ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI W POLITECHNICE GDAŃSKIEJ 10. 02 ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI W POLITECHNICE GDAŃSKIEJ 10.02.2015 r. mgr Krystyna Dagga inż. Sebastian Łubik mgr inż. Krzysztof Brzeziński www.pg.edu.pl

Cele Uporządkowanie postępowania z dokumentami Ujednolicenie procedur administracyjnych Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów www.pg.edu.pl

Przepływ www.pg.edu.pl

Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna www.pg.edu.pl

Punkt Rejestracji Dokumentu Punkt rejestracji dokumentu PRD, w którym następuje przyjęcie dokumentu i wpisanie go do rejestru dokumentów Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Punkt Rejestracji Dokumentu www.pg.edu.pl

Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście www.pg.edu.pl Punkt przetwarzania dokumentu PPD, w którym wykonuje się wszelkie operacje na dokumencie, jego opisie lub rejestrze dokumentów. Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Rejestracji Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu www.pg.edu.pl

Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Wyjście niszczenie Punkt wyjścia dokumentu PWD, w którym przygotowuje się dokument do opuszczenia systemu obiegu. Otoczenie zewnętrzne Kancelaria Główna Wejście Wyjście Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Rejestracji Dokumentu Punkt Wyjścia Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Punkt Przetwarzania Dokumentu Archiwum PAD niszczenie Archiwum centralne www.pg.edu.pl

Zasady Postępowania z Dokumentami Instrukcja Kancelaryjna Usługi elektroniczne Księgi ePUAP Postępowanie ze sprawami Księga szablonów Podpisy elektroniczne JRWA Postępowanie z dokumentami www.pg.edu.pl

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Postępowanie z dokumentami Postępowanie ze sprawami www.pg.edu.pl

Rejestracja dokumentów Do wprowadzenia obiegu – rejestr lokalny Dokument „nowy” czy dotyczący sprawy w toku Wyjątki: publikacje/gazet, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty etc. www.pg.edu.pl

Rejestracja spraw Każda sprawa rejestrowana tylko raz. Sprawy załatwiane niezwłocznie, w sposób najprostszy Ciągłość numeru sprawy na przestrzeni lat Sprawy pilne – dopuszczalne załatwienie np. telefoniczne – wymagana notatka Odnotowanie sposobu załatwienia sprawy www.pg.edu.pl

DOAD. 0040. 1. 2015 Przykładowy znak sprawy Symbol_jednoski.nr_JRWA.nr_kolejny.rok w praktyce DOAD. 0040. 1. 2015 www.pg.edu.pl

USŁUGI ELEKTRONICZNE Platforma ePUAP Podpisy elektroniczne www.pg.edu.pl

ePUAP Czym jest ePUAP? Załatwianie spraw przez Internet Profil Zaufany lub podpis elektroniczny Konto instytucjonalne Politechniki Gdańskiej Wysyłanie wniosków www.pg.edu.pl

ePUAP – konto www.pg.edu.pl Założenie konta osobistego w ramach ePUAP Złożenie wniosku o profil zaufany Weryfikacja tożsamości w urzędzie Utworzenie pełnoprawnego konta www.pg.edu.pl

ePUAP – konto Politechniki Gdańskiej Konto osobiste Konto PG ePUAP Konto osobiste Konto osobiste Konto osobiste Konto osobiste www.pg.edu.pl

ePUAP – dostęp do konta PG Wysłanie wniosku jako przedstawiciela PG Dostęp do konta ePUAP jako reprezentanta PG Nadanie uprawnień przez DOAD Upoważnienie przez Rektora lub Prorektora lub Kanclerza Jednostka Jednostka Jednostka Jednostka www.pg.edu.pl

Podpisy elektroniczne Wniosek o wydanie podpisu elektronicznego Akceptacja Kanclerza lub Rektora lub Dziekana Przekazanie jednej kopii dokumentu do Działu Organizacyjnego Wpis do rejestru wydanych podpisów elektronicznych www.pg.edu.pl

Jak korzystać z JRWA? Po co i czym jest JRWA? Kategorie główne i ich podział Wybór odpowiedniej klasyfikacji Kategorie archiwalne i jakie mają znaczenie www.pg.edu.pl

Dziękuje za uwagę www.pg.edu.pl

Telefony kontaktowe: Krystyna Dagga – tel.: 2947 Krzysztof Brzeziński – tel.: 6634 Sebastian Łubik – tel.: 6635 www.pg.edu.pl