Program Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Szkolenie

Prezentacja na temat: "Program Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Szkolenie"— Zapis prezentacji:

1 Program Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Szkolenie
Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Program Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Szkolenie [Uwagi do wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów. Ta prezentacja zawiera animację programu Macromedia Flash, dlatego zapisanie szablonu może spowodować wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego dotyczącego informacji osobistych. O ile informacje nie zostaną dodane do właściwości samego pliku flash, to ostrzeżenie nie będzie miało zastosowania do prezentacji. Kliknij przycisk OK w komunikacie]. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I. Wprowadzenie do udostępniania plików

2 Zawartość kursu Omówienie: ważne jest poznanie sposobów udostępniania
Lekcja 1. Zastosowania bibliotek dokumentów Lekcja 2. Dodawanie i edytowanie plików Na końcu każdej lekcji znajduje się krótki zestaw pytań sprawdzających zrozumienie materiału. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

3 Omówienie: ważne jest poznanie sposobów udostępniania
Czy w firmie jest używana witryna programu Microsoft Windows® SharePoint® Services 3.0 lub program Microsoft Office SharePoint Server 2007? Jeśli tak, ważne jest, aby znać sposób udostępniania plików przy użyciu bibliotek dokumentów programu SharePoint. Ten kurs ułatwi rozpoczęcie pracy w odpowiedni sposób. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

4 Cele kursu Poznanie użyteczności bibliotek dokumentów dla użytkownika i jego współpracowników Poznanie sposobu udostępniania plików innym osobom przez dodanie tych plików do biblioteki dokumentów Poznanie sposobu edytowania plików i zapisywania ich w bibliotece dokumentów Sprawdzenie, co się stanie, gdy dwie osoby będą próbować poddać plik edycji równocześnie, oraz poznanie sposobu rozwiązania tego problemu Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

5 Zastosowania bibliotek dokumentów
Lekcja 1 Zastosowania bibliotek dokumentów

6 Zastosowania bibliotek dokumentów
Udostępnianie plików innym osobom jest obecnie procesem niezbędnym podczas pracy. Ale jak należy udostępniać pliki? Można je wysłać pocztą lub umieścić w folderze sieciowym. Jeśli jednak w firmie jest używana witryna programu Windows SharePoint Services 3.0 lub program Microsoft Office SharePoint Server 2007, najlepszym sposobem udostępniania plików jest używanie biblioteki dokumentów. Oto kilka przykładów: Udostępnienie nowej prezentacji programu Microsoft Office PowerPoint® innym osobom umożliwia uzyskanie opinii dotyczących tej prezentacji. Udostępnienie arkusza kalkulacyjnego umożliwia odczytywanie go przez inne osoby. Udostępnienie dokumentu programu Microsoft Office Word umożliwia ogłoszenie nowych zasad. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

7 Co to jest biblioteka dokumentów?
Biblioteka dokumentów programu SharePoint to miejsce w witrynie, w którym można tworzyć, zbierać oraz aktualizować pliki z innymi osobami. W tym przykładzie pracownicy firmy Contoso Pharmaceuticals używają biblioteki dokumentów o nazwie „Dokumenty udostępnione”. Do biblioteki zostały dodane pliki, dzięki czemu użytkownicy mogą je modyfikować. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

8 Co to jest biblioteka dokumentów?
Biblioteka dokumentów programu SharePoint to miejsce w witrynie, w którym można tworzyć, zbierać oraz aktualizować pliki z innymi osobami. Te zmiany są przechowywane w bibliotece, a nie na komputerach użytkowników. Ponieważ biblioteka znajduje się w witrynie sieci Web, inni użytkownicy mogą w łatwy sposób uzyskiwać dostęp do plików za pomocą przeglądarki sieci Web, o ile mają odpowiednie uprawnienia. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

9 Zalety korzystania z biblioteki
Możesz pomyśleć „Dlaczego nie można po prostu wysłać pliku pocztą do współpracowników lub udostępniać plików w folderze sieciowym?”. Ponieważ biblioteki dokumentów programu SharePoint zapewniają większą kontrolę. Można to uzyskać na wiele sposobów:  Wyewidencjonowywanie: umożliwia wyewidencjonowanie pliku w celu jego zarezerwowania na potrzeby użytkownika, tak aby inne osoby nie mogły zmieniać tego pliku podczas pracy użytkownika z plikiem. Wersje: bibliotekę można też skonfigurować w celu przechowywania poprzednich wersji na potrzeby archiwizowania. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

