Przewodnik po systemie eDokumenty część I Nowoczesny sekretariat

Najważniejsze potrzeby w sekretariacie Rejestracja i skanowanie dokumentów przychodzących Oznaczanie miejsca przeznaczenia dokumentu i potwierdzanie odbioru Rejestracja i skanowanie dokumentów wychodzących Wydruk kopert Wydruk książki pocztowej Wyszukiwanie w dzienniku i przeglądanie kartoteki kontrahenta Kalendarz – ważne daty, spotkania, zadania

Po zalogowaniu przejdziemy do zakładki Dokumenty

Wybierając z menu Nowy, pozycję Pismo otworzymy formularz pisma

Aby dodać nowego kontrahenta klikamy ikonę Dodaj nowy kontakt wpisujemy dane i zapisujemy na OK

Aby dodać skan klikamy Skanuj lub dodajemy plik z dysku klikając Dodaj

Wybieramy właściwy plik z dysku, po zatwierdzeniu plik zostanie umieszczony na liście

Przechodzimy do zakładki Po zapisie, wybieramy akcję Zarejestruj, oraz Przekaż do: z listy wybieramy Pracownika do którego przekażemy pismo

Po zapisie na OK, na liście pojawi się nowy dokument z nadanym numerem z dziennika. Numerem tym, oraz bieżącą datą oznaczymy dokument papierowy

Zarejestrowane dokumenty są również widoczne w Dzienniku

Po zarejestrowaniu wszystkich dokumentów w danym dniu Dziennik można wydrukować

Pracownik może potwierdzić odbiór pisma podpisując się obok swojego nazwiska

Dokumenty można filtrować m.in. wg daty wpływu

Klikając na ikonę koperty możemy uzyskać dostęp do pełnego formularza dokumentu i pliku

Dostęp do kartoteki kontrahenta można uzyskać po kliknięciu na ikonę „i” umieszczoną obok jego nazwy

W podobny sposób możemy zarejestrować pismo wychodzące. Ponownie wybieramy z menu Nowy > Pismo tym razem zaznaczając opcję Wychodzący

W polu dyspozycja możemy zaznaczyć w jaki sposób list ma być wysłany. Również zaznaczymy opcję Po zapisie > Zarejestruj

Po zarejestrowaniu wszystkich pism wychodzących ponownie przechodzimy do zakładki Dzienniki. Wybieramy Dziennik korespondencji wychodzącej. Dla zaznaczonych pism możemy wydrukować koperty

Przy wydruku kopert możemy zaznaczyć opcje logo i stempel, oraz określić format koperty

Wydruk przygotowany jest w formacie PDF. Wkładamy koperty do drukarki i drukujemy

Wymaganą przez Pocztę książkę pocztową również przygotujemy w Dziennikach

System przygotuje wydruk dla pism oznaczonych jako List polecony i polecony priorytetowy. Aby wysłać na drukarkę z menu wybierz Plik > Wydrukuj

Do dyspozycji mamy również Kalendarz. Rejestrować możemy na nim zdarzenia zarówno własne jak również innych pracowników

KONIEC Więcej przewodników? Odwiedź