wójtami, burmistrzami, prezydentami. Spotkanie z wójtami, burmistrzami, prezydentami. Grudzień 2014

Temat: Zmiany prawne i organizacyjne związane z wejściem w życie w 2015 r. nowych ustaw: ustawy o ewidencji ludności ustawy o dowodach osobistych ustawy prawo o aktach stanu cywilnego

Dlaczego? Powszechność usług Masowy charakter usług Realizacja usług przez gminy

www.obywatel.gov.pl

Zmiany merytoryczne informatyczne organizacyjne

Nowe ustawy przewidują Utworzenie SRP System Rejestrów Państwowych,

System Rejestrów Państwowych SRP PESEL RDO RSC CRS SOP

RSC „Elektroniczne Księgi” Elektroniczny Rejestr Stanu Cywilnego: Rejestr urodzeń Rejestr małżeństw Rejestr zgonów Rejestr uznań

Rejestr Stanu Cywilnego W RSC od daty wejścia ustaw w 2015 r. bieżąca rejestracja zdarzeń sukcesywna migracja aktów papierowych brak możliwości wydania odpisu aktu, zaświadczenia bez migracji aktu i bez podpisania aktu w RSC

RSC „Elektroniczne Księgi” Dostęp do RSC: Kierownik usc – wszystkie akty Wojewoda – akty z terenu województwa Minister Spraw Wewnętrznych – wszystkie akty

przez aplikację ŹRÓDŁO karty kryptograficznej wydanej przez MSW Uwaga: Dostęp i praca w SRP wyłącznie przez aplikację ŹRÓDŁO za pomocą karty kryptograficznej wydanej przez MSW

Uwaga: Każda osoba pracująca w SRP musi mieć kartę kryptograficzną Wójt/burmistrz/prezydent musi mieć

Podpis elektroniczny Do pracy w SRP nie potrzeba urzędnikom kwalifikowanego podpisu elektronicznego Podpis elektroniczny kwalifikowany → tylko do wydawania klientom elektronicznych decyzji, odpisów aktów, zaświadczeń, udostępniania danych itp.

Nowe ustawy przewidują Bezpośredni dostęp wszystkich gmin do: Centralnego rejestru ludności - PESEL Centralnego Rejestru Dowodów Osobistych – RDO Centralnego Rejestru Stanu Cywilnego – RSC

Kto z pracowników gminy może mieć dostęp do centralnych rejestrów?

Uwaga: Dostęp do PESEL – dowolny pracownik gminy Dostęp do RDO – pracownik dowodów osobistych Dostęp do RSC – kierownik, zastępca, upoważniony pracownik USC

Uwaga: Każdy pracownik pracujący w rejestrach PESEL, RDO, RSC musi posiadać: kartę kryptograficzną nadane uprawnienia pisemne upoważnienie wydane przez wójta (burmistrza, prezydenta)

Upoważnienie dla wójta Minister Spraw Wewnętrznych przekazał upoważnienie dla każdego wójta/burmistrza/prezydenta

przetwarzania danych w rejestrach PESEL, RDO, RSC Upoważnienie wójta do: przetwarzania danych w rejestrach PESEL, RDO, RSC nadawania dalszych imiennych upoważnień pracownikom gminy do pracy w rejestrach z zachowaniem ograniczeń ustawowych

Wyznaczenie w każdej gminie osoby do: Rejestr upoważnień Wyznaczenie w każdej gminie osoby do: prowadzenia i stałej aktualizacji rejestru upoważnień wydanych przez wójta (burmistrza, prezydenta) przesyłania do MSW kopii wydanych przez wójta (burmistrza, prezydenta) upoważnień nadawania uprawnień pracownikom informowania MSW o ewentualnej zmianie na stanowisku wójta (burmistrza, prezydenta)

Z których rejestrów gmina może udostępniać dane podmiotom zewnętrznym?

Gmina: Uwaga: nie może udostępniać danych z rejestru PESEL może udostępniać dane z RDO, RSC nie może udostępniać danych z rejestru PESEL

Nowe ustawy przewidują Zasilanie rejestrów bezpośrednio w czasie rzeczywistym Automatyczną, wzajemną wymianę informacji pomiędzy rejestrami i organami

Zasilanie PESEL obecnie GZM WZM PESEL

Wymiana danych od wejścia ustaw 2015 r. PESEL CEWIUDP PASZPORTY CRDoNiUOP OBYWATELSTWO RSC USC RDO DOWODY OSOBISTE RM MELDUNKI

Wymiana danych obecnie Akt małżeństwa USC aktu urodzenia żony USC aktu urodzenia męża Ewidencja ludności żony Ewidencja ludności męża Wystawca dowodu osobistego żony Wystawca dowodu osobistego męża