10 Zalety korzystania z biblioteki
Możesz pomyśleć „Dlaczego nie można po prostu wysłać pliku pocztą do współpracowników lub udostępniać plików w folderze sieciowym?”. Ponieważ biblioteki dokumentów programu SharePoint zapewniają większą kontrolę. Można to uzyskać na wiele sposobów:  Oznacza to, że w razie potrzeby wyświetlenia tylko plików raportów ze sprzedaży w całej bibliotece można wyszukać wszystkie pliki zawierające wyrazy „raport ze sprzedaży”. Alerty: umożliwiają skonfigurowanie alertów wysyłanych pocztą w celu powiadomienia użytkownika w razie zmodyfikowania pliku przez inną osobę. Wyszukiwanie: biblioteki można też konfigurować tak, aby można je było przeszukiwać. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

11 Gdzie można znaleźć bibliotekę dokumentów
W takim razie gdzie można znaleźć bibliotekę dokumentów? W witrynie programu Windows SharePoint Services. A gdzie można znaleźć witrynę programu Windows SharePoint Services? Pracownik działu informatycznego lub inny pracownik firmy wyśle adres sieci Web (czyli adres URL) witryny, do której użytkownik będzie mógł uzyskać dostęp za pomocą przeglądarki sieci Web. W witrynie najczęściej będzie wyświetlana domyślna biblioteka dokumentów o nazwie Dokumenty udostępnione. Dostęp do tej biblioteki można uzyskać, klikając odpowiednie łącze w lewej części strony głównej, jak pokazano na tym rysunku. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

12 Gdzie można znaleźć bibliotekę dokumentów
Ważne: witryna, którą tutaj pokazano, to przykładowa witryna programu Windows SharePoint Services 3.0 lub Microsoft Office SharePoint Server 2007. Ten kurs dotyczy tylko tych wersji programu. W przypadku starszej wersji widoczny efekt może różnić się od przykładów przedstawionych w tym kursie. Aby uzyskać informacje o używanej wersji, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za witrynę. Użytkownik odpowiedzialny za witrynę musi skontaktować się z osobą, która skonfigurowała serwer. Jest to najprawdopodobniej pracownik działu informatycznego. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

13 Adres URL jest istotny Po odnalezieniu odpowiedniej biblioteki dokumentów warto zapoznać się z jej adresem URL. Adres URL biblioteki znajduje się w górnej części okna na pasku adresu. Użytkownik musi zapoznać się jedynie z fragmentem adresu znajdującym się przed częścią „Forms/AllItems.aspx”. Jeśli więc używaną biblioteką jest biblioteka przedstawiona w tym przykładzie, należy zapoznać się z częścią „ Znak procentu z liczbą 20 w adresie URL oznacza spację. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

14 Adres URL jest istotny Po odnalezieniu odpowiedniej biblioteki dokumentów warto zapoznać się z jej adresem URL. Aby dostęp do witryny był szybki i łatwy, ten adres URL można dodać do ulubionych w przeglądarce sieci Web. Adres można też zapamiętać, ponieważ będzie często używany przy korzystaniu z plików. W witrynie będą również zapisywane pliki. Zostanie to przedstawione w następnej lekcji. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

15 Test 1, pytanie 1 Gdzie można znaleźć bibliotekę dokumentów? Wybierz jedną odpowiedź. Biblioteka dokumentów znajduje się w programie Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel® 2007 lub Microsoft Office PowerPoint® 2007. Biblioteki dokumentów są dostępne tylko wtedy, gdy w firmie jest używany program Microsoft Office SharePoint Server. Bibliotekę dokumentów można znaleźć w witrynie programu Microsoft Windows SharePoint Services lub witrynie programu Microsoft Office SharePoint Server.  Biblioteki dokumentów można znaleźć na każdym dostępnym serwerze sieciowym. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

16 Test 1, pytanie 1. Odpowiedź:
Bibliotekę dokumentów można znaleźć w witrynie programu Microsoft Windows SharePoint Services lub witrynie programu Microsoft Office SharePoint Server. Ten kurs dotyczy wyłącznie bibliotek w witrynach programów Windows SharePoint Services 3.0 i Microsoft Office SharePoint Server 2007. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

17 Test 1, pytanie 2 Jak można sprawdzić, która wersja programu Windows SharePoint Services lub Office SharePoint Server jest używana w witrynie? Wybierz jedną odpowiedź. Klikając menu Pomoc, a następnie klikając polecenie Informacje. Kontaktując się z działem informatycznym lub z osobą, która skonfigurowała witrynę. Jeśli z lewej strony okna jest wyświetlane łącze o nazwie Dokumenty udostępnione, oznacza to, że jest używana wersja 3.0. Sprawdzając numer wersji umieszczony na obudowie zewnętrznej używanego serwera. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

18 Test 1, pytanie 2. Odpowiedź:
Kontaktując się z działem informatycznym lub z osobą, która skonfigurowała witrynę. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

19 Test 1, pytanie 3 Który z poniższych elementów odpowiada definicji biblioteki dokumentów programu SharePoint? Wybierz jedną odpowiedź. Zbiór plików, które użytkownik organizuje na swoim komputerze. Grupa dokumentów dołączonych do wiadomości .  Miejsce w witrynie programu SharePoint, do którego można dodawać dokumenty programu Word, lecz nie można dodawać plików programów Excel i PowerPoint.  Miejsce w witrynie programu SharePoint, w którym można tworzyć, zbierać i aktualizować pliki z innymi osobami. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

20 Test 1, pytanie 3. Odpowiedź:
Miejsce w witrynie programu SharePoint, w którym można tworzyć, zbierać i aktualizować pliki z innymi osobami. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

21 Dodawanie i edytowanie plików
Lekcja 2 Dodawanie i edytowanie plików

22 Dodawanie i edytowanie plików
Zastanawiasz się, jak pracować z biblioteką dokumentów? Jesteś w odpowiednim miejscu. W tej lekcji zostanie omówiony sposób dodawania i edytowania plików biblioteki przy użyciu programów Word, Excel i PowerPoint 2007. Dowiesz się również, co się stanie, gdy dwie osoby będą próbować poddać plik edycji równocześnie, a także poznasz sposób rozwiązania tego problemu. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

23 Zapisywanie pliku w bibliotece
Oto biblioteka bez plików. Można to zmienić. Dodawanie plików do biblioteki przypomina zapisywanie plików na komputerze. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Kliknij przycisk Odtwórz, aby wyświetlić animację przedstawiającą sposób wykonania tej czynności. W animacji użyto programu Word 2007, ale ta funkcja działa tak samo w programach Excel 2007 i PowerPoint 2007. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Jednak zamiast określania lokalizacji na komputerze, jak w przypadku zapisywania pliku, należy wpisać adres URL biblioteki bez części „Forms/AllItems.aspx”. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

24 Zapisywanie pliku w bibliotece
Dodawanie plików do biblioteki przypomina zapisywanie plików na komputerze. Jednak zamiast określania lokalizacji na komputerze, jak w przypadku zapisywania pliku, należy wpisać adres URL biblioteki bez części „Forms/AllItems.aspx”. Na rysunku przedstawiono program Word 2007, ale ta funkcja działa tak samo w programach Excel 2007 i PowerPoint 2007. [Uwaga do wykładowcy: Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

25 Przekazywanie plików do biblioteki
Co zrobić, gdy pliki zostały już zapisane na komputerze i trzeba je umieścić w bibliotece? Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Aby to zrobić, należy przejść do biblioteki dokumentów w przeglądarce sieci Web, a następnie kliknąć pozycję Przekaż, jak przedstawiono w animacji.  Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

26 Przekazywanie plików do biblioteki
Co zrobić, gdy pliki zostały już zapisane na komputerze i trzeba je umieścić w bibliotece? Aby to zrobić, należy przejść do biblioteki dokumentów w przeglądarce sieci Web, a następnie kliknąć pozycję Przekaż. Następnie, jak pokazano na rysunku, można kliknąć przycisk Przeglądaj, aby odnaleźć plik na dysku twardym. [Uwaga do wykładowcy: Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

27 Edytowanie pliku Co można robić z istniejącymi plikami programów Word, Excel i PowerPoint? Na przykład jak można poddać edycji ten dokument strategii marketingowej? Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Uwaga: Aby można było edytować pliki z biblioteki programu SharePoint, na komputerze musi być zainstalowany program Windows Internet Explorer 6.0 lub nowszy. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Jeśli zachodzi konieczność zmodyfikowania pliku podczas pracy, należy poddać go edycji. Kliknięcie polecenia Odtwórz umożliwia poznanie sposobu wykonania tej czynności w programie Word 2007, ale w programach Excel 2007 i PowerPoint ten proces przebiega tak samo. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

28 Edytowanie pliku Co można robić z istniejącymi plikami programów Word, Excel i PowerPoint? Na przykład jak można poddać edycji ten dokument strategii marketingowej? Jeśli zachodzi konieczność zmodyfikowania pliku podczas pracy, należy poddać go edycji. Na rysunku przedstawiono, co będzie widoczne podczas wykonywania tej czynności w programie Word Kliknięcie opcji Edycja umożliwi wprowadzanie zmian w pliku. W programach Excel 2007 i PowerPoint 2007 ten proces przebiega tak samo. Uwaga: Aby można było edytować pliki z biblioteki programu SharePoint, na komputerze musi być zainstalowany program Windows Internet Explorer 6.0 lub nowszy. [Uwaga do wykładowcy: Ten slajd jest taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

29 Edytowanie plików pojedynczo
Pojedyncze edytowanie plików w bibliotece zapewnia użytkownikom możliwość prawdziwej współpracy. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Na przykład Marek i Joanna muszą popracować nad pokazanym tutaj dokumentem strategii marketingowej firmy Contoso. Kliknij łącze Odtwórz, aby zobaczyć, jak dokument jest edytowany przez te dwie osoby na przemian. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Każdy użytkownik może współtworzyć plik w swoim czasie. Nie ma potrzeby zwoływania dodatkowych zebrań, drukowania dodatkowych kopii czy proszenia współpracowników o wprowadzenie poprawek. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

30 Edytowanie plików pojedynczo
Pojedyncze edytowanie plików w bibliotece zapewnia użytkownikom możliwość prawdziwej współpracy. Każdy użytkownik może współtworzyć plik w swoim czasie. Nie ma potrzeby zwoływania dodatkowych spotkań, drukowania dodatkowych kopii czy proszenia współpracowników o wprowadzenie poprawek. Jeśli na przykład Marek i Joanna muszą popracować nad dokumentem strategii marketingowej, edytują ten dokument na przemian. Na rysunku pokazano, co widzi Marek podczas edytowania dokumentu. [Uwaga do wykładowcy: Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

31 Próba równoczesnego edytowania pliku przez kilka osób
Co się dzieje, gdy użytkownik próbuje poddać edycji plik, który jest edytowany przez inną osobę? Dostęp do pliku jest blokowany na rzecz osoby, która zaczęła edytować plik jako pierwsza. Innymi słowy plik nie może być edytowany przez dwie osoby jednocześnie. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. [Uwaga do wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] W tej animacji Piotr i Monika wprowadzą wyniki sprzedaży do arkusza kalkulacyjnego z wynikami sprzedaży za rok Piotr podda plik edycji jako pierwszy, lecz kiedy Monika spróbuje poddać plik edycji w tym samym czasie, otrzyma komunikat Plik w użyciu . Kiedy Piotr zamknie plik, Monika będzie mogła poddać ten plik edycji. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

32 Próba równoczesnego edytowania pliku przez kilka osób
Co się dzieje, gdy użytkownik próbuje poddać edycji plik, który jest edytowany przez inną osobę? Dostęp do pliku jest blokowany na rzecz osoby, która zaczęła edytować plik jako pierwsza. Innymi słowy plik nie może być edytowany przez dwie osoby jednocześnie. Na tym rysunku pokazano, co się dzieje, gdy użytkownik próbuje poddać edycji plik, który jest edytowany przez inną osobę. Zostanie wyświetlony komunikat Plik w użyciu. Plik będzie ponownie dostępny do edycji po zamknięciu go przez Piotra. [Uwaga do wykładowcy: Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji.] Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

33 Zapobieganie blokowaniu plików przez ich zamykanie
W poprzedniej sekcji pokazano, jak użytkownik może zablokować innym osobom dostęp do otwartego pliku. Aby odblokować plik, należy go zamknąć. Ten krok warto zapamiętać. Pozostawienie pliku otwartego może prowadzić do nieporozumień. O jakich nieporozumieniach mowa? Zostanie to wyjaśnione w następnej sekcji. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

