Elektronizacja zamówień publicznych radca prawny dr Andrzela Gawrońska-Baran 22 marca 2018 r.

Program webinarium Jakie i od kiedy obowiązują przepisy dotyczące elektronizacji zamówień publicznych   Platforma e-Zamówienia Ministerstwa Cyfryzacji a Portale e-usług Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny i kto musi go posiadać Składanie oświadczeń, w tym JEDZ oraz ofert  z kwalifikowanym podpisem elektronicznym - kwestie szyfrowania, znacznik czasu Dokument elektroniczny i jego kopia, w tym nowe reguły potwierdzania za zgodność Jak sformułować postanowienia SIWZ w zgodzie z wymaganiami elektronizacji zamówień - wybrane przykłady www.PortalZP.pl

Od kiedy elektronizacja? Przepis przejściowy art. 18 pkt 4 nowelizacji Pzp - w postępowaniach o udzielenie zamówienia wszczętych i niezakończonych przed 18 października 2018 r. oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, podpisane odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Art. 17 nowelizacji Pzp - w postępowaniach wszczętych i niezakończonych przed 18 kwietnia 2018 r. – oświadczenia, w tym JEDZ składa się w formie pisemnej albo w postaci elektronicznej. www.PortalZP.pl

Od kiedy i jaka elektronizacja? Art. 10a ust. 1 Pzp – w szczególności składanie ofert, wniosków oraz oświadczeń, w tym JEDZ, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Art. 10a ust. 5 Pzp - oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym JEDZ, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Art. 10b Pzp - zamawiający zapewnia, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogły ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o zamówienie publiczne. www.PortalZP.pl

Platforma e-Zamówienia (Ministerstwo Cyfryzacji) Moduł Centralnego Repozytorium Danych (np. funkcjonalność przechowywania ustrukturyzowanych danych o postępowaniach z Portali e-Usług, wymiany tych danych). Moduł Biuletynu Zamówień Publicznych (umożliwiający np. przygotowanie ogłoszeń z kontrolą danych oraz automatyzacją wypełniania wybranych pól w kolejnych ogłoszeniach danego zamawiającego, subskrypcję i wyszukiwanie ogłoszeń). Moduł eSender (umożliwiający przesyłanie ogłoszeń w wymaganym formacie do publikacji w TED i pobieranie potwierdzeń publikacji ogłoszeń w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej). Moduł przyjmowania, zabezpieczenia oraz udostępniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (przewidujący np. generowanie i udostępnianie publicznych kluczy asymetrycznych do szyfrowania ofert lub wniosków, przekazywanie ofert lub wniosków Portalowi e-Usług w terminie określonym w ogłoszeniu wraz z prywatnym kluczem). www.PortalZP.pl

Paltforma e-Zamówienia wg MC www.PortalZP.pl

Platforma e-Zamówienia a portale e-usług Czy oprócz platformy e-Zamówienia potrzebne są portale e-Usług? Dopiero w ramach pierwszego i drugiego etapu realizacji zamówienia Ministerstwa Cyfryzacji będą wypracowane szczegółowe rozwiązania techniczne, zwłaszcza w zakresie integracji Portalu e-Usług zamawiającego z Platformą e- Zamówienia. Zakłada się, że wykonawcy będą mogli złożyć ofertę poprzez dowolny portal tj. własny, innego zamawiającego lub komercyjny, ale wszystkie te portale będą musiały przejść proces weryfikacji, aby zapewnić bezproblemową wymianę danych z Platformą e-Zamówienia. www.PortalZP.pl

Platforma e-Zamówienia a portale e-usług Odpowiedź na interpelację nr 12510 w sprawie informatyzacji zamówień publicznych (odpowiadający: Prezes UZP, 22-06-2017, www.sejm.gov.pl). Portale komercyjne i zamawiających zobowiązane będą do przekazywania na bieżąco (korzystając z API) ustandaryzowanych danych o prowadzonym postępowaniu do Centralnego Repozytorium Danych. Przeprowadzenie procesu udzielenia zamówienia publicznego będzie realizowane na własnych portalach zamawiających, bądź na portalach komercyjnych spełniających opracowane standardy usług i danych. Portale komercyjne lub własne zamawiających będą zintegrowane z platformą e- Zamówienia. www.PortalZP.pl