Wymiana danych od 2015 r. PESEL Akt małżeństwa w RSC USC aktu urodzenia żony USC aktu urodzenia męża Ewidencja ludności żony Ewidencja ludności męża Wystawca dowodu osobistego żony Wystawca dowodu osobistego męża

Nowe ustawy przewidują Odmiejscowienie wielu czynności z zakresu spraw obywatelskich: dowód osobisty odpisy aktów stanu cywilnego zaświadczenia z USC oświadczenia z USC transkrypcja, odtworzenie, rejestracja zdarzeń zagranicznych zapewnienia do ślubu zmiana imienia/nazwiska udostępnianie danych z RSC, RDO

Nowe ustawy przewidują Załatwianie wielu spraw drogą elektroniczną: składanie wniosku o: dowód osobisty dane z RM, RZC, RDO, RSC, PESEL odpisy aktów stanu cywilnego zaświadczenia z RSC zgłaszanie utraty dowodu osobistego wymeldowanie, zgłoszenie wyjazdu i powrotu zza granicy

Nowe e-usługi: wgląd we własne dane w rejestrze PESEL wgląd we własne dane w RDO dostęp do Wykazu Dowodów Unieważnionych

Nowe ustawy przewidują Uproszczenie procedur administracyjnych: → nie decyzje a czynności materialno-techniczne  → do gmin bez odpisów aktów stanu cywilnego → do urzędów bez zaświadczeń

Nowe ustawy przewidują Załatwianie niektórych spraw w miejscu pobytu osoby: → przyjęcie wniosku o dowód osobisty  → dokonanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego choroba, niepełnosprawność, inne przeszkody

Nowe ustawy przewidują Ujednolicenie wzorów dokumentów MSW zapewni gminom: druki odpisów aktów stanu cywilnego druki 2 zaświadczeń pozostałe dokumenty, zaświadczenia drukowane z rejestrów wg jednolitych wzorów

MSW zapewniło gminom: Stacje robocze - 551 Serwery - 182 Drukarki - 694 Skanery- 372 Routery - 175 Switche - 148 Czytniki kart -1001 Czytniki z pin padem - 369 + dodatkowy, zgłoszony przez gminy sprzęt

MSW i wojewoda zapewnili gminom: szkolenia dla liderów szkolenia e-learningowe szkolenia merytoryczne – 2,3,5,8 grudnia bieżąca pomoc i współpraca

Dowód osobisty obowiązek posiadania dowodu → pełnoletni obywatele RP zamieszkali w kraju prawo posiadania dowodu – każdy obywatel RP - dzieci wydawany w dowolnej gminie –odmiejscowienie wydawany bezpłatnie wydawany w ciągu 30 dni ważny 5/10 lat unieważnienie dowodu po upływie 4 miesięcy od zmiany danych

1 zdjęcie „paszportowe” Dowód osobisty wniosek o dowód składa się osobiście lub elektronicznie wniosek dla małoletniego – składa tylko jeden z rodziców 1 zdjęcie „paszportowe” Dowód osobisty

W dowodzie osobistym: brak rysopisu, podpisu i adresu jest obywatelstwo Od wejścia w życia nowych ustaw w 2015 r. adres w dowodzie nie potwierdza miejsca zameldowania zmiana adresu nie stanowi podstawy do wymiany dowodu nie będzie obowiązkowej wymiany dowodów osobistych

Tworzenie, likwidacja USC Rozporządzenie MSW na wniosek WOJEWODY + opinia gmin Kryteria: liczba spraw inne okoliczności

Upoważnienie innych pracowników usc przez Kierownika, Wójta do wydawania: odpisów z aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w RSC danych dotyczących wskazanej osoby zaświadczeń o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego, zaświadczeń o przyjętych sakramentach wpisywania WD w księdze papierowej o przeniesieniu aktu do RSC dokonywania przypisków poza zagranicznymi

Ślub poza lokalem usc 1. Osoba jest w stanie zagrożenia życia lub zdrowia albo jest pozbawiona wolności. Opłata skarbowa – 84 zł za akt małżeństwa

Ślub poza lokalem usc 2. Na wniosek osób jeżeli wskazane we wniosku miejsce zawarcia małżeństwa zapewnia: zachowanie uroczystej formy bezpieczeństwo gości Opłata dodatkowa – 1000 zł + 84 zł za akt małżeństwa stanowi dochód gminy brak dotacji

Odmowa ślubu poza lokalem Jeżeli: wskazane we wniosku miejsce nie spełnia ww. wymogów kierownik nie może przyjąć oświadczeń we wskazanym terminie i nie udało się uzgodnić z nowożeńcami innego terminu Odmowa pisemna

Zatrudnianie kierowników/zastępców urzędów stanu cywilnego

Obowiązki wójta (burmistrza, prezydenta) Kierownikiem urzędu stanu cywilnego jest wójt lub burmistrz, prezydent.

Obowiązek zatrudnienia kierownika lub zastępcy W każdej gminie – bez względu na liczbę mieszkańców musi być obligatoryjnie zatrudniona inna osoba poza wójtem na stanowisku kierownika lub zastępcy kierownika

Organ zatrudniający kierownika/zastępcę usc to wójt, burmistrz, prezydent

Zatrudnianie kierowników praktycznie Stosujemy: Art. 2, 6, 11-15, 20 uops nabór otwarty, konkurencyjny, awans wewnętrzny i dodatkowo : Art.6a pasc / Art. 8 pasc określający kwalifikacje zawodowe kierownika/zastępcy usc

Wymagane kwalifikacje Obecna ustawa Nowa ustawa MGR prawa lub MGR administracji Inny MGR + studia podyplomowe w zakresie administracji Inny MGR + studia podyplomowe w zakresie administracji Licencjat dowolny + studia podyplomowe w zakresie administracji 5 letni staż 3 letni staż Ułamki etatów

Wymogi te nie odnoszą się do wójta, burmistrza, prezydenta Uwaga: Wymogi te nie odnoszą się do wójta, burmistrza, prezydenta

Ocena wykształcenia

Studia wyższe mgr Słowo kluczowe: kierunek

= kierunku: mgr prawa lub mgr administracji Ocena wykształcenia studia magisterskie na kierunku: PRAWO lub ADMINISTRACJA

Ocena studiów wyższych Licencjat z administracji prawnicze mgr prawa administracyjne mgr administracji studia 5 letnie Licencjat Dowolny kierunek + Mgr administracji spełnia Licencjat z administracji Mgr inny kierunek nie spełnia

w zakresie administracji Studia podyplomowe Słowo kluczowe: w zakresie administracji

niewłaściwego zatrudnienia kierownika Konsekwencje niewłaściwego zatrudnienia kierownika

Konsekwencje Przykłady medialne: Bytom, Kielce Skutki – społeczne, prawne, finansowe nieistnienie małżeństw nieskuteczne uznanie ojcostwa nieskuteczne inne oświadczenia woli unieważnienie aktów stanu cywilnego spadki, PIT, renty, umowy cywilnoprawne → odszkodowania Art. 231 kk i Art. 96 uosg

Ocena wykształcenia kierowników i zastępców Listopad 2014

Kraków, Tarnów, Nowy Sącz, Wieliczka, Oświęcim, Olkusz Statystyka usc Liczba gmin – 182 Liczba usc – 174 Liczba gmin powyżej 50 000 mieszkańców - 6 Kraków, Tarnów, Nowy Sącz, Wieliczka, Oświęcim, Olkusz

Statystyka usc Liczba gmin, w których kierownikiem usc jest wójt – 76 Liczba gmin, w których zatrudniono kierownika usc - 98 Liczba gmin, w których zatrudniono zastępcę kierownika – 124 Liczba gmin, w których nie zatrudniono zastępcy kierownika – 50

Kierownicy i zastępcy usc Liczba kierowników – 98 Liczba zastępców usc – 156 Razem 254 osoby

Kierownicy i zastępcy do 30 października 2014 r. Liczba kierowników – 107 Liczba zastępców usc – 186 Razem 293 osoby

Kwalifikacje kierowników i zastępców Kierownicy i zastępcy – 254 osoby posiada wykształcenie – 253 osoby wątpliwości – 1 osoba

Kierownicy/zastępcy: Uwagi: Kierownicy/zastępcy: spadek liczby kierowników i zastępców zatrudnieni w kilku gminach zatrudnieni na ułamki etatów brak kierownika/zastępcy

Wdrożenie nowych ustaw Zwiększenie obowiązków usc Masowość usług

USC 2013 Akty -90 545 Odpisy aktów - 346 220 Decyzje usc – 16 000

Meldunki - 271 154 Dane osobowe – 171 283 Dowody osobiste – 335 752 EL i DO 2013 Meldunki - 271 154 Dane osobowe – 171 283 Dowody osobiste – 335 752

Wskazówki: Wzmocnić kadrowo usc - kierownik/zastępca musi przebywać stale w usc: zatrudnić kierownika/zastępcę w pełnym wymiarze etatu w jednej gminie, zatrudnić więcej zastępców na ułamki etatów zatrzymać doświadczonych kierowników/zastępców zatrzymać doświadczonych pracowników ewidencji ludności i dowodów osobistych Zapewnić: wsparcie informatyczne pomoc i wsparcie dla pracowników spraw obywatelskich

Dziękuję za uwagę Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców MUW w Krakowie