Umowa na realizację operacji partnerów – warunki Toruń, 16 stycznia 2018 r. Materiały opracowane przez Sekretariat Regionalny Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich. Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Operacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Schematu II Pomocy Technicznej „Krajowa Sieć Obszarów Wiejskich” Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020.

Przedmiot umowy i warunki jej realizacji: realizacja operacji pt. „……………………..” zgodnie z zestawieniem rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik do umowy; operacja realizowana będzie przy udziale Partnerów, z którymi zawarte zostały odrębne umowy, stanowiące załącznik do umowy; zobowiązanie do osiągnięcia założonych celów i wskaźników określonych we wniosku.

Kwota refundacji kosztów kwalifikowalnych i wartość wkładu własnego: określona łączna wysokość kosztów kwalifikowalnych operacji; dokonana jednorazowo refundacja kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez Partnera KSOW w związku z realizacją operacji, do określonej w umowie wysokości; wydatki wykraczające poza całkowitą kwotę określoną w umowie, są ponoszone ze środków własnych Partnera KSOW i są kosztami niekwalifikowalnymi.

wkład własny na realizację operacji wynosi co najmniej 10 % kosztów wskazanych w ust. 1 ; zobowiązanie Partnera KSOW do zapewnienia sfinansowania kosztów wkładu własnego.

Kwalifikowalność kosztów: termin realizacji operacji rozpoczyna się w dniu …… (planowany termin rozpoczęcia realizacji, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu złożenia wniosku) i kończy się w dniu …. (najwcześniej w dniu podpisania umowy, termin dokonania ostatniej płatności – 7 dni od daty zakończenia zadania); koszty są uznane za kwalifikowalne jeżeli są rzeczywiście poniesione przez Partnera KSOW;

koszty, które zostały poniesione na podatek od towarów i usług (VAT) mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli nie ma możliwości jego odzyskania; gdy w trakcie realizacji operacji lub po jej zakończeniu Partner KSOW będzie mógł odliczyć lub uzyskać zwrot podatku od towarów i usług (VAT), wówczas jest on zobowiązany do poinformowania o tym fakcie UM;

Wniosek o refundację: Partner KSOW zobowiązany jest złożyć wniosek o refundację, w UM po zakończeniu realizacji operacji w terminie do 7 dni od terminu zakończenia realizacji operacji; W przypadku braku wniosku lub błędnego jego sporządzenia wzywa się Partnera KSOW do uzupełnień; Ostateczną wysokość kosztów do refundacji ustali SR KSOW na podstawie dokumentów potwierdzających wysokość rzeczywiście poniesionych kosztów, przedstawionych wraz z wnioskiem o refundację;

W przypadku, gdy poniesione koszty można odnieść do liczby osób, refundacja kosztów następuje w części dotyczącej osób faktycznie uczestniczących w realizowanym projekcie; Kwota refundacji kosztów jest pomniejszana o kwotę podlegającą zwrotowi z tytułu nieprawidłowości, w tym: o 10% kosztu każdej transakcji nieuwzględnionej w oddzielnym systemie rachunkowości,

o % określony w załączniku nr 4 do umowy (niezgodności z tyt o % określony w załączniku nr 4 do umowy (niezgodności z tyt. stosowania rozporządzenia 808/2014 UE, logowanie materiałów), o wysokość kosztów poniesionych z naruszeniem przepisów ustawy o PZP i trybie konkurencyjnym wyboru podwykonawców;

Warunki refundacji poniesionych kosztów: zrealizowanie projektu, w tym poniesienie kosztów kwalifikowalnych w terminie maksymalnie 7 dni od dnia zakończenia realizacji operacji; udokumentowanie poniesienia kosztów kwalifikowalnych; złożenie wniosku o refundację w terminie (dostępny jest formularz wniosku); złożenie 2-ch egzemplarzy wszystkich wymaganych umową załączników do wniosku o refundację (kopie faktur, kopie przelewów, zdjęcia, listy, protokoły odbioru, itp.) oraz scanu tych dokumentów

Konkurencyjność: partner KSOW przygotowuje i przeprowadza postępowanie w zakresie wyboru wykonawców w sposób zapewniający zachowanie równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości; wyboru wykonawców dokonuje się zgodnie z zapisami rozporządzenia o konkurencyjnym wyborze wykonawców dla zamówień powyżej 20.000 zł – zasada obowiązująca do końca lutego 2018 r.; partner KSOW zobowiązany jest do upublicznienia zapytania ofertowego oraz informacji o wyniku postępowania w ramach prowadzonego postępowania.