Kwalifikowany podpis elektroniczny Elektroniczny (cyfrowy) odpowiednik podpisu odręcznego zawierający jego wszystkie najistotniejsze cechy: potwierdza jednoznacznie tożsamość osoby podpisujące uniemożliwia zaprzeczenie faktu podpisania jest powiązany z treścią, która została podpisana uniemożliwia wprowadzenie niezauważalnych zmian w podpisanej treści Kwalifikowany podpis elektroniczny – podpis bezpieczny tj. podpis, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby go składającej i który jest przez tę osobę sporządzany za pomocą podlegających jej wyłącznej kontroli bezpiecznych urządzeń i danych służących do składania podpisu oraz jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza ich zmiana jest rozpoznawalna. www.PortalZP.pl

Kwalifikowany podpis elektroniczny – kto wydaje. (źródło: www. nccert Kwalifikowany podpis elektroniczny – kto wydaje? (źródło: www.nccert.pl) www.PortalZP.pl

Składanie JEDZ wg UZP od 18 kwietnia 2018 r. Jednym z dopuszczalnych środków komunikacji elektronicznej służących przesyłaniu JEDZ jest poczta elektroniczna za pomocą której, wysyłane są pliki zaszyfrowane niezależnym oprogramowaniem do szyfrowania. Zamawiający określa informacje na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych dotyczące wysyłania oraz odbierania JEDZ. Informacje niezbędne dla prawidłowego złożenia JEDZ, w szczególności: adres poczty elektronicznej zamawiającego służący odbieraniu JEDZ, dopuszczalne formaty danych, w jakich należy sporządzić JEDZ, informację o obowiązku opatrzenia JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym, informację o obowiązku zaszyfrowania JEDZ, a także sposób przekazania klucza do jego odszyfrowania, oznaczanie czasu odbioru danych. www.PortalZP.pl

Składanie JEDZ wg UZP od 18 kwietnia 2018 r. Podpisany dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany, tj. opatrzony hasłem dostępowym. Wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje dokument oświadczenia (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np.: AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych. Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do pliku JEDZ w treści swojej oferty/wniosku, składanej/składanego w formie pisemnej. Treść oferty/wniosku może zawierać, jeżeli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ. www.PortalZP.pl

Dokument elektroniczny Dokumenty elektroniczne – przekazywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 2 ust. 1 tego rozporządzenia, są sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ww. ustawy z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dokument elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ww. ustawy = stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. www.PortalZP.pl

Forma dokumentów Oryginał dokumentu – dotyczy dokumentu, o którym mowa w art. 25 ust. 1 Pzp. Jeżeli wykonawca nie posiada oryginału dokumentu w formie dokumentu elektronicznego = może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię dokumentu, z wyjątkiem oświadczeń dotyczących wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach i sytuacji wykonawca polega na zasadach art. 22a Pzp, lub oświadczeń dotyczących podwykonawców. www.PortalZP.pl

Kopia dokumentu Elektroniczna kopia dokumentu, którego oryginał istnieje w formie pisemnej = kopia zapisana na informatycznym nośniku danych np. skan, fotografia zrobiona aparatem cyfrowym. Kopia dokumentu elektronicznego – § 2 pkt 5 rozporządzenia PRM z 14.9.2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych (…) – każde niezależnie od sposobu utrwalenia powielenie całości treści dokumentu elektronicznego niezapewniające integralności (niezmienności) z pierwowzorem. www.PortalZP.pl

Potwierdzanie za zgodność z oryginałem § 14 ust. 2 i 4 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów (…) = kopia dokumentu ma być potwierdzona za zgodność z oryginałem. § 5 ust. 2 i 3 rozporządzenia o elektronizacji: elektroniczna kopia dokumentu - podpisanie jej przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym = równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem www.PortalZP.pl

Potwierdzanie za zgodność z oryginałem Dokument elektroniczny w formacie poddającym dane kompresji - opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym = równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o zamówienie, przez podmiot trzeci albo przez podwykonawcę. Uwaga: system teleinformatyczny zapewnia autentyczność źródła danych i niezmienność danych po ich kompresji do pliku podpisywanego przez wykonawcę. www.PortalZP.pl

Postanowienia SIWZ – złożenie ofert (przykład) Ofertę wraz z wymaganymi oświadczeniami lub dokumentami należy złożyć za pośrednictwem Platformy Zakupowej …. pod adresem: ….. do dnia …. do godz. Wykonawca składa ofertę w następujący sposób: wybiera widoczną w górnej części ekranu zakładkę „Oferta”, naciska przycisk „Złóż ofertę” (przycisk ten nie jest widoczny po upływie terminu składania ofert), wypełnia pojawiające się pola, załączyć załączniki, naciska przycisk „Zatwierdź” następnie naciska przycisk „Zatwierdź ofertę” na ekranie pojawi się okienko aplikacji Szafir do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, naciska przycisk „Podpisz”, wprowadza PIN, naciska przycisk „OK”, kończy operację naciskając przycisk „Zatwierdź”. www.PortalZP.pl

