Elementy organizowania

Organizowanie – grupowanie elementów (działań i zasobów) organizacji. Struktura organizacyjna – zestaw elementów, które można wykorzystać do nadania kształtu organizacji: Projektowanie stanowisk pracy. Grupowanie stanowisk pracy. Ustalenie hierarchicznej zależności między poszczególnymi stanowiskami. Rozdzielenie uprawnień decyzyjnych między poszczególne stanowiska. Koordynacja czynności pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. Różnicowanie stanowisk pracy.

Projektowanie stanowisk pracy Projektowanie stanowiska pracy – polega na określeniu obowiązków i przypisaniu ich do danego stanowiska. Specjalizacja stanowisk pracy – zakres podziału ogólnych działań wykonywanych przez organizację na mniejsze części składowe (Adam Smith – wydajność w fabryce szpilek, Henry Ford – taśma produkcyjna). Korzyści specjalizacji: Wprawa pracownika w wykonywane czynności. Skrócenie czasu przechodzenia z jednej czynności do drugiej. Łatwiej opracować specjalistyczny sprzęt, który będzie wykorzystywany na wyspecjalizowanym stanowisku pracy. Łatwiej można zastąpić wyspecjalizowanego pracownika innym. Wady specjalizacji: Niezadowolenie pracownika z wykonywanej pracy (znużenie, brak możliwości rozwoju, itp.). W niektórych przypadkach czas przejścia z jednej czynności do drugiej nie skraca się (Maytag).

Alternatywy specjalizacji: Rotacja – systematyczna zmiana stanowisk pracy, działań lub czynności do wykonania. Rozszerzanie zakresu pracy – zwiększanie liczby zadań do wykonania danemu pracownikowi. Wzbogacenie pracy – zarówno zwiększenie liczby zadań do wykonania na danym stanowisku pracy, jak i zwiększenie kontroli pracownika nad własnym działaniem. Podejście oparte na cechach pracy – uwzględnienie systemu pracy i preferencji pracownika w celu diagnozowania i poprawy stanowiska pracy. Różnorodność kwalifikacji. Identyczność zadań. Znaczenie zadania. Autonomia. Sprzężenie zwrotne. Zespoły robocze – zaprojektowanie przez daną grupę systemu pracy wykonywanej przez członków tejże grupy.

Grupowanie stanowisk pracy Grupowanie stanowisk pracy – proces łącznia stanowisk prac zgodnie z pewnym logicznym układem. Kryteria grupowania: Wg funkcji (funkcji organizacji) – grupowanie stanowisk wymagających tych samych lub podobnych czynności. Wg wyrobów (WSB). Wg klientów (banki). Wg lokalizacji (firmy transportowe, policja). Wg czasu (zmianowość w organizacji – szpitale). Wg kolejności (wybory). Grupowanie pozwala stworzyć wydziały (oddziały, sekcje, jednostki, biura).

Ustalenie relacji podporządkowania Hierarchia zależności – obejmuje dwie składowe: Jedność rozkazodawstwa – pracownicy w organizacji mają tylko i wyłącznie jednego przełożonego. Zasada skalarna – od najniższego stanowiska w organizacji do najwyższego powinna przebiegać nieprzerwana i wyraźna linia władzy. Rozpiętość kierowania – liczba osób podlegająca jednemu przełożonemu. Wzór A.V. Graicunasa. Ralph C. Davies (rozpiętość operacyjna i rozpiętość dyrektorska). Organizacje wysmukłe i spłaszczone: Struktura spłaszczona pozwala uzyskać większe morale i wydajność pracowników. Struktura wysmukła jest kosztowniejsza i wywołuje problemy z komunikowaniem się. Struktura spłaszczona powoduje większe obciążenie menedżerów (prace administracyjne i związane z kontrolą).

Czynniki wpływające na rozpiętość kierowania: Umiejętności przełożonych i podwładnych (im wyższe, tym większa rozpiętość). Fizyczne rozproszenie podwładnych (im wyższe, tym mniejsza rozpiętość). Stopień pożądanej interakcji (im wyższy, tym mniejsza rozpiętość). Zakres występowania standaryzowanych procedur (im więcej, tym większa rozpiętość). Częstość pojawiania się nowych problemów (im częściej się pojawiają, tym mniejsza rozpiętość).

Podział uprawnień władczych Uprawnienia władcze – władza legitymizowana (uprawomocniona) przez organizację. Decentralizacja – proces ciągłego delegowania władzy i uprawnień na najniższe szczeble organizacji. Centralizacja – proces systematycznego utrzymywania władzy i uprawnień przez najwyższy szczebel organizacji. Na decentralizację/centralizację wpływ mogą mieć: zewnętrzne otoczenie organizacji, historia organizacji, charakter podejmowanych decyzji, zdolności menedżerów niższego szczebla. Przydzielenie obowiązków Przyznanie uprawnień Stworzenie odpowiedzialności za wynik

Działania koordynujące Koordynacja – proces integrowania działań różnych wydziałów organizacji. Współzależność na zasadzie sumowania – „sumowanie” następuje w ogólnym wyniku organizacji; jest to najniższy szczebel interakcji (np. sklepy odzieżowe). Współzależność sekwencyjna – najczęściej współzależność jednokierunkowa o umiarkowanej sile; produkt jednego wydziału staje się nakładem innego wydziału (np. produkcja samochodów). Współzależność wzajemna – forma najbardziej złożona; występuje wzajemny, stały przepływ działań pomiędzy wydziałami.

Metody koordynacji strukturalnej: Hierarchia kierownicza. Reguły i procedury. Role łącznikowe (poprzez wprowadzenie koordynatora). Zespół zadaniowy. Wydział integrujący.

Rozróżnienia między stanowiskami Stanowiska liniowe – stanowisko w łańcuchu bezpośredniej hierarchii organizacyjnej. Stanowisko sztabowe – stanowisko powołane w celu doradzania, wspierania stanowisk liniowych. Duże nasilenie administracji = stanowiska sztabowe > stanowiska liniowe. Małe nasilenie administracji = stanowiska sztabowe < stanowiska liniowe.