Microsoft Excel Advanced mgr inż. Janus Artur

Zagadnienia 2 Funkcje... MAX MIN SUMA JEŻELI LUB ORAZ SUMA.JEŻELI LICZ.JEŻELI WYSZUKAJ.PIONOWO TABELA BD.SUMA BD.MIN BD.MAX BD.ILE.REKORDÓW PV – SUMY.POŚREDNIE ZAOKR TERAZ() CZAS DZIŚ i inne... 2

Zagadnienia i inne... Formatowanie Formatowanie warunkowe Sumy pośrednie - tworzenie, zmiany Sortowanie według kilku kryteriów Filtrowanie zaawansowane Wypełnianie tła obiektu obrazkiem (np do kolumny na wykresie) Formatowanie wykresów Zmiana typu wykresu Ukrywanie arkusza Zamiana formuł na wartości (wklej specjalnie/wartości) Tabele przestawne - tworzenie, grupowanie danych Autoformatowanie Zabezpieczanie arkusza hasłem Łącza do innych arkuszy, odwołania do danych w innych arkuszach Definiowanie scenariuszy Definiowanie komentarzy Wyświetlanie treści formuł Makrodefinicje definiowanie niestandardowych formatów liczbowych (# ### zł "brutto") Wstawianie arkusza do dokumentu tekstowego modyfikowanie szablonu dokumentu Import danych do arkusza z pliku tekstowego Operatory logiczne i arytmetyczne 3 i inne...

MS Excel Program MS EXCEL to wszechstronny arkusz kalkulacyjny, który można wykorzystywać do wygodnego przechowywania i przetwarzania danych, przeprowadzania obliczeń i tworzenia raportów oraz wykresów

Excel może być stosowany do: gromadzenia danych w formie arkuszy lub baz danych z możliwością formatowania i sortowania, używania różnego rodzaju funkcji m. in. finansowych, matematycznych i statystycznych, konstrukcji różnego rodzaju tabel, zestawień lub rachunków, oraz dowolnej ilości wykresów w arkuszu.

Budowa arkusza kalkulacyjnego Pliki programu Microsoft Excel, noszą nazwę skoroszytów. Skoroszyt może składać się z jednego lub kilku arkuszy roboczych, ich liczbę może ustalać użytkownik.

Budowa arkusza kalkulacyjnego Arkusz jest podzielony na kolumny i wiersze, które są odpowiednio nazwane: kolumny kolejnymi literami alfabetu (A, B, C, ..., Z, AA, AB, AC, ..., IV, do 16 tysięcy), wiersze kolejnymi liczbami (1, 2, 3, ..., milion). Na ekranie monitora widoczna jest zazwyczaj tylko niewielka część arkusza.

Formaty plików Excel’a Xlsx (xls) – skoroszyt programu Excel (domyślny) xltx (xlt) – szablon programu Excel 8

Budowa arkusza kalkulacyjnego Podstawowym elementem arkusza jest komórka, której niepowtarzalny adres powstaje z połączenia nazwy kolumny i wiersza, na przecięciu których się ona znajduje

Wprowadzanie danych Do arkusza można wprowadzić dwa rodzaje danych: wartości stałe i formuły. Wartości stałe są to dane wpisywane bezpośrednio do komórki np. liczby lub tekst. Formuły - to funkcje lub znaki operacji, które tworzą nową wartość (np. z wartości istniejących w innych komórkach).

Wstawianie obiektów do arkusza Do Excela możemy wstawiać różne obiekty np: Obraz (OLE – kopiuj/wklej) lub (Wstawianie/Obraz), Obiekt clipart (Wstawianie/Obiekt Clipart), Elementy SmartArt oraz WordArt (Wstawianie/WordArt), Predefiniowane Kształty, Symbole itp.

Zadania Wstaw dowolną grafikę (metodą kopiuj/wklej), Wstaw Obiekt Clipart Wstaw obrazek z pliku z dysku Wstaw element WordArt: Wstaw kształt z cyfrą: SPORT 32

Blokowanie wierszy Blokowanie okienek (okienko: Część okna dokumentu ograniczona i oddzielona od innych elementów okna pionowymi i poziomymi paskami.) pozwala na wybranie danych, które pozostaną widoczne w trakcie przewijania arkusza. Można na przykład zachować wyświetlanie etykiet wierszy i kolumn. 13

Blokowanie wierszy Aby zablokować okienko, wykonaj jedną z poniższych czynności: Górne okienko poziome Zaznacz wiersz (ustawiając się na cyfrze wiersza) poniżej linii, wzdłuż której ma przebiegać podział. Lewe okienko pionowe Zaznacz kolumnę na prawo od linii, wzdłuż której ma przebiegać podział. Oba okienka (lewe i prawe) Kliknij komórkę poniżej i po prawej stronie linii, wzdłuż której ma przebiegać podział. We wstążce Widok kliknij polecenie Zablokuj okienka. 14

Formuły - operacje arytmetyczne i logiczne Formuły są to równania, które wykonują obliczenia na wartościach zawartych w arkuszu. Formuła musi się zaczynać od znaku równości (=). Aby wykonać działanie matematyczne, formuły wymagają operatorów matematycznych: (+), (-), (*), (/), (^). Aby wykonać działanie logiczne formuły wymagają operatorów logicznych: (=), (<), (>), (<=), (>=), (<>). Wynikiem takiego działania może być PRAWDA lub FAŁSZ Formuła może również zawierać funkcję (gotowy zestaw instrukcji który przyspiesza konstruowanie formuł), zastosowanie funkcji wymaga zdefiniowania jej argumentów. Argument dostarcza informacji, które wykorzystuje funkcja aby znaleźć określone dane i wykonać na nich określone działanie.

Formuły - operacje arytmetyczne i logiczne Dodawanie dwóch liczb z wykorzystaniem adresów komórek (należy wpisać znak =, a następnie kliknąć myszką w komórkę A1 – w ten sposób adres komórki zostanie wpisany automatycznie, następnie znak + i kliknięcie myszką w komórkę B1 Bezpośrednie dodawanie dwóch liczb Formuły w arkuszu Excela są zwykle widoczne tylko podczas edycji (F2) lub zaznaczenia danej komórki - i tylko na pasku formuły. Za pomocą skrótu Ctr+` (słaby akcent) formuły stają się widoczne w oknie arkusza

Formuły – kopiowanie formuł W przypadku przenoszenia formuły odwołania do komórek w formule nie ulegają zmianie. W przypadku kopiowania formuły odwołania do komórek mogą ulegać zmianie, zależnie od typu użytego odwołania. Kopiowanie tylko formuły 17

Formuły - kopiowanie Formuły można kopiować do sąsiednich komórek, używając uchwytu wypełnienia (uchwyt wypełnienia: niewielki, czarny kwadrat w prawym dolnym rogu zaznaczenia. Gdy użytkownik wskaże uchwyt wypełnienia, wskaźnik przybiera postać czarnego krzyżyka.) W tym celu należy zaznaczyć komórkę zawierającą formułę, a następnie przeciągnąć uchwyt wypełnienia na zakres, który ma zostać wypełniony, lub kliknąć 2x LPM na uchwycie wypełnienia jeśli dane są ułożone tabelarycznie. 2x LPM Zadanie Wykonaj zadanie przedstawione na rysunku powyżej.

Formuły - kopiowanie Adres komórki użyty w formule może być: Względny: =A1+B1 Bezwzględny: =$A$1+$B$1 Mieszany: =$A1+B$1 W przypadku kopiowania formuły adres względny zmienia się w zależności od położenia formuły. W przypadku kopiowania formuły zawierającej adres bezwzględny adres komórki nie zmieni się – formuła nadal będzie się odwoływała do tej samej komórki. Po zaznaczeniu formuły w trybie edycji lub na pasku formuły, klawisz F4 pozwala przełączać się między odwołaniami.

Zadanie Utwórz tabele zgodnie z poniższym wzorem. Uzupełnij brakujące pola w tabelach kopiując podane niżej formuły. Zwróć uwagę jak zmieniają się poszczególne wyniki dla różnych odwołań. Wyniki porównaj z tabelą na kolejnym slajdzie.

Rozwiązanie

Funkcje – wstawianie Aby otworzyć okno Wstawianie funkcji należy wykorzystać jeden z przycisków Wstaw funkcję (fx) lub wybrać funkcję z Biblioteki funkcji Do wstawiania funkcji można również wykorzystać skrót klawiaturowy Shift + F3.

Funkcje – wstawianie Wybierz funkcję z listy. Aby zawęzić wybór można wybrać kategorię (np. matematyczne, statystyczne, ostatnio używane).

Funkcje – wstawianie W przypadku gdy argumentami funkcji są adresy komórek to wygodnie jest wskazać je myszą (zamiast wpisywać ręcznie). Po wybraniu funkcji należy określić jej argumenty. Argumentami funkcji mogą być liczby, zakresy komórek, wartości logiczne (PRAWDA lub FAŁSZ). Funkcje mogą być również bezargumentowe.

Funkcje – autosumowanie Szybki dostęp do kilku funkcji mamy ukryty pod przyciskiem. Po kliknięciu w przycisk Autosumowanie wstawiona zostanie funkcja SUMA. Jeśli klikniemy w przycisk rozwijający (strzałka w dół) otrzymamy dostęp do funkcji Suma, Średnia, Zliczanie, Maksimum, Minimum. Kolejność działań przy sumowaniu (na obrazku a9): Ustaw się w komórce, w której ma być funkcja Kliknij przycisk Autosumowanie Sprawdź argumenty czy są poprawne Potwierdź klawiszem ENTER

Funkcje – rodzaje odwołań Przy określaniu argumentów możemy stosować różne rodzaje odwołań do komórek: Zakres (dwukropek) np. B5:C6 – czyli „od do”. Zaznaczanie myszą. Złączenie (średnik) np. A1;B5;C8 – czyli „to i to”. Zaznaczanie myszą z klawiszem CTRL Przecięcie (spacja) np. B8:D8 C7:C9 - w wyniku otrzymujemy jeden adres obejmujący tylko część wspólną dla obu podanych zakresów komórek.

Funkcje – SUMA Funkcja dodaje wszystkie liczby znajdujące się w zakresie komórek

Funkcje – ŚREDNIA Funkcja oblicza średnią arytmetyczną podanych argumentów ( w tym przypadku liczb 10,15,17, które znajdują się w komórkach A6:A8)

Funkcje – MAX Funkcja zwraca największą wartość w zbiorze wartości ( w tym przypadku wynikiem działania funkcji jest liczba 17)

Funkcje – MIN Funkcja zwraca najmniejszą wartość w zbiorze wartości

Zadanie Utwórz tabele zgodnie z poniższym wzorem. Uzupełnij brakujące wartości w tabelach korzystając z funkcji SUMA, ŚREDNIA, MIN, MAX

Rozwiązanie wartości funkcje Porównaj swoje wyniki z poniższym rozwiązaniem wartości funkcje

Funkcje - zliczanie niepustych komórek Szybki dostęp: Wyniki Opcje: Licznik – zlicza wszystkie niepuste komórki, Licznik wartości liczbowych – zlicza komórki zawierające liczby Suwak powiększenia 33

Funkcje - zliczanie komórek zawierających liczby Funkcja ILE.LICZB - Zlicza komórki zawierające liczby, jak również liczby umieszczone na liście argumentów. Argumenty funkcji 34

Funkcje - zliczanie pustych komórek Funkcja LICZ.PUSTE - Zlicza puste komórki w wybranym zakresie komórek Argumenty funkcji 35

Funkcje – wszystkich komórek w zakresie Aby policzyć wszystkie komórki w zakresie, należy użyć formuły, w której mnoży się przez siebie wartości zwrócone przez funkcje ILE.WIERSZY i LICZBA.KOLUMN. 36

Funkcje - zliczanie komórek Ćwiczenie: Utwórz tabele zgodnie z poniższym wzorem. Uzupełnij brakujące wartości w tabelach korzystając z odpowiednich funkcji. 37

Funkcje – JEŻELI Funkcję JEŻELI stosujemy do przeprowadzania testów logicznych na wartościach i formułach. Zwraca jedną wartość, jeśli podany argument zostanie oszacowany jako PRAWDA, albo inną wartość, jeśli argument zostanie oszacowany jako FAŁSZ. Przypomnienie: wynikiem działań z wykorzystaniem operatorów logicznych (=, <,>,<>,<=,>=) może być PRAWDA (1) lub FAŁSZ (0)

Funkcje – JEŻELI Test_logiczny - to dowolna wartość lub wyrażenie (logiczne), które można oszacować jako PRAWDA lub jako FAŁSZ. Wartość_jeżeli_prawda – funkcja zwraca tę wartość w przypadku gdy argument Test_logiczny ma wartość PRAWDA. Wartość ta może być ciągiem znaków tekstowych, lub innymi formułami Wartość_jeżeli_fałsz – funkcja zwraca tę wartość w przypadku gdy argument Test_logiczny ma wartość FAŁSZ. Wartość ta może być ciągiem znaków tekstowych, lub innymi formułami

Zadanie Utwórz tabelę zgodnie z poniższym wzorem. Do kolumny Średnia dla pierwszej osoby wstaw funkcję która obliczy średnią arytmetyczną. Skopiuj funkcję dla osób 2-4 Do kolumny Stypendium (TAK/NIE) wstaw funkcję, która wyświetli tekst TAK dla osób ze średnią powyżej 4,6 oraz tekst NIE dla osób ze średnią mniejszą lub równą 4,6

Rozwiązanie

Zadanie Handlowiec dostaje prowizję w zależności od osiągniętej sprzedaży. Jeżeli uda mu się przekroczyć plan dostaje 6,50% prowizji od obrotów, w przeciwnym wypadku 5,50%. Oblicz wartość prowizji korzystając z funkcji JEŻELI.

Rozwiązanie

Funkcje – JEŻELI (zagnieżdżanie) Budowa funkcji jeżeli: =JEŻELI(test_logiczny;wartość_jeżeli_prawda;wartość_jeżeli_fałsz) Zagnieżdżanie: =JEŻELI(test_log;wart_jeżeli_prawda;JEŻELI(test_log;wart_jeżeli_prawda;wart_jeżeli_fałsz)) 1.Tu miga kursor 2.Klikamy w pole nazwy Aby zagnieździć funkcję można znając jej budowę wpisać ją ręcznie, lub przy użyciu kreatora wybrać funkcję z pola nazwy.

Zadanie Oblicz ponownie prowizję z poprzedniego zadania rozszerzając założenia: handlowiec dostaje 6,5% prowizji od obrotów jeśli jego obroty są większe od 200 tys, 6% jeśli mieści się w przedziale od 150tys do 200tys, a jeśli jego obroty nie osiągną 150tys to jego prowizja wyniesie 5,5%.

Rozwiązanie

Funkcje – SUMA.JEŻELI Funkcja =SUMA.JEŻELI() umożliwia zsumowanie wartości, które spełniają zadane kryteria Zakres - zakres komórek, które mają zostać obliczone (w nich wystąpi (lub nie) kryterium) Kryteria – warunek lub kryteria określające, które komórki zostaną dodane w postaci liczby, wyrażenia lub tekstu Suma_zakres – faktycznie sumowane komórki

Zadanie Każda osoba wpłaciła do kasy różne kwoty kilka razy w ciągu miesiąca. Przygotuj zestawienie pokazujące ile sumarycznie wpłaciła każda z osób. Oblicz sumę wpłat w danych wejściowych oraz w zsumowanych kwotach (sumy muszą mieć tę samą wartość).

Rozwiązanie

Funkcje – LICZ.JEŻELI Funkcja =Licz.Jeżeli() zlicza komórki wewnątrz zakresu, które spełniają podane kryteria. Składnia funkcji: zakres - zakres zawierający kolumnę z wartościami spełniającymi kryteria kryteria - zliczane kryterium. Kryteria można na przykład wyrazić jako 32, "32", ">32", "Owoce" lub B4. Przykłady zapisu formuły LICZ.JEŻELI: =LICZ.JEŻELI(B2:B5;">55") - Liczba komórek w kolumnie B, które zawierają wartość większą niż 55 =LICZ.JEŻELI(A2:A7;"*wa") - Liczba komórek zawierających tekst kończący się literami „wa” w pierwszej kolumnie

Zadanie Każda osoba wpłacała do kasy pieniądze kilka razy w ciągu miesiąca. Przygotuj zestawienie pokazujące ile razy wpłacała każda osoba.

Rozwiązanie

Drukowanie - ustawienia Pole wyboru drukarki Zakres wydruku Ilość kopii wydruku

Drukowanie – podział arkusza Jeśli chcemy umieścić cześć arkusza na oddzielnej stronie, możemy określić granice między poszczególnymi stronami, korzystając z podglądu podziału stron w zakładce widok. Linie podziału stron (chwytając za nie można je przesuwać)

Drukowanie – ustawienia strony Podstawowe elementy formatujące wydruk znajdują się w zakładce Układ strony

Podgląd wydruku (Ctrl + F2) Uruchom przycisk pakietu office Wybierz

Drukowanie – ustawienia strony

Drukowanie – edytowanie wyglądu Orientacja kartki papieru Dopasowywanie rozmiaru wydruku Ustawienia marginesów oraz odległości nagłówków i stopek od krawędzi kartki Pola ułatwiające zachowanie symetrii wydruku 58

Drukowanie – nagłówek i stopka Predefiniowana treść nagłówka/stopki Przyciski umożliwiające tworzenie własnej treści Przyciski umożliwiające wstawianie: daty, numeru strony, obrazu itp. 59

Drukowanie – ustawienia arkusza Funkcja powtarzania wierszy lub kolumn na każdej stronie (z podglądu wydruku jest ona niedostępna do edycji, aby móc ją edytować należy wybrać: Układ strony – Tytuły wydruku) Opcje drukowania z liniami siatki oraz nagłówkami 60

Zadania Uruchom skoroszyt o nazwie ecdl1.xlsx Wykonaj obliczenia w arkuszu podstawy Wydrukuj arkusz na dwóch stronach (zadanie1 – pierwsza strona, zadanie2 – druga strona) dodając w nagłówku tekst: Wykonał: Imię i nazwisko, a w stopce dodając numer strony.

Dziękuję za uwagę!