Postanowienia SIWZ – złożenie oferty cd. (przykład) Podczas załączania przez wykonawcę plików do oferty, wymagane jest odpowiednie oznaczenia statusu takiego dokumentu w kolumnie oznaczonej „Jawny”. Ustawieniem domyślnym jest jawność załączonego pliku, aby oznaczyć plik jako zawierający tajemnicę przedsiębiorstwa należy oznaczyć checkbox. W przypadku, gdy dany dokument tylko w części zawiera tajemnicę przedsiębiorstwa, wykonawca powinien podzielić ten dokument na dwa pliki i dla każdego z nich odpowiednio oznaczyć status jawności (część jawna bez zaznaczonego checkboxa, część zawierająca informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa z zaznaczonym checkboxem ). W celu wykazania zasadności objęcia informacji tajemnicą przedsiębiorstwa uzasadnienie należy załączyć do oferty wczytując odrębny plik (zaznaczyć „Dodaj do oferty”). www.PortalZP.pl

Postanowienia SIWZ – wycofanie i zmiana oferty (przykład) Wykonawca, który złożył ofertę za pośrednictwem platformy zakupowej może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W celu wycofania (zmiany) oferty w zakładce „Oferta” wykonawca korzysta z polecenia „Wycofaj ofertę” po wybraniu odpowiedniego pliku. Polecenie „Wycofaj ofertę” służy także do skorzystania przez wykonawcę z uprawnienia do zmiany oferty. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty (załączników). www.PortalZP.pl

Wracamy po krótkiej przerwie Pytania Wracamy po krótkiej przerwie

Czy obowiązek elektronizacji zamówień dotyczy również zamówień, do których nie stosuje się ustawy Pzp, np. ze względu na wartość zamówienia lub inne wyłączenia ustawowe? Obowiązek elektronizacji nie dotyczy zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania ustawy Pzp. www.PortalZP.pl

Czy otwarcie ofert złożonych w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinno być jawne? Jak to ma wyglądać? Tak otwarcie ofert jest jawne. Przepis art. 86 ust. 2 ustawy Pzp nie uległ zmianie w związku z elektronizacją zamówień publicznych. www.PortalZP.pl

Czy po 18 października 2018 r. po otwarciu ofert zamawiający nadal będzie zamieszczać na stronie internetowej informację z otwarcia ofert? Tak, stosownie do art. 86 ust. 5 ustawy Pzp zamawiający ma obowiązek niezwłocznie zamieścić informację z otwarcia ofert na stronie internetowej. www.PortalZP.pl

Przesyłając ofertę elektronicznie jaką mamy jako wykonawca pewność, że nie zostanie podejrzana przed terminem składania ofert? System informatyczny (platforma zakupowa) służący do składania ofert musi spełniać określone wymagania, w tym zapewniać ochronę przed dostępem do treści ofert przed terminem ich otwarcia. Oferta jest szyfrowana (np. z wykorzystaniem asymetrycznego algorytmu szyfrowania). www.PortalZP.pl

Czy wykonawca musi mieć jakiś specjalny program komputerowy, aby wziąć udział w postępowaniu, złożyć ofertę? Wymagania techniczne, organizacyjne powinny być określone w siwz. Przykładowo, jeżeli zamawiający ma portal e-usług (m.in. do składania ofert) to wykonawca musi założyć swój profil firmowy na nim, a także uzyskać login dla osoby, która jest uprawniona do reprezentacji wykonawcy. Następnie po wybraniu postępowania, powinien przejść do zakładki „Oferta”, wypełnić wymagane pola, załączyć wymagane przez zamawiającego załączniki, a następnie podpisać ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. www.PortalZP.pl

Często zdarza się, że udzielane są pełnomocnictwa w ramach zwykłego zarządu dla dwóch osób łącznie. I co w takim przypadku? Jak to ma działać „elektronicznie”? Podobnie jak obecnie. W praktyce portal e-usług może powodować, że do oferty trzeba będzie załączyć pełnomocnictwo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentacji danego wykonawcy, które daje umocowanie do złożenia oferty jednej osobie, która ma założony profil przypisany do danego wykonawcy na platformie zakupowej.

W jakiej formie wykonawcy będą składać dokumenty do zamawiającego np W jakiej formie wykonawcy będą składać dokumenty do zamawiającego np. na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia? W zakresie formy dokumentów istotne są przepisy rozporządzenia o elektronizacji oraz rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów.

Informacje o kolejnych webinariach na: www.portalzp.pl portalzp@wip.pl Masz pytanie, uwagi? Napisz do nas: