Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013. Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie. Organizacja szkolenia pt. „Księgowość w organizacji pozarządowej ze szczególnym uwzględnieniem księgowości projektów realizowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013.” w dniu 20-06-2012 r.  Jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Działania 431 Funkcjonowanie LGD, objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013. Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013 — Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Skawina, 20 czerwca 2012 r.

Przepisy prawne USTAWA o fundacjach Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 maja 1991 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach. (Dz.U. 1991 nr 46 poz. 203 z późn. zm.) USTAWA z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U. z 1989 r. Nr 20, poz. 104, z późn. zm.)

Przepisy prawne Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2009 nr 152 poz. 1223 z późn. zm.) - przepisy dotyczą każdej organizacji, która ma osobowość prawną, czyli jest zarejestrowana w KRS, a także organizacji bez osobowości prawnej, np. stowarzyszeń zwykłych lub klubów sportowych. Kluby sportowe i uczniowskie kluby sportowe, pomimo iż nie są rejestrowane w KRS to – zgodnie z ustawą o kulturze fizycznej – mają osobowość prawną i w związku z tym podlegają wymogom ustawy o rachunkowości.

Przepisy prawne Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539) Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. 2011 Nr 74, poz. 397) Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. (Dz. U. Nr. 157, poz. 1240)

Przepisy prawne Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. 2010 Nr 51, poz. 307) Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 (Dz. U. 2011 nr 177 poz. 1054)

Przepisy prawne Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 8 lipca 2008 w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania „Wdrożenia lokalnych strategii rozwoju objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 - 2013

Przepisy prawne Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rocznego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego z dnia 23 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 80, poz. 434) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego z dnia 23 grudnia 2004 r. (Dz. U. Nr 285, poz. 2852)  

Księgowość projektu Księgowość to nie tylko ewidencjonowanie wydatków, to również sporządzanie sprawozdań i wniosków o zwrot kosztów kwalifikowanych w projekcie Zadaniem księgowości jest również analiza finansów projektu i czuwanie nad płynnością finansową projektu (ewentualne zmiany harmonogramu)

Księgowość projektu Za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki Jednostka powinna posiadać dokumentacje opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, instrukcje sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów uwzględniającą specyfikę dokumentacji związanej z PROW, inne dokumenty wewnętrzne (regulaminy, uchwały, decyzje)

Księgowość projektu Polityka rachunkowości – świadomy wybór (przyjęcie) zasad rachunkowości, które dopuszczają przepisy prawa Żadna przyjęta zasada nie może być sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa Księgowość stanowi podstawowy element w procesie zarządzania powierzoną własnością, oraz osiągania największych korzyści z zainwestowanych środków PROW

Polityka rachunkowości Księgowość wymaga ścisłej współpracy służb finansowo-księgowych z pionami merytorycznymi Ustawa o rachunkowości nakłada na wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe obowiązek posiadania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości Zakres polityki wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości i w szczególności powinna zawierać:

Polityka rachunkowości określenie roku obrotowego i jego okresów sprawozdawczych; metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; podział kosztów na działalność programową i administracyjną; dokumentowanie operacji dowodami księgowymi; archiwizacja dokumentów i okres ich przechowywania; udostępnianie danych oraz dokumentów osobom trzecim;

Polityka rachunkowości zasady amortyzacji; sposób inwentaryzacji; sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykaz kont księgi głównej oraz ewidencji analitycznej czyli plan kont); metody prowadzenia ewidencji zapasów; zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego; opis systemu przetwarzania danych (przy korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów

Polityka rachunkowości W polityce rachunkowości powinna zostać także wskazana osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowiednich przepisach. Każda zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, podpisanym przez osoby do tego upoważnione. Prawidłowe sporządzenie polityki ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczania środków w ramach projektów PROW.

Zakładowy plan kont jest integralnym elementem polityki rachunkowości ustala: - wykaz kont księgi głównej - zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami księgi głównej - należy w nim określić sposób wyodrębnienia ewidencji projektu PROW (może to polegać na wyodrębnieniu kont na poziomie syntetycznym lub analitycznym)

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów realizowanych w ramach PROW wynika wprost art. 75 ust. 1 lit.c) pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) Obowiązek powyższy został również wskazany w obowiązujących od dnia 17 maja 2010 roku instrukcjach do wypełniania wniosku o płatność dla poszczególnych działań PROW 2007-2013.

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwości jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektami PROW beneficjentów dzielimy na: Prowadzących pełną księgowość, Pozostałych nieprowadzących pełnej księgowości.

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych Jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na:

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości i kontroli oraz w zakresie sporządzania zestawienia z komputerowego systemu księgowego. Wyodrębnienie obowiązuje dla wszystkich zespołów kont, na których będzie dokonywana ewidencja zdarzeń związanych z operacją.

Wyodrębnienie ewidencji księgowej lub Wprowadzenie wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji oraz kont księgowych związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawień, lub rejestru dowodów księgowych w tym komputerowych, w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie zdarzenia związane tylko z daną operacją.

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Wyodrębniony kod księgowy powinien umożliwić sporządzenie zestawienia obejmującego przynajmniej następujący zakres danych: nr dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto netto dokumentu, kwotę kwalifikowaną dotyczącą projektu,

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność (zwrotu kosztów) do sporządzenia techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączenia wydruku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem

Wyodrębnienie ewidencji księgowej W przypadku beneficjentów którzy nie są zobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie w postaci arkusza kalkulacyjnego Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji.

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Dokument należy sporządzić zgodnie z wzorem ustalonym we wniosku dla Wykazu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty. Zestawienie to powinno obejmować wszystkie koszty poniesione w związku z realizacją operacji w ramach projektu PROW (kwalifikowane i niekwalifikowane).

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji powinno być przechowywane przez Beneficjenta przez okres realizacji operacji oraz w tzw. okresie związania celem.

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Należy tu przypomnieć iż Stowarzyszenia i Fundacje jako osoby prawne zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i z uwzględnieniem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539 z późn. zm.).

Wyodrębnienie ewidencji księgowej złożone wraz z wnioskiem o płatność faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, oprócz dotychczas zamieszczanych opisów dodatkowo muszą być opatrzone na odwrocie adnotacją wskazującą numer odrębnego konta (syntetycznego lub analitycznego lub pozabilansowego) albo kodu rachunkowego lub numer pozycji z „Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących operacji” dokonanych w ramach programu PROW.

Wyodrębnienie ewidencji księgowej Zalecane jest zastosowanie się do powyższej informacji celem sprawnej oceny wniosków o płatność.

Instrukcja obiegu dokumentów W ramach programu PROW Obejmuje: Podział obowiązków przy realizacji projektu, opis zależności pomiędzy działaniami osób realizujących projekt, obieg dokumentów w tym finansowo księgowych) pomiędzy osobami/komórkami realizującymi projekt, Formy: tabelaryczna, opisowa, mieszana,

Zarządzanie projektem a finanse projektu Procedury zarządzania jednostką (zarządzenia, uchwały, polecenia służbowe) Specyfika realizacji projektu (zespoły zadaniowe z różnych komórek jednostki) Procedura zarządzania projektem a inne procedury (obiegu dokumentów, polityka rachunkowości, archiwizacyjna)

Dokumentowanie wydatków W zależności od zakresu operacji oraz kosztów kwalifikowanych przypisanych do danego działania Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, w trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: 1. Faktury VAT; 2. Faktury VAT RR; 3. Faktury VAT MP; 4. Faktura VAT marża, 5. Rachunki;

Dokumentowanie wydatków 6. Faktury korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą); 7. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); 8. Dokumenty celne (wraz z dowodami zakupu, których dotyczą); 9. Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowanymi, wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku.

Dokumentowanie wydatków Do umów zlecenia oraz o dzieło, jeżeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, należy dołączyć rachunek określający wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego (np. kopia deklaracji PIT-4) wraz z dowodem zapłaty podatku, a także dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (np. kopia załącznika do ZUS/DRA) wraz z dowodem ich zapłaty,

Dokumentowanie wydatków 10. Dokumenty, które mogą być sporządzone dla udokumentowania zapisów w dokumentacji księgowej dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) – na zasadach określonych w § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz. 1475 z późn. zm.).

Dokumentowanie wydatków 11. W przypadku, gdy przedmiot umowy został nabyty poprzez leasing: faktury wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty rat leasingowych, lub noty obciążeniowe wystawione przez finansującego na rzecz Beneficjenta wraz z dowodami zapłaty – w takim przypadku do wniosku o płatność pośrednią, w ramach którego po raz pierwszy rozliczane będą koszty leasingu, należy dołączyć także fakturę wystawioną przez finansującego na rzecz Beneficjenta na całkowitą kwotę przedmiotu leasingu; dokumenty potwierdzające przeniesienie prawa własności (np. dokumenty potwierdzające zapłatę wartości rezydualnej przedmiotu umowy leasingu) – należy dołączyć do wniosku o płatność, w ramach którego rozliczana będzie ostatnia rata leasingu.

Dokumentowanie wydatków Przepływy środków musza być przejrzyste oraz łatwe do zweryfikowania Informacje dotyczące opisu dokumentów znajdują się w Ustawie o rachunkowości oraz Instrukcji do wniosku o płatność dla działań inwestycyjnych 413_311„Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju" dla operacji, które odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działania „Różnicowanie w kierunki działalności nierolniczej",

Cechy dokumentu księgowego Zgodnie z ww. ustawą dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, ustawy).

Cechy dokumentu księgowego podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ww. ustawy)

Cechy dokumentu księgowego Do przedstawionych faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności tj. dowody płatności bezgotówkowej i gotówkowej (do 1 000,-zł). W razie wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości związanych z dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków, Agencja może zażądać od Beneficjenta dodatkowych dokumentów potwierdzających dokonanie płatności adekwatnych do sposobu dokonania zapłaty.

Cechy dokumentu księgowego Ponadto na dokumencie potwierdzającym wydatek dokonany w ramach projektu PROW winien się znaleźć zapis: Dokument nr ……………… z  dnia ……………… na kwotę ……………… dotyczy w kwocie …….. Umowy przyznania pomocy z  dnia (TU DATA PODPISANIA I  NUMER PODPISANEJ UMOWY) w  ramach działania 413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego PROW na lata 2007–2013. Wydatek współfinansowany ze środków EFRROW objętych PROW na lata 2007–2013, oś 4 Leader.

Sprawozdawczość wprowadzenie do bilansu, bilans, wynik finansowy, informacja dodatkowa – na podstawie ustawy o rachunkowości. Wniosek o płatność na podstawie umowy przyznania pomocy nr…… na operację z zakresu małych projektów w ramach działania 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” objętego PROW na lata 2007 – 2013 wraz z wymaganymi załącznikami (oryginały faktur i innych dokumentów księgowych)

Archiwizacja dokumentów Dokumenty należy archiwizować w siedzibie beneficjenta w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Beneficjent zobowiązany jest udostępniać dokumentację projektową w trakcie kontroli na miejscu.