Kontrola operacji oraz przechowywanie dokumentów: partner KSOW zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizowanej umowy (ARiMR, Minister Finansów, Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi, KE, organy kontroli skarbowej oraz inne podmioty upoważnione); uprawnione kontrole i audyty - w trakcie realizacji operacji oraz po jej zakończeniu w terminie 5 lat od dnia wypłaty przez ARiMR środków dla Województwa; partner KSOW zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości dla projektu albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego lub też oddzielnych zestawień dokumentów księgowych.

Zwrot refundacji i odzyskiwanie środków: partner KSOW, na żądanie Województwa zobowiązany jest do zwrotu wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej w całości lub w części nienależnie lub w nadmiernej wysokości kwoty dotacji, w przypadkach: stwierdzenia niezgodności w realizacji projektu na etapie ubiegania się przez SR KSOW o refundację kosztów do ARiMR ; uniemożliwienia przeprowadzenia kontroli; nie zastosowania się do zobowiązań w zakresie informacji i promocji projektu;

stwierdzenia podczas kontroli lub audytu nieprawidłowości w zakresie realizowanej umowy; nieprzechowywania oryginałów całej dokumentacji; złożenia podrobionych, przerobionych, nierzetelnych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub oświadczeń; innych władczych rozstrzygnięć uprawnionych organów państwowych lub orzeczeń sądowych stwierdzających popełnienie przez partnera KSOW, w związku z ubieganiem się o refundację, czynów zabronionych przepisami odrębnymi

partner KSOW zobowiązuje się do sfinansowania udokumentowanych kosztów działań windykacyjnych, w tym pomocy prawnej; zwrot środków następuje na r-k bankowy Województwa wraz z należnymi odsetkami naliczonymi jak dla zaległości podatkowych.

Tryb i zakres zmian umowy: wymagana forma pisemna i uzasadnienie wniosku o zmianę umowy, złożone nie później niż 14 dni od dnia zaistnienia przyczyny dokonania zmiany; jeżeli zgłoszenie dokonane będzie później niż 30 dni przed planowanym terminem zakończenia projektu, Województwo może odmówić zmiany umowy bez uzasadnienia odmowy; w przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu, Partner KSOW zobowiązany jest wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydłużenie umowy, jednak nie później niż 30 dni przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków;

Przypadki odmowy aneksowania umowy: zaproponowane przez Partnera KSOW zmiany miałyby negatywny wpływ na osiągnięcie celów operacji; w rezultacie zmiany, projekt przestałby spełniać kryteria wyboru, według których był oceniany; taka zmiana projektu, którego rezultatem byłoby nieprzyznanie refundacji.

Umowa nie wymaga aneksowania w przypadku: zmiany adresu i sposobu reprezentacji partnera KSOW; zmiany statusu prawno-organizacyjnego partnera KSOW; terminów wykonania poszczególnych form realizacji projektu; przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami zestawienia rzeczowo-finansowego bez wpływu na zakres rzeczowy operacji do 10% kwoty danego kosztu, Jednakże wymagana jest pisemna informacja o zmianie i w trzech ostatnich przypadkach - wymagana jest zgoda Województwa

Rozwiązanie umowy: przypadki rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym: nierozpoczęcia realizacji projektu do dnia …; nieosiągnięcia celu projektu nie później niż do dnia złożenia wniosku o refundację; niezakończenia operacji we wskazanym terminie; odstąpienia przez partnera KSOW od realizacji projektu; negatywnej oceny takiej liczby postępowań, przeprowadzonych w ramach realizacji projektu, że zagrożone będzie osiągnięcie jego celu;

niezłożenia w terminie (mimo wezwań), przez partnera KSOW wniosku o refundację; uniemożliwienie przeprowadzenia audytów lub kontroli; wystąpienia innych okoliczności skutkujących koniecznością zwrotu całości lub części zrefundowanych kosztów; prawomocnego orzeczenia sądu wobec partnera KSOW o zakazie dostępu do środków publicznych.

Postanowienia w zakresie majątkowych praw autorskich (zapisy fakultatywne): dopuszczone jest nabycie majątkowych praw autorskich do wszelkich utworów powstałych podczas i w związku z realizacją operacji od ich autora lub autorów; nieodpłatne udzielenie wyłącznej/terminowej i nieograniczonej terytorialnie licencji na polach eksploatacji ….

Dodatkowe wymagania umowy: załącznikiem do umowy będzie zestawienie rzeczowo-finansowe oraz umowy konsorcjum lub też dokumenty potwierdzające partnerstwo; oświadczenie o niepozostawaniu w związku małżeńskim albo oświadczenie o ustanowionej małżeńskiej rozdzielności majątkowej; oświadczenie małżonka o wyrażeniu zgody na zawarcie umowy

Rejestracja partnerów: www.ksow.pl Sekretariat Regionalny KSOW Departament Rolnictwa i Geodezji Urząd Marszałkowski w Toruniu ul. Targowa 13/15 ksow@kujawsko-pomorskie.pl