34 Niezamknięcie pliku przez użytkownika
Obraz wyświetlany na ekranach komputerów Krzysztofa i Anny. Krzysztof edytuje arkusz kalkulacyjny z biblioteki. Po kilku sekundach Anna również próbuje uzyskać dostęp do tego pliku, aby poddać go edycji. Jednak ponieważ dwie osoby nie mogą pracować jednocześnie z plikiem, Anna otrzymuje komunikat Plik w użyciu . Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

35 Niezamknięcie pliku przez użytkownika
Plik zostanie odblokowany po zamknięciu go przez Krzysztofa. Jednak co się stanie, jeśli Krzysztof nie zamknie pliku i pójdzie na dwugodzinny obiad? Dostęp Anny do pliku może być zablokowany tylko przez określony czas. Jeśli Krzysztof używa systemu Microsoft Windows XP, dostęp Anny do pliku będzie zablokowany przez 15 minut od momentu ostatniego zapisania pliku. Jeśli Krzysztof używa systemu Windows Vista ®,dostęp do pliku będzie zablokowany przez 60 minut. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

36 Niezamknięcie pliku przez użytkownika
Po upływie tego czasu Anna może poddać plik edycji i zapisać zmiany w bibliotece. Jeśli plik będzie nadal otwarty na komputerze Krzysztofa, zmiany wprowadzone przez Krzysztofa mogą zastąpić zmiany wprowadzone przez Annę. Anna będzie zdezorientowana, ponieważ wprowadzone przez nią zmiany nie będą widoczne. Samo rozwiązanie tej łamigłówki może wprawić w zakłopotanie. Jednym ze sposobów uniknięcia nieporozumień jest użycie wyewidencjonowania przed edycją pliku. Jest to przydatne rozwiązanie w sytuacji, gdy edytowanie pliku może trwać dłużej niż 15 minut. Jak działa wyewidencjonowywanie pliku? Zostanie to wyjaśnione w następnej sekcji. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

37 Wyewidencjonowywanie pliku
Aby wyewidencjonować plik, przed rozpoczęciem edytowania należy wykonać dodatkową czynność. Należy umieścić wskaźnik na nazwie pliku, kliknąć strzałkę w dół, która zostanie wyświetlona, a następnie kliknąć polecenie Wyewidencjonuj. Pozwoli to na zarezerwowanie pliku dla użytkownika podczas pracy z tym plikiem i uniemożliwi innym osobom wprowadzanie zmian. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

38 Wyewidencjonowywanie pliku
Czy zawsze należy wyewidencjonowywać pliki? Niekoniecznie. Wyewidencjonowanie nie jest konieczne, jeśli wprowadzenie zmiany ma trwać tylko kilka minut. Jeśli jednak wprowadzanie zmian może trwać dłużej niż 15 minut, zaleca się wyewidencjonowanie pliku przed rozpoczęciem edytowania. Z wyewidencjonowywaniem są też związane inne szczegóły i korzyści. Więcej informacji można znaleźć, klikając łącze do dokumentu Podręczna karta informacyjna, które znajduje się na końcu tego kursu. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

39 Unikanie zbędnego blokowania pliku
Oprócz zamykania plików po zakończeniu edytowania istnieje inny sposób unikania blokowania plików: otwieranie ich jako pliki tylko do odczytu. Jest to przydatne rozwiązanie w sytuacji, gdy nie ma potrzeby modyfikowania pliku, ale zachodzi potrzeba przeczytania go lub odwołania się do niego. Po otwarciu pliku nie można go oczywiście modyfikować. Otwarcie pliku jako tylko do odczytu umożliwia jednak innym osobom edytowanie pliku, a więc dostęp do niego nie jest blokowany. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

40 Test 2, pytanie 1 Biblioteka znajduje się pod następującym adresem URL: Która część adresu jest potrzeba do zapisania biblioteki przy użyciu programu Word, Excel lub PowerPoint 2007? Wybierz jedną odpowiedź. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

