Prawno-administracyjne aspekty realizacji projektów indywidualnych Piotr Bednarek Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, 8 kwietnia 2008 r.

 Osoby, które wyjeżdżają za granicę w celu realizacji projektu badawczo- szkoleniowego powinny zwrócić uwagę na następujące aspekty prawno-administracyjne związane z tym wyjazdem: 1.Co zrobić z dotychczasowym zatrudnieniem w Polsce? 1.Czego przed wyjazdem dopilnować w stosunku do zagranicznej instytucji przyjmującej? 1.Jakich formalności dopełnić przed wyjazdem w polskich urzędach? 1.Jakich formalności dopełnić w urzędach za granicą i o czym podczas tego wyjazdu pamiętać? Zalecenia dla wyjeżdżających

 Już na etapie planowania udziału w projekcie należy: 1.zastanowić się nad najdogodniejszą formą wyjazdu (urlop bezpłatny, oddelegowanie, urlop szkoleniowy), 1.sprawdzić, czy pomysł dopuszczony jest przez zasady projektu, który będziemy wykonywać, 1.z odpowiednim wyprzedzeniem upewnić się, czy planowany sposób jest akceptowany przez polskiego pracodawcę, 1.z odpowiednim wyprzedzeniem upewnić się, czy instytucja przyjmująca zgodzi się na planowane rozwiązanie. Ad. 1 – zatrudnienie w Polsce

 Uzyskać projekt umowy z instytucją przyjmującą lub przynajmniej:  Uzyskać pisemne potwierdzenie podstawowych warunków proponowanej umowy: a.rodzaj umowy, b.stanowisko, c.przedmiot umowy, d.wysokość wynagrodzenia, e.okres pracy.  Ustalić zakres ubezpieczeń społecznych za granicą.  Ustalić zakres pomocy instytucji przy formalnościach urzędowych na miejscu.  Ustalić zakres uprawnień do korzystania ze sprzętu i zasobów instytucji.  Ustalić zasady refundacji kosztów przyjazdu.  Uzyskać z instytucji przyjmującej dokumenty uprawniające do skorzystania z najdogodniejszej procedury wizowej (jeśli wiza jest wymagana).  Dopełnić w/w formalności niezależnie od istnienia wcześniejszej udanej współpracy ze znajomym naukowcem z tamtej instytucji. Ad. 2 – instytucja przyjmująca (I)

Rekomendacje Komisji Europejskiej (2005/251/WE) :  Europejska Karta Naukowca mówi o roli, odpowiedzialności i uprawnieniach naukowców oraz ich pracodawców lub organizacji dystrybuujących fundusze. Jej celem jest zapewnienie, że istniejące powiązania pomiędzy tymi stronami przyczyniają się do wymiany rezultatów naukowych i rozwoju kariery naukowca.  Kodeks Postępowania przy Rekrutacji Naukowców ma na celu pomoc we wprowadzeniu przejrzystych i jasnych zasad procedur rekrutacyjnych. Między innymi proponuje się w nim aby przy wyborze pracownika nie kierować się tylko liczbą publikacji ale stosować również inne kryteria takie jak, doświadczenie w nauczaniu, zarządzaniu, pracy w zespole, transferze wiedzy czy działalności popularyzatorskiej. Polski Portal dla Mobilnych Naukowców > Polityka Ad. 2 – instytucja przyjmująca (II)

 Zgłosić fakt wyjazdu w urzędzie gminy/dzielnicy/miasta lub wymeldować się – art. 15 ust. 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U r. nr 139, poz. 993 z późn. zm.)  Złożyć w US zgłoszenie aktualizacyjne danych do ewidencji podatników (NIP-3) – art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz. U. Dz.U Nr 269, poz z późn. zm.)  Ustanowić pełnomocnika ds. doręczeń w przypadku uczestnictwa w postępowaniu podatkowym – art. 147 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz. U r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.)  Będąc stroną jakiegokolwiek postępowania administracyjnego, cywilnego, czy karnego ustanowić pełnomocnika.  Wystąpić o wydanie EKUZ i rozważyć ubezpieczenie komercyjne. Ad. 3 – polskie urzędy i instytucje

 Zbierać dokumentację potwierdzającą okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia.  Zbierać dokumenty dowodzące wysokości zapłaconego podatku.  Zapytać o ewentualne zwolnienia podatkowe dla przyjeżdżających naukowców.  Dopełnić procedury legalizacji pobytu za granicą (także na terytorium UE).  Dowiedzieć się o obowiązkach prawnych na terytorium tamtego państwa, np. rozliczenie podatkowe etc. Ad. 4 – pobyt za granicą

 Realizacja każdego badawczego projektu europejskiego składa się z dwu, wzajemnie równoważnych, części:  część merytoryczna,  część administracyjno-prawna, to m.in.:  prawne przygotowanie umów,  przygotowanie zasad finansowych i księgowych w instytucji,  przygotowanie do fizycznej obsługi przyjmowanych obcokrajowców.  Brak gotowości do realizacji części administracyjno-prawnej może spowodować zablokowanie projektu. Informacja dla instytucji (I)

 W przypadku przyjęcia cudzoziemca w Polskiej instytucji:  Wiza dla cudzoziemca  Legalizacja pobytu w Polsce  Najem mieszkania i zameldowanie  Pomoc w pierwszych dniach życia w Polsce (kurs języka, komunikacja, poczta etc.)  Przygotowanie umowy z cudzoziemcem  Wypłata wynagrodzenia  Odprowadzanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne  Zgłoszenie do II filaru w OFE  Opodatkowanie dochodu z projektu  Pomoc przy rocznym rozliczeniu podatkowym  Obsługa księgowa projektu Informacja dla instytucji (II)

Dziękuję za uwagę Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury Warszawa tel: fax: Osoba do kontaktu: Piotr Bednarek