Ekspertyzy archiwalne - tryb prowadzenia, sposób dokumentowania Opracował: mgr Mariusz DAJAS Jastrzębia Góra 2017 r.

Zakres tematyczny: Akty prawne Terminologia Powód przeprowadzenia ekspertyzy Tryb przeprowadzenia ekspertyzy Protokół ekspertyzy archiwalnej Opinie w zakresie kwalifikacji archiwalnej

Akty prawne Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 Nr 38 poz. 173) Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w spr. klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej Zarządzenie Nr 9/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 marca 2016 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych(Dz. Urz. Min. Obr. Nar. Poz. 32) Decyzja Nr 39 Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego z dnia 22.04.2016 r. w sprawie wytycznych w sprawie trybu przeprowadzania i sposobu dokumentowania ekspertyz archiwalnych

ekspertyza archiwalna Terminologia ekspertyza archiwalna Badanie dokumentacji twórcy zespołu w celu przeprowadzenia oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej Polski słownik archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa 1974 Czynności mające na celu ocenę dokumentacji i ustalenie jej ostatecznej kwalifikacji archiwalnej. Ekspertyzę archiwalną przeprowadzają pracownicy archiwum, a jej wyniki dokumentowane są w protokole zatwierdzonym przez dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego. Zarządzenie Nr 9/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 marca 2016 r.

ocena wartości dokumentacji Terminologia ocena wartości dokumentacji ustalanie w oparciu o kryteria wartościowania, jakie części dokumentacji twórców zespołów stanowią materiały archiwalne, a następnie które z tych materiałów posiadają wartość historyczną, a które wartość praktyczną w celu nadania im właściwej kwalifikacji archiwalnej Polski słownik archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa 1974

kryteria wartościowania dokumentacji Terminologia kryteria wartościowania dokumentacji przesłanki rozumowania, których zastosowanie pozwala na właściwą ocenę wartości dokumentacji (np. funkcje i kompetencje twórcy zespołu, miejsce i czas powstania dokumentacji, powtarzalność dokumentów) Polski słownik archiwalny, pod red. W. Maciejewskiej, Warszawa 1974

Powód przeprowadzania ekspertyz Zarządzenie Nr 9/MON Ministra Obrony Narodowej z dn. 17 marca 2016 r. § 5 ust. 3 „Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „BE” poprzedza ekspertyza archiwalna.” § 5 ust. 4 „Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej innej niż określonej w ust. 3 mogą być poprzedzone ekspertyzą archiwalną.” § 14 ust. 1 „Dokumentacja zgromadzona w rozformowywanej jednostce organizacyjnej , przed jej wybrakowaniem lub przekazaniem, podlega ekspertyzie archiwalnej.”

Powód przeprowadzania ekspertyz Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dn. 20 października 2015 r. § 7 ust. 1 „W trakcie trwania lub po zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych , właściwe archiwum państwowe może sprawdzić stan materiałów archiwalnych, dokonując ich ekspertyzy archiwalnej.”

Dla potrzeb wydania opinii dot. poprawności kwalifikacji Powód przeprowadzania ekspertyz archiwalnych Dokumentacja o kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem „BE” Inna dokumentacja, niż oznaczona symbolem „BE”, w związku z czynnościami brakowania dok. niearch. W celu sprawdzenia stanu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum Dla potrzeb wydania opinii dot. poprawności kwalifikacji Dokumentacja zgromadzona w rozformowywanej j.o. (przed brakowaniem lub przekazaniem)

Tryb przeprowadzenia ekspertyzy dokumentacji o kat. BE Jednostka organizacyjna Wysyła pismo wnioskując o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej (SI ARCUS/poczta) Archiwum Wojskowe w Gdyni Ustala termin przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej Dyrektor Archiwum zarządza ekspertyzę archiwalną w formie punktu do rozkazu dziennego Wysyła pismo z informacją o wyznaczonym terminie ekspertyzy Przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej - sporządzenie protokołu ekspertyzy arch. oraz wysłanie go do WBH Wojskowe Biuro Historyczne Zatwierdza protokół ekspertyzy i odsyła do Archiwum Jeden egzemplarz zatwierdzonego protokołu przesyła do j.o. Realizuje wnioski zawarte w protokole ekspertyzy arch.

Zakres ekspertyzy (ilość j.a./mb.) protokół z ekspertyzy archiwalnej Powód przeprowadzenia ekspertyzy Zakres ekspertyzy (ilość j.a./mb.) Wyniki ekspertyzy Zalecenia

protokół z ekspertyzy archiwalnej

opinia Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dn. 20 października 2015 r. § 2 ust. 2 „Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego albo organ, o którym mowa w art. 19 ustawy. § 2 ust. 3 Wydanie opinii następuje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej albo z urzędu i może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną archiwum państwowego albo archiwum wyodrębnionego.”

wniosek o wydanie opinii Nazwa organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o opinię Nazwa organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja ma podlegać kwalifikacji na podstawie opinii Charakterystyka dokumentacji przez określenie jej rodzajów, typów oraz tematyki Informacja o rocznych datach skrajnych wytworzonej dokumentacji Dotychczasowa podstawa kwalifikowania lub informacja o jej braku

Opinia Jeśli jednostka organizacyjna może przeprowadzić klasyfikację i kwalifikację na podstawie JRWA to dokonuje jej sama, a archiwum tylko opiniuje jej wyniki!!!!

SEKCJA NADZORU ARCHIWALNEGO : Kontakt SEKCJA NADZORU ARCHIWALNEGO : Kierownik sekcji – Maria BRZESKA-WASIK tel. 261-267-221 archiwum.nadzor@ron.mil.pl

Dziękuję za uwagę!