41 Test 2, pytanie 1. Odpowiedź:
Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

42 Test 2, pytanie 2 Jak należy poddać edycji plik do użycia w programie Word, Excel lub PowerPoint 2007 podczas pracy z biblioteką dokumentów? Wybierz jedną odpowiedź. Klikając nazwę pliku, a następnie klikając opcję Edycja. Klikając nazwę pliku, a następnie klikając opcję Tylko do odczytu. Umieszczając wskaźnik na nazwie pliku, klikając menu, a następnie klikając polecenie Wyewidencjonuj. Umieszczając wskaźnik na nazwie pliku, klikając menu, a następnie klikając polecenie Edytuj właściwości. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

43 Test 2, pytanie 2. Odpowiedź:
Klikając nazwę pliku, a następnie klikając opcję Edycja. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

44 Test 2, pytanie 3 Marta edytuje plik w bibliotece programu SharePoint. Plik jest nadal otwarty na jej komputerze. Po chwili Karolina spróbuje rozpocząć edycję pliku. Co się stanie? Wybierz jedną odpowiedź. Karolina będzie mogła wprowadzić zmiany i zapisać je w bibliotece w tym samym czasie co Marta. Tylko Karolina będzie mogła wprowadzić zmiany.  Karolina otrzyma komunikat „Plik w użyciu” i nie będzie mogła wyświetlić pliku.  Karolina otrzyma komunikat „Plik w użyciu” i nie będzie mogła wprowadzić zmian, lecz będzie mogła wyświetlić plik. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

45 Test 2, pytanie 3. Odpowiedź:
Karolina otrzyma komunikat „Plik w użyciu” i nie będzie mogła wprowadzić zmian, lecz będzie mogła wyświetlić plik. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

46 Podręczna karta informacyjna
Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Biblioteki dokumentów programu SharePoint I: Wprowadzenie do udostępniania plików

47 KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU
Ten szablon programu Microsoft Office PowerPoint® zawiera treść szkolenia dotyczącego udostępniania plików przy użyciu biblioteki dokumentów programu SharePoint. Jest on przeznaczony dla firm, w których jest używana witryna programu Microsoft Windows® SharePoint® Services 3.0 lub program Microsoft Office SharePoint Server Szablon umożliwia przeprowadzenie prezentacji dla grupy, ale w razie potrzeby można go również dostosować. Zawartość tego szablonu jest oparta na kursie szkoleniowym „Biblioteki dokumentów programu SharePoint I. Wprowadzenie do udostępniania plików” z witryny Microsoft Office Online. Elementy szablonu Slajd tytułowy: Pierwszy slajd zawiera tekst zastępczy, w miejsce którego należy wpisać nazwę firmy. Jeśli ten tekst jest niepotrzebny, można usunąć to pole tekstowe. Animacje: W prezentacji zostały zastosowane efekty animacji niestandardowych, takie jak Wkraczanie, Rozciąganie, Rozpraszanie i Szachownica. Wszystkie te efekty są odtwarzane w poprzednich wersjach programu PowerPoint (od wersji 2000). Aby zmienić efekty animacji, otwórz menu Pokaz slajdów, kliknij polecenie Animacja niestandardowa i użyj opcji, które się pojawią. Jeśli ta prezentacja zawiera animację Macromedia Flash: Aby odtworzyć plik Flash, należy zarejestrować na komputerze formant Microsoft ActiveX® o nazwie Shockwave Flash Object (obiekt Shockwave Flash). Aby to zrobić, pobierz najnowszą wersję programu Macromedia Flash Player z witryny firmy Macromedia w sieci Web. Przejście slajdu W pokazie stosowane jest przejście typu Ścieranie w dół. Aby zastosować inne przejście, należy w menu Pokaz slajdów kliknąć polecenie Przejście slajdu, co umożliwia pracę z dostępnymi opcjami. Hiperłącza do kursu w trybie online: Szablon zawiera łącza do wersji online tego kursu szkoleniowego. Łącza prowadzą do opublikowanego dla tego kursu dokumentu Podręczna karta informacyjna. Nagłówki i stopki Szablon zawiera stopkę z tytułem kursu. Stopki można zmieniać i usuwać w oknie dialogowym Nagłówek i stopka (dostępnym z menu Widok). KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Aby uzyskać szczegółową pomoc dotyczącą tego szablonu, zobacz okienko notatek lub wyświetl pełną stronę notatek (menu lub karta Widok).