Wsparcie jst w zakresie budowy elektronicznej administracji. Spotkanie informacyjne dla przyszłych Beneficjentów konkursu nr 2/POKL/5.2.1/2013 Integracja systemu EZD z aplikacjami dziedzinowymi Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji Warszawa, 04 luty 2014 r.

Plan prezentacji: Urząd w liczbach - zarządzanie dokumentacją Systemy dedykowane - zarządzanie Urzędem i Miastem Systemy dedykowane a wymagania dla systemu EZD EZD w Urzędzie - doświadczenia Przykłady wdrożonych i planowanych integracji z EZD

Urząd Miasta Lublin w liczbach 1 330 pracowników (w tym: 1 188 sp. urzędniczych, 142 sp. pomocniczych) 48 komórek organizacyjnych (w tym SSP i WSP) 24 lokalizacje ponad 200 miejskich jednostek organizacyjnych ponad 50 systemów (aplikacji, portali) informatycznych

Urząd Miasta Lublin w liczbach ponad 50 systemów informatycznych (aplikacji, portali) „wspomagających” pracę urzędników i … w roku 2012 blisko 500 000 stron wydruków miesięcznie rocznie prawie 15 000 ryz papieru w roku 2013 około 250 000 stron wydruków miesięcznie rocznie prawie 6 000 ryz papieru

Urząd Miasta Lublin w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów: decyzje postanowienia zaświadczenia informacje sprawozdania ankiety umowy ...

Urząd Miasta Lublin w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok - EZD

Urząd Miasta Lublin w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok - EZD nowe zadania dla jst , a … liczba wpływów ...

Urząd Miasta Lublin w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wpływające Liczba wpływów zarejestrowanych w Mdok – EZD wpływy do poszczególnych komórek organizacyjnych

Urząd Miasta Lublin w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wysyłane

Urząd Miasta Lublin w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wysyłane najbardziej kosztowne usługi …

Urząd Miasta Lublin w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów gromadzonych w aktach spraw

Zarządzanie Urzędem i Miastem Systemy dedykowane lata 2005 – 2008 Projekt „Wprowadzenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i informatyzacja Biura Obsługi Mieszkańców” wykonano okablowanie strukturalne we wszystkich lokalizacjach Urzędu zbudowano nowoczesną serwerownię zakupiono sprzęt informatyczny wybudowano lub kupiono szerokopasmową infrastrukturę szkielet Miejskiej Sieci Teleinformatycznej

Nowoczesna serwerownia centrum przetwarzania danych wirtualizacja zasobów chmura prywatna przeniesienie najważniejszych zasobów informatycznych serwery kasetowe + macierze FC przestrzeń RAW: 68 500 GB RAM: 399 360 MB rdzenie: 116 maszyny wirtualne: 60

Usługi realizowane w sieci IP Urzędu dostęp do internetu dostęp do zasobów sieci (intranet, serwery usługowe, bazy chronione)‏ telefonia IP (h.323, SIP, komunikacja central, faxserver, obsługa faxów w całej sieci)‏ monitoring wizyjny miasta dostęp do Pesel-net serwery usługowe dla mieszkańców serwery mapowe i dane geoprzestrzenne publiczne punkty dostępu do Internetu hosting 170 szkół serwery media streaming kolokacja „zewnętrznych” serwerów internetowych

Miejska sieć światłowodowa ponad 30 km

Systemy dedykowane zintegrowany systemu zarządzania obecnie14 modułów i 350 użytkowników 30 szkół podstawowych 65 przedszkoli 12 liceów 15 gimnazjów 25 zespołów szkół Rady dzielnic Zarząd Transportu Miejskiego Zarząd Dróg i Mostów Miejski Urząd Pracy Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie docelowo – wdrożenie 800 użytkowników

Wymagania dla systemu EZD:

Wymagania dla systemu EZD:

Wymagania dla systemu EZD:

Wymagania dla systemu EZD:

Po co integracje EZD z systemami dziedzinowymi? funkcjonowanie e-administracji powinno być oparte o: elektroniczne zarządzanie dokumentami - EZD (także elektronicznymi) elektroniczne systemy dziedzinowe elektroniczne rejestry referencyjne interoperacyjne działanie systemów używanych przez różne podmioty do realizacji ich usług oraz wymianę danych między tymi systemami

Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? aplikacje dziedzinowe nie spełniają wymagań określonych dla systemu EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności: prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących prowadzenie spisów spraw wykonywanie dekretacji wykonywanie akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym

Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? najczęściej systemy i aplikacje dedykowane dla administracji do realizacji określonych czynności nie są systemami elektronicznego zarządzania dokumentami i prowadzenia spraw są jedynie systemami wspomagającymi wykonywanie masowych wydruków dokumentów papierowych

Po co integracja EZD z systemami dziedzinowymi? - brak możliwości wygenerowania jakiegokolwiek raportu - brak możliwości wygenerowania dokumentu celem włączenia do akt sprawy - aplikacja dziedzinowa nie spełniająca wymagań określonych dla systemu EZD

EZD w Urzędzie - doświadczenia

EZD w Urzędzie – doświadczenia Elektroniczny System Obsługi Spraw i Dokumentów - EZD jeden rejestr dokumentów, spraw - usług zdalny dostęp do spraw i dokumentów praca grupowa na obiektach automatyczne metryki spraw elektroniczne dokumenty elektroniczne podpisy elektroniczna kancelaria monitorowanie terminowości elektroniczna sprawozdawczość i raportowanie

EZD w Urzędzie – doświadczenia

EZD w Urzędzie – doświadczenia wdrażanie systemu ESOD przygotowanie danych: słowników ewidencji do zarządzania systemem zarządzania uprawnieniami zarządzania kancelariami automatyzacji procesów certyfikacji

EZD w Urzędzie – doświadczenia opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wdrożenie etapowe etap I: I etap – lata 2008 – 2009 II etap – rok 2010 III etap – lata 2011 – 2012 PIERWSZY ETAP – wdrożenie pilotażowe: wybór użytkowników do wdrożenia w kolejnych etapach Kierownictwo Urzędu wydziały realizujące procesy wewnętrzne Urzędu: OK, IT, OM, OR, OW, BP wybór technik prowadzenia szkoleń e-learning szkolenia grupowe szkolenia indywidualne (stanowiskowe) wybór technik wdrażania systemu dwa zespoły wdrożeniowe - zespół wdrożeniowy Wykonawcy - zespół wdrożeniowy Urzędu

EZD w Urzędzie – doświadczenia podsumowanie I etapu (maj 2008 – czerwiec 2009) dokonano oceny efektywności stosowanych technik szkoleniowych ustalono zasady dla etapów kolejnych - szkolenia: grupowe z przepisów instrukcji kancelaryjnej grupowe w sali komputerowej umiejętności obsługi komputera i oprogramowania biurowego praca w systemie indywidualne na stanowiskach pracy – porządkowanie akt bieżących pracownicy wchodzący w skład zespołu udoskonalili swoją wiedzę i umiejętności z uwagi na interdyscyplinarność członków

EZD w Urzędzie – doświadczenia etap II (rok 2010): przygotowanie do wejścia w życie „nowej instrukcji kancelaryjnej” dostosowywanie systemu ESOD do wymagań EZD integracje z systemami dziedzinowymi - dedykowanymi

EZD w Urzędzie – doświadczenia etap III (2011 – 2013) praktyka: nie każdy wdrożony jest wdrożony Kierownictwo Urzędu pracownik komórka organizacyjna bądź cierpliwy bądź pomocny monitoruj doradzaj przekonuj wdrożenie, szkolenia, integracje z systemami dziedzinowymi

EZD w Urzędzie – doświadczenia etap III (2011 – 2013) szkolenia:

Integracje z EZD - systemy informatyczne AD Active Directory Integracje z EZD - systemy informatyczne

Wdrożone integracje z EZD integracja z modułami dziedzinowymi - DOM, PE, SOWA

Wdrożone integracje z EZD integracja z modułami dziedzinowymi - DOM, PE, SOWA

Wdrożone integracje z EZD podpis kwalifikowany

Wdrożone integracje z EZD podpis kwalifikowany dla wielu dokumentów

Wdrożone integracje z EZD podpis kwalifikowany dla wielu dokumentów

Wizualizacja UPD w Mdok Wdrożone integracje z EZD Wizualizacja UPD w Mdok autoamtyczne zaczytanie danych

Wizualizacja UPD w Mdok Wdrożone integracje z EZD Wizualizacja UPD w Mdok

Wdrożone integracje z EZD usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty elektroniczne

Wdrożone integracje z EZD integracja z pocztą elektroniczną - decyzja, iż e-mail stanowi dokumentację tworzącą akta sprawy - „przeciągnięcie” e-mail do folderu EZD

Wdrożone integracje z EZD integracja z pocztą elektroniczną - pobierz e-mail w EZD - utwórz dokument i dołącz do sprawy - dołącz jako plik do dokumentu

Wdrożone integracje z EZD integracja z pocztą elektroniczną w roku 2013

Wdrożone integracje z EZD obsługa spraw w całości elektronicznie jako wyjątki w systemie EZD rok 2012

Wdrożone integracje z EZD dostosowanie do wymagań EZD

Wdrożone integracje z EZD obsługa spraw elektronicznie – rok 2012 wyjątki w EZD

Wdrożone integracje z EZD obsługa spraw w całości elektronicznie jako wyjątki w systemie EZD rok 2014

Wdrożone integracje z EZD uruchomienie elektronicznej urzędowej tablicy ogłoszeń – ETO UML dostępna w czterech lokalizacjach Urzędu oraz przez internet http://bip.lublin.eu/um

Wdrożone integracje z EZD

Wdrożone integracje e-usług liczba publikacji na ETO UML

Plany do realizacji rozszerzanie dostępnych e-usług na ePUAP integracja systemu obsługi spraw i dokumentów EZD z nowym CMS – konto klienta śledzenie spraw powiadamianie o etapie sprawy z modułami dziedzinowymi EWD, EG, SRASC, CKK, GIS w zakresie wymiany: danych z rejestrów, dokumentów wprowadzenia systemu EZD jako systemu podstawowego wprowadzenie możliwości wytwarzania w EZD dokumentów elektronicznych w formacie XML, powiązanych z właściwymi dokumentami definicyjnymi XSD i wizualizacyjnymi XSL

Dziękuję za uwagę! Iwona Woźniak iwona.wozniak@lublin.eu