną zakładkę rozwijamy jej zawartość (bez klikania):

Zawartość zakładki „Projekt”: -„Polityka”, omówiona wyżej, zawierająca Politykę jakości i politykę antykorupcyjną MG; - „Procesy”, „Dokumenty” oraz „Organizacja”, w których nawigacja przebiega wedle następującego schematu: 1. Należy kliknąć na wybrany z rozwiniętej zakładki element (tutaj: Projekt/Procesy) - zostanie wyświetlone drzewo zawartości danego elementu projektu:

3. Analogicznie rozwija się dalsze elementy „drzewa”: 2. Następnie za pomocą lewego przycisku myszy możemy „rozwinąć” dowolny element drzewa, klikając na krzyżyk

W celu wyświetlenia żądanego elementu należy jednokrotnie kliknąć jego nazwę (tutaj: jedna z kart procesu)

W ten sposób rozwinięty zostaje „najniższy” element „drzewa” (w tym przypadku karta procesu) Polecenie „Pokaż atrybuty” pozwala na wyświetlanie dodatkowych informacji - w przypadku kart procesów w tym miejscu znajdują się wszystkie opisowe elementy karty

Po kliknięciu polecenia „pokaż atrybuty” pojawi się ich lista, pełen tekst atrybutu widoczny jest po kliknięciu w widoczny początek jego opisu

W celu zamknięcia pełnego tekstu atrybutu należy: przesunąć kursor myszy na polecenie „zamknij” (bez klikania), lub kliknąć w początkowy tekst innego, interesującego nas atrybutu.

W przypadku podzakładki „Dokumenty” pojawia się dodatkowo opcja zapisu pliku na dysku Po jej kliknięciu należy wskazać miejsce na dysku, w którym chcemy zapisać wybrany plik.

Podzakładka dokumenty zawiera: Formularze/załączniki, Procedury, Inne dokumenty, np. normy ISO 9000,9001

Podzakładka organizacja zawiera: Kompletną strukturę organizacyjną wszystkich komórek organizacyjnych biorących udział w projekcie

Po kliknięciu w nazwę wybranej komórki organizacyjnej wyświetli się jej schemat organizacyjny

Zakładka „Narzędzia” zawiera przydatne opcje: - „Szukaj”, umożliwiającą odnalezienie żądanego procesu, dokumentu etc. - „Drukuj”, umożliwiającą wydruk aktualnie otwartego diagramu, dokumentu, karty (w celu wydrukowania należy najpierw otworzyć odpowiedni dokument i następnie wybrać powyższą opcję „Drukuj”)

Nawigując w portalu nie należy używać strzałek przeglądarki – skutkuje to wylogowaniem, przechodzenie pomiędzy poszczególnymi dokumentami, kartami, procedurami odbywa się za pomocą zakładek i aktywnego w niektórych oknach polecenia „Powrót” (prawa górna część ekranu) Nieopisane w tej prezentacji moduły nie są w tej chwili wykorzystywane.

-Poszukując informacji nt -Poszukując informacji nt. systemu zarządzania i systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, należy zawsze korzystać z aplikacji Smart Portal – tylko ona daje nam gwarancję, że przeglądamy dokumenty w najnowszej, aktualnej wersji, zatwierdzone przez ich właścicieli -Wcześniej wydrukowane dokumenty lub ich wersje elektroniczne zgromadzone na dyskach lokalnych mogą być nieaktualne i przed skorzystaniem z nich należy sprawdzić ich aktualność z zamieszczonymi w Smart Portal.

Podstawowe informacje nt Podstawowe informacje nt. systemu zarządzania i systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym można znaleźć w intranecie MG Znajdują się one w zakładce „Ministerstwo”

W podzakładce „Zarządzanie w MG” Znajdują się w niej dalsze zakładki ze szczegółowymi informacjami

Najbliższe wydarzenia związane z wdrażaniem systemu zarządzania: 27-28 listopada br. – audyt przedcertyfikujący, do 28 listopada br. – zakończenie audytów systemu zarządzania, do 1 grudnia br. – przeprowadzenie „małych” przeglądów zarządzania, 5 grudnia br. - duży przegląd zarządzania, 16-18 grudnia br. – audyt certyfikujący Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji S.A.

Dziękujemy za uwagę!