Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Przed rozpoczęciem: W tym kursie opisano sposoby tworzenia podpisów używanych w wiadomościach e-mail programu Outlook 2007, a także sposoby zarządzania nimi. Ten kurs nie zawiera informacji na temat podpisów cyfrowych. Wysyłając wiadomość podpisaną cyfrowo (co jest realizowane przez dołączenie do wiadomości certyfikatu cyfrowego), dajesz adresatowi pewność, że zawartość wiadomości została „podpisana” przez nadawcę i nie została zmieniona podczas przesyłania. [Uwaga do wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów.] Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 1

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Zawartość kursu Omówienie: profesjonalny wygląd, osobisty styl Lekcja 1. Tworzenie prostego podpisu Lekcja 2. Zaawansowane: podpisy z charakterem Lekcja 3. Różne podpisy dla różnych ról Każda lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 2

Omówienie: profesjonalny wygląd, osobisty styl Podpis to podstawowy element korespondencji — oczekiwany i ceniony. Nadaje on wiadomości osobisty rys i element szczerości. Podpisy wiadomości e-mail służą do podawania swoich informacji kontaktowych — co ułatwia szybką identyfikację nadawcy i jego przynależności firmowej — oraz do odpowiedniego kończenia wiadomości. Z tego kursu dowiesz się, jak tworzyć podpisy wiadomości e-mail w programie Outlook 2007, a także jak nimi zarządzać. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 3

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Cele kursu Tworzenie własnych podpisów przy użyciu tekstu, hiperłączy, obrazów a nawet wizytówki elektronicznej. Używanie własnego podpisu w każdej wiadomości lub tylko w wybranych sytuacjach. Tworzenie różnych podpisów dla różnych „ról życiowych” lub kont e-mail i przełączanie między nimi zależnie od potrzeb. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 4

Tworzenie prostego podpisu Lekcja 1 Tworzenie prostego podpisu Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 5

Tworzenie prostego podpisu Podpis e-mail, podobnie jak podpis pod tradycyjnym listem, jest dodawany na końcu wiadomości. Najbardziej znanym elementem podpisu jest zwrot pożegnalny, przy czym używany zwrot zależy od tonu wiadomości. Dzięki temu, że nawet prosty podpis e-mail może być wstawiany automatycznie, użytkownik unika konieczności wpisywania krótkiego tekstu na końcu każdej wiadomości. Zwroty pożegnalne to na przykład wyrażenia „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” i „Dziękujemy”. Prosty podpis e-mail może zawierać zwrot „Dzięki”, imię lub tylko inicjały. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 6

Co zawiera podpis e-mail? Oprócz zwrotu pożegnalnego podpis może zawierać informacje o nadawcy. Profesjonaliści często umieszczają w podpisie swoje służbowe informacje kontaktowe, aby ułatwić komunikację ze sobą klientom i współpracownikom. Podpis może również zawierać komunikat marketingowy, a nawet ulubiony cytat wyrażający poczucie humoru lub wyznawane wartości. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 7

Co zawiera podpis e-mail? Oprócz zwrotu pożegnalnego podpis może zawierać informacje o nadawcy. Prosty podpis e-mail może zawierać: Imię i nazwisko. Stanowisko. Adres i telefon firmy. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 8

Co zawiera podpis e-mail? Oprócz zwrotu pożegnalnego podpis może zawierać informacje o nadawcy. W podpisie mogą też być umieszczone bardziej wymyślne elementy: Porada: Obrazy zdjęcia i obiekty clipart mogą spowalniać dostarczanie wiadomości e-mail. O ile to możliwe, rozmiar pliku nie powinien przekraczać 100 KB. Więcej informacji o dołączaniu ozdobnych elementów do podpisu zostanie podanych w następnej lekcji. Adres e-mail lub adres witryny sieci Web sformatowany jako hiperłącze Grafika, na przykład obraz zawierający odręcznypodpis, logo firmy, a nawet własne zdjęcie Wizytówka elektroniczna. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 9

Co zawiera podpis e-mail? Zastanawiając się nad zwartością podpisu, warto pamiętać, że podpis powinien być jak najprostszy. Dzięki temu kluczowe informacje będą łatwo rozpoznawalne. Nie warto irytować adresatów zbyt długim lub rozpraszającym podpisem. Ponadto, przed ujawnieniem ważnych informacji, takich jak adres i numer telefonu, warto się zastanowić, kto będzie adresatem wiadomości. Nikt nie chce odbierać niespodziewanych telefonów od obcych osób. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 10

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Tworzenie podpisu Tworzenie podpisu nie trwa długo. Popisy tworzy się i pracuje z nimi w oknie dialogowym Podpisyi papeterie.  To okno dialogowe można szybko otworzyć z poziomu każdej nowej wiadomości, klikając strzałkę pod przyciskiem Podpis, a następnie klikając polecenie Podpisy,jak pokazano na rysunku. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 11

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Nadawanie nazwy Pierwszy krok tworzenia podpisu to nadanie mu nazwy. Należy zacząć od kliknięcia przycisku Nowy, a następnie wpisać nazwę w oknie dialogowym Nowy podpis. Jako nazwę podpisu można wpisać swoje nazwisko, wyrażenie „Podpis służbowy” lub dowolny inny tekst. W przypadku tworzenia wielu podpisów warto nadawać im bardziej opisowe nazwy, takie jak „Zawodowy (prosty)”, „Zawodowy (wszystkie informacje kontaktowe)” lub „Osobisty (drużyna piłkarska)”, aby ułatwić sobie ich stosowanie. Więcej na temat tworzenia wielu podpisów dowiesz się z ostatniej lekcji kursu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 12

Dostosowywanie wyglądu do własnych upodobań Po nadaniu nazwy podpisowi należy go utworzyć. Na ilustracji przedstawiono kroki niezbędne do utworzenia prostego podpisu. Wpisz tekst w polu tekstowym. Określ niektóre podstawowe elementy projektu podpisu, takie jak czcionka i jej rozmiar. Jeśli chcesz, wybierz kolor. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 13

Dostosowywanie wyglądu do własnych upodobań Dla ozdoby można użyć innego formatowania w różnych wierszach podpisu. W przedstawionym przykładzie kolor nazwiska Grety Szypuły różni się od koloru reszty tekstu. Po zakończeniu tworzenia podpisu należy kliknąć przycisk Zapisz. To wszystko, co trzeba zrobić, aby utworzyć pierwszy podpis. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 14

Dostosowywanie wyglądu do własnych upodobań Modyfikowanie podpisu Po utworzeniu podpisu można go łatwo zmodyfikować.  Aby wprowadzić zmiany jednorazowo dla określonej wiadomości, można zmodyfikować podpis bezpośrednio w tej wiadomości — tak samo jak każdy inny fragment tekstu. Aby zmodyfikować zapisany podpis, należy powrócić do okna dialogowego Podpisy i papeterie i wprowadzić w nim odpowiednie zmiany. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 15

Automatyczne stosowanie podpisu W programie Outlook pierwszy utworzony podpis jest ustawiany jako domyślny i jest automatycznie stosowany we wszystkich nowych wiadomościach. Dlatego w celu użycia nowego podpisu wystarczy rozpocząć tworzenie wiadomości. Podpis będzie widoczny w każdej nowo tworzonej wiadomości. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 16

Automatyczne stosowanie podpisu W przypadku utworzenia więcej niż jednego podpisu można sprawdzić, który podpis jest ustawiony jako domyślny, w oknie dialogowym Podpisy i papeterie. Podpis domyślny jest umieszczony obok pola Nowe wiadomości w obszarze Wybierz podpis domyślny. Na rysunku pokazano przykładowy podpis o nazwie Podpissłużbowy używany automatycznie w nowych wiadomościach. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 17

Używanie podpisu tylko w wybranych sytuacjach Jeśli podpis ma być dodawany osobno do każdej wiadomości — to znaczy nie ma być dodawany automatycznie — można dostosować ustawienia w programie Outlook. W oknie dialogowym Podpisy i papeterie kliknij pozycję (brak) na liście Nowe wiadomości w obszarze Wybierz podpisdomyślny. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 18

Używanie podpisu tylko w wybranych sytuacjach Jeśli podpis ma być dodawany osobno do każdej wiadomości — to znaczy nie ma być dodawany automatycznie — można dostosować ustawienia w programie Outlook. Następnie, aby dodać podpis do wiadomości, należy użyć przycisku Podpis,znajdującego się na Wstążce w grupie Dołączanie. Należy zauważyć, że podpis umieszczony w wiadomości można w każdej chwili usunąć, zaznaczając go, a następnie naciskając klawisz DELETE. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 19

Zawartość widoczna dla adresata Po utworzeniu podpisu i rozpoczęciu jego stosowania możesz się zastanawiać, czy będzie on wyglądał identycznie u wszystkich adresatów. Raczej nie. Wygląd podpisu wyświetlanego u adresatów zależy od programu używanego przez nich do czytania wiadomości e-mail oraz od konfiguracji tego programu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 20

Zawartość widoczna dla adresata Oto dwa przykłady sytuacji, kiedy wysyłany tekst może być inny niż tekst widziany przez adresatów. Adresat odczytuje wiadomość e-mail w formacie zwykłego tekstu Osoba odczytująca wiadomość e-mail w formacie zwykłego tekstu (tylko tekst) może nie widzieć kolorów tekstu ani innych zastosowanych efektów ozdobnych. Dlatego podczas projektowania podpisu warto zastanowić się, jak będzie wyglądał jako zwykły tekst. Na rysunku z prawej przedstawiono ten scenariusz. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 21

Zawartość widoczna dla adresata Oto dwa przykłady sytuacji, kiedy wysyłany tekst może być inny niż tekst widziany przez adresatów. Adresat nie ma czcionki używanej w podpisie Nie można przewidzieć wszystkich ewentualności, dlatego warto używać czcionek należących do podstawowego zestawu czcionek dołączonego do systemu Microsoft® Windows®, na przykład czcionek Arial, Verdana®, Times New Roman i Courier. Dokument Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu, zawiera odsyłacz do dalszych informacji na temat wybierania czcionek. Czcionki nie są osadzone w wiadomości. Oznacza to, że w celu wyświetlenia użytej czcionki adresat musi mieć ją zainstalowaną na swoim komputerze. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 22

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Propozycje ćwiczeń Utwórz podpis. Ustaw podpis domyślny. Edytuj podpis. Usuń podpis. [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 23

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 1, pytanie 1 Dlaczego podpis e-mail jest przydatny? Wybierz jedną odpowiedź. Pozwala zapewnić adresatów, że wiadomość pochodzi od określonego nadawcy i nie została zmieniona. Umożliwia automatyczne nadawanie wiadomościom profesjonalnego wyglądu przez umieszczanie znanych elementów, takich jak standardowy zwrot pożegnalny, nazwisko czy numer telefonu. Pozwala zapobiec dalszemu przesyłaniu wiadomości. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 24

Test 1, pytanie 1. Odpowiedź: Umożliwia automatyczne nadawanie wiadomościom profesjonalnego przez umieszczanie znanych elementów, takich jak standardowy zwrot pożegnalny, nazwisko czy numer telefonu. 25

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 1, pytanie 2 Pierwszy utworzony podpis e-mail będzie automatycznie stosowany we wszystkich nowych wiadomościach. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 26

Test 1, pytanie 2. Odpowiedź: Prawda. Nowy podpis e-mail będzie domyślnie stosowany w nowych wiadomościach, o ile ustawienia podpisów nie zostaną zmienione. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 27

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 1, pytanie 3 Elementy ozdobne podpisu, takie jak większe lub bardziej kolorowe czcionki, nie będą widoczne dla osób, które odbierają wiadomość e-mail w formacie (wybierz jedną odpowiedź): Zwykły tekst. Tekst sformatowany. HTML. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 28

Test 1, pytanie 3. Odpowiedź: Zwykły tekst. Jeśli w programie poczty e-mail adresata skonfigurowano wyświetlanie wiadomości jedynie w formacie zwykłego tekstu, dana osoba zobaczy tylko najprostszą wersję podpisu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 29

Zaawansowane: podpisy z wyjątkowym charakterem Lekcja 2 Zaawansowane: podpisy z wyjątkowym charakterem Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 30

Zaawansowane: podpisy z charakterem Poprzednia lekcja dotyczyła tworzenia prostego podpisu za pomocą tekstu i formatowania. To dobry początek. Teraz pora przejść do tworzenia bardziej ozdobnych podpisów. W tym miejscu należy podkreślić, że ozdobny nie oznacza niepoważny. Dobrze zastosowany „ozdobny” element, taki jak hiperłącze lub obraz (na przykład logo firmy lub własne zdjęcie), może w znaczący sposób podnieść walory użytkowe podpisu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 31

Stosowanie obrazów i hiperłączy Obrazy i hiperłącza to zawierające cenne informacje dodatki do podpisu e-mail. Obraz użyty w podpisie to coś więcej niż element ozdobny. Zdjęcie nadawcy lub logo firmy mogą na przykład stanowić dla adresata istotną wizualną wskazówkę ułatwiającą identyfikację nadawcy lub jego firmy. Aby dodać obraz, należy kliknąć przycisk Obraz w oknie dialogowym Podpisy i papeterie. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 32

Stosowanie obrazów i hiperłączy Obrazy i hiperłącza to zawierające cenne informacje dodatki do podpisu e-mail. Jeśli obraz jest zbyt duży lub zbyt mały, należy zmienić jego rozmiar przed wstawieniem go w podpisie. Rozmiarów obrazów nie można zmieniać w polu Edytuj podpis. Zmienianie rozmiarów obrazów omówiono w dalszej części tej lekcji. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 33

Stosowanie obrazów i hiperłączy Obrazy i hiperłącza to zawierające cenne informacje dodatki do podpisu e-mail. Hiperłącze może być kolejnym użytecznym elementem podpisu. Można go na przykład używać, aby reklamować witrynę swojej firmy w sieci Web lub kierować adresatów do określonego adresu e-mail. Aby dołączyć hiperłącze, kliknij przycisk Hiperłącze w oknie dialogowym Podpisy i papeterie. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 34

Zaawansowany układ i projekt elementów w treści wiadomości Czy masz trudnośc z nadaniem swojemu podpisowi oczekiwanego wyglądu za pomocą narzędzi dostępnych w oknie dialogowym Podpisy i papeterie ? Oto rozwiązanie. Zaprojektuj podpis w treści wiadomości e-mail, a następnie skopiuj go i wklej w obszarze Edytuj podpis w oknie dialogowym Podpisy i papeterie. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 35

Zaawansowany układ i projekt elementów w treści wiadomości Ponieważ edytor programu Outlook jest oparty na programie Microsoft Office Word, wiele funkcji dostępnych w programie Word jest dostępnych w programie Outlook.Za ich pomocą można dodawać ozdobne elementy do podpisu. Oto kilka przykładów: Przykłady stosowania tabeli do tworzenia układu. W różnych komórkach tabeli można używać różnych opcji wyrównania tekstu. Można też użyć kontrastowego tła dla części lub całości tabeli. Przykłady stosowania symboli. Można użyć symbolu telefonu do oznaczenia numeru telefonu stacjonarnego i symbolu drukarki do oznaczenia numeru faksu. Stosowanie tabeli do tworzenia układu. Zastosowanie tabeli ułatwia układanie i wyrównywanie wszystkich części podpisu. Wstawianie symboli. Symbole mogą służyć jako identyfikatory różnych elementów tekstu w podpisie. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 36

Zaawansowany układ i projekt elementów w treści wiadomości Ponieważ edytor programu Outlook jest oparty na programie Microsoft Office Word, wiele funkcji dostępnych w programie Word jest dostępnych w programie Outlook.Za ich pomocą można dodawać ozdobne elementy do podpisu. Oto kilka przykładów: Więcej na temat formatowania obrazów i zmieniania ich rozmiaru. Spośród wielu dostępnych opcji warto wymienić przycinanie i obracanie obrazów oraz zmienianie obrazu kolorowego na czarno-biały. W dokumencie Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu, umieszczono odsyłacze do konkretnych procedur umożliwiających wykonanie wymienionych wyżej czynności. Formatowanie obrazów i zmienianie ich rozmiaru. Chociaż nie można zmieniać rozmiaru obrazów bezpośrednio w oknie dialogowym Podpisy i papeterie, można to robić w edytorze programu Outlook. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 37

Zaawansowany układ i projekt elementów w treści wiadomości Jak widać, można dodawać rozmaite ozdobne elementy, jeśli zachodzi taka potrzeba. Oczywiście to, w jakim stopniu ozdobisz podpis, zależy od Ciebie. Mając na uwadze wszystkie opcje formatowania podpisu dostępne w edytorze programu Outlook, warto jednak pamiętać, że prostota także ma swoje zalety. Dlatego nie można dać się zbytnio ponieść fantazji, projektując swój podpis w edytorze programu Outlook. Uwaga: Podpis można zaprojektować w każdym programie zgodnym z językiem HTML, takim jak program Microsoft Office Word, a następnie skopiować go z tego programu i wkleić w obszarze Edytuj podpis w oknie dialogowym Podpisy i papeterie. W poprzednich wersjach programu Outlook do edytowania podpisów służył edytor zaawansowany. Obecnie został on zastąpiony metodą kopiowania i wklejania. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 38

Stosowanie podpisu odręcznego Dobry sposobem na nadanie podpisowi e- mail bardziej osobistego wyglądu jest dołączenie do niego odręcznego podpisu. Można w tym celu użyć komputera typu Tablet lub utworzyć obraz swojego podpisu. Na następnych slajdach te techniki zostały omówione bardziej szczegółowo. Uwaga: Warto przy tym pamiętać, aby nie używać w wiadomościach e-mail podpisu stosowanego do podpisywania dokumentów prawnych. Wystarczy imię lub inicjały. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 39

Stosowanie podpisu odręcznego Używanie komputera typu Tablet Dysponując komputerem typu Tablet lub innym urządzeniem obsługującym pióro, można zapisać swój podpis odręcznie. Podpis w przykładzie utworzono przy użyciu komputera typu Tablet. Aby ponownie go utworzyć, najpierw wpisz podpis w wiadomości, a następnie zaznacz go, skopiuj i wklej w obszarze Edycjapodpisu w oknie dialogowym Podpisy i papeterie. 40

Stosowanie podpisu odręcznego Tworzenie obrazu podpisu Użytkownicy, którzy nie dysponują urządzeniem obsługującym pióro, mogą uzyskać efekt podpisu odręcznego, stosując mniej zaawansowane rozwiązania. Jeśli na przykład jest dostępny skaner, można złożyć podpis na papierze, a następnie zeskanować go i uzyskany obraz zastosować w podpisie e-mail. Jeśli jest dostępny komputer z opcją odbierania faksów, można przesłać do siebie faks z własnym podpisem. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 41

Stosowanie podpisu odręcznego Tworzenie obrazu podpisu Użytkownicy, którzy nie dysponują urządzeniem obsługującym pióro, mogą uzyskać efekt podpisu odręcznego, stosując mniej zaawansowane rozwiązania. Po utworzeniu obrazu można dostosować jego rozmiar, a następnie za pomocą przycisku Obraz w obszarze Edytuj podpis okna dialogowego Podpisy i papeterie wstawić obraz do podpisu. Przypomnienie: Obraz podpisu odręcznego nie będzie widoczny dla adresatów odbierających wiadomości w formacie zwykłego tekstu. Korespondując z użytkownikami odczytującymi wiadomości e-mail w formacie zwykłego tekstu, warto pamiętać o wpisaniu dodatkowo swojego nazwiska oprócz wstawienia obrazu podpisu odręcznego. 42

Używanie wizytówki elektronicznej Wizytówki elektroniczne to nowość w programie Outlook 2007. Ta funkcja stanowi rozszerzenie folderu Kontakty i umożliwia łatwą wymianę informacji kontaktowych z innymi użytkownikami. Utworzenie własnej wizytówki elektronicznej jest bardzo proste. Wystarczy w tym celu przejść do folderu Kontakty i utworzyć własny kontakt. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 43

Używanie wizytówki elektronicznej Wizytówki elektroniczne to nowość w programie Outlook 2007. Ta funkcja stanowi rozszerzenie folderu Kontakty i umożliwia łatwą wymianę informacji kontaktowych z innymi użytkownikami. Po utworzeniu własnego kontaktu użytkownik ma do dyspozycji gotową do użycia wizytówkę elektroniczną, którą może umieścić w podpisie e-mail. Wystarczy w tym celu kliknąć przycisk Wizytówka w oknie dialogowym Podpisyi papeterie, jak pokazano na ilustracji. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 44

Używanie wizytówki elektronicznej Wizytówka elektroniczna sprawia, że podpis wygląda profesjonalnie. Co więcej, adresaci mogą z łatwością zapisywać informacje kontaktowe nadawcy w swoich kontaktach, ponieważ wizytówka elektroniczna składa się z dwóch części: obrazu i pliku w formacie vCard. Dzięki temu, że plik jest w formacie vCard adresat może bez trudu zapisać informacje kontaktowe skojarzone z wizytówką — również wtedy, gdy nie używa programu Outlook 2007. Format vCard to internetowy standard wysyłania i odbierania informacji kontaktowych. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 45

Pobieranie szablonu w przypadku braku umiejętności projektowania Jednym ze sposobów utworzenia naprawdę profesjonalnego podpisu e-mail jest skopiowanie podpisu, który odpowiada upodobaniom użytkownika, a następnie podstawienie w odpowiednich miejscach własnych danych. Można do tego użyć dowolnego podpisu otrzymanego od innych użytkowników. Inną interesującą możliwością jest pobranie i użycie szablonu podpisów dostępnego w obszarze Szablony w witrynie Microsoft Office Online. Aby ułatwić znalezienie szablonu, bezpośredni odsyłacz do tego obszaru został umieszczony w dokumencie Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 46

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Propozycje ćwiczeń Utwórz podpis, używając ozdobnego projektu i układu. Skopiuj i wklej podpis. Utwórz podpis z obrazem i hiperłączem. [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 47

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 2, pytanie 1 Który z poniższych ozdobnych elementów dodany do podpisu umożliwi adresatowi zapisanie informacji kontaktowych bezpośrednio w folderze Kontakty? Wybierz jedną odpowiedź. Hiperłącze. Logo firmy. Wizytówka elektroniczna. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 48

Test 2, pytanie 1. Odpowiedź: Wizytówka elektroniczna. Wizytówka elektroniczna zawiera plik vCard, który można łatwo zapisać w folderze Kontakty. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 49

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 2, pytanie 2 Rozmiar obrazu można zmieniać bezpośrednio w oknie dialogowym Podpisy i papeterie. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 50

Test 2, pytanie 2. Odpowiedź: Fałsz. Należy najpierw dostosować rozmiar obrazu i zapisać go, a dopiero wtedy dodać go do swojego podpisu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 51

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 2, pytanie 3 Nie jesteś projektantem. Jak możesz szybko i niedrogo utworzyć ozdobny podpis o profesjonalnym wyglądzie? Wybierz jedną odpowiedź. Zatrudniając projektanta. Pobierając szablon z obszaru Szablony w witrynie Microsoft Office Online. Kończąc kurs projektowania. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 52

Test 2, pytanie 3. Odpowiedź: Pobierając szablon z obszaru Szablony w witrynie Microsoft Office Online. W obszarze Szablony można znaleźć przykłady naprawdę ładnych podpisów e-mail, wykonując tylko kilka kliknięć. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 53

Różne podpisy dla różnych ról Lekcja 3 Różne podpisy dla różnych ról Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 54

Różne podpisy dla różnych ról Poczta e-mail jest codziennie używana do wielu różnych zadań. Bardzo często stanowią one połączenie korespondencji prywatnej i służbowej. W programie Outlook można utworzyć dowolną liczbę podpisów, przeznaczonych na różne okazje i różne sytuacje. Ponadto można szybko przełączać się między podpisami — również w trakcie redagowania wiadomości. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 55

Tworzenie wielu podpisów Tworzenie wielu podpisów jest bardzo proste. Wystarczy kliknąć przycisk Nowy w oknie dialogowym Podpisy ipapeterie, określić nazwę nowego podpisu, i wpisać (lub wkleić) odpowiedni tekst w polu Edytuj podpis. Jak widać na rysunku, kolekcja podpisów jest wyświetlana na liście Wybierz podpis do edycji. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 56

Przełączanie na inny podpis w wiadomości Istnieją sytuacje, w których jest konieczne przełączenie na inny podpis podczas redagowania wiadomości. Na przykład: Podpisem przypisanym do poczty e-mail służącej do korespondencji z większością współpracowników może być formalny podpis zawierający służbowe informacje kontaktowe. Do wymiany wiadomości e-mail z dobrze znanymi współpracownikami może wystarczyć prostszy podpis. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 57

Przełączanie na inny podpis w wiadomości Istnieją sytuacje, w których jest konieczne wybranie innegopodpisu podczas redagowania wiadomości. Na przykład: W przypadku korespondencji wysyłanej do nowego klienta lepiej na przykład użyć bardziej atrakcyjnego podpisu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 58

Przełączanie na inny podpis w wiadomości W programie Outlook można łatwo włączyć inny podpis w redagowanej wiadomości. Wystarczy kliknąć strzałkę na przycisku Podpis u góry wiadomości. Można też, jak pokazano na rysunku, kliknąć prawym przyciskiem myszy sam podpis, a następnie wybrać inny podpis z listy. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 59

Różne podpisy dla odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej Istnieją sytuacje, w których podczas odpowiadania na wiadomość lub przesyłania jej dalej może być konieczne użycie innego podpisu niż podpis wybrany dla nowych wiadomości. Na przykład w przypadku nowych wiadomości może być używany podpis ozdobny zawierający obraz i hiperłącza. Jednak w przypadku odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej zastosowanie podpisu podstawowego, zawierającego tylko tekst, pozwoli zaoszczędzić miejsce i skrócić czas dostarczenia. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 60

Różne podpisy dla odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej Istnieją sytuacje, w których podczas odpowiadania na wiadomość lub przesyłania jej dalej może być konieczne użycieinnego podpisu niż podpis wybranydla nowych wiadomości. Taki sposób stosowania podpisów można łatwo skonfigurować, dokonując wyboru na liście Odpowiedzi/wiadomości przesyłane dalej w obszarze Wybierzpodpis domyślny. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 61

Różne podpisy dla różnych kont e-mail Jeśli używasz kilku kont e-mail w programie Outlook, rozważ przypisanie różnych podpisów domyślnych do poszczególnych kont. Dlaczego? Ponieważ dla każdej „roli życiowej” można używać osobnego konta. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 62

Różne podpisy dla różnych kont e-mail Spójrz na przykład na rysunku. W przypadku konta na serwerze Microsoft Exchange (służbowego konta e-mail w firmie Contoso, Ltd.) Greta Szypuła używa podpisu o nazwie Podpissłużbowy. W przypadku drugiego konta, używanego głównie do korespondencji prywatnej, Greta używa podpisu o nazwie Podstawowy z osobistym cytatem. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 63

Różne podpisy dla różnych kont e-mail W programie Outlook są używane tylko te podpisy, które zostały przypisane — niezależnie od liczby utworzonych podpisów. W każdej chwili można zaprzestać używania podpisu dla danego konta — wystarczy ustawić opcję podpisu (brak). Aby uzyskać informacje o konfigurowaniu obsługi kilku kont e-mail w programie Outlook, kliknij odsyłacz do dodatkowych informacji w dokumencie Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 64

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Propozycje ćwiczeń Przełącz na inny podpis. Przypisz różne podpisy do różnych kont e-mail. [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 65

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 3, pytanie 1 Ile podpisów e-mail można utworzyć w programie Outlook 2007? Wybierz jedną odpowiedź. Jeden. Po jednym dla każdego konta e-mail. Tyle, ile chcesz. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 66

Test 3, pytanie 1. Odpowiedź: Tyle, ile chcesz. Można tworzyć ozdobne, profesjonalne i osobiste podpisy, a ich liczbę określa sam użytkownik. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 67

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 3, pytanie 2 Co należy zrobić, aby przełączyć z jednego podpisu na inny w wiadomości? Wybierz jedną odpowiedź. Należy usunąć podpis domyślny, a następnie skopiować i wkleić nowy podpis z innej wiadomości. Przełączyć podpis z poziomu okna dialogowego Podpisy i papeterie . Użyć przycisku Podpis na Wstążce i wybrać inny podpis z listy. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 68

Test 3, pytanie 2. Odpowiedź: Użyć przycisku Podpis na Wstążce i wybrać inny podpis z listy. Jeśli użytkownik utworzył wiele podpisów, może wybrać dowolny z nich przez kliknięcie strzałki pod przyciskiem Podpis na Wstążce i wybranie nowego podpisu z listy. Można też kliknąć prawym przyciskiem myszy podpis, aby otworzyć tę samą listę. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 69

Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail Test 3, pytanie 3 Dla nowych wiadomości trzeba używać tego samego podpisu co dla odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 70

Test 3, pytanie 3. Odpowiedź: Fałsz. Można używać dowolnego podpisu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 71

Dokument Podręczna karta informacyjna Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 72

KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Ten szablon programu Microsoft Office PowerPoint® zawiera treść szkolenia dotyczącego tworzenie podpisów e-mail w programie Outlook 2007 i zarządzania nimi. Szablon umożliwia przeprowadzenie prezentacji dla grupy. W razie potrzeby można go dostosować. Treść szablonu zaczerpnięto ze szkolenia dostępnego w witrynie Microsoft Office Online zatytułowanego „Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail”. Elementy szablonu Slajd tytułowy: Pierwszy slajd zawiera tekst zastępczy, zamiast którego należy wpisać nazwę firmy. Jeśli ten tekst nie jest potrzebny, można usunąć pole tekstowe. Animacje: W prezentacji zostały zastosowane efekty animacji niestandardowych, takie jak Wkraczanie, Rozciąganie, Rozpraszanie i Szachownica. Wszystkie te efekty są odtwarzane w poprzednich wersjach programu Microsoft PowerPoint aż do wersji 2000. Aby zmienić efekty animacji, otwórz menu Pokaz slajdów, kliknij pozycję Animacja niestandardowa i użyj opcji, które się pojawią. Jeśli ta prezentacja zawiera animację programu Macromedia Flash: Aby odtworzyć plik Flash, należy zarejestrować na komputerze formant Microsoft ActiveX® o nazwie Obiekt Shockwave Flash. W tym celu należy pobrać najnowszą wersję programu Macromedia Flash Player z witryny firmy Macromedia w sieci Web. Przejście slajdu: W pokazie jest stosowane przejście typu Ścieranie w dół. Aby zastosować inne przejście, należy w menu Pokaz slajdów kliknąć polecenie Przejście slajdu i wybrać jedną z dostępnych opcji. Hiperłącza do kursu w trybie online: Szablon zawiera łącza do wersji online tego kursu szkoleniowego. Łącza prowadzą do sesji ćwiczeń praktycznych dla każdej lekcji oraz do opublikowanego dla tego kursu dokumentu Podręczna karta informacyjna. Uwaga: W celu wyświetlenia sesji ćwiczeń praktycznych należy mieć zainstalowany program Outlook 2007. Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń. Nagłówki i stopki: Szablon zawiera stopkę z tytułem kursu. Stopki można zmieniać i usuwać w oknie dialogowym Nagłówek i stopka (dostępnym z menu Widok). KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Zobacz okienko notatek lub wyświetl pełną stronę notatek (karta Widok), abyuzyskać szczegółową pomoc dotyczącą tego szablonu. Tworzenie wspaniale wyglądających podpisów do wiadomości e-